Una dintre cheile oricărui sistem de productivitate este de a pune efectiv lucrurile în sistem. Cine ar fi știut?
Deși oricât de evident ar părea, mulți dintre noi avem probleme în a ne face timp pentru a introduce gândurile noastre în task-managerul nostru, în lista de lucruri de făcut sau în sistemul de organizare.
Acest lucru se poate întâmpla din mai multe motive – lipsa hârtiei în apropiere, lipsa unei modalități ușoare de a vă înregistra ideile – dar productivitatea noastră poate fi afectată de faptul că nu introducem totul în sistemul nostru, astfel încât să ne putem ocupa de ele în mod corespunzător.
Ceea ce ar trebui să trăiască pe hârtie trăiește în creierul nostru, iar apoi procedează să fie uitat și lăsat în pace. Aceasta este o cale sigură de a intra în necazuri – sau cel puțin de a uita robinetele care au scurgeri.
Există totuși o soluție simplă și rapidă la această problemă – se numește mind dump.
Un mind dump este pur și simplu o modalitate de a scoate totul din capul tău și de a-l pune pe hârtie. Creierul nostru nu este făcut pentru a ține minte lucrurile pentru totdeauna, dar hârtia este; cu un creier gol, suntem capabili fie să ne concentrăm pe lucruri noi, fie să ne ocupăm de sarcina în cauză, în loc să ne gândim în mod constant la lucruri din trecut care ne ocupă o lățime de bandă valoroasă.
Executarea unui mind dump este simplă: scoateți un pix și o hârtie sau porniți un nou document pe calculator. Apoi, scrieți tot ceea ce vă vine în minte. Nu există un al treilea pas.
Toate și orice este un joc corect: ce aveți de făcut, la ce vă gândiți, speranțe, vise, obiective și orice altceva vă trece prin minte. Stabiliți o limită de timp – să zicem, 20 de minute – și tot ceea ce vă intră în cap trebuie să iasă imediat din creierul dumneavoastră și să ajungă pe hârtie.
După ce ați terminat, puteți începe să acționați asupra elementelor pe care le-ați scris. Cu privire la ce trebuie să luați măsuri? Cu ce trebuie să vă ocupați, să urmăriți sau să arhivați undeva?
Cele care nu trebuie să fie tratate în continuare? Pur și simplu scăpați de ele. Asigură-te că nu trebuie să te mai gândești vreodată la ele și termină cu ele.
Nu există o cale prestabilită pentru a face cel mai bun mind dump posibil. Ideea este să vă resetați creierul, să vă actualizați sistemul de productivitate și să puneți pe hârtie toate lucrurile care v-au ocupat spațiul prețios (și limitat) din creierul dumneavoastră.
Mulți oameni folosesc „declanșatori” pentru a-și face mai ușor mind dump-urile – un set de cuvinte sau fraze cheie care vă fixează mintea pe un anumit aspect al vieții dumneavoastră, pentru a vă permite să vă concentrați asupra elementelor legate de acesta. 43 Folders are o listă lungă de astfel de declanșatori, totul de la „Apeluri telefonice”, la „Mobilier”, la „Nunți.”
Câteva persoane, în special adepții GTD, fac un mind dump înainte de Revizuirea săptămânală, ca parte a imaginării a ceea ce le rezervă săptămâna care urmează. Alții, ca mine, o fac o dată pe săptămână sau cam așa ceva – ori de câte ori am 20 de minute la dispoziție. Vă recomand să o faceți cel puțin o dată pe săptămână – altfel are tendința de a deveni lungă și neîndestulătoare.
Un mind dump poate fi făcut și oriunde – un alt lucru grozav la el. Deschideți o notă pe telefonul mobil sau scrieți pe spatele unui ziar; oriunde v-ați afla, dacă aveți un moment liber, eliberați-vă mintea.
Voi fi uimit de câte lucruri ies din creierul vostru și intră în sistemul vostru de organizare, atunci când vă dedicați timp și spațiu pentru a-l goli.
Cum și când scoți lucrurile din cap și le introduci în sistemul tău?
Foto: Tyla ’75
.