Structuri de guvernare | Bazele alfabetizării

Structuri de guvernare

Consiliul de administrație reprezintă membrii organizației. Consiliul de administrație stabilește politicile, procedurile, valorile și planificarea pe termen lung pentru a îndeplini misiunea organizației. Consiliul de administrație face acest lucru prin intermediul unei structuri sau al unui model de guvernanță. Structura pe care un consiliu decide să o implementeze va dicta nu numai politicile organizației, ci și aspecte cum ar fi relația dintre personal și consiliu, precum și rolul și utilizarea comitetelor.

În timp ce este responsabilitatea consiliului de a stabili structura de guvernanță, activitățile organizației sunt desfășurate de membrii consiliului, de personal și de comitete. Nu există o singură structură potrivită pentru toate organizațiile non-profit și poate fi necesar să se schimbe modelele în timp. Ceea ce poate dicta adesea modul în care un consiliu alege să guverneze este experiența membrilor consiliului și a personalului, experiențele anterioare în cadrul unei organizații, modul în care organizația dorește să își ofere programele și serviciile și modul în care consiliul vede puterea și autoritatea în cadrul organizației.

Activitatea furnizată la sfârșitul acestei secțiuni prezintă consiliilor un exercițiu pentru a le ajuta să decidă ce structură de guvernare se potrivește cel mai bine organizației lor, dar resursa de dezvoltare a consiliilor de administrație de la United Way sugerează consiliilor să analizeze aceste trei întrebări atunci când decid asupra unui model de guvernare:

1. Ce decizii dorește consiliul să ia și care sunt cele pe care dorește să le delege?
2. Cât de multă implicare dorește consiliul să aibă în operațiunile organizației?
3. Cum va fi definită și comunicată relația de raportare între consiliu și personal?

Diferite structuri de guvernanță

Structurile de guvernanță pot fi încadrate în două categorii de bază – consiliile de politici și consiliile administrative. Consiliile de conducere politice elaborează politica și angajează un director executiv pentru a pune în aplicare politica, în timp ce consiliile de conducere administrative joacă un rol mai practic în gestionarea organizației cu sprijinul comitetelor și al personalului.

În cadrul acestor două mari categorii de guvernare, există patru tipuri comune de modele de consilii:

1. Consiliul de conducere politic: Uneori denumit consiliu de conducere-echipă, acest model este utilizat în mod obișnuit în organizațiile non-profit. Mai multe comitete ajută la desfășurarea activităților organizației, iar relația dintre consiliu și personal este una de parteneriat.
2. Consiliul de guvernanță politică: Denumit uneori „Carver Board”, după numele fondatorului John Carver, acest model are o structură mai formală. Consiliul funcționează ca un întreg, folosind o singură voce și rareori lucrează cu comitete. Directorului executiv i se oferă un domeniu de activitate și un rol foarte clar, precum și limite cu privire la ceea ce poate întreprinde, iar accentul principal al consiliului este pus pe elaborarea politicilor. Pentru o definiție mai completă a modelului consiliului de guvernanță a politicilor, vizitați www.carvergovernance.com/model.htm.
3. Consiliul de lucru: Directorii care fac parte din acest tip de consiliu joacă un rol mai practic în ceea ce privește unele dintre funcțiile administrative ale organizației, cum ar fi relațiile publice, managementul financiar, planificarea programelor și personalul. Nu este neobișnuit ca aceste consilii să nu aibă personal.
4. Consiliu colectiv: Cunoscut uneori sub numele de cooperativă sau coaliție, un consiliu colectiv îndeplinește, de asemenea, multe dintre funcțiile administrative ale organizației. Aceste consilii sunt alcătuite din persoane cu vederi asemănătoare care susțin un obiectiv specific. Personalul și directorii operează împreună ca o singură entitate. De obicei, nu există un director executiv și, adesea, nu există vot, deoarece toată lumea lucrează în cadrul unui model de consens.

Cum s-a spus mai devreme, nicio structură anume nu se potrivește fiecărei organizații, dar, Building on Strength: Improving Governance and Accountability in Canada’s Voluntary Sector (Îmbunătățirea guvernanței și a responsabilității în sectorul voluntar din Canada) afirmă că organizațiile conduse de un consiliu ar trebui să aibă cel puțin trei elemente de bază:

• Un consiliu capabil să asigure o supraveghere obiectivă
• Un comitet de nominalizare independent pentru a asigura succesiunea adecvată a consiliului
• Un comitet de audit, a cărui responsabilitate principală este de a raporta dacă organizația respectă legile, normele, regulamentele și contractele care o guvernează

Nathan Garber, un renumit autor al mai multor cărți și articole despre guvernanța organizațională, oferă informații despre alte tipuri de consilii mai puțin cunoscute, cum ar fi consiliile de patronaj și consiliile consultative. Pentru mai multe informații despre aceste tipuri de consilii și pentru ajutor în a decide dacă o organizație ar trebui să își schimbe actualul model de guvernanță, faceți clic aici.

Se recomandă ca, după ce și-a ales structura de guvernanță, consiliul să caute formare pentru a înțelege modelul și rolurile consiliului în cadrul acelui model. Formarea continuă este, de asemenea, importantă ca o reîmprospătare pentru membrii consiliului și ca orientare pentru noii membri.

Utilizând cadrul celor patru tipuri detaliate de consilii prezentate mai sus, United Way oferă o imagine de ansamblu a diferitelor funcții îndeplinite de fiecare tip de consiliu.

Compararea modelelor de consilii de administrație

(Sursa: United Way Canada)

Rolul comitetelor

Numărul și tipul de comitete pe care le are o organizație sunt adesea legate de structura de guvernanță în cadrul căreia funcționează. Un model de guvernanță politică tinde să desfășoare activitatea ca un întreg și are foarte puține comitete. Alte tipuri de consilii pot avea mai multe comitete însărcinate cu desfășurarea activității organizației.

Există, în general, trei tipuri de comitete în cadrul unei organizații – comitete permanente, ad-hoc și consultative.

Comitetele permanente au domenii specifice de interes pe care le monitorizează, raportează și oferă consiliere consiliului în mod continuu. Exemple de comitete permanente sunt:

• Comitetul executiv
• Comitetul de personal
• Comitetul de finanțe
• Comitetul de nominalizare
• Comitetul de strângere de fonduri

O tendință recentă în organizațiile non-profit este de a avea un comitet de guvernanță. Uneori, acesta înglobează sau înlocuiește Comitetul de nominalizare, iar atribuțiile sale includ revizuirea statutului, planificarea dezvoltării consiliului și monitorizarea structurii de guvernanță a consiliului.

Comitetele permanente sunt mai frecvente în cadrul consiliilor cu un model administrativ/politic și includ, de obicei, unul sau mai mulți membri ai consiliului în cadrul comitetului, împreună cu sprijinul personalului. În timp ce consiliile de administrație cu model de guvernanță politică au rareori comitete permanente, acestea au totuși adesea un comitet de nominalizare responsabil pentru recrutarea de noi membri ai consiliului.

Comitetele ad-hoc sunt formate de către consiliile de administrație pentru scopuri specifice și limitate în timp. Atunci când scopul sau obiectivul comitetului a fost îndeplinit, comitetul se desființează. Un exemplu ar fi un comitet înființat pentru a organiza o conferință sau un eveniment de strângere de fonduri.

Similare comitetelor ad-hoc, comitetele consultative sunt adesea înființate pentru a se ocupa de probleme specifice, limitate în timp. Acestea pot fi însărcinate să cerceteze, să investigheze sau să monitorizeze o problemă și apoi să ofere sfaturi informate consiliului de administrație. Organizațiile care primesc finanțare pentru a derula proiecte de cercetare și dezvoltare au adesea comitete consultative atașate proiectului, uneori la insistența finanțatorului. Comitetele consultative pot fi înființate pentru a reuni experți care pot oferi consultanță particulară cu privire la chestiuni specifice de interes pentru directorul executiv sau consiliul de administrație.

Consiliile de administrație fac uneori greșeala de a înființa comitete care s-ar putea să nu fie necesare sau de a menține comitetele în funcțiune după ce și-au depășit necesitatea. Înainte de a înființa un comitet ad-hoc, un consiliu ar trebui să stabilească dacă activitatea poate fi mai bine realizată de consiliu în ansamblul său, de personal sau de un membru individual al consiliului. În mod similar, consiliile de administrație ar trebui să evalueze în mod regulat activitatea comitetelor permanente pentru a se asigura că acestea au încă un scop și funcționează eficient.

Pentru a funcționa eficient, comitetele au nevoie de:

• Un rol și un scop clar
• Termeni de referință
• Un președinte
• Un număr adecvat de membri adaptați la rolul comitetului
• Un mecanism de raportare către consiliu
• O modalitate de evaluare a activității lor

Noul Ontario nu-for-Profit Corporations Act

Provincia Ontario elaborează o nouă legislație numită Not-for-Profit Corporations Act (sau ONCA). Will această legislație nu este încă în vigoare, ea va avea un impact asupra statutelor și a structurilor de membri ale multor organizații nonprofit din Ontario.

Iată două surse excelente de informații despre ONCA:

• Ministerul guvernamental și al serviciilor pentru consumatori: sse.gov.on.ca/mcs/en/Pages/onca1.aspx

• Community Legal Education Ontario: http://nonprofitlaw.cleo.on.ca/

Statutului

Care organizație ar trebui să aibă propriul statut. O organizație care nu este constituită în societate poate să se refere la documentele sale de conducere ca la o constituție mai degrabă decât la un regulament. O constituție oferă o prezentare generală a scopului, misiunii și obiectivelor organizației. Aceasta oferă adesea cadrul pentru scrisorile patentate necesare atunci când o organizație solicită statutul de încorporare.

O organizație încorporată trebuie să aibă un statut care să respecte cerințele legislației privind încorporarea. Regulamentele sunt literalmente legile care permit organizațiilor să își desfășoare activitățile în mod eficient și eficace. Consiliile de administrație care nu își revizuiesc statutele se pot trezi uneori că lucrează împotriva acestora, punând astfel organizația în pericol. Statutul poate fi modificat doar de către un consiliu de administrație, iar modificările trebuie să fie aprobate de către membrii generali (indiferent de modul în care este definit acest lucru).

De multe ori este dificil să găsești modele și șabloane pentru elaborarea statutului, deoarece acestea sunt unice pentru fiecare organizație în parte. Surse bune de șabloane sunt cele provenite de la alte organizații non-profit cu același profil. De exemplu, organizațiile de alfabetizare ar putea dori să caute exemple de la alte organizații de alfabetizare.

Cadrul standard pentru statute este totuși destul de generic și ar trebui să includă:

• Scopul organizației
• O descriere a membrilor
• O descriere a componenței consiliului de administrație și a structurii de guvernanță
• Localizarea sediului central
• Termeni de mandat pentru membrii consiliului de administrație
• Numărul de întâlniri organizate de consiliu, inclusiv adunările generale anuale
• Întruniri speciale și ședințe cu ușile închise
• Numărul și o scurtă descriere a oricăror comitete permanente și procesul de numire a președintelui comitetului
• Descriere, titlul și responsabilitățile directorilor executivi (dacă este cazul)
• Procesul de alegere și de vot
• Detalii privind cvorumul
• Completarea posturilor vacante din consiliu
• Remiterea directorilor
• .
• Posturi de personal de conducere
• Facerea de modificări ale statutului
• Raportări și depuneri legale necesare
• Statut caritabil
• Detalii despre anul fiscal
• Conturi bancare, obligații financiare, finanțatori
• Conflict de interese
• Indemnizație
• Disoluționarea organizației și vărsarea fondurilor și a activelor de capital

Fundația Muttart are un excelent manual de lucru privind redactarea și revizuirea statutelor: https://www.muttart.org/wp-content/uploads/2015/11/Drafting-and-Revising-Bylaws-2009.pdf

Politici și proceduri

Politicile și procedurile sunt, în esență, instrucțiunile privind modul în care o organizație, consiliul de administrație și personalul acesteia aderă la structura sa de guvernanță, la documentele de guvernare și la reglementări. Politica spune unei organizații ce trebuie să facă, iar procedura spune cum să facă acest lucru. Fiecare politică ar trebui să aibă o procedură și, împreună, aceste documente vor îndruma consiliul și personalul în luarea deciziilor și în lucrul în anumite limite.

Primul pas, și adesea munca grea, constă în elaborarea politicilor și procedurilor. Din fericire, odată stabilit un model, este mai ușor să dezvolți noi politici pe măsură ce apar. Modelul de guvernanță al unei organizații va dicta modul în care se desfășoară elaborarea politicilor și procedurilor, dar adesea elaborarea politicilor revine consiliului de administrație, iar elaborarea procedurilor directorului executiv.

Consiliul de administrație are responsabilitatea de a elabora, monitoriza și modifica politicile, precum și de a se asigura că se iau decizii și se întreprind acțiuni care respectă politicile și urmează procedurile adecvate. Examinarea și revizuirea regulată a politicilor este o bună practică și este adesea realizată de un comitet pentru a fi discutată și aprobată de consiliu.

CLO și Literacy Link South Central (LLSC) au elaborat fiecare manuale cuprinzătoare privind politicile și procedurile pentru organizațiile de alfabetizare a adulților. Resursele lor nu numai că includ șabloane pentru politici și proceduri în categorii organizaționale generice, cum ar fi managementul financiar, resursele umane, administrația, marketingul și managementul voluntarilor, dar includ, de asemenea, șabloane specifice furnizării de servicii de alfabetizare, cum ar fi informarea și referința, planificarea serviciilor și managementul de caz. Ghidurile de politici ale CLO sunt disponibile pe site-ul nostru, iar cele ale LLSC sunt aici.

De asemenea, Institutul Directorilor Comunitari din Australia a creat o „Bancă de politici” online gratuită: www.communitydirectors.com.au/icda/policybank/

Incorporation and Charitable Status

O organizație non-profit desfășoară activități care aduc beneficii comunității și are membri individuali care nu obțin un profit din activitatea organizației. Unele consilii de administrație pot fi derutate de termenul „non-profit”, crezând că acest lucru înseamnă că organizația nu poate face bani și nici nu poate avea excedente sau fonduri de rezervă la sfârșitul anului fiscal. Atâta timp cât surplusul sau rezerva este folosit pentru a realiza programele și serviciile organizației și nu pentru câștigul personal al membrilor sau al personalului, este acceptabil (și chiar încurajat) ca o organizație non-profit să aibă „profit”. (Sursa: Duties and Responsibilities of Directors of Non-Profit Organizations (Obligațiile și responsabilitățile directorilor de organizații non-profit). Canadian Society of Association Executives)

Nu este obligatoriu pentru o organizație non-profit să se constituie în societate sau să solicite să fie înregistrată ca organizație de caritate. Acestea sunt procese separate și distincte care creează anumite beneficii și responsabilități pentru organizațiile care aleg să facă acest lucru.

Încorporare

Încorporarea este procesul de creare a unei entități juridice care are o existență independentă, separată și distinctă de cea a membrilor săi. Membrii care fac parte din consiliul de administrație al unei organizații neîncorporate sunt considerați „proprietarii” organizației și, prin urmare, sunt răspunzători pentru activele, fondurile și datoriile organizației. (Pentru mai multe informații, consultați secțiunea din acest modul privind consiliile de administrație și gestionarea riscurilor).

O organizație trebuie să fie înregistrată pentru a fi eligibilă pentru a primi finanțare guvernamentală. De exemplu, Ministerul Formării, Colegiilor și Universităților cere ca agențiile care solicită finanțare pentru alfabetizare și competențe de bază să fie constituite în societate. De asemenea, Fundația Trillium din Ontario și mulți alți finanțatori cer ca organizațiile care solicită finanțare să fie constituite în societate. De asemenea, majoritatea fundațiilor solicită organizațiilor care solicită finanțare să fie organizații de caritate înregistrate.

O organizație constituită în societate este obligată să depună rapoarte periodice și să respecte reglementările specifice, în caz contrar riscând să își piardă statutul de corporație. Asigurați-vă că verificați reglementările specifice pentru organizațiile constituite și organizațiile caritabile din provincia sau statul dumneavoastră.

Majoritatea organizațiilor din Canada pot solicita statutul de corporație prin intermediul ministerului corespunzător al guvernului lor provincial. Unele organizații, în funcție de misiunea lor, trebuie să solicite constituirea în corporație la nivel federal.

Manualul Not-for-Profit Incorporator’s Handbook, care este disponibil gratuit la Ministerul Procurorului General, vă va ghida în acest proces.

Statut caritabil

Pentru a emite o chitanță pentru donații adecvată în scopuri de impozit pe venit, o organizație trebuie să fie o organizație caritabilă înregistrată. Cele mai multe fundații cer ca organizațiile care doresc să obțină finanțare să fie organizații de caritate înregistrate.

Agenția canadiană a veniturilor (CRA) are informații și formulare legate de obținerea statutului de organizație de caritate înregistrată la nivel federal în secțiunea „Charities” a site-ului său web. Din nou, există proceduri de raportare și de conformitate necesare pentru organizațiile caritabile, dar multe organizații văd avantajul de a putea accepta donații caritabile. O organizație de caritate poate oferi donatorilor o chitanță pentru impozitul pe venit, ceea ce reprezintă adesea un stimulent pentru donatori. Nu este obligatoriu ca o organizație să fie constituită în societate înainte de a deveni o organizație de caritate, dar de multe ori facilitează procesul.

Site-ul web al CRA oferă exemple de „scopuri”, sau obiecte, potrivite pentru ca organizațiile să le includă ca parte a documentelor lor de guvernanță, care sunt necesare atunci când solicită să devină o organizație de caritate înregistrată. Faceți clic aici pentru a afla mai multe despre cum să deveniți o organizație caritabilă federală.

Activitate

Fila de ajutor de mai jos de la Nathan Garber & Associates vă va ajuta să identificați unde sunteți de acord și unde nu sunteți de acord cu privire la domeniile de autoritate ale consiliului și ale directorului executiv. Fișa enumeră o serie de activități care trebuie întreprinse într-o organizație de succes. Adăugați orice activități care sunt specifice organizației dumneavoastră; apoi folosiți fișa pentru a vă ghida discuția și pentru a vă clarifica așteptările cu privire la relația consiliu/director executiv. Rezultatul va sta la baza unei structuri de guvernanță adaptate la propria organizație.

În cadrul unei ședințe a consiliului:

1. Înmânați foaia tuturor membrilor consiliului și directorului executiv.
2. Ajungeți aproximativ 15 minute pentru ca fiecare persoană să marcheze în ce coloană aparține decizia sau activitatea.
3. Compilați răspunsurile pe o foaie master, arătând câte răspunsuri au fost puse în fiecare coloană.
4. Revizuiți distribuția răspunsurilor, notând elementele asupra cărora
   1. există un consens
   2. există o diversitate de opinii
   3. consensul consiliului de administrație este diferit de răspunsul directorului executiv

Discuțiți elementele din categoriile b și c până când ajungeți la un acord între consiliu și între consiliu și directorul executiv (ED).

Resurse suplimentare

1. Seven Pillars of Democratic Governance (Șapte piloni ai guvernanței democratice) de Mel Gill. Synergy Associates. Charity Channel, mai 2009.
3. Policy Governance.com: The Authoritative Website for the Carver Policy Governance® Model.
4. Governance Check-Up help sheet from Nathan Garber & Associates to help organizations assess whether their current governance model is working well.
5. Grassroots Governance: Governance in the Nonprofit Sector by Certified General Accountants: cga-ontario.org/assets/file/publication_grassroots_governance.pdf
6. Colouring Outside the Box: One Size Does Not Fit All in Nonprofit Governance by the Management Assistance Program: https://www.propelnonprofits.org/wp-content/uploads/2017/10/Ten-Dimensions-that-Shape-Your-Board.pdf
7. Management Assistance Program for Nonprofits a creat un site de resurse care conține webinarii la cerere și resurse pe tema guvernanței.