Un ghid de externalizare a proceselor juridice pentru firmele de avocatură

Există doar atât de multe ore într-o zi. Indiferent cât de mult munciți dvs. și echipa dvs., lista de sarcini obligatorii atunci când conduceți o firmă de avocatură de succes este extinsă. Cu toate acestea, puteți aborda acea listă într-un mod mai rapid, mai inteligent și mai eficient – folosind externalizarea proceselor juridice pentru a vă extinde operațiunile.

În acest ghid, vom explora bazele externalizării proceselor juridice, de ce tot mai multe firme de avocatură o folosesc și tendințele din industrie pentru 2020. Am compilat, de asemenea, o listă utilă de cele mai bune practici pentru a obține cele mai bune rezultate din externalizarea proceselor juridice. Cu informațiile pe care le veți afla aici, veți putea să construiți o practică mai profitabilă mai repede decât credeți.

Ce este externalizarea proceselor juridice pentru firmele de avocatură?

Externalizarea proceselor juridice poate fi o măsură semnificativă de economisire a costurilor. În loc de resurse interne dedicate, serviciile juridice discrete sunt transferate către companii externe, avocați locali sau paraprofesioniști. Gândiți-vă la toate sarcinile banale de rutină care pot fi efectuate de un ajutor extern. Puteți profita de puterea altor experți pentru a economisi timp, a reduce costurile și a vă reduce volumul de muncă. Acest lucru vă permite să vă concentrați pe ceea ce știți să faceți cel mai bine. Cu alte cuvinte, aducerea de noi afaceri pentru firma dvs. și oferirea de servicii de top clienților existenți.

Pentru a face ca exercitarea profesiei de avocat să fie mai profitabilă, este important să vă înțelegeți cu adevărat și să vă folosiți punctele forte. Din păcate, conducerea unei firme de avocatură, la fel ca orice afacere, implică o mulțime de sarcini care concurează pentru atenția dumneavoastră. Acesta este locul în care externalizarea proceselor juridice poate fi valorificată. Există o mulțime de servicii juridice profesionale externalizate disponibile, precum și avocați independenți și practicieni cu costuri mai mici.

Diferența dintre externalizarea proceselor juridice și offshoring

Un punct comun de confuzie apare din cauza cuvântului „externalizare”. Așadar, este important să recunoaștem distincția dintre externalizarea proceselor juridice și offshoring. Mai jos sunt prezentate scurte definiții.

• Externalizarea proceselor juridice constă în utilizarea avocaților și a profesioniștilor locali pentru a prelua anumite sarcini, cum ar fi revizuirea documentelor, scanarea și înfățișările nesubstanțiale în instanță.
• Offshoring-ul este procesul de angajare a forței de muncă ieftine din străinătate pentru a îndeplini sarcini la distanță.

Tendințe din industrie pentru externalizarea proceselor juridice

Tendințele industriei juridice pentru 2020 arată că clienții se așteaptă ca firmele de avocatură să meargă dincolo de oferta tradițională de servicii și asistență. Tot mai multe firme de avocatură apelează la externalizarea proceselor juridice pentru a rămâne competitive și profitabile. De fapt, s-a estimat că piața globală de externalizare a proceselor juridice se va extinde cu o rată de creștere anuală compusă de 31,8% din 2019 până în 2025. Se estimează că piața va ajunge la 35,9 miliarde de dolari până în 2025.

Iată și alți factori care indică o creștere a industriei:

• 6,2 miliarde de dolari sunt cheltuiți anual cu furnizorii de servicii de externalizare a proceselor juridice, e-discovery și revizuire a documentelor, potrivit Thomson Reuters și Georgetown Law Center for the Study of the Legal Profession.
• Același studiu privind furnizorii alternativi de servicii juridice constată, de asemenea, că se cheltuiesc anual 900 de milioane de dolari cu avocați contractuali, in-sourcing și servicii de personal.
• 48% dintre firmele de avocatură din cadrul sondajului Altman Weil din 2019 spun că folosesc avocați contractuali, 57% declară că folosesc avocați cu jumătate de normă, iar 24,1% declară că externalizează funcții non-juridice.

5 beneficii ale externalizării proceselor juridice pentru firmele de avocatură

În esența sa, externalizarea proceselor juridice este o modalitate convenabilă de a crește capacitatea, de a vă concentra pe punctele forte ale firmei de avocatură și de a crește profitabilitatea. De fapt, 62,1 % dintre firmele de avocatură din cadrul studiului Altman Weil din 2019 raportează că transferul de muncă către avocații contractuali „a dus la o îmbunătățire semnificativă a performanței firmei.”

Principalele cinci beneficii ale externalizării proceselor juridice pentru firmele de avocatură includ:

Extinderea expertizei în domeniul de practică.

Există atât de multe tipuri diferite de practică juridică încât firma dvs. de avocatură nu poate fi un expert în toate domeniile. Prin externalizarea serviciilor specifice de drept către avocați contractuali, satisfaceți toate nevoile clienților dvs. fără a fi nevoie să angajați un angajat cu normă întreagă.

Încadrarea flexibilă a personalului pentru cazurile clienților dvs.

Avocatii independenți își oferă serviciile doar atunci când firma dvs. de avocatură are nevoie de ajutor. Mergând pe cont propriu, puteți găsi ajutor juridic calificat la orice nivel de calificare pentru orice tip de proiect sau caz. Și un bonus? Angajarea unui avocat în calitate de freelancer este o modalitate excelentă de a încerca relația de lucru înainte de a vă angaja cu normă întreagă.

Mutarea către facturarea cu onorarii forfetare.

Outsourcing-ul prin intermediul LAWCLERK vă permite să angajați avocați talentați pentru a vă asista cu proiecte discrete sau cazuri întregi pe o bază de onorarii forfetare. Puteți percepe clienților dvs. un onorariu fix sau puteți oferi plafoane de onorarii mixte pentru munca juridică. Aflați mai multe despre facturarea firmelor de avocatură în ghidul nostru cuprinzător.

Diminuarea costului serviciilor dvs. juridice.

LAWCLERK, de exemplu, nu percepe utilizatorilor săi nicio taxă de înscriere sau lunară doar pentru a face parte din piață. Plătești doar prețul forfetar pe care îl stabilești atunci când angajezi un avocat liber profesionist prin intermediul site-ului. În cele din urmă, clienții dvs. beneficiază de aceste economii.

5. Găsirea unui echilibru între viața profesională și cea privată.

Solii și firmele sunt mai presați ca niciodată să lucreze constant pentru a obține profit. Avocații independenți aduc un ajutor suplimentar atunci când aveți nevoie de el, fără cheltuielile generale ale unui asociat cu normă întreagă. Folosiți timpul suplimentar pentru a vă reîncărca cu prietenii, familia și hobby-urile dumneavoastră.

Ce servicii juridice externalizate sunt cele mai benefice pentru o firmă de avocatură?

Există o listă aparent nesfârșită de activități potențiale pe care firma dumneavoastră le-ar putea externaliza. În plus, pe piață apar în mod constant noi companii care oferă modalități inovatoare de externalizare.

Pentru a determina care sunt cele mai bune companii de externalizare pentru dumneavoastră, luați în considerare următoarele:

Evaluați nevoile firmei dumneavoastră.

Există o mulțime de opțiuni când vine vorba de externalizarea proceselor juridice. Cu toate acestea, nu toate vor fi utile pentru firma dumneavoastră. O modalitate bună de a începe este să vă puneți aceste întrebări:

• Ce sarcini ocupă mult timp al personalului, dar nu trebuie neapărat să fie îndeplinite în interiorul firmei?
• Este nevoie ca persoana să fie fizic în biroul dumneavoastră?
• Aveți nevoie de cineva care să meargă în instanță?
• Este acceptabilă munca de la distanță?

Explorați opțiunile de externalizare a muncii juridice care corespund nevoilor dumneavoastră.

După ce ați înțeles domeniile de îmbunătățire în cadrul firmei dumneavoastră de avocatură, identificați numeroasele companii de externalizare a proceselor juridice disponibile. Dacă costurile sunt o preocupare semnificativă, luați în considerare externalizarea serviciilor juridice în cazul în care furnizorii pot oferi tarife forfetare față de tarifele orare.

Tipuri comune de domenii pentru externalizarea proceselor juridice

Nu sunteți sigur de unde să începeți? Iată doar câteva domenii specifice în care externalizarea proceselor juridice vă poate ajuta firma dvs. să fie mai eficientă:

Apariția în instanță pentru avocatul de înfățișare și diurnă

La o înfățișare în instanță care nu este de fond, este posibil să petreceți cinci minute în fața judecătorului, o oră așteptând ca problema dvs. să fie convocată și peste o oră în timpul deplasării. Deși ați petrecut ore întregi lucrând la caz, din perspectiva clientului dumneavoastră, ați oferit cinci minute de valoare. Acest lucru poate duce la dispute cu privire la facturare, În plus, acest timp poate consuma o parte considerabilă dintr-un onorariu forfetar.

În schimb, profitați de piața în creștere a consilierilor de înfățișare (sau a diurnelor) disponibile. Aceștia se vor prezenta la audieri în locul dvs. pentru un onorariu fix sau o rată redusă. Consilierii de înfățișare pot economisi timp prețios. Timp care poate fi cheltuit pentru a finaliza mai multă muncă și pentru a factura la tariful dvs. integral.

Companii care oferă servicii de înfățișare în instanță:

• AppearMe oferă o aplicație pentru smartphone care le permite avocaților să programeze un alt avocat pentru a face o înfățișare în instanță în locul lor cu foarte puțin timp înainte. Acest serviciu nu are angajamente permanente.
• CAP-Court Appearance Professionals permite avocaților să programeze un alt avocat care să se prezinte pentru ei în funcție de domeniul de practică de care au nevoie – inclusiv audieri civile, penale, de colectare sau de faliment.
• Attorneys On Demand asigură acoperirea audierilor în toată țara. Dumneavoastră trimiteți detaliile de care are nevoie avocatul de înfățișare, iar apoi Attorneys On Demand desemnează un avocat care să facă înfățișarea.

Cazuri și lucrări scrise

Companii de externalizare juridică specializată înlocuiesc companiile tradiționale de personal. Acestea oferă personal flexibil pentru domenii specifice, inclusiv avocați independenți cu experiență.

Acest lucru înseamnă că, fie că aveți nevoie de un avocat care să lucreze în biroul dvs. pentru a vă asista într-un anumit caz, fie că aveți nevoie de un avocat care să lucreze de la distanță la un proiect discret, avocații independenți calificați sunt ușor de găsit și sunt la doar un clic distanță.

Companii care oferă acest serviciu includ:

• Hire An Esquire oferă nu numai servicii tradiționale de recrutare și plasare de personal și plasare a avocaților, ci și acces la avocați contractuali care pot lucra de la distanță sau în biroul dvs. la un tarif orar pentru orice durată.
• LAWCLERK se concentrează pe practicienii solo și pe firmele mici și oferă acces la o rețea vastă de avocați independenți disponibili pentru a vă asista cu cercetări și proiecte scrise (memorii, pledoarii, acorduri etc.) la prețul forfetar pe care îl stabiliți.
• Montage Legal oferă acces la avocați independenți verificați din jurisdicția dumneavoastră, care sunt disponibili pentru a furniza servicii bazate pe contracte și proiecte la un tarif orar.

Este ușor să vă faceți treaba cu ajutorul avocaților externi. De exemplu, rețelele de avocați precum Hire An Esquire sau LAWCLERK se integrează direct cu Clio Manage, permițând avocaților să evite introducerea de date duble și să țină evidența a ceea ce trebuie făcut. Documentele cheie pentru cazuri pot fi partajate în siguranță prin intermediul portalului securizat de comunicare cu clienții Clio, Clio Connect.

E-discovery pentru o revizuire mai ușoară a documentelor

Nu vă mai irosiți resursele valoroase scanând, codificând și finalizând revizuirea documentelor. Nenumărate companii oferă servicii ieftine de scanare și codificare.

Există, de asemenea, companii care oferă acces la un vast grup de avocați contractuali, dacă doriți să externalizați revizuirea documentelor. În plus, veți plăti doar o fracțiune din ceea ce ați plăti unui angajat cu normă întreagă. Unele companii oferă opțiunea de a avea avocați la fața locului, în timp ce altele oferă avocați off-site care gestionează digital revizuirile de documente.

Consilio, Integreon și QuisLex sunt câteva dintre numeroasele companii independente de externalizare a proceselor juridice și e-discovery disponibile pentru a vă ajuta.

Mai bine, Clio se integrează cu soluții tehnologice, cum ar fi Logikcull, pentru a vă ajuta să finalizați procesul de e-discovery mai rapid și mai eficient din punct de vedere al costurilor.

Alte domenii pentru externalizarea proceselor juridice

Din fericire, puteți externaliza orice tip de muncă către un avocat contractual sau un alt furnizor de servicii. Iată alte câteva sarcini pe care ați putea dori să luați în considerare externalizarea:

• Rezumatul cazurilor citate în memoriul părții adverse
• Cercetare juridică și memo-uri
• Moțiuni
• Pledoarii
• Discovery, inclusiv citații, RFP, RROGS, și RFA-uri
• Răspunsuri și pledoarii de cercetare, cum ar fi moțiuni de constrângere/încuviințare/ordonanță de protecție
• Revizuirea documentelor
• Rezumate de depoziții
• Contracte de leasing
• Testații testamentare

.

• Trusturi
• Puternicire avocațială
• Acorduri
• Articole juridice
• Scrisori de cerere și altă corespondență
• Documente corporative, cum ar fi acordurile de funcționare, statute și rezoluții corporative

Pentru mai multe informații despre ce trebuie făcut și ce nu trebuie făcut în ceea ce privește externalizarea proceselor juridice, nu uitați să vă înregistrați la seminarul nostru web cu LAWCLERK. Veți învăța cum să găsiți și să delegați în mod eficient sarcini de cercetare și redactare către profesioniștii externalizați.

Ce urmează pentru industria externalizării proceselor juridice?

Cu tot mai multe firme de avocatură care apelează la externalizarea proceselor juridice pentru a crește capacitatea și a reduce costurile, externalizarea proceselor juridice este în creștere în întreaga lume. Acest lucru se întâmplă mai ales dacă luăm în considerare apariția firmelor de avocatură virtuale și a noilor tipuri de firme de avocatură, cum ar fi firmele de avocatură pe bază de abonament.

În timp ce industria crește, iată trei tendințe de externalizare a proceselor juridice care merită urmărite:

Inteligența artificială și automatizarea

Retranșarea proceselor și crearea unor fluxuri de lucru mai eficiente pentru etapele cu volum mare de muncă, cum ar fi primirea clienților, fac o mare diferență pentru succesul unei firme de avocatură. Utilizarea inteligenței artificiale (AI) sau a software-ului de automatizare este deosebit de utilă pentru avocații care doresc să se îndepărteze de sarcinile manuale.

Consultați directorul de aplicații Clio pentru instrumente care pot externaliza munca manuală pentru firma dumneavoastră. Domeniile includ e-discovery, cercetarea juridică, gestionarea documentelor și multe altele. Și cel mai bun lucru este că acestea sunt deja configurate pentru a crește productivitatea, deoarece aceste integrări sunt legate de Clio.

Externalizare hibridă

În timp ce firmele de avocatură analizează cele mai eficiente modalități de a aborda sarcinile de rutină, unele experimentează utilizarea unei combinații hibride de externalizare a proceselor juridice și externalizare. Firmele pot crea eficiență non-stop prin utilizarea atât a externalizării onshore, cât și a externalizării offshore. Indiferent de fusul orar în care vă aflați, puteți duce la bun sfârșit orice sarcină în orice moment al zilei.

Creșterea e-discovery

Modificările recente ale Regulilor Federale de Procedură Civilă care fac ca informațiile stocate electronic, cum ar fi e-mailurile, calendarele electronice și mesajele vocale, să poată fi descoperite pe dispozitive portabile în litigii, înseamnă că piața serviciilor de e-discovery este în creștere. Cu o nevoie mai mare de servicii de e-discovery, tot mai multe firme pot apela la comoditatea și rentabilitatea externalizării proceselor juridice.

Creați o firmă de avocatură mai profitabilă cu externalizarea proceselor juridice

Dacă sunteți în căutarea unor modalități viabile de a vă diferenția firma și de a vă crește capacitatea fără a crește cheltuielile generale ale firmei, externalizarea proceselor juridice poate fi calea de urmat.

Puteți externaliza mai mult decât v-ați imaginat vreodată cu progresele tehnologice disponibile acum. Puteți adăuga expertiză și capacitate la cabinetul dvs. în timp ce reduceți costurile și volumul de muncă.

She bottom line? Externalizarea sarcinilor consumatoare de timp și banale vă permite să faceți o muncă mai semnificativă. Este o situație avantajoasă pentru ambele părți. Aveți mai mult timp pentru a vă dedica furnizării de servicii de top pentru clienții dvs. și pentru a genera profituri mai mari.