Získejte nyní zdarma pracovní list na 168 hodin týdně.
Jste neustále v časové tísni? Zdá se vám, že den nikdy nemá dost hodin na to, abyste stihli vše, co chcete? Jste ve stresu, když se snažíte najít čas na splnění všech úkolů na svém seznamu? Pokud ano, nejste sami. Pro mnoho lidí je to opakující se problém, který zhoršuje kvalitu jejich života.
Čas je nejcennější komodita, která nám byla dána. Proč? Protože jakmile ho jednou ztratíme, je navždy pryč. Nemůžeme si ho půjčit ani koupit více za žádnou cenu. Na rozdíl od mnoha jiných aktiv nelze čas uložit pro nějaké budoucí použití. Je to omezený zdroj, který je pomíjivý. Ve skutečnosti nevíme, kolik si ho budeme moci dovolit, protože budoucnost je nejistá.
Přemýšlejte o tom: Co mají společného Warren Buffet, Bill Gates, Jeff Bezos, Oprah Winfrey, dalajláma a my všichni? Každý z nás má 24 hodin denně a ani o vteřinu více. Tuto skutečnost nezmění žádné peníze, sláva, vliv ani moc. Je to jediný dar, který jsme všichni dostali rovnoměrně a spravedlivě. Čas je naprosto rovnými podmínkami.
Podívejme se na čas podrobněji: protože každý z nás má 24 hodin denně, odpovídá to 168 hodinám týdně (24 hodin x 7 dní). Naštěstí když 168 hodin vydělíme třemi, dostaneme zaokrouhlené číslo 56 hodin. Proč jsem dělil třemi? Protože náš čas lze v podstatě rozdělit do 3 základních kategorií, které dávají smysl pro většinu z nás: spánek, práce a vše ostatní.
Tři 56hodinové časové kbelíky
Představte si každou kategorii jako samostatný časový kbelík. Máme kbelík na spánek, kbelík na práci a kbelík na všechno ostatní. Většina dospělých potřebuje 8 hodin spánku denně. To znamená, že třetinu svého času (56 hodin týdně) strávíme spánkem, tedy 1 kbelík.
Druhý kbelík je určen pro práci. Protože většina z nás pracuje nejméně 8 hodin denně, 5 dní v týdnu, odpovídá to 40 hodinám týdně. Kariéra mnoha lidí často vyžaduje více než 40 hodin týdně a navíc je zatěžuje dojíždění na pracoviště a zpět. Pro zjednodušení předpokládejme, že většina lidí tráví třetinu svého času prací a dojížděním do zaměstnání, což je 56 hodin týdně, tedy 1 kbelík.
Zbývá nám tedy 1 kbelík času, který máme k dispozici na vše ostatní. Je to čas, který využíváme ke každodenním úkonům, jako je příprava jídla, konzumace jídla, čištění zubů, sprchování, péče o tělo, výběr oblečení, mytí nádobí, cvičení, meditace atd. Je to také kbelík času, který čerpáme pro volnočasové aktivity, jako je čtení, výlet, sledování televize nebo filmu, čas strávený s našimi dětmi a chvíle s našimi drahými polovičkami. Čas v našem kbelíku „vše ostatní“ se také vyčleňuje na ne každodenní a příležitostné, ale nezbytné úkoly, jako je nákup potravin, praní prádla, úklid domu, mytí auta nebo výměna oleje atd.
Protože čas je omezená komodita a nejlépe se s ním hospodaří tak, že ho rozdělíme do těchto tří kbelíků, je nezbytné, abychom toto rozdělení provedli co nejefektivněji a nejúčelněji. Jak co nejefektivněji hospodařit s našimi 168 hodinami?
Rozhodování o tom, co je důležité
Abychom mohli určit, které úkoly a činnosti si zaslouží náš drahocenný čas, a proto si zaslouží zařazení do jednoho z kbelíků, musíme je vyhodnotit. Než toto hodnocení správně provedeme, musíme si nejprve určit své (1) klíčové kompetence, (2) hodnoty, (3) cíle a (4) zdroje štěstí.
1. Jaké jsou naše klíčové kompetence? Klíčové kompetence
Naše klíčové kompetence jsou naše rozlišovací schopnosti, díky kterým vyčníváme z davu. Jsou to dovednosti, které jsme si osvojili a které nám umožňují dosahovat našich cílů. Jsou to schopnosti, které nám umožňují přinášet největší hodnotu do toho, co děláme.
2. Hodnoty
Naše hodnoty jsou velkou částí toho, co nás definuje jako jednotlivce. Pomáhají nám řídit naše rozhodnutí a umožňují nám poznat, kdy jsme na správné cestě. Naše hodnoty jsou také pevným základem pro naše cíle.
3. Cíle
Naše cíle jsou ambice, kterých chceme v životě dosáhnout. Pomáhají vytvářet plán, podle kterého se pohybujeme, a ve spolupráci s našimi hodnotami usměrňují naše rozhodnutí. Na naše cíle bychom neměli pohlížet pouze jako na cíle, ale také jako na měřítka.
4. Štěstí
Naše zdroje štěstí jsou nesmírně osobní a individuální. Při rozhodování o tom, co nás činí skutečně šťastnými, bychom se neměli řídit názory druhých; spíše bychom měli nahlédnout hluboko do sebe a objevit své skutečné zdroje štěstí. Když budeme vědět, co nás skutečně činí šťastnými, bude pro nás snazší přestat trávit čas úkoly a činnostmi, které tomuto konečnému cíli v našem životě neslouží.
Řízení časových kbelíků
V podstatě první kbelík, kbelík spánku, je pevně daný. V zájmu našeho zdraví bychom z tohoto prvního kbelíku neměli odebírat žádné hodiny, abychom je přidali do dalších dvou. Zbývají nám tedy dva kbelíky, neboli 112 hodin, na které musíme zaměřit své úsilí.
Začněme naším pracovním kbelíkem. Na jaké kompetence se chceme v pracovním životě zaměřit a rozvíjet je? Ve kterých dovednostech jsme nejlepší? Které dovednosti chceme rozvíjet, aby nám pomohly dosáhnout našich pracovních cílů? Které činnosti jsou nejvíce v souladu s našimi hodnotami? A které z nich nás skutečně činí šťastnými? Všechny úkoly, které nejsou v náležitém souladu s těmito kritérii, bychom měli pokud možno outsourcovat nebo delegovat.
V mé vlastní práci tvůrce tohoto blogu jsou činnosti, které jsou nejvíce v souladu s mými čtyřmi kritérii (kompetence, hodnoty, cíle a štěstí), ty, které zahrnují vyhledávání témat, psaní článků a interakci se čtenáři. To jsou (mimo jiné) úkoly, které spotřebují 56 hodin mého týdenního pracovního kbelíku. Ostatní úkoly, jako je tvorba webových stránek, hosting, údržba databází, nesplňují má čtyři kritéria, takže je deleguji a zadávám externím dodavatelům. To neznamená, že tyto úkoly jsou méně důležité; znamená to jen, že nepatří do mého vlastního pracovního kbelíku, ale do kbelíku někoho jiného.
Dále se podívejme na náš kbelík „vše ostatní“. Stejným způsobem musíme zhodnotit úkoly, které pravidelně vykonáváme a které spadají do této kategorie, a určit, zda splňují naše čtyři kritéria. Nyní platí, že ne vše v tomto kbelíku bude vždy odpovídat všem čtyřem našim kritériím. Například nechci, aby žehlení patřilo mezi mé klíčové kompetence, ale dobře upravený vzhled je jedním z mých cílů a cítím se lépe a šťastněji, když prezentuji pozitivní image. Na druhou stranu nákup potravin je pro mě vlastně úkolem, který splňuje všechna čtyři moje kritéria a nikdy bych neuvažoval o tom, že bych ho delegoval; znám mnoho lidí, kteří s tím nesouhlasí a s radostí by si ho vzali ze svého kbelíku.
Jak trávíte svůj čas?“
Skutečnost je taková, že většina z nás nemá představu o tom, jak trávíme svůj omezený čas a co si vlastně dáváme do svého kbelíku. Abyste zjistili, zda své vlastní kbelíky využíváte co nejefektivněji, doporučuji jednoduché cvičení.
Věnujte následující týden (a nejlépe následující dva týdny) zapisování všeho, co děláte, a to co nejpodrobněji. Čím konkrétnější a podrobnější budete, tím větší hodnotu vám toto cvičení přinese. Všímejte si, kolik času vám jednotlivé úkoly, které provádíte, skutečně zabírají. Zaručuji vám, že na konci prvního dne budete překvapeni a na konci dvou týdnů budete ohromeni tím, jak málo víte o tom, jakým způsobem ve skutečnosti utrácíte svou nejcennější komoditu.
Může se zdát, že toto cvičení je náročné, ale jeho hodnota je obrovská. Abychom vám jeho splnění usnadnili, vytvořili jsme pro vás bezplatný pracovní list, který rozdělí váš týden od pondělí do neděle na patnáctiminutové intervaly (získejte svůj bezplatný pracovní list 168 hodin nyní). Čím menší interval, tím přesnější, a tedy i užitečnější budou vaše údaje. Abyste nezapomněli pracovní list pravidelně vyplňovat, nastavte si časovač, který vám bude připomínat jeho vyplnění každých 15 nebo 30 minut; pokud jej nebudete vyplňovat alespoň tak často, přesnost vašich údajů utrpí.
Získejte ZDARMA 168hodinový pracovní list a průvodce. Vyplňte níže uvedený formulář a získejte svůj pracovní list hned teď.
Po vyplnění pracovních listů po dobu alespoň jednoho celého týdne (nezapomeňte, že dva týdny jsou opravdu vhodnější) sečtěte hodiny, které jste strávili nad jednotlivými úkoly, jako celkový součet. Poté pomocí svých čtyř kritérií (klíčové kompetence, cíle, hodnoty a štěstí) zhodnoťte každý z těchto úkolů. Na konci tohoto cvičení velmi pravděpodobně zjistíte, že tomu, co je pro vás nejdůležitější, věnujete mnohem méně času, než byste chtěli, a ve skutečnosti ztrácíte spoustu času věcmi, které pro vás nemají smysl. Co teď s tímto poznáním uděláte?
Jak efektivně využívat své časové zásobníky
1. Buďte promyšlení a realističtí
Poté, co jste vyplnili pracovní listy a určili, které činnosti a úkoly patří do vašich kbelíků, rozhodněte se, kolik času chcete v ideálním případě věnovat každé z nich. Nezapomeňte, že na každý kbelík připadá pouze 56 hodin týdně, takže si hodiny rozdělte promyšleně, ale realisticky. Možná budete muset v tomto kroku něco obětovat; určete si, v čem jste a v čem nejste ochotni dělat kompromisy.
2. Odstraňte plýtvání
Z úkolů, které jsou nejvíce nesmyslné, určete, které můžete buď odstranit, nebo omezit a jak to uděláte. Řekněme, že jste například zjistili, že trávíte 4 hodiny týdně čekáním ve frontách. Tím, že si budete vyřizovat bankovnictví online místo na pobočce, že si budete objednávat poštovní zásilky místo na poště nebo že budete nakupovat v obchodě s potravinami mimo pracovní dobu, se vám možná podaří zkrátit tyto 4 hodiny na pouhou jednu.
3. Vyhraďte si časové sloty
Nyní se podívejte na své nejdůležitější a nejsmysluplnější úkoly. Věnujete jim dostatek svých omezených hodin? Řekněme, že trávení času s dětmi je jednou z vašich nejvyšších priorit v kbelíku „vše ostatní“. Po dokončení cvičení však zjistíte, že s nimi ve skutečnosti trávíte mnohem méně času, než byste chtěli. Stanovte si, že si každý týden (a doufejme, že i každý den) zablokujete časové úseky, které jim budete věnovat. Tím, že si tento čas zablokujete, zabráníte tomu, aby do toho, na čem vám skutečně záleží, zasahovaly jiné, méně smysluplné úkoly. Totéž udělejte se svým pracovním kbelíkem. Činnosti, které jsou nejvíce v souladu s vašimi čtyřmi kritérii a kterým se nedostává času, který by si zasloužily, musí mít také vyhrazené časové bloky.
4. Plánujte dopředu
Pamatujete si na ty příležitostné, ale zásadní úkoly, které jsem zmínil dříve? Někdy mohou tyto úkoly skutečně vyžadovat, abyste provedli některé drastické změny ve svém rozvrhu. Například daňové období, svátky, svatby atd. nelze ignorovat a zaberou vám velmi mnoho času, který musíte vzít odjinud. Plánujte si tyto příležitosti dopředu, abyste byli dobře připraveni a co nejméně narušili plnění nejdůležitějších každodenních úkolů.
5. V případě, že se budete chtít na tyto události připravit, můžete si je naplánovat. Připravte se na nečekané události
A nakonec je tu jeden opravdu užitečný tip. Každý den se nečekaně ocitnete v nevyhnutelné situaci, která zasáhne do vašeho drahocenného času. Možná se některý z vašich spolupracovníků opozdí na začátek schůzky nebo vás čeká nezvykle dlouhé čekání u lékaře. Místo toho, aby tyto příležitosti zabíraly další místo v některém z vašich kbelíků, vymyslete si v duchu seznam drobných, ale smysluplných úkolů, které můžete splnit během krátkých neblokovaných intervalů. Vytvořte si seznam přátel a příbuzných, kterým byste rádi poslali e-mail, nebo si v prohlížeči telefonu založte články, které si chcete přečíst. Tímto způsobem nebudete nikdy zaskočeni a budete moci proměnit promarněný čas v dobře strávený čas.