20 efektivních komunikačních strategií na pracovišti

Od drobných sporů o příspěvek na dovolenou až po vážné problémy týkající se spokojenosti zaměstnanců – existuje jen velmi málo problémů na pracovišti, které nelze vyřešit pomocí staré dobré komunikace. Když však dojde na problém a vy musíte vést obtížný rozhovor, je nezbytné mít v rukávu několik strategií, které zajistí, že z něj vytěžíte maximum.

Co je to efektivní komunikace?“

Než se pustíme do podrobností, je důležité pochopit, co odlišuje dobrou komunikaci od špatné. Může se to zdát jako zřejmý rozdíl (mluvit se svým týmem = dobře, křičet mu do tváře = špatně), ale ve skutečnosti je to trochu jemnější.

Především, velká část toho, co říkáme, ve skutečnosti nevychází z našich úst. Podle psychologa Alberta Mehrabiana pouhých 7 % významu vyplývá ze skutečných slov, která říkáme. Zbylých 55 % pochází z řeči našeho těla a 38 % tvoří tón našeho hlasu.

Tato procenta technicky vzato platí pouze pro komunikaci tváří v tvář. Mehrabian přišel s touto teorií již v roce 1967, tedy dávno předtím, než byl vynalezen e-mail nebo instant messaging. Strategie pro online komunikaci bývají trochu jiné – toho se dotkneme později.

Proč je efektivní komunikace důležitá?

Podle slovníku je efektivní komunikace „komunikace mezi dvěma nebo více osobami, při níž je zamýšlené sdělení úspěšně předáno, přijato a pochopeno“. Zjednodušeně řečeno to znamená, že mluvčí i posluchač dostanou z rozhovoru stejné sdělení – nedojde ke zkřížení drátů nebo nedorozumění.

To také znamená, že mluvčí se cítí být slyšen a pochopen. Pokud posluchač řekne „ano, rozhodně, naprosto chápu váš názor, vezmu to v úvahu“ a pak nic takového neudělá, není to efektivní komunikace.

V obchodním smyslu nabývá efektivní komunikace dalšího významu, kdy sdílené informace přispívají k obchodnímu úspěchu organizace. Je nezbytné, aby všichni zaměstnanci byli na stejné vlně, aby mohli přispět ke společnému cíli, a k jeho dosažení je nezbytná efektivní komunikace.

Proč potřebujete silnou komunikační strategii?

Jednoduše řečeno, dobrá komunikace může podnik vytvořit nebo zničit.

Jestliže jako manažer nejste schopni efektivně komunikovat se svým týmem, fakticky jste snížili své vůdčí schopnosti téměř na nulu.

Komunikace je nezbytná v autoritativním smyslu, pro udílení pokynů, velení projektům nebo představování klientům. Stejně důležitá je však i ve smyslu spolupráce, kdy nasloucháte svému týmu a spolupracujete s ním na řešení jeho případných problémů.

Bez dalších podrobností vám představujeme všechny komunikační strategie, které kdy budete potřebovat. Rozdělili jsme je na celkové strategie a konkrétní strategie pro komunikaci tváří v tvář a online.

20 účinných komunikačních strategií, které změní váš podnik

Poslouchání

Ano, je to tak, nejdůležitější komunikační strategie ve skutečnosti nezahrnují mluvení. Zní to trochu neintuitivně, ale ve skutečnosti není možné, abyste s někým vedli produktivní rozhovor, pokud jste si jeho obavy skutečně nevyslechli a nepřijali je za své.

Jít do toho se vší parádou, aniž byste věnovali pozornost tomu, co vám chce druhá osoba říct, bude působit býčím dojmem a nepozorností. Ujistěte se, že jste si vyhradili dostatek času, aby mohl dotyčný o svých obavách hovořit – a nepřerušujte ho v polovině.

Vytvoření vnímavé atmosféry

Podobně jako naslouchání, i efektivní komunikace závisí na vytvoření vnímavého prostoru. Zaměstnanci nebudou chtít sdělit své obavy, pokud budou mít pocit, že budou jen zameteny pod koberec a nebudou řešeny.

Snažte se vytvořit uvolněné a přístupné prostředí pro rozhovor, protože pokud budete působit uspěchaně nebo napjatě, nebude se druhý člověk cítit v pohodě.

Školení

Toto má dva aspekty. Za prvé, vaše školení pro nové zaměstnance by mělo informovat o jejich pracovní náplni a podrobnostech o společnosti. To zahrnuje historii, vaše klienty a veškeré interní zásady týkající se například dovolené a pracovní doby. Pokud zjistíte, že spousta nových zaměstnanců za vámi chodí každou půlhodinu a ptá se na totéž, je to známka toho, že vaše školení není na úrovni.

Druhou věcí je, že součástí školení, která svým zaměstnancům poskytujete, by měly být také efektivní metody komunikace. Stejně jako cokoli jiného v podnikání je to dovednost, kterou je třeba se naučit, a metody komunikace se budou v jednotlivých společnostech lišit. Je vaší povinností vštípit svému týmu osvědčené postupy.

Přečtěte si další:

Váš tón, pokud jde o jazyk, který používáte, srozumitelnost a způsob vyjadřování, to vše jsou zásadní aspekty dobré komunikace.

Tady je 6 doporučení a doporučení pro efektivní komunikaci:

5. POUŽÍVEJTE jasnou a jednoduchou slovní zásobu, abyste se ujistili, že se k věci vyjádříte. Pokud je váš jazyk nejednoznačný nebo příliš složitý, riskujete, že budete špatně pochopeni a možná budete muset vysvětlovat vícekrát.

6. NEJEDNEJTE příliš žertovně – jste v profesionálním prostředí a váš tón by tomu měl odpovídat

7. NEPOUŽÍVEJTE slang, nadávky nebo výrazy, které by mohly být urážlivé. Riskujete, že si posluchače odcizíte – navíc to nepůsobí příliš profesionálně.

8. NEZPÍNEJTE jako rozbitá deska. Vaše sdělení by mělo být napoprvé dostatečně jasné a přesvědčivé, abyste se nemuseli neustále opakovat.

9. Nebudete se muset opakovat. NEVÁHEJTE vhodným způsobem vnést humor. Udržování konverzace v lehkém a uvolněném duchu vytvoří přátelskou atmosféru a váš tým bude vnímavější k vašemu sdělení. Je zřejmé, že tato technika má svůj čas a místo – není vhodné ji používat například na disciplinární poradě.

10. Zkuste se vtipně vžít do situace, kdy se vám bude chtít. NEMUMLEJTE. Nejenže to členům týmu ztěžuje porozumění, ale také to svědčí o nedostatku důvěry v to, co říkáte.

Povzbuzení a zpětná vazba

Po každé výměně názorů vždy nezapomeňte poděkovat druhé osobě nebo osobám za jejich čas. Je to prostá zdvořilost a navíc tím dáte najevo, že jste vděční za jejich přítomnost, když se mohli věnovat jinému úkolu.

Vyhraďte si čas i pro posluchače, aby vám poskytli zpětnou vazbu, a to nejen k tomu, jak podle nich konverzace probíhala, ale i ke způsobu, jakým jste informace předali.

Přijměte kritiku a využijte ji k tomu, abyste v budoucnu lépe strukturovali své slečny.

Komunikační strategie pro jednání tváří v tvář

Tento otevřený styl jednání je skvělým způsobem, jak komunikovat se zaměstnanci a jak mohou komunikovat i oni s vámi – je to oboustranná komunikace!“

Pro vás je to příležitost, jak dát najevo své nadšení pro projekt a vytvořit skutečně inkluzivní prostředí, které umožní vašemu týmu sdílet vaše nadšení a odhodlání. Pro ně je to příležitost účastnit se otevřené diskuse a kolektivně vznášet připomínky.

Jeden na jednoho

Některé problémy nejsou vhodné pro diskusi ve skupině. V těchto případech jsou nejlepším řešením schůzky jeden na jednoho. Pokud je třeba řešit osobní záležitost nebo problém s výkonem, zkuste si vzít danou osobu stranou na soukromý rozhovor.

Stáhněte si nyní: Jak jsme již zmínili, řeč těla tvoří při komunikaci tváří v tvář přibližně 55 % významu. Může skutečně významně přispět k tomu, aby vaše konverzace byla efektivní.

Sedět zpříma, usmívat se, podat si silně ruku – to vše jsou pozitivní signály, že jste ochotni vést seriózní rozhovor. Hrbení se na židli, pokládání nohou na stůl nebo zavírání očí – to už tak dobré znamení není. Vyhněte se jim za každou cenu.

Prezentace

Zavedení vizuálního prvku může pomoci lépe ilustrovat koncepty, zejména při diskusi o kreativním projektu. Může být také užitečné rozesílat prezentace členům týmu po schůzkách, aby se mohli vrátit k faktům nebo statistikám při realizaci plánů.

Komunikační strategie pro online

Email

Komunikace prostřednictvím e-mailu si v posledních letech získala trochu špatnou pověst, protože ji provází stejná kritika, která se snáší na mnoho technologických platforem: Je snadné si něco špatně vyložit, když je to napsáno, protože nemáte k dispozici všechny znaky řeči těla a tónu hlasu jako při komunikaci tváří v tvář.

Kromě toho existuje předpoklad, že ve chvíli, kdy dostanete e-mail, sedí odesílatel u svého stolu, ťuká si nohou a čeká na odpověď (i když je půlnoc). V 99 % případů tomu tak není a většina e-mailů, které vyžadují urgentní odpověď, bude stejně označena jako „vysoce prioritní“.

Email je ve skutečnosti mimořádně efektivní způsob, jak komunikovat se členy týmu na profesionální úrovni, a to způsobem, který je neodvádí od jiné práce, kterou by mohli dělat. Abyste se vyhnuli jakémukoli zbytečně vnímanému časovému tlaku, ujistěte se, že jste v úvodním e-mailu uvedli cíl pro odpověď/akci.

Instant messaging

Aplikace jako Slack mohou být neocenitelné při rychlé a snadné komunikaci se členy týmu. Existují věci, které nutně nevyžadují odeslání e-mailu. IM tento problém řeší tím, že se jeví jako neformálnější platforma. Je to také skvělý způsob, jak zapojit vzdálené členy týmu do firemní kultury, takže se cítí být součástí týmu, i když tam nejsou.

Nepřehánějte to ale s online komunikací

Ačkoli mohou být komunikační technologie velmi užitečné, neměly by se používat příliš často. Některé věci se prostřednictvím online komunikace neprojeví tak, jak byste chtěli, a často mohou být ponechány volné interpretaci. Pokud je to možné, snažte se k budování lepších vztahů využívat osobní konverzaci a následné e-maily pro vyjasnění.

Off-the-wall komunikační strategie

A teď něco úplně jiného…

Někdy je třeba přemýšlet trochu netradičně, aby vaše komunikace byla co nejefektivnější. Zde je několik netradičních strategií – jistě, možná se na vás váš tým bude dívat divně a pošle vám pár znepokojených e-mailů, ale určitě je to přiměje mluvit.

Vizuální pomůcky

Pokud se vám často stává, že svým zaměstnancům sdělujete stále stejné věci, ušetřete si čas a energii pomocí několika vizuálních pomůcek.

Máte někoho, kdo se vás každých 5 minut ptá na kódy tiskáren? Vytiskněte si je a nalepte na tiskárnu. Bombardujete se e-maily s žádostí o dovolenou? Zaveďte společný kalendář dovolených, aby si členové týmu mohli před podáním žádosti zkontrolovat, zda se jejich dovolené nepřekrývají. Zaměstnanci si neustále dělají legraci z vašeho příšerného vkusu na košile? Nalepte si na stůl ceduli s nápisem „Mám rád své košile, dobře, jen mě nechte na pokoji“. Nebo jděte nakupovat. Je to na vás.

Zahrajte si to

Kdo by o Vánocích neměl rád hru šarády? Vždycky je zábavné sledovat babičku, jak se snaží zahrát „Thor: Ragnarok“. Nenavrhujeme, abyste v kanceláři doslova hráli Šarádu (no, každopádně ne každý den), ale zavedení fyzického aspektu do komunikace může váš tým povzbudit k nestandardnímu myšlení a může pomoci instrukcím, aby jim utkvěly v paměti.

Je to také účinný školicí nástroj, zejména pro nácvik interakcí se zákazníky a hraní možných výsledků. Opět se jen ujistěte, že vaši zaměstnanci *skutečně* nehrají šarády se zákazníky.

Existují tuny různých způsobů, jak efektivně komunikovat se svým týmem, a je na vás, abyste našli ten nejlepší. Uvědomte si, že to může vyžadovat trochu pokusů a omylů, a buďte ochotni vyzkoušet různé taktiky. Nakonec musí efektivní komunikace fungovat pro vás a váš tým a pro nikoho jiného.

Stojí za to věnovat nějaký čas tomu, abyste ji zvládli správně. Zdokonalení komunikačních strategií udělá z vašeho pracoviště spokojenější a harmoničtější místo.