Není žádným tajemstvím – v konkurenčních odvětvích jsou lidé vším.
Přilákání a udržení nejlepších lidí může doslova rozhodnout o vašem podnikání a úspěch závisí na vítězství ve „válce o talenty“.
Nejlepší společnosti vědí, že k vítězství je třeba vytvořit kulturu angažovanosti a prostředí, kde lidé chtějí trávit svůj čas.
Tady se stává nepostradatelným rockstar office manažer, někdo, kdo dokáže kultivovat kulturu, kterou vaše společnost potřebuje, a řídit loď správným směrem, jak vaše společnost roste.
Kéž by to bylo tak jednoduché…
Office manažer je jedinečná, náročná pozice. Aby se vám v této roli skutečně dařilo, je zapotřebí rozmanitých dovedností – a úžasných osobností.
Bonus zdarma: Získejte PDF verzi zprávy The 2018 State of The Office Manager Report. Provedli jsme průzkum mezi 572 Office Managery a odhalili 10 poznatků, které můžete využít k dosažení svých cílů a překonání výzev. Navíc se dozvíte, jaký plat dostávají ostatní office manažeři (a jak si můžete vydělat víc)!
Považte:
Office manažer je jedním z mála lidí (snad kromě generálního ředitele nebo vedoucích pracovníků HR), kteří prakticky každý den komunikují se zaměstnanci na všech úrovních a v rámci každého oddělení.
Ve společnosti SnackNation jsme velkými zastánci talentovaných office manažerů. To proto, že máme tu čest přímo spolupracovat s tisíci úžasných office manažerů v těch nejangažovanějších společnostech z celé země.
Co je tedy potřeba, abyste se stali jedním z těchto office manažerů další úrovně? Jak najít a najmout někoho, kdo je pro tuto roli ideální?
Mluvili jsme jak s vedoucími kanceláří, tak s lidmi, kteří je najímají, v některých společnostech, kterým se to daří, pokud jde o kulturu a angažovanost. Zde se dozvíte, co nám řekli o hlavních vlastnostech, které potřebujete k tomu, abyste se stali rockovou hvězdou mezi office manažery.
Nejlepším způsobem, jak vytvářet, sledovat a monitorovat návrhy uvedené v tomto příspěvku, je software pro zvýšení produktivity, jako je například monday.
Nedostižná flexibilita
Slyšeli jsme to znovu a znovu – flexibilita byla podle lidí, kterých jsme se dotazovali, nejdůležitější vlastností. Abyste byli dobrým kancelářským manažerem, musíte se umět vyrovnat se vším, co vám přijde do cesty.
Shannon McLendonová, vedoucí provozu a událostí ve společnosti The Motley Fool, vysvětluje:
„Manažer kanceláře ve společnosti Fool je všeuměl, nosí mnoho různých klobouků.
Věci se rychle mění, takže musím přemýšlet pohotově a být proaktivní, aby se věci stihly.“
A je to logické – pro office manažera neexistuje nic jako „typický den“. V jednu chvíli možná plánujete akci mimo kancelář pro 150 lidí, v další chvíli koordinujete příjezd důležitého investora nebo pomáháte s návrhem interiéru nových kancelářských prostor.
Schopnost přizpůsobit se a improvizovat je klíčová.
(PS – S The Assist – bezplatným týdenním zpravodajem č. 1 vytvořeným pro asistenty od asistentů – uděláte víc práce)
Hvězdná organizace &Dohled
Tento druhý tip se může zdát jako samozřejmost, ale organizovanost je jedním z největších faktorů, pokud jde o úspěch v této roli. Úloha OM je opět tak široká a různorodá, že se může snadno stát, že ztratíte přehled o daných úkolech. A protože často podporujete vedoucí pracovníky na úrovni C, většina věcí má vysokou prioritu a prostor pro chyby je malý.
Lindsey Ingalls, Client Success Manager a Office Manager ve společnosti Leadquizzes, nám to rozebírá.
„Jako office manager máte na starosti snad milion různých věcí najednou a musíte zajistit, aby se všechny zvládly. Nemohla bych žít bez svého kalendáře na Googlu, do kterého si zapisuji všechny úkoly a čas, kdy je hodlám udělat.
Nezáleží na tom, jak malý úkol to je, dokonce i něco, co zabere 5 minut, zapíšu to tam a udělá se to.“
Nejde však jen o to být organizovaný – jde o to starat se natolik, aby úkoly, které sledujete, byly splněny včas a byly splněny dobře.“
Úplná dostupnost
Manažer kanceláře by měl být dostupný – jak z hlediska dostupnosti, tak z hlediska vřelosti své osobnosti. Váš tým by se měl cítit pohodlně, když se na office manažera obrací s úkoly, které jsou mu vlastní.
Paul Marshall, finanční ředitel a senior viceprezident společnosti Influitive, vysvětluje, proč označil přístupnost za vlastnost číslo jedna úžasného office manažera:
„Skvělý office manažer by měl být především přístupný svým kolegům, aby zajistil, že všichni pracují na maximální výkon,“ říká. „Individuální přístup dává jednotlivým zaměstnancům pocit výjimečnosti a ocenění.“
Příkladem, jak toho ve společnosti Influitive dosahujeme, je stránka [email protected], kde se zaměstnanci mohou našeho týmu zeptat na cokoli, co zlepší jejich pracovní zkušenosti.“
Podle Paula tuto vlastnost ztělesňuje Rebecca Shafferová, která byla původně přijata jako provozní koordinátorka, ale již po roce byla povýšena na provozní manažerku/vedoucí kanceláře.
Tady je Shannon z The Motley Fool s dalším důvodem, proč je přístupnost na této pozici tak důležitá:
Moje přístupnost pomohla Fools, aby se na mě mohli bez obav obrátit s jakoukoli starostí, a pomohla podpořit dobré vztahy s Fools v celé společnosti.
Největší zásluhu na mém úspěchu jako vedoucí kanceláře má tým, který se mnou denně spolupracuje. Důvěra, kterou v ně mám, že udělají něco navíc a rozhodnou se, se ukázala jako neocenitelná.
Můj tým se stará o vše od interního provozu, plánování akcí, bezpečnosti, údržby i celkové spokojenosti zaměstnanců. Bez nich bych nemohl být tak úspěšným manažerem, jakým jsem.
Solidní komunikace
Komunikace je často přehlížená (ale neméně důležitá) dovednost, pokud jde o prosperitu v roli office manažera.
Práce často vyžaduje přebírání myšlenek z vedení a jejich tlumočení pro zbytek organizace.
To platí zejména tehdy, když máte na starosti zavádění celopodnikových zásad. Musíte si dát pozor na to, abyste sdělili důvody, které stojí za vašimi kancelářskými zásadami, abyste zajistili co největší podporu ze strany vašeho týmu. Musíte také umět předvídat otázky a být připraveni na ně průběžně odpovídat.
Liza Goldbergová, naše úžasná Vibe Managerka ve společnosti SnackNation, učinila z interní komunikace nepostradatelnou součást svého repertoáru.
„Interní komunikace v této roli je tak důležitá.
Každý týden vystupuji před celou společností, oznamuji nové aktivity nebo vysvětluji zásady a musím se ujistit, že to dělám tak, abych citlivě reagovala na potřeby týmu, správně uvedla všechny detaily a také jasně vysvětlila důvody – ať už jde o nové zásady parkování nebo náš další teambuilding mimo firmu.“
(Zábavný fakt: Liza získala prestižní ocenění Value Victor ve firmě pouhý měsíc po nástupu do práce – je skvělá!“
5. „Víte, jak to funguje? Bezdůvodný optimismus
Při návštěvě kanceláře – ať už jde o potenciálního nového zaměstnance, možného investora nebo budoucího strategického partnera – je vedoucí kanceláře obvykle první osobou, kterou vidí, a jeho chování pomáhá utvářet tak kritický první dojem.
Většina dobrých vedoucích kanceláře má přirozeně pozitivní přístup a vřelé chování. Skutečná výzva však přichází v nevyhnutelných špatných dnech. Každý je má – dny, kdy bychom nejraději zůstali v posteli – a může být lákavé nechat svou náladu zatemnit svou osobnost. Manažer kanceláře si však tento luxus nemůže dovolit, protože jeho chování má přímý dopad na celou společnost. Rockstar manažeři kanceláří vědí, že mají nasadit veselou tvář, i když to nemusí zcela odrážet jejich vnitřní náladu.
SnackNation CEO Sean Kelly souhlasí:
„Mít přirozeně šumivý přístup je nutností. I když jste na dně, musíte se tvářit pozitivně.
Jste středobodem morálky – proto tomu říkáme ‚vibe manager‘, a ne office manager.“
(PS – Získejte více sh*t done s The Assist – bezplatným týdenním zpravodajem č. 1 vytvořeným pro asistentky asistentkami.“
Magická kreativita
Za atmosféru kanceláře je stále častěji zodpovědný manažer kanceláře společnosti. Ve skutečnosti je proto oficiální titul našeho office manažera „manažer vibrací“. Atmosféra kanceláře udává tón zbytku firmy a pomáhá vytvářet kulturu, kterou potřebujeme k tomu, abychom byli produktivní, kreativní a každý měsíc dosáhli svých cílů.
Udržování kultury a atmosféry vyžaduje značnou kreativitu. Manažeři kanceláří fušují do věcí, jako je design interiérů a plánování akcí.
Příklad plánování akcí mimo pracoviště – což většina zaměstnanců pravděpodobně považuje za samozřejmost. Už jen vymyslet zábavnou, novou aktivitu, která bude všechny bavit, je výzva.
Musíte zvážit, co jsme ještě nedělali? Co by bavilo celý náš tým? Co můžeme udělat v rámci rozpočtu? Jak tato aktivita pomůže podpořit kulturu, kterou potřebujeme k tomu, abychom byli úspěšní? Je to velká výzva a vyžaduje to pořádné přemýšlení mimo hranice možností.
(Naštěstí máme několik nápadů, které si můžete vypůjčit.)
Neochvějné sebevědomí
Tato role poměrně často vyžaduje každodenní interakci s generálními a provozními řediteli, takže musíte být sebevědomí, abyste si získali jejich respekt.
S tímto sebevědomím neodmyslitelně souvisí i schopnost čas od času zatlačit. I když byste možná chtěli, nemůžete být pro všechny vším a musíte si stanovit priority. Naučit se říkat ne je nezbytné.
Lindsey z Leadquizzes vysvětluje:
„Denně dostávám od lidí v kanceláři požadavky na věci, které jsou „nezbytné“ a které chtějí udělat hned, a je důležité stanovit limity, aby z toho měla prospěch celá kancelář.
Jen proto, že jeden člověk chce mít v kanceláři nastavenou teplotu 78, neznamená, že by s tím byla spokojená celá kancelář. Musíte udržovat zdravou rovnováhu, aby byla spokojená celá kancelář.“
Předvídavost jako u Jediů
Být proaktivní a předvídat budoucí potřeby je jednou z nejlepších výhod, které může vedoucí kanceláře mít.
Velká část práce je reaktivní, a to může být jeden z největších problémů – reagovat na nesčetné požadavky, které office manažer dostává z celé organizace, a stanovit jejich priority. Jedním ze způsobů, jak zefektivnit pracovní postupy a omezit reaktivní úkoly, je předvídat je a plánovat.
Liza Goldbergová ze společnosti SnackNation tuto myšlenku rozvádí:
„Musíte mít neustále otevřené oči a uši.
Jste jedním z mála lidí ve firmě, kteří mají skutečně ucelený pohled na mnoho otázek, a je vaší povinností jednak předvídat potřeby, jednak zajistit, abyste propojili lidi a oddělení, kteří nemají výhodu vašeho pohledu.“
Keen Emoční inteligence & Nezlomná vyrovnanost
Jak jsme již zmínili, jako office manažer jednáte s lidmi na všech úrovních – od řadových zaměstnanců až po vedení firmy a všechno mezi tím. To znamená spoustu různých osobností – některé jsou náročnější než jiné. Jako office manažer musíte umět jednat se všemi z nich.
Ředitel společnosti SnackNation Sean Kelly (člověk, který o práci s úžasnými office manažery něco ví) upřesňuje:
„Věcí číslo jedna, která dělá z office manažera rockovou hvězdu, je vysoká míra emoční inteligence. Jednáte s každým ve firmě a zažíváte spoustu různých emocí a postojů.“
Často se stává, že když lidé něco požadují, nemusí to nutně dělat s takovým respektem, jak by měli. Musíte to však brát s nadhledem, zachovat klid a být odolní. Tyto vlastnosti jsou pro úspěch v této roli neocenitelné.“
A i když je čtení a uspokojování emocionálních potřeb vašeho týmu klíčové, na druhou stranu nemůžete mít tenkou kůži a být skvělým office manažerem. Mít vyrovnanou hlavu a zachovat si klid tváří v tvář tlaku je nezbytnou vlastností.
Být skvělým office manažerem vyžaduje hodně. Někdy se může zdát, že je ještě těžší takového člověka najít.
Důležitost kultury však v dohledné době nezmizí, a proto role office manažera bude jen nabývat na významu.
Proto je třeba najít někoho, kdo ztělesňuje většinu (nebo všechny) z těchto vlastností. Najít toho pravého se může zdát jako nemožný úkol, ale věřte nám, že to stojí za to.