Automatizované vedení účetnictví:

Různé služby a společnosti tvrdí, že nabízejí automatizované vedení účetnictví. Obvykle tím myslí, že automatizují (nebo alespoň přebírají) některou dílčí část vedení účetnictví. Je nemožné najít jeden software, který by automatizoval vše od kategorizace výdajů přes vedení záznamů až po placení účtů. A pokud používáte spíše akruální než hotovostní princip? Zapomeňte na to.

Ale pokud opravdu chcete účetní řešení, které funguje samo, můžete se mu přiblížit kombinací softwaru a služeb. V tomto příspěvku se budeme zabývat přesnou sadou nástrojů a služeb, kterou můžete použít, pokud chcete pro svou firmu automatické vedení účetnictví.

Funguje jak pro peněžní, tak pro akruální účetnictví a bude vyžadovat minimální úsilí, abyste jej každý měsíc udržovali v chodu. Tyto nástroje vám vrátí čas, abyste se mohli soustředit na strategická podnikatelská rozhodnutí, a ne se každý měsíc přehrabovat v účetním softwaru.

Než se ponoříme do zásobníku, zde je „proč“ za úkoly a nástroji, které jsme vybrali.

V Pilotě máme tým odborných účetních (se softwarovými superschopnostmi), kteří vedou vaše účetnictví v QuickBooks Online. Dovolte nám, abychom vás zbavili zátěže spojené s vedením účetnictví:

Proč potřebujete čtyři nástroje (a ne jen jednu skvělou účetní službu)

Účetnictví není standardizovaná služba. Neexistuje žádný univerzální seznam úkolů, které bude účetní dělat, i když existují více či méně běžné nabízené služby. Před najmutím účetního je vždy důležité prodiskutovat, co chcete, aby váš účetní dělal. Obecně lze říci, že účetní budou provádět některé nebo všechny z následujících činností:

• Třídit vaše transakce
• Srovnávat vaše bankovní účty
• Připravovat klíčové účetní výkazy
• Zpracovávat účty a faktury.

Prostřední dvě – sladění bankovních účtů s účetnictvím vaší společnosti a příprava užitečných účetních výkazů – jsou úkoly, které vám nabídne téměř každý účetní. Kategorizace transakcí je něco, co někteří účetní nabízejí, ale obvykle pouze za přispění majitele firmy (nebo toho, kdo pro firmu nakupuje).

Zpracování účtů a faktur je něco, co často dělají vlastní účetní, ale mnoho účetních služeb a externích účetních to nedělá. A i když jste našli někoho, kdo všechny tyto úkoly zvládne, díky tomu, že máte k dispozici správnou automatizaci a technologie, může pro vaši firmu udělat mnohem více, než kdyby techniku neměl.

Následující čtyři nástroje zasahují podle našeho názoru čtyři největší potřeby pro vedení účetnictví ve firmách: platformu pro vedení účetních dat, nástroj pro automatizaci kategorizace výdajů, službu, která zvládne to, co počítače nezvládnou, a nástroj pro zjednodušení odesílání a přijímání plateb.

Jako bonus jsme připojili naši oblíbenou možnost, jak co nejvíce automatizovat mzdy a další personální činnosti. Každý nástroj v tomto zásobníku jsme vybrali, protože s ním máme osobní zkušenost a zjistili jsme, že každý z nich firmám, se kterými pracujeme, opravdu pomohl.

Bez dalších okolků vám představujeme náš doporučený zásobník účetních technologií.

Krok 1: Pořiďte si škálovatelný, robustní účetní software

Dobrý účetní software je jako ten kamarád v partě, který pomáhá všem vycházet spolu. Nemůžete vytvořit zásobník automatizovaného účetního softwaru bez něčeho, co si dobře rozumí se všemi ostatními nástroji. Účetní software, který si vyberete, bude sloužit jako základ pro vše, co bude následovat. V něm budou účetní odsouhlasovat účty a vytvářet přehledy a v něm budou žít data synchronizovaná z vašich ostatních nástrojů.

Díky rozsáhlým integracím, škálovatelnosti a sadě funkcí doporučujeme QuickBooks Online malým firmám, středně velkým firmám a začínajícím podnikům. Možná není tak vzrušující a nový jako některé jiné softwary (díváme se na tebe, Xero), ale QuickBooks opravdu dokáže udělat nejvíce práce za vaše účetnictví.

Namísto toho, abychom znovu uváděli všechny naše důvody, proč se nám tato platforma líbí, vás odkážeme na starší příspěvek, který jsme vytvořili a který porovnává tři populární platformy: QuickBooks Online, Xero a Wave. Pokud si chcete před rozhodnutím přečíst více o dalších možnostech, mohl by se vám hodit náš průvodce online účetním softwarem.

Krok 2: Automatizujte sledování výdajů

Druhý klíčový nástroj v zásobníku automatizovaného účetnictví by měl zjednodušit sledování a kategorizaci výdajů. Proč? Protože výdaje mohou být jedním z časově nejnáročnějších a nejbolestivějších aspektů vedení účetnictví. Je to skutečná otrava. Pokud provozujete malou firmu s malými nebo žádnými výdaji, můžete tento nástroj vynechat. Pokud ale děláte takové věci, jako je například…

• Správa zásob
• Služební cesty
• Nákup kancelářských potřeb a nábytku
• Jídlo s klienty

…, pak je dobré mít zavedený systém pro sledování všeho.

Účetní za vás všechny výdaje sledovat nemohou, protože neumějí číst myšlenky (zvláště pokud máte ve zvyku dávat služební výdaje na osobní kreditní kartu nebo osobní výdaje na služební kartu). A nemusíme vám říkat, že je důležité správně kategorizovat výdaje – v daňovém období je to velký rozdíl.

Počítače sice také neumí číst myšlenky, ale umí dobře identifikovat vzory a automatizovat pracovní postupy. Proto jsme jako druhý nástroj v tomto balíčku vybrali Expensify.

Podívejte se, jak funguje: Kdokoli utrácí firemní peníze (kdokoli od zaměstnanců přes generální ředitele až po majitele malých firem) vyfotí účtenku prostřednictvím aplikace Expensify. Expensify z těchto účtenek vytvoří zprávu a nabídne tlačítka pro schválení/odmítnutí jedním kliknutím. Tyto informace jsou automaticky synchronizovány v reálném čase s účtem QuickBooks. Má dokonce i automatické proplácení.

Ačkoli tedy Expensify vyžaduje několik okamžiků námahy z vaší strany (vyfocení účtenky nebo stisknutí tlačítka ano/ne při schvalování), zefektivňuje naprostou většinu obchodních úkolů souvisejících s výdaji.

Krok 3: Zařiďte si automatické vedení účetnictví

Jakkoli by bylo úžasné, kdyby QuickBooks každý měsíc prostě generoval dokonale přesné a srozumitelné účetnictví, není tomu tak. Účetní software existuje proto, aby ho někdo používal, a pokud chcete tento proces automatizovat, budete potřebovat pomoc počítačů a lidí.

Přemýšlejte o tom: Účetnictví v podstatě sleduje a zpracovává, jak se peníze přesunuly do vaší firmy a z ní. Abyste zjistili, co se každý měsíc stalo, musíte se podívat na řadu zdrojů dat (výpis z bankovního účtu, výpis ze mzdového účtu, výpis z kreditní karty, odeslané faktury atd.) Způsob, jakým tyto informace zaznamenáváte, je poměrně standardní a dobře se hodí k chytré automatizaci.

Jiné části účetnictví – jako například dávat těmto datům smysl, řešit neočekávané případy použití a vše vysvětlit – však lépe zvládnou zkušení, lidští účetní. To je předpoklad, proč společnost Pilot vůbec existuje.

V Pilotě dáváme počítačům úkoly, které počítače zvládají nejlépe, a zbytek necháváme ve schopných rukou našich účetních. Počítače se postarají o všechny jednoduché, k chybám náchylné a opakující se účetní úkony, zatímco naši účetní mají více času věnovat se přímo otázkám a problémům klientů (a ne ručnímu zadávání dat).

Zkrátka zaměstnáváme odborné účetní a dáváme jim k dispozici automatizaci softwaru. Vše sledují v systému QuickBooks Online, takže budete mít snadno dostupná, snadno přenositelná a přesná data, a to vše na platformě, která se dobře integruje s dalšími úžasnými finančními nástroji.

Ať už se připravujete na další kolo financování nebo se snažíte sestavit rozpočet na příští rok, vždy budete mít potřebné informace v jednoduchém a snadno dostupném formátu. Poskytujeme měsíční, čtvrtletní a roční finanční výkazy, jako jsou rozvaha, P&L a cash flow. A pokud budete chtít vědět něco konkrétního, váš specializovaný účetní vám tyto informace kdykoli poskytne.

P.S. Snad jste si nemysleli, že bychom sestavili zásobník účetních technologií a nedoporučili sami sebe? Vyzkoušejte si Pilot Now na jeden měsíc.

Krok 4: Automatizace závazků &Příjemů

Závazky (zasílání faktur a připomínání jejich zaplacení) a pohledávky (placení účtů) jsou nedílnou součástí podnikání. Někdo však musí udělat tu práci, aby si skutečně sedl, určil, co je třeba zaplatit, a zajistil, že peníze změní majitele, kdy mají.

Někteří účetní se tohoto úkolu zhostí a někteří ne. Bez ohledu na to, kdo se o to stará, většinu úkolů potřebných pro fakturaci (generování faktur, připomínání klientům, aby zaplatili, získávání souhlasů s platbou od správné osoby, aktualizace účetnictví, když peníze odcházejí nebo přicházejí na váš účet, a tak dále) může efektivněji provádět počítač. Pro tuto práci doporučujeme Bill.com.

Stejně jako všechny programy z tohoto seznamu vyžaduje i Bill.com určitý čas na používání. Výrazně však zjednodušuje účtování závazků a pohledávek. Od zasílání automatických upomínek na faktury až po synchronizaci údajů o bankovních účtech s vybraným účetním softwarem plní řadu úkolů, které je lepší přenechat počítačům.

Její funkce přetahování & účtů šetří čas tomu, kdo vede AP/AR, a můžete nastavit pracovní postup schvalování, takže každý, kdo potřebuje zadání, může stisknout jedno nebo dvě tlačítka, aby bylo hotovo.

V kombinaci s aplikacemi QuickBooks, Expensify a Pilot je Bill.com posledním kouskem, který potřebujete k automatizovanému řešení účetnictví, které je tak blízko ruce pryč, jak jen můžete najít.

(Bonus) Krok 5: Usnadněte si vyplácení benefitů &Mzdový účet

Mzdový účet a další úkoly v oblasti lidských zdrojů – jako je správa pojistných plánů zaměstnanců – je něco, na co většina účetních nikdy nesáhne. Je to však další důležitá funkce back-office, kterou lze automatizací zlepšit. Mnoho našich klientů si Gusto vyzkoušelo a oblíbilo, takže jej rádi doporučíme každému, kdo hledá řešení pro mzdy.

Gusto má smysl pro malé a střední podniky a začínající firmy. Bylo by sice ošidné tvrdit, že Gusto automatizuje personalistiku, ale přesné je říci, že automatizuje mnoho nepříjemných úkonů a výrazně zjednodušuje vedení mzdové agendy.

Jak dlouho vám (nebo vašemu týmu) v současnosti trvá vedení mzdové agendy? Společnost Gusto tvrdí, že většina zákazníků dokáže po nastavení systému Gusto spustit mzdy za 10 minut nebo méně. Automaticky také podává a vyplácí mzdové daně a poskytuje pomoc s benefity, jako je zdravotní péče.

Pokud to s automatizací úkolů back-office myslíte vážně, je Gusto dobrým doplňkem na seznamu.

Závěr

V roce 2019 neexistuje pouze jeden software, který by zcela automatizoval vaši back-office. Kombinací výše uvedených nástrojů se však můžete co nejvíce přiblížit automatickému vedení účetnictví.

Pokud se vám tyto nástroje líbily a chcete další doporučení, podívejte se na náš doporučený finanční zásobník.

V Pilotě máme tým odborných účetních (se softwarovými superschopnostmi), kteří vedou vaše účetnictví v QuickBooks Online. Dovolte nám, abychom vás zbavili zátěže spojené s vedením účetnictví:

Vyzkoušejte Pilot hned teď.