Prohlášení poskytují skutkový základ pro tvrzení uvedená v memorandech o bodech a autoritách, spisech a příkazech. (Tj. každé skutkové tvrzení ve spisu musí být řádně doloženo odkazem na prohlášení.) Zde je návod, jak napsat opravdu dobré prohlášení:
Za prvé, napište prohlášení vlastním hlasem deklaranta, jeho vlastním jazykem, z jeho vlastního pohledu.
Za druhé, vyprávějte dobrý příběh. Prohlášení by mělo být vyprávěním a mělo by být vyčerpávající, pokud jde o události, o nichž vypovídá.
Nakonec, dodržujte pravidla dokazování. Vše v prohlášení musí být přípustné, jako by šlo o svědectví u soudu. Musí být podloženo (odkud svědek ví, co ví) a nesmí se v něm vyskytovat nepřípustné výpovědi. U každého tvrzení v prohlášení prokažte osobní znalost.
Například neříkejte: „Minulý týden jsem požádal o obecnou úlevu, ale nemohu ji dostat dříve než za šest týdnů“. Místo toho řekněte,
4. června 2012 jsem šel do kanceláře okresního sociálního odboru na Lincoln Avenue. Pamatuji si to, protože bylo pondělí a já jsem strávil víkend spaním venku. Mluvil jsem se slečnou Jonesovou. Řekl jsem jí, že jsem bezdomovec. Ten den mi dala potravinové lístky. Řekla mi, že se mám za pět týdnů dostavit na schůzku, abychom projednali mou žádost o obecnou úlevu. Řekl jsem jí, že potřebuji pomoc hned, a požádal jsem ji, zda bych mohl přijít dříve. Řekla: „Bez výjimky.“
Závěry a názory („nenávidí chudé lidi“) bez podkladů jsou nevhodné; dojmy („cítil jsem se znechucený“) jsou v pořádku. Vyhněte se pasivnímu hlasu (např. „byly přijaty dokumenty“). Použití pasivního hlasu napovídá, že mluvčí nemá osobní znalosti a spoléhá se na informace z doslechu
.