Co je slovník WBS?

➔Zdarma 30denní zkušební verze softwaru WBS

Slovník WBS je jednou ze tří složek, které tvoří základní linii rozsahu: 1) prohlášení o rozsahu, 2) struktura rozdělení prací a 3) slovník WBS. Bez slovníku WBS Dictionary nemá projekt úplnou základní linii a nemůže měřit ani sledovat plnění rozsahu.

Šablona slovníku WBS Dictionary

Slovník WBS je formální dokument projektu, který poskytuje podrobný popis klíčových informací pro všechny prvky struktury členění prací a musí splňovat pravidlo 100 %. Pravidlo 100 % vyžaduje, aby WBS zachycovala 100 % rozsahu projektu. Protože však názvy prvků WBS obsahují pouze jedno nebo dvě slova, nelze pouhým použitím WBS potvrdit, že toto pravidlo bylo splněno. Slovník WBS je projektový dokument, který popisuje práci v každém prvku tak, aby byl projektový tým schopen naplánovat a provést 100 % rozsahu.

Mnoho odkazů popisuje slovník WBS jako nástroj pro popis pracovních balíčků. Pracovní balíčky jsou definovány jako nejnižší Prvky v každé noze WBS. Toto tvrzení je sice pravdivé, ale Slovník WBS ve skutečnosti popisuje každý Prvek ve WBS. Slovník WBS je vytvořen v hierarchickém formátu stejně jako struktura rozdělení prací. Nejprve je třeba vytvořit popisy prvků 1. úrovně, aby bylo možné pochopit jejich hranice a zajistit soulad s prvky nižší úrovně. To je nejlepší způsob, jak zajistit dodržení pravidla 100 %.

Jak vytvořit slovník WBS

Po schválení struktury členění prací lze vytvořit slovník WBS. Tvorbu slovníku WBS vede projektový manažer a vypracovávají ji členové projektového týmu, kteří jsou odborníky na danou problematiku (SME). Přístup k vývoji začíná u prvků úrovně 1, pokračuje po jednotlivých ramenech a končí u pracovních balíčků. Tento hierarchický přístup zajišťuje, že práce v rámci každé úrovně 1 zůstávají v souladu a v souladu s pravidlem 100 %.

Při tvorbě slovníku WBS je důležité, aby obsah jednotlivých prvků byl stručný. Primárním účelem Slovníku WBS je, aby členové projektového týmu měli jasnou představu o práci prováděné ve všech Prvky a zejména Pracovních balíčcích. Nejedná se o přepis Prohlášení o rozsahu, Balíčku pracovních povolení, Smlouvy nebo Dohody atd. Jedná se o stručné vysvětlení důležitých témat souvisejících s jednotlivými Prvky. Dobrým způsobem, jak zajistit dodržení tohoto formátu, je použít šablonu slovníku WBS a zároveň postupovat podle těchto kroků:

1. Shromážděte projektový tým a ověřte pravidlo 100 %

   Shromážděte malé a střední podniky projektového týmu a zkontrolujte strukturu členění prací, abyste ověřili pravidlo 100 %. Ujistěte se, že všichni rozumí logice a předpokladům WBS. Revidujte WBS na základě zpětné vazby od malých a středních podniků.

2. Vytvořte obsah prvků 1. úrovně

   Pomocí šablony s následujícími minimálními tématy vytvořte obsah pro každý z prvků WBS 1. úrovně (viz obrázek 1):

   1. Identifikační kód a název WBS 1. úrovně – Identifikujte jej jako kontrolní účet, pokud jím je.
   2. Popis – Definujte hranice prvku a zarámujte obsah rozsahu tak, aby bylo jasné, jaký rozsah je zahrnut a jaký ne.
   3. Primary Deliverable(s) – Produkt, služba nebo výsledek vytvořený po dokončení všech prací v této větvi WBS.
   4. Acceptance Criteria – Funkční a fyzické požadavky, které splňují očekávání zákazníka.
   5. Summary Budget – Rozpočet pro celou větev WBS plus předpoklady.
   6. Milestones – Milníky pro Primary Deliverable(s). Zahrňte také veškeré předpoklady, omezení a vzájemné závislosti harmonogramu s ostatními primárními dodávkami v ostatních prvcích WBS úrovně 1.
   7. Klíčová rizika – Zahrňte veškeré klíčové hrozby a příležitosti se strategiemi reakce.
3. Potvrzení prvků úrovně 1.

   Vraťte se ke struktuře rozdělení prací a zkontrolujte, zda je třeba prvky úrovně 1 revidovat na základě nově vytvořeného obsahu ze slovníku WBS. Potvrďte, že prvky úrovně 1 zachycují 100 % rozsahu.

4. Vytvořte obsah zbývajících prvků

   Pokračujte ve vytváření podobného obsahu pomocí stejné šablony pro zbývající prvky až po Pracovní balíčky, ale bez nich. Upravte obsah tak, aby odrážel příslušnou Úroveň prvku; tj, Úroveň 2, 3 atd.

5. Vytvořte obsah pracovního balíčku

   Pomocí šablony s následujícími minimálními tématy vytvořte obsah pro každý z prvků pracovního balíčku:

   1. Identifikační kód a název WBS 1. úrovně – Označte jej jako kontrolní účet, pokud je jím.
   2. Odpovědná organizace/jednotlivec – Jedná se o jedinou organizaci, skupinu nebo jednotlivce, kterým byla přidělena výhradní odpovědnost za zajištění dokončení pracovního balíčku.
   3. Popis – Definujte hranice pracovního balíčku. Rámujte obsah rozsahu tak, aby bylo zřejmé, jaký rozsah je zahrnut a jaký je vyloučen. Pokud se jedná o Plánovací balíček, popište známý a neznámý rozsah.
   4. Deliverables – Produkt, služba nebo výsledky vytvořené po dokončení všech prací v tomto pracovním balíčku. Zahrňte všechny kritické meziprodukty.
   5. Kritéria přijatelnosti – Funkční a fyzické požadavky, které splňují očekávání zákazníka. Zahrňte veškerá jedinečná schválení potřebná pro přijetí.
   6. Budget – Rozpočet tohoto pracovního balíčku plus veškeré kritické informace o zdrojích a předpoklady.
   7. Milníky – Datum zahájení, Datum ukončení, Průběžné milníky, Vzájemné závislosti, Omezení a případné předpoklady.
   8. Rizika – Uveďte všechny známé hrozby a příležitosti se strategiemi reakce.
6. Ověřte 100% pravidlo

   Ověřte, zda slovník dostatečně zachycuje rozsah potřebný k vytvoření výstupu. Ujistěte se, že slovník WBS odráží 100 % rozsahu.

Obrázek 1 – Šablona slovníku WBS úrovně 1

Jak používat slovník WBS

Stejně jako struktura členění prací je slovník WBS kritickým nástrojem plánování rozsahu. Slouží také jako základ pro přípravu dokumentů o oprávnění k práci, harmonogramů, odhadů nákladů a sledování a kontrolu výchozích hodnot. Jak již bylo v tomto článku mnohokrát zmíněno, definuje práce ve struktuře členění prací. Obsahuje minimum podstatných informací pro pochopení požadavků projektu a splnění všech kritérií přijatelnosti výstupů. V kombinaci se schváleným prohlášením o rozsahu a strukturou členění prací je slovník WBS třetí a poslední složkou základní linie rozsahu. Základní linie je projektový dokument, který se používá k měření výkonnosti projektu. Základní linie rozsahu je formální plán, který se porovnává se skutečnými výsledky pro monitorování a kontrolu plnění rozsahu.

Na základě informací o pracovním balíčku se připravují dokumenty o oprávnění k práci, které se používají k provádění prací. Informace o pracovním balíčku ve slovníku WBS poskytují základní údaje potřebné pro vytvoření dokumentů pro autorizaci prací, aby výstupy splňovaly kritéria přijatelnosti a mohly být předány zákazníkovi. Projektový tým by se měl v průběhu realizace projektu odvolávat na slovník WBS, aby zajistil, že výstupy budou splňovat požadavky.

Slovník WBS je také základním vstupem pro tvorbu a sledování harmonogramu činností a odhadů nákladů. Dekompozicí pracovních balíčků se vytvářejí činnosti (viz obrázek 2). Tyto činnosti se stávají aktivitami, z nichž se sestavuje harmonogram ve formátu Ganttova diagramu (viz obrázek 3). Po rozvržení činností do zdrojů lze vytvářet odhady nákladů na úrovni činností a poté je agregovat prostřednictvím struktury členění prací v rámci celého projektu. Projekt tak může snadno sledovat a kontrolovat náklady na kterémkoli prvku WBS; na pracovním balíčku nebo kontrolním účtu.

Obrázek 2 – Dekompozice pracovních balíčků na činnosti

Obrázek 3 – Vytvoření Ganttova diagramu přímo z činností pracovního balíčku

Stáhněte si aplikaci MindView a vytvořte si vlastní strukturu členění práce.

.