Dokonalý průvodce skupinovým rozhodováním – techniky, nástroje a strategie

„Moudrost davů.“

„Žádný člověk není ostrov.“

„K rozdělání ohně jsou potřeba dva křemeny.“

Když přijde řeč na inspirativní citáty, spolupráce je docela populární téma – a to z dobrého důvodu.

Od sedmi divů světa až po superrychlé optické širokopásmové připojení, mnoho z největších úspěchů lidstva nebylo dílem jediného člověka samotného, ale celého týmu, který spolupracoval na dosažení společného cíle.

Ačkoli tedy skupinové rozhodování nemusí být vždy snadné, o výsledcích se opravdu nedá polemizovat.

A pokud hledáte způsoby, jak supervýkonně posílit týmovou práci a zlepšit skupinové rozhodování, jste na správném místě.

Protože s vhodnými technikami, nástroji a strategiemi ve své obrazné sadě nástrojů můžete proměnit místnost kolegů v dobře namazaný stroj na rozhodování. Čtěte dál, to vše a ještě více najdete v našem dokonalém průvodci skupinovým rozhodováním.

Tajemství skupinového rozhodování – začíná to tím, že jste skvělý tým

Sestavit dobře fungující tým je mnohem víc než jen naházet lidi do místnosti a doufat v to nejlepší.

Je to vlastně mnohem víc, že na téma složení týmu byly napsány celé knihovny – přičemž některé knihy jsou užitečnější než jiné. Pokud chcete sestavit efektivní tým, má smysl nechat si poradit od odborníků.

A ti nejsou o mnoho odbornější než J. Richard Hackman, profesor sociální a organizační psychologie Cahners-Rabb na Harvardově univerzitě.

V knize Leading Teams z roku 2002: Hackman předložil pět specifických podmínek, které jsou nezbytné pro co nejefektivnější týmovou práci:

1. Váš tým musí být „skutečný“. Hackman navrhuje, že aby tým fungoval co nejlépe, musí být „skutečný“. Zjednodušeně řečeno má na mysli, že tým musí mít jasně definovaného vedoucího, neměnné členské jádro a společný cíl. Tato definice vzbudí v jednotlivcích v týmu důvěru a zajistí, že všichni budou mít společný pocit odpovědnosti.

2. Váš tým potřebuje přesvědčivý směr. Bez ohledu na to, jak je tým efektivní, je veškeré jeho úsilí tak trochu zbytečné, pokud je zaměřeno špatným směrem. Z tohoto důvodu Hackman navrhuje, aby všechny efektivní týmy měly naprosto jasno v jediném společném cíli – a aktivně k němu společně směřovaly.

3. Váš tým potřebuje příznivou strukturu. Stejně jako u mnoha jiných podniků v životě vyžaduje dosažení úspěchu v týmu strukturu. Přesněji řečeno, vyžaduje strukturu, která každému z členů umožní vykonávat práci způsobem, který považuje za nejefektivnější.

4. Váš tým potřebuje podporující organizaci. Žádný profesionální tým neexistuje ve vzduchoprázdnu. Organizace, v jejímž rámci tým existuje, musí podporovat jeho cíle, aby mohl dosáhnout svých cílů. To může zahrnovat systémy odměňování nebo infrastrukturní záležitosti, jako je dodávka potřebného hardwaru a softwaru.

5. V případě, že se jedná o týmovou práci, je třeba ji podporovat. Váš tým potřebuje odborný koučink. I ti nejlepší zaměstnanci jsou často pohodlnější a kompetentnější, když pracují samostatně. Součástí týmové zkušenosti je tedy pochopení, jak nejlépe spolupracovat s ostatními – a k dosažení tohoto cíle je obvykle nezbytný koučink. Stejně jako všechny největší sportovní hvězdy na světě mají své kouče, mají je i nejlepší týmy. „Žádný člověk přece není ostrov.“

Hackmanových pět podmínek pro budování týmu je pevným základem, na kterém můžete svůj tým vytvořit i vy. Je to však samozřejmě jen první krok – je to jen základ. Jakmile budete mít funkční tým, který dokáže optimálně spolupracovat, budete ho muset skutečně uvést do chodu. A k tomu budou muset začít dělat nějaká rozhodnutí.

Pokud se chcete dozvědět více o tom, jak ze svého týmu dostat to nejlepší, přečtěte si naše články o kariérních cílech, jak najmout správného produktového manažera a co dělá dobrého manažera.

Takže, teď když je náš třaskavý tým sestaven, pojďme se podívat na to, jak ho přimět pracovat co nejlépe…

5 nejlepších technik skupinového rozhodování

Teď, když jsme probrali základy, je čas posunout se o krok dál.

Techniky skupinového rozhodování mohou poskytnout tolik potřebnou strukturu, kterou týmy potřebují, aby mohly odložit své ego a zaměřit se na správné rozhodnutí pro organizaci.

Která technika je pro vás ta pravá, však závisí na dynamice vašeho týmu a do jisté míry také na tom, čeho se snažíte dosáhnout – proto je důležité vyzkoušet je všechny, dokud nenajdete tu, která vám a vašim spoluhráčům dokonale vyhovuje.

Tyto techniky ve vás nezanechají konečný výsledek, (ten přijde o něco později), ale spíše představují mechaniku rozhodovacího + procesu.

Zjednodušeně řečeno, tyto techniky rozhodování umožňují členům týmu prozkoumat problém ze všech úhlů pohledu způsobem, který jim vyhovuje.

Každý člen týmu je koneckonců individualita a jiný pohled na problém vám všem může pomoci snáze dospět k rozhodnutí. Objektivní výsledky, které některé z těchto rozhodovacích technik poskytují (například vážené bodování), lze navíc použít jako zdůvodnění při sdílení rozhodnutí vašeho týmu v rámci celé firmy.

Přirozeně se může nejefektivnější technika měnit projekt od projektu (a tým od týmu), ale nebojte se – je z čeho vybírat. Ve skutečnosti jsme vybrali 5 našich nejoblíbenějších, které vám pomohou trefit se do černého:

1. Metoda Delphi

Metoda Delphi, známá také jako „iterativní konvergence“, je technika, která se spoléhá na odborné znalosti skupiny nebo týmu, které pomáhají dospět ke složitým rozhodnutím.

Koncept, na kterém je založena metoda Delphi, spočívá v tom, že skupina odborníků na dané téma bude schopna dospět k mnohem efektivnějšímu skupinovému rozhodnutí než skupina, která má pouze základní znalosti.

Jak to tedy funguje? Metoda Delphi probíhá jako řada „kol“. Během každého kola jednotliví odborníci odpovídají na otázky týkající se daného rozhodnutí. Po skončení kola si moderátor vezme odpovědi, porovná je a poté je anonymně přečte skupině. Další kolo pak probíhá ve světle nových informací pocházejících od ostatních odborníků.

V podstatě se jedná o proces zpřesňování informací, dokud nezůstanou jen ty nejčistší základní údaje nebo možnosti rozhodnutí. Při tomto způsobu uvažování dává název „iterační konvergence“ najednou mnohem větší smysl.

2. V případě, že se jedná o „iterační konvergenci“, je možné, že se jedná o „iterační konvergenci“. Brainstorming

Pokud pro vás byla předchozí technika příliš strukturovaná, co takhle něco volnějšího? S touto technikou jste se již pravděpodobně setkali, ale brainstorming je stále stejně populární, pokud jde o skupinové rozhodování.

Proč?

No, za prvé: brainstorming poskytuje velmi otevřené a nespoutané prostředí pro vyjádření nápadů a tato liberální atmosféra může pomoci kreativitě a vynalézavosti vystoupit do popředí. Ale to předbíháme – začněme raději od základů.

Zjednodušeně řečeno, brainstorming je technika skupinového rozhodování, při níž je každý člen skupiny povzbuzován, aby produkoval všechny nápady, které ho napadnou – bez ohledu na to, jak divoké nebo bláznivé mohou být. Koncept brainstormingu, zpopularizovaný v knize Alexe F. Osborna Applied Imagination z roku 1967, je něčím, co se stále pravidelně střídá na pracovištích po celém světě.

Protože brainstorming obvykle probíhá jako volné sezení, obvykle existuje jen málo (pokud vůbec nějaké) omezení tohoto procesu. To může znamenat, že některé nápady mohou být poněkud přehnané, ale také to může znamenat, že netradiční řešení se náhle stanou reálnou možností.

3. Technika nominální skupiny

Technika nominální skupiny, známá také pod zkratkou NGT, je v podstatě strukturovanější formou brainstormingu. Její koncepce je navržena tak, aby každého povzbudila k upřímnému vyjádření jeho názorů a nápadů, aniž by se držel zpátky, ale také aby zavedla moderátorský krok, při němž zbytek týmu otevřeně diskutuje o každém nápadu a určuje jeho priority.

Možná nejlépe vysvětlíme NGT tak, že si projdeme, jak může vypadat typické sezení. Představme si, že vy a váš tým máte problém, který musíte vyřešit, a samotný brainstorming prostě nestačí. Zde je uvedeno, jak vám NGT může pomoci:

1. Nejprve by měl být jasně formulován daný problém, aby mu všichni ve skupině rozuměli.

2. Stejně jako při brainstormingu by měl každý člen týmu vzít cokoli, co ho napadne, a zapsat si to. Opět, stejně jako u brainstormingu, zde neexistují žádná omezení.

3. Každý člen týmu přečte nahlas jeden ze svých nápadů a vedoucí sezení jej zapíše na tabuli. Zásadní je, že v tomto okamžiku není povolena žádná diskuse o nápadech.

4. Když všichni členové přispějí svými nápady, tým o každém z nich společně diskutuje. Pokud se všichni shodnou, mohou být nápady ze seznamu odstraněny nebo může být změněna jejich formulace.

5. Nakonec by měl tým zůstat s upřesněným seznamem řešení, na kterém se všichni shodnou.

4. V případě, že se tým shodne, je možné nápady odstranit. Pořadí

Demokratická varianta v životě je často nejspravedlivějším způsobem, a to samé lze jistě říci i o skupinovém rozhodování.

Stejně jako rozhodování o tom, jakou příchuť chipsů z balíčku sníme jako první, je určování priorit a řazení položek něco, co je pro nás jako pro lidské bytosti prostě přirozené. Tento instinkt můžeme při skupinovém rozhodování využít k upřesnění seznamu řešení.

Jak tedy postupujete při řazení možností při skupinovém rozhodování? Prvním krokem je jednoduše nechat každého člena týmu, aby se podíval na to, co je k dispozici, a pak – soukromě – sestavil svůj vlastní seřazený seznam všech možností. Může to být od 1 do 10, od A do Z, jak vám to vyhovuje. Jakmile to uděláte, můžete seznamy odeslat a pro každou položku udělat průměr „hlasů“.

Odtud už je otázkou poměrně jednoduché matematiky odvodit, která z položek na vašem seznamu řešení je ve skupině nejoblíbenější.

5. Jakmile to uděláte, můžete seznamy odeslat a pro každou položku udělat průměr „hlasů“. Vážené bodování

Tady je technika rozhodování, která je nám v airfocusu velmi blízká (dokonce tak blízká, že jí věnujeme celou příručku): vážené bodování.

Model váženého bodování, který je ideální pro použití ve scénářích, kdy má váš tým spoustu různých potenciálních řešení, ale nemá jasná kritéria pro jejich rozdělení, vychází z myšlenky, že některá řešení nebo nápady mohou být z obchodního hlediska kritičtější (nebo rizikovější) než jiná.

Při použití tohoto systému v rozhodovacím procesu musíte vy a váš tým vyhodnotit každou položku na seznamu a přiřadit jí kritéria, jako je obchodní hodnota, náklady a rizika. Každému z těchto kritérií musí být stejně tak přiřazeno skóre na základě váhy dané položky. Například položka s vysokým bodovým hodnocením obchodní hodnoty a nízkým bodovým hodnocením rizik bude pravděpodobně položkou s velmi vysokou prioritou.

Pokud provedete vážené bodové hodnocení pro každou položku na seznamu vašeho týmu, budete moci sečíst skóre a učinit mnohem informovanější rozhodnutí – jako tým – o tom, na které z nich byste se měli zaměřit nejdříve.

4 základní nástroje pro skupinové rozhodování

I když mají ty nejlepší týmy na světě ty nejlepší techniky na světě, rozhodování nemusí probíhat hladce – ne bez správných nástrojů.

Někdy jsou tyto nástroje tak jednoduché jako tabule, suchý fix a několik notebooků, ale existuje i spousta teoretických a diagramových nástrojů, které mohou rozhodovacímu procesu pomoci. Na rozdíl od technik, o kterých jsme hovořili výše, se tyto nástroje týkají spíše vizualizace problému způsobem, který usnadňuje rozhodování.

V mnoha případech je skutečně dobré použít jeden nebo více těchto nástrojů jako součást výše popsaných technik skupinového rozhodování.

Nástroje pro rozhodování nemusí být složité, ale musí zjednodušit rozhodovací proces takovým způsobem, který usnadní dosažení konsensuálního rozhodnutí. Toto jsou 4 naše oblíbené nástroje:

Hlasování pomocí lepicích bodů

Někdy jsou ty nejjednodušší nástroje opravdu nejlepší – a není nic jednoduššího než hlasování pomocí lepicích bodů.

Jak to funguje? Je to hračka: jednoduše vypište všechny body diskuse na tabuli nebo na zeď (zde se velmi hodí samolepicí poznámky) a pak rozdejte sadu malých samolepicích bodů.

V tomto okamžiku můžete svému týmu vysvětlit, že každá samolepicí tečka představuje hlas pro schválení určitého bodu nebo řešení. Pak už jen stačí, aby přistoupili a nalepili svou tečku na příslušný bod.

Jakmile si všichni v týmu dají na čas a umístí svou samolepicí tečku na zeď, můžete se všichni vrátit o krok zpět a zhodnotit situaci.

To, na co se budete ve skutečnosti dívat, je základní tepelná mapa: tam, kde je nejvyšší koncentrace samolepicích teček, je pravděpodobně místo, kde byste měli začít rozhodovat. Odtud můžete oplachovat a opakovat, kolikrát chcete, dokud nebude váš seznam úkolů stoprocentně prioritní.

(Nebo dokud vám nedojdou lepicí tečky – podle toho, co nastane dříve!)

Rozhodovací strom

Předtím, než váš tým učiní rozhodnutí, je jedním z nejdůležitějších kroků pokusit se předpovědět výsledek těchto rozhodnutí.

Přesně za tímto účelem byl vytvořen rozhodovací strom: je to velmi názorný a velmi intuitivní způsob, jak předvídat, jak určitá rozhodnutí dopadnou. Na rozdíl od myšlenkové mapy je rozhodovací strom nelineární nástroj.

To znamená, že můžete vzít více potenciálních rozhodnutí a projít je jednotlivými kroky stromu, abyste se mohli rozhodnout, zda je to správná volba, nebo ne.

Rozhodovací stromy jsou z hlediska designu docela zajímavé, protože v podstatě odrážejí vlastní myšlenkový proces mozku při rozhodování.

Zjednodušeně řečeno, rozhodovací strom začíná jedinou otázkou přímo v horní nebo dolní části stránky – považujte ji za kořen.

Odtud se pod kořen přidávají uzly s binárními otázkami, které zpochybňují jeho předpoklady nebo předkládají alternativní návrhy.

Je snadné vidět, jak po několika větvích vedoucích k několika uzlům může rychle vzniknout diagram připomínající strom.

Když každá z těchto větví dospěje ke svému přirozenému závěru, obvykle přes několik uzlů, je konečný uzel znám jako list. Jediný řetězec od semínka k listu se nazývá pravidlo.

Uf! Pokud nejste zrovna zahrádkáři, nezoufejte – rozhodovací stromy jsou mnohem srozumitelnější na papíře a mohou být mocným nástrojem, pokud jde o pomoc vašemu týmu při společném logickém rozhodování založeném na faktech.

Nástroj airfocus Priority Poker

Nemohli jsme samozřejmě nechat diskusi o určování priorit proběhnout bez zmínky o našem velmi skupinovém rozhodovacím nástroji: Priority Poker. Zvláště když jsme nedávno spustili nástroj Priority Poker ve verzi V2.

Tento nástroj – exkluzivně pro airfocus – představuje zábavný a efektivní způsob, jak umožnit skupinové rozhodování.

Jak tedy funguje a jak může pomoci? Je to snadné. Jednoduše kliknete na funkci Priority Poker a rozložíte stůl.

Jakmile jsou k dispozici všechny možnosti, o kterých se hlasuje, členové týmu anonymně obodují každý nápad nebo řešení v seznamu nebo v seznamu nedodělků.

Můžete požádat hráče, aby hlasovali prostřednictvím klíčových ukazatelů, jako je hodnota, náklady, riziko atd. a získat tak ucelený obrázek o tom, které nápady si zaslouží pokračování a které se skupina rozhodla ponechat stranou.

Po tom, co všichni provedou své bodování, uvidíte praktický souhrn toho, co váš tým skutečně považuje za důležité. A co víc, tyto žebříčky můžete rovnou ze hry aplikovat na svůj plán – praktické, že?“

Paretova analýza

O té jste pravděpodobně slyšeli pod jejím běžnějším názvem: pravidlo 80/20.

Co jste ale asi nevěděli, je, že pochází až z roku 1896, kdy se poprvé objevila v knize Cours d’economie politique italského ekonoma Vilfreda Pareta.

Jak vám pomáhá při rozhodování?

No, pravidlo jednoduše říká, že 80 % přínosů projektu obvykle pochází z 20 % jeho úsilí. Provedení Paretovy analýzy umožňuje vašemu týmu lépe určit, kde se nachází těchto 20 %, a využít tuto informaci k lepšímu stanovení priorit řešení.

Tento postup je obzvláště užitečný, pokud váš tým činí rozhodnutí na základě zpětné vazby od zákazníků, jako jsou chyby a hlášení o chybách. Můžete jednoduše sečíst počet hlášení jednotlivých problémů, pak tato hlášení převést na procenta a vynést je do grafu.

Nakonec stačí nakreslit přímku, která se protne na 80 % počtu, a zaměření, na které by se váš tým měl pravděpodobně rozhodnout, bude najednou velmi jasné.

Jak učinit konečné rozhodnutí (jako skupina)

V tomto bodě jsme se zabývali složením týmu, některými užitečnými technikami, které tomuto týmu pomohou učinit tato rozhodnutí, a některými nástroji, které mohou využít k usnadnění tohoto procesu. Zůstává však zásadní otázka: Jak poznáme, že rozhodnutí bylo učiněno?“

Co když výsledek těchto nástrojů a technik skupinového rozhodování ponechává na stole několik skvělých možností: pro kterou se rozhodnete?

Stejně jako v porotní síni se i váš tým bude muset shodnout na strategii rozhodování, která přinese tento konečný výsledek.

Vzhledem k tomu uvádíme nejběžnější strategie skupinového rozhodování, z nichž si váš tým může vybrat:

• Jednomyslné rozhodnutí. Jedná se o absolutní zlatý standard skupinového rozhodování. Pokud se vám podaří najít způsob, jak dosáhnout toho, aby všichni členové týmu dospěli ke stejnému rozhodnutí, tato všeobecná shoda skutečně posílí váhu zmíněného rozhodnutí. Ne vždy se to ovšem podaří. Proto existují i jiné možnosti…

• Souhlas. Stejně jako temný svět politiky, ani obchodní rozhodnutí nejsou vždy černobílá. Z tohoto důvodu se někdy setkáte s tím, že není možné, aby se na výsledku shodli všichni členové týmu. Při použití metody demokratické většiny není třeba ztrácet čas přesvědčováním těch, kteří nesouhlasí, protože zvolený výsledek je ten, který zvolí většina týmu. Ti, kteří nesouhlasí, musí přesto souhlasit s přijetím konečného rozhodnutí, aby bylo dosaženo konsensu.

• Výkonné rozhodnutí. Nelze se mu vyhnout: někdy je konečné rozhodnutí na jediné osobě (obvykle na vedoucím skupiny). V tomto případě vybraná osoba vyslechne všechny strany diskuse, přezkoumá informace poskytnuté nástroji pro skupinové rozhodování a učiní rozhodnutí. Je to jistě autokratičtější způsob, ale když se nad tím zamyslíte, právě takto se dnes přijímá mnoho obchodních rozhodnutí.

Jste připraveni přijímat lepší skupinová rozhodnutí?

Je snadné odmítnout skupinové rozhodování jako něco obtížného a občas i frustrujícího. Pokud však využijete techniky, nástroje a strategie, o které jsme se s vámi podělili v této příručce, může se pro vás stát skutečně obohacující zkušeností.

Nyní byste měli mít vše, co potřebujete k tomu, abyste mohli vyrazit do terénu a vytvořit tým, který bude rozbíjet cíle, jmenovitě řešit problémy a vypořádá se s téměř jakoukoli obchodní výzvou (a přesně vysvětlit, jak to dokázal).

A nezapomeňte: airfocus je ideálním nástrojem k tomu, aby byli všichni sladěni a táhli stejným směrem.

Vyzkoušejte to ještě dnes a zjistěte, čeho byste vy (a váš tým) mohli skutečně dosáhnout.