Jak vést výstupní pohovory

Plně využijte tuto málo využívanou praxi v oblasti lidských zdrojů

Ve světě lidských zdrojů je vždy kladen důraz na silný start. Od nalezení ideálního kandidáta až po vedení precizního pohovoru – vše je o začátku. Silná personální praxe se však netýká jen první fáze nebo přijímání zaměstnanců.

Zaměstnanci nevyhnutelně odcházejí, což odstartuje proces uzavírání věcí a vedení výstupního pohovoru. Pro mnoho společností je výstupní pohovor se zaměstnanci až na druhém místě.

Výstupní pohovor je však mocným nástrojem k důslednému rozvoji a optimalizaci výkonnosti a firemní kultury. Výstupní pohovor je vzácnou příležitostí, jak získat upřímnou a syrovou zpětnou vazbu o efektivitě organizace v mnoha oblastech, od toho, nakolik daná role odpovídala skutečným pracovním povinnostem, až po to, jak dobře vedení skutečně vede.

V tomto průvodci vám přesně nastíníme, jak vést výstupní pohovor, který vaší organizaci poskytne cennou zpětnou vazbu.

Krok 1: Určete formát výstupního pohovoru

Formát výstupního pohovoru je důležitý. Dva nejběžnější formáty výstupního pohovoru jsou osobní pohovor nebo dotazník. Každý formát má své výhody a nevýhody.

Dotazníkový výstupní pohovor

Zjevnou výhodou dotazníkového výstupního pohovoru je, že jej zaměstnanec může provést ve svém volném čase. Když je zaměstnanec v posledních dvou týdnech své funkce, je obvykle poměrně zaneprázdněn přechodem na jinou práci, takže by to mohlo být výhodnější.

Dotazníkový výstupní pohovor však může ustoupit do pozadí, protože zaměstnanec je v posledním období velmi zaneprázdněn. V případě dotazníkového scénáře se také zaměstnanec nemusí cítit tak nucen sdělit bohatou a upřímnou zpětnou vazbu. Navíc mnoho lidí jednoduše nerado píše dlouhé odpovědi, takže riskujete, že obdržíte odpovědi v jedné větě s velmi malým množstvím použitelných informací.

Osobní výstupní pohovor

Osobní výstupní pohovor nabízí některé výrazné výhody. Ukončíte pracovní poměr stejným způsobem, jakým začal, s pozorností pohovoru, který ukazuje profesionalitu a úroveň. Při formálním osobním výstupním pohovoru také získáte trojrozměrnější zpětnou vazbu. Lidé jsou během rozhovoru často otevřenější a poskytnuté podrobnosti jsou mnohem užitečnější.

Nevýhodou osobního výstupního pohovoru je, že může působit jako povinnost, což může negativně zabarvit poskytnutou zpětnou vazbu. Také pokud je zpětná vazba poskytována v rozhovoru, je obtížnější ji sledovat, takže budete muset zvážit způsob, jak obsah rozhovoru zaznamenat nebo zachytit pro pozdější analýzu.

Krok 2: Výběr tazatele

Pokud se rozhodnete pro osobní výstupní rozhovor, budete muset rozhodnout o osobě, která bude rozhovor vést.

Určete, kdo bude vést pohovor (manažer, personalista atd.)

Krok 3: Vytvořte seznam otázek &Co NEpoložit

Pro efektivní výstupní pohovor budete potřebovat připravený seznam otázek. Ten pomůže rozhovor zorganizovat a ušetří cenný čas tazateli i odcházejícímu zaměstnanci.

Před zahájením rozhovoru vysvětlete, co je to výstupní pohovor. I když je pojem „výstupní pohovor“ v oblasti lidských zdrojů všeobecně známý, mnoho zaměstnanců nebude vědět, co to je a jaký význam výstupní pohovor má.

Pokud se s dotazovaným podělíte o to, že jeho odpovědi organizaci přímo pomohou, bude se cítit oceněn a inspirován k tomu, aby poskytl skutečnou a užitečnou zpětnou vazbu.

Několik hlavních otázek k výstupnímu pohovoru, které je třeba zvážit:

1. Popište své zkušenosti se společností.
2. Proč odcházíte?
3. Jaké byly nejlepší stránky práce u nás?
4. Co by se dalo v naší společnosti zlepšit?
5. Jak moc odpovídala vaše role původnímu popisu práce?
6. Jaké bylo spolupracovat s vedením společnosti?
7. Jaké byly vaše zkušenosti s nástupem? Jak by se dalo zlepšit?
8. Byli zde nějací vedoucí pracovníci nebo kolegové, kteří vám konkrétně pomohli?
9. Jakou radu byste dal/a příštímu zaměstnanci na této pozici?

Otázky při výstupním pohovoru, kterým se vyhnout

1. Byl/a byste ochoten/a zůstat?

   V této fázi je na tuto otázku již pozdě.

2. Se kterými kolegy nebo manažery se vám pracovalo nejhůře?

   Je sice důležité získat konstruktivní zpětnou vazbu, ale vyzdvihování konkrétních lidí v organizaci není užitečné. Zaměřte se na širší témata.

3. Proč se vám zde nelíbilo pracovat?“

   Tato otázka je příliš konkrétní a mohla by vést rozhovor do oblasti emocí. Místo přímé otázky, proč se jim v organizaci nelíbilo, se zaměřte na širší otázky o možnostech zlepšení, které přinesou lepší informace.

Krok 3: Využijte data z výstupního pohovoru ke zlepšení

Data jsou nejžhavější měnou v podnikání a zpětná vazba z výstupního pohovoru je zlatým dolem dat. Chcete-li výstupní pohovor skutečně zužitkovat, měli byste uplatnit zásady analýzy dat.

Nejprve zajistěte konzistentní sběr dat, proto je důležité vést rozhovory pokaždé stejným způsobem. To se týká způsobu vedení rozhovoru (osobní vs. dotazníkový) a typů otázek. Samozřejmě budou existovat výjimky z tohoto pravidla, ale čím více budete při výstupních rozhovorech uplatňovat důslednost, tím lepší mohou být poznatky.

Dále byste měli vytvořit postup pro analýzu. Nestačí jen shromažďovat informace z výstupních pohovorů. Musíte je skutečně přezkoumat, najít klíčová témata, určit akční body a realizovat je. Pokud nemáte proces pro sběr a analýzu zpětné vazby z výstupních pohovorů, přemýšlejte o využití svých interních odborníků na data. Ti pravděpodobně disponují pevnými rámci a metodami pro analýzu dat.

Nakonec byste měli přijmout opatření. Jakmile z výstupních rozhovorů získáte poznatky, podělte se o tyto informace formálně se zúčastněnými stranami a osobami s rozhodovací pravomocí. Pokud například získáte zpětnou vazbu, která naznačuje, že nástup zaměstnanců není dostatečně důkladný, podělte se o to s manažery a vedením. Zformulujte plán na zlepšení onboardingových materiálů.

Udělejte z výstupního pohovoru svou tajnou zbraň

Oddělení lidských zdrojů, která věnují fázi přijímání zaměstnanců stejnou pozornost jako posledním dvěma týdnům jejich života, jsou ve velké výhodě. Jak však bylo řečeno, mnoho organizací zaspalo příležitost plně využít tento krok v sadě nástrojů lidských zdrojů.

Při plánování svých iniciativ na příští čtvrtletí a příští rok přidejte položku na analýzu současných procesů výstupních pohovorů. Několik jednoduchých úprav může vést k měřitelnému zlepšení firemní kultury.