Úvod do registru zúčastněných stran
Zúčastněná strana je každá osoba nebo subjekt, který může negativně nebo pozitivně ovlivnit úspěch projektu. Registr zainteresovaných stran je dokument, který obsahuje seznam externích a interních zainteresovaných stran projektu. Registr se obvykle zabývá následujícími otázkami:
- Jaká jsou jména zainteresovaných stran, kontaktní údaje, označení, název společnosti?
- Jaká jsou očekávání, zájmy, dopad a požadavky zainteresovaných stran?
- Které zainteresované strany jsou rozhodující pro celý projekt a které jsou aktivnější pro určité fáze projektu?
- Jak často zainteresované strany vyžadují komunikaci a jaký způsob komunikace je preferován?
- Jaký typ komunikace je vyžadován?
- Existuje mezi zainteresovanými stranami vztah podávání zpráv?
To jsou některé z otázek, které řeší registr zainteresovaných stran. Tento seznam si můžete upravit podle svých požadavků na komunikaci v projektu. Akt získání odpovědí na tyto otázky se nazývá analýza zainteresovaných stran. Při analýze zainteresovaných stran obvykle vytvoříte seznam všech zainteresovaných stran projektu a poté určíte jejich očekávání, dopad a vliv na projekt. Při analýze zainteresovaných stran je užitečná mřížka Moc/zájem a mřížka Vliv/ovlivnění. Poznámka: Zainteresovanou stranou může být také subjekt, například organizace. Než vám tento formulář vysvětlíme podrobněji, můžete si jej stáhnout z následujícího odkazu:
Šablona registru
Registr zainteresovaných stran je tak dobrý, jak dobré jsou otázky, na které dokáže odpovědět. Proto je poměrně důležité, abyste před vytvořením Registru zúčastněných stran měli nejprve v hlavě otázky. Trik spočívá v tom, abyste v něm měli dostatek informací, aby byl užitečný, a ne příliš mnoho, které by jej učinily objemným. Registr zainteresovaných stran je dokument, který se sdílí se zainteresovanými stranami projektu. Proto by nikdy neměl obsahovat informace, které jsou škodlivé nebo mohou být vykládány negativně. Zde je ukázková šablona:
Obrázek: Rupen Sharma Jak vidíte, šablona registru zúčastněných stran má sloupce, které se týkají konkrétních otázek. Můžete přidávat a odebírat sloupce, jak uznáte za vhodné pro váš projekt. Dejte pozor, aby se z něj nestal objemný dokument.
Příklad registru
Nyní se podívejme, jak se registr vyplňuje. Po provedení analýzy zainteresovaných stran byste získali odpovědi na výše uvedené otázky. Tyto odpovědi se pak zadají do registru zúčastněných stran. Příklad registru zainteresovaných stran můžete vidět níže.
Obrázek: Rupen Sharma Jak vidíte na obrázku zobrazeném výše, jsou zde dvě externí zainteresované strany a jedna interní. Externí zainteresované strany vyžadují týdenní komunikaci prostřednictvím videokonference. Důvodem je pravděpodobně to, že vývojový tým se nenachází ve stejné zeměpisné oblasti jako zainteresovaná strana. Zainteresovaná strana může projekt ovlivnit mnoha způsoby, obecně existují čtyři kategorie: Pozitivní ovlivňovatel, Negativní ovlivňovatel, Podporovatel a Blokování cesty. V tomto příkladu je Mandy Ali podporovatelem. Je to pravděpodobně proto, že projekt je součástí větší iniciativy, za kterou je zodpovědná. Hodnota registru zúčastněných stran závisí na analýze zúčastněných stran. Ujistěte se, že jí věnujete čas, a použijte vhodné nástroje, jako je například model Salience Model for Stakeholder Management. Pokud hledáte další vzorové formuláře a šablony ke stažení, podívejte se na průvodce zdroji Bright Hub: Více než 50 bezplatných šablon a vzorových formulářů pro řízení projektů.