Průvodce outsourcingem právních procesů pro advokátní kanceláře

Den má jen tolik hodin. Bez ohledu na to, jak usilovně vy a váš tým pracujete, je seznam úkolů, které musíte při vedení úspěšné advokátní kanceláře udělat, rozsáhlý. Tento seznam však můžete zvládnout rychleji, chytřeji a efektivněji – pomocí outsourcingu právních procesů, který umožní rozšířit vaše operace.

V této příručce se budeme zabývat základy outsourcingu právních procesů, důvody, proč jej využívá stále více advokátních kanceláří, a trendy v oboru pro rok 2020. Sestavili jsme také praktický seznam osvědčených postupů, jak z outsourcingu právních procesů vytěžit maximum. Díky informacím, které se zde dozvíte, budete moci vybudovat ziskovější praxi dříve, než si myslíte.

Co je to outsourcing právních procesů pro advokátní kanceláře?

Outsourcing právních procesů může být významným opatřením k úspoře nákladů. Namísto vyhrazených interních zdrojů jsou diskrétní právní služby převedeny na externí společnosti, místní právníky nebo paraprofesionály. Přemýšlejte o všech všedních rutinních úkonech, které může provádět externí pomoc. Můžete využít síly jiných odborníků, ušetřit čas, snížit náklady a snížit pracovní zátěž. Můžete se tak soustředit na to, co umíte nejlépe. Jinými slovy, přinášet firmě nové zakázky a nabízet špičkové služby stávajícím klientům.

Aby byla advokátní praxe výnosnější, je důležité skutečně pochopit a využít své silné stránky. Vedení advokátní kanceláře, stejně jako každé jiné podnikání, bohužel zahrnuje spoustu úkolů, které soupeří o vaši pozornost. Právě zde lze využít outsourcing právních procesů. K dispozici je spousta profesionálních outsourcovaných právních služeb, stejně jako právníci na volné noze a odborníci s nižšími náklady.

Rozdíl mezi outsourcingem právních procesů a offshoringem

Častý bod záměny vyplývá ze slova „outsourcing“. Je tedy důležité uvědomit si rozdíl mezi outsourcingem právních procesů a offshoringem. Níže uvádíme stručné definice.

• Outsourcing právních procesů je využívání místních právníků a odborníků k převzetí určitých úkolů, jako je kontrola dokumentů, skenování a nepodstatná soudní vystoupení.
• Offshoring je proces využívání levné zahraniční pracovní síly k plnění úkolů na dálku.

Trendy v odvětví outsourcingu právních procesů

Trendy v právním odvětví pro rok 2020 ukazují, že klienti očekávají, že právní firmy půjdou nad rámec tradiční nabídky služeb a podpory. Stále více advokátních kanceláří se obrací k outsourcingu právních služeb, aby si udržely konkurenceschopnost a ziskovost. Ve skutečnosti se odhaduje, že celosvětový trh outsourcingu právních procesů bude v letech 2019 až 2025 růst složenou roční mírou růstu 31,8 %. Předpokládá se, že do roku 2025 trh dosáhne 35,9 miliardy USD.

Zde jsou uvedeny některé další faktory, které naznačují růst tohoto odvětví:

• Podle společnosti Thomson Reuters a Georgetown Law Center for the Study of the Legal Profession se ročně utratí 6,2 miliardy USD u poskytovatelů služeb outsourcingu právních procesů, e-discovery a přezkumu dokumentů.
• Stejná studie o alternativních poskytovatelích právních služeb rovněž uvádí, že 900 milionů dolarů se ročně utratí za smluvní právníky, in-sourcing a personální služby.
• 48 % advokátních kanceláří v průzkumu Altman Weil 2019 uvádí, že využívají smluvní právníky, 57 % uvádí, že využívá právníky na částečný úvazek, a 24,1 % uvádí outsourcing neprávnických funkcí.

5 výhod outsourcingu právních procesů pro advokátní kanceláře

Outsourcing právních procesů je ve své podstatě vhodný způsob, jak zvýšit kapacitu, zaměřit se na silné stránky advokátní kanceláře a zvýšit ziskovost. Ve skutečnosti 62,1 % advokátních kanceláří v průzkumu Altman Weil 2019 uvádí, že přesunutí práce na smluvní právníky „vedlo k významnému zlepšení výkonnosti firmy“.

Mezi pět hlavních výhod outsourcingu právních procesů pro advokátní kanceláře patří:

Rozšíření odborných znalostí v oblasti praxe.

Existuje tolik různých druhů právní praxe, že vaše advokátní kancelář nemůže být odborníkem ve všech oblastech. Outsourcingem specifických právních služeb smluvním právníkům uspokojíte všechny potřeby svých klientů, aniž byste museli zaměstnávat zaměstnance na plný úvazek.

Umožnění flexibilního personálního zajištění případů vašich klientů.

Svobodní právníci poskytují své služby pouze tehdy, když vaše advokátní kancelář potřebuje pomoc. Přechodem na volnou nohu můžete najít kvalifikovanou právní pomoc na jakékoli úrovni dovedností pro jakýkoli druh projektu nebo případu. A bonus? Najmutí právníka na volné noze je skvělý způsob, jak si vyzkoušet pracovní vztah, než se zavážete k najmutí na plný úvazek.

Přechod na paušální účtování.

Outsourcing prostřednictvím LAWCLERK vám umožní zapojit talentované právníky, kteří vám pomohou s jednotlivými projekty nebo celými případy na základě paušálního poplatku. Svým klientům můžete účtovat stanovenou odměnu nebo poskytovat smíšené horní hranice odměn za právní práci. Více informací o účtování právních služeb se dozvíte v našem obsáhlém průvodci.

Snížení nákladů na vaše právní služby.

LAWCLERK například neúčtuje svým uživatelům žádné registrační ani měsíční poplatky jen za to, že jsou součástí trhu. Platíte pouze paušální cenu, kterou si stanovíte, když si prostřednictvím webu najmete právníka na volné noze. Z těchto úspor nakonec těží vaši klienti.

5. Jaké jsou výhody pro advokátní kanceláře? Nalezení rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem.

Advokáti a firmy jsou pod větším tlakem než kdy jindy, aby neustále pracovali a dosahovali zisku. Právníci na volné noze přinášejí další pomoc, když ji potřebujete, bez režijních nákladů na spolupracovníka na plný úvazek. Využijte čas navíc k načerpání nových sil s přáteli, rodinou a koníčky.

Jaké outsourcované právní služby jsou pro advokátní kancelář nejvýhodnější?

Existuje zdánlivě nekonečný seznam potenciálních činností, které by vaše firma mohla outsourcovat. Navíc na trh neustále přicházejí nové společnosti, které nabízejí inovativní způsoby outsourcingu.

Chcete-li určit nejlepší outsourcingové společnosti, zvažte následující:

Zhodnoťte potřeby své firmy.

Pokud jde o outsourcing právních procesů, existuje spousta možností. Ne všechny však budou pro vaši firmu užitečné. Dobrým způsobem, jak začít, je položit si tyto otázky:

• Jaké úkoly zabírají hodně času zaměstnanců, ale nemusí být nutně dokončeny ve firmě?
• Potřebujete, aby byl člověk fyzicky ve vaší kanceláři?
• Potřebujete někoho, kdo bude chodit k soudu?
• Je přijatelná práce na dálku?

Prozkoumejte možnosti outsourcingu právní práce, které odpovídají vašim potřebám.

Jakmile pochopíte oblasti, které je třeba ve vaší advokátní kanceláři zlepšit, zjistěte, kolik společností poskytujících outsourcing právních procesů je k dispozici. Pokud jsou náklady významným problémem, zvažte outsourcing právních služeb, kde mohou dodavatelé poskytovat paušální poplatky oproti hodinovým sazbám.

Obvyklé typy oblastí pro outsourcing právních procesů

Nevíte, kde začít? Zde je jen několik konkrétních oblastí, ve kterých může outsourcing právních procesů pomoci vaší firmě být efektivnější:

Dostavení se k soudu pro advokáta a diety

Při nepodstatném dostavení se k soudu můžete strávit pět minut u soudce, hodinu čekáním na předvolání vaší věci a více než hodinu na cestě. Přestože jste prací na případu strávili hodiny, z pohledu klienta jste poskytli pět minut hodnoty. To může vést ke sporům ohledně vyúčtování, Navíc tento čas může spotřebovat značnou část paušální odměny.

Na místo toho využijte rostoucího trhu s dostupnými službami poradců pro vystoupení (nebo per diems). Ti se za paušální poplatek nebo za sníženou sazbu dostaví na jednání místo vás. Poradce pro dostavení se k soudu může ušetřit drahocenný čas. Čas, který můžete strávit dokončením další práce a účtováním v plné výši.

Společnosti, které nabízejí služby dostavení se k soudu:

• AppearMe nabízí aplikaci pro chytré telefony, která umožňuje advokátům naplánovat jiného advokáta, aby se dostavil k soudu za ně s velmi malým časovým předstihem. Tato služba nemá žádné trvalé závazky.
• CAP-Court Appearance Professionals umožňuje advokátům naplánovat si jiného advokáta, který se za ně dostaví na základě oblasti praxe, kterou potřebují – včetně občanskoprávních, trestních, inkasních nebo konkurzních jednání.
• Attorneys On Demand poskytuje pokrytí slyšení po celé zemi. Předložíte podrobnosti o potřebách advokáta pro vystoupení a poté společnost Attorneys On Demand přidělí advokáta, který vystoupení provede.

Případová a písemná práce

Specializované právní outsourcingové společnosti nahrazují tradiční personální společnosti. Poskytují flexibilní personální zajištění pro specifické oblasti, včetně zkušených právníků na volné noze.

To znamená, že ať už potřebujete právníka, který bude pracovat ve vaší kanceláři a pomůže s konkrétním případem, nebo právníka, který bude pracovat na dálku na diskrétním projektu, kvalifikované právníky na volné noze snadno najdete a stačí jen kliknout.

Mezi společnosti, které tuto službu nabízejí, patří:

• Hire An Esquire poskytuje nejen tradiční vyhledávání a umisťování advokátů, ale také přístup ke smluvním advokátům, kteří mohou pracovat na dálku nebo ve vaší kanceláři za hodinovou sazbu po libovolnou dobu.
• LAWCLERK se zaměřuje na samostatně pracující právníky a malé firmy a poskytuje přístup k rozsáhlé síti právníků na volné noze, kteří jsou k dispozici pro pomoc s výzkumem a písemnými projekty (poznámky, podání, smlouvy atd.) za vámi stanovenou paušální cenu.
• Montage Legal poskytuje přístup k prověřeným právníkům na volné noze z vaší jurisdikce, kteří jsou k dispozici pro poskytování smluvních a projektových služeb za hodinovou sazbu.

Pomocí externích právníků si snadno zajistíte práci. Například sítě advokátů, jako je Hire An Esquire nebo LAWCLERK, se přímo integrují s aplikací Clio Manage, což právníkům umožňuje vyhnout se duplicitnímu zadávání údajů a sledovat, co je třeba udělat. Klíčové dokumenty k případům lze bezpečně sdílet prostřednictvím zabezpečeného portálu pro komunikaci s klienty Clio Connect.

E-discovery pro snadnější kontrolu dokumentů

Neplýtvejte cennými zdroji na skenování, kódování a dokončování kontroly dokumentů. Nespočet společností poskytuje levné služby skenování a kódování.

Existují také společnosti, které poskytují přístup k rozsáhlé skupině smluvních právníků, pokud chcete přezkum dokumentů zadat externě. Navíc zaplatíte jen zlomek toho, co byste zaplatili zaměstnanci na plný úvazek. Některé společnosti poskytují možnost právníků na pracovišti, zatímco jiné poskytují právníky mimo pracoviště, kteří spravují přezkumy dokumentů digitálně.

Consilio, Integreon a QuisLex jsou některé z mnoha nezávislých společností pro outsourcing právních procesů a e-discovery, které vám mohou pomoci.

Ještě lepší je, že Clio se integruje s technologickými řešeními, jako je Logikcull, aby vám pomohlo dokončit proces e-discovery rychleji a nákladově efektivněji.

Další oblasti pro outsourcing právních procesů

Naštěstí můžete zadat jakýkoli typ práce smluvnímu advokátovi nebo jinému poskytovateli služeb. Zde je několik dalších úkolů, které byste mohli zvážit pro outsourcing:

• Souhrn případů citovaných ve spisu protistrany
• Právní rešerše a poznámky
• Návrhy
• Předpisy
• Discovery, včetně předvolání, RFP, RROGS, a RFA
• Reakce na zjišťování a podání, jako jsou návrhy na vyžádání/odvolání/ochranný příkaz
• Přezkum dokumentů
• Shrnutí výpovědí
• Nájemní smlouvy
• Závěti
• ZákonyTrusty
• Plné moci
• Smlouvy
• Právní články
• Poptávkové dopisy a jiná korespondence
• Firemní dokumenty, např. provozní smlouvy, stanovy a firemní usnesení

Pro více informací o tom, co dělat a nedělat při outsourcingu právních procesů, se nezapomeňte zaregistrovat na náš webinář se společností LAWCLERK. Dozvíte se, jak najít a efektivně delegovat výzkumné a písemné úkoly na outsourcované odborníky.

Co bude dál v odvětví outsourcingu právních procesů?

S tím, jak stále více advokátních kanceláří využívá outsourcing právních procesů ke zvýšení kapacity a snížení nákladů, je outsourcing právních procesů na vzestupu po celém světě. A to zejména s ohledem na vznik virtuálních právních firem a nových typů právních firem, jako jsou právní firmy založené na předplatném.

V souvislosti s rozvojem tohoto odvětví uvádíme tři trendy v oblasti outsourcingu právních procesů, které stojí za to sledovat:

Umělá inteligence a automatizace

Zjednodušení procesů a vytvoření efektivnějších pracovních postupů ve fázích s vysokým objemem práce, jako je například příjem klientů, mají velký význam pro úspěch právní firmy. Používání umělé inteligence nebo automatizačního softwaru je užitečné zejména pro právníky, kteří se chtějí zbavit manuálních úkolů.

Podívejte se do adresáře aplikací společnosti Clio na nástroje, které mohou pro vaši firmu outsourcovat manuální práci. Mezi oblasti patří e-discovery, právní výzkum, správa dokumentů a mnoho dalších. A nejlepší je, že jsou již nastaveny tak, aby zvyšovaly produktivitu, protože tyto integrace jsou propojeny s aplikací Clio.

Hybridní outsourcing

Jak právní firmy hledají nejefektivnější způsoby řešení rutinních úkolů, některé experimentují s využitím hybridní kombinace outsourcingu právních procesů a offshoringu. Firmy mohou vytvořit nepřetržitou efektivitu pomocí onshore i offshore outsourcingu. Bez ohledu na to, v jakém časovém pásmu se nacházíte, můžete dokončit jakýkoli úkol v kteroukoli denní dobu.

Růst e-discovery

Nedávné změny federálních pravidel občanského soudního řízení, které umožňují v soudních sporech zjistit elektronicky uložené informace, jako jsou e-maily, e-kalendáře a hlasové zprávy, znamenají, že trh služeb e-discovery roste. S rostoucí potřebou služeb e-discovery se stále více firem může obrátit na pohodlí a nákladovou efektivitu outsourcingu právních procesů.

Vytvořte ziskovější advokátní kancelář s outsourcingem právních procesů

Pokud hledáte životaschopné způsoby, jak odlišit svou firmu a zvýšit kapacitu bez zvýšení režijních nákladů firmy, outsourcing právních procesů může být tou správnou cestou.

Díky technologickému pokroku, který je nyní k dispozici, můžete outsourcovat více, než jste si kdy dokázali představit. Můžete rozšířit svou praxi o odborné znalosti a kapacitu a zároveň snížit náklady a pracovní zátěž.

Součet? Outsourcing časově náročných a všedních úkolů vám umožní udělat více smysluplné práce. Je to situace výhodná pro obě strany. Máte více času věnovat se poskytování špičkových služeb svým klientům a generování vyšších zisků.