Průvodce zaváděním elektronických zdravotních záznamů (EHR)

Zavádění elektronických zdravotních záznamů (EHR) je několikastupňový proces, který ovlivní všechny zaměstnance. Stejně jako u každého nového procesu je i zde nutná křivka učení. Pevný plán může všem členům týmu ušetřit hodiny stresu.

Tady je deset základních kroků, které je třeba učinit pro úspěšnou implementaci EHR.

1) Vytvořte si tým pro implementaci elektronických zdravotních záznamů (EHR)

Při implementaci EHR budete potřebovat silný tým, který vám pomůže, aby proces proběhl co nejhladčeji. Tým může zahrnovat zaměstnance, jako jsou lékaři, zdravotní sestry, zdravotničtí asistenti a administrativní pracovníci. Členové týmu budou procesu napomáhat tím, že budou své kolegy učit dovednostem v oblasti EHR a budou sloužit jako poslové implementačního týmu, kteří budou identifikovat problémy na cestě.

Vedoucí superuživatel, vedoucí lékař a projektový manažer jsou tři základní role, které je třeba při sestavování týmu zvážit.

Vedoucí superuživatel

Vedoucí superuživatel je interním odborníkem na EHR. Mezi jeho několik povinností může patřit tvorba šablon a vývoj pracovních postupů. Tato pozice může být také zodpovědná za vytváření standardních operačních postupů pro řešení problémů, se kterými se uživatelé setkávají při používání systému.

Vedoucí lékař

Úkolem vedoucího lékaře je provést organizaci implementací EHR tím, že slouží jako spojovací článek mezi uživateli systému v první linii a technickým personálem. Zvažte využití technicky zdatného lékaře, který nový proces vítá, jako vedoucího lékaře.

Manažer projektu

Manažer projektu se stane hlavní kontaktní osobou s dodavatelem a personálem EHR. Tato pozice také pomůže všem soustředit se na časový plán implementace, sledovat její průběh a řešit problémy uživatelů.

2) Příprava softwaru

Při implementaci EHR zajistěte, aby byla splněna bezpečnostní opatření, která neporušují HIPPA. Vaše organizace možná bude muset provést posouzení rizik HIPPA. Můžete spolupracovat s dodavatelem zdravotnických informačních technologií, abyste se ujistili, že je software v souladu s předpisy.

3) Určete své hardwarové potřeby

Výběr hardwaru bude mít významný dopad na čas a peníze, které vaše praxe použije. Například přítomnost tiskárny v každé místnosti může lékařům ušetřit až 30 minut denně. Některé ordinace poskytují každému zaměstnanci vlastní tablet nebo notebook, aby ušetřily čas při přihlašování a odhlašování mezi jednotlivými interakcemi s pacienty.

Pokud se vám zdá představa, že to všechno musíte udělat, zdrcující, společnosti poskytující IT služby mohou ordinacím pomoci s potřebami systémového hardwaru tím, že pomohou najít správné vybavení za nejlepší cenu. Mnoho společností také zařízení nainstaluje a odstraní problémy, čímž odlehčí personálu vaší ordinace.

4) Zvažte uspořádání místnosti pro ošetření pacientů

Jelikož program EHR vyžaduje elektronické zadávání dat, může mít uspořádání místnosti podstatný vliv na zapojení a spokojenost pacientů. Pokud je personál a lékař při zadávání údajů otočen směrem od pacienta, mohou mít pacienti pocit, že nejsou slyšet.

Jedním ze způsobů, jak tento problém vyřešit, je použití „trojúhelníku důvěry“. Jedná se o uspořádání místnosti, kde pacient, lékař a počítač tvoří virtuální trojúhelník, který umožňuje, aby na sebe pacient a lékař navzájem viděli. Toto uspořádání pomáhá, protože pracovník nebo lékař se musí při zadávání údajů jen mírně otáčet, což pomáhá pacientovi mít pocit, že je viděn. Zvažte umístění stolů půlkruhového tvaru v místnostech pro pacienty nebo použijte pohyblivé vozíky, které pomohou pacientovi cítit se během schůzky příjemně.

5) Přenos dat

Jakmile jsou hardware a software připraveny k provozu, dalším krokem při zavádění EHR je přenos dat. Pro začátek budete muset určit, jakým způsobem přenést data z předchozího záznamového systému do nového EHR.

Existuje několik způsobů, jak tento krok provést. Můžete pověřit stávající zaměstnance nebo najmout další či dočasné zaměstnance, aby nahráli informace do nového EHR.

Aby byl tento proces co nejhladší, budete si chtít připravit kontrolní seznam informací, které mají být do EHR vloženy. Zavedení procesu pomůže zajistit, aby nedošlo k opomenutí kritických informací.

6) Vytvořte pracovní postupy

Když už mluvíme o procesu, nyní je čas zavést pevné pracovní postupy. Je nezbytné vytvořit pracovní postupy ještě před zavedením EHR, abyste snížili množství stresu, kterému bude váš tým čelit.

Mít neefektivní pracovní postupy, včetně nedostatečného počtu zaměstnanců, kteří jsou vyškoleni a připraveni používat EHR, zhorší problémy během procesu implementace.

Při vytváření pracovních postupů zvažte tyto otázky:

• Je to nutné?
• Má to pro pacienta přidanou hodnotu?
• Zvyšuje to efektivitu pro personál?
• Je to správné pořadí?
• Dělá tento krok správná osoba?

7) Co dělat, když EHR nefunguje

Stejně jako u každého typu technologie musíte být připraveni na občasnou poruchu. Začněte brainstormingem problémů a vypracujte pevný herní plán, jak případné problémy řešit.

Co budete například dělat, když vypadne proud? Co když dojde k poruše celého systému, jejíž odstranění vyžaduje pomoc IT oddělení? Budete chtít vypracovat postupy, které dají lékařům a personálu jasné instrukce, co dělat, když je EHR nedostupný.

Při vytváření postupů zvažte tyto otázky:

• Jak budou lékaři a personál informováni o odstávce?
• Jak bude pokračovat tok péče o pacienty?
• Jak bude probíhat odbavování pacientů?
• Jak budou lékaři a personál dokumentovat návštěvu?

Mít k dispozici elektronické a papírové postupy pro personál zvýší jejich jistotu, jak zvládnout výpadky EHR. Některé lékařské praxe sestavují pokyny do tříkroužkových pořadačů a uchovávají jejich kopie uvnitř i mimo pracoviště. Zvažte také uložení kopií ve formátu PDF na zabezpečeném cloudu, aby měli zaměstnanci více možností, jak se k pokynům rychle dostat.

8) Mějte zavedený program školení

Pro zajištění úspěchu při zavádění EHR je nezbytné rozsáhlé školení. Vytvořte plán školení, aby všichni lékaři a zaměstnanci, současní i budoucí, mohli získat znalosti a dovednosti pro úspěšné používání EHR, až budete připraveni na spuštění.

Níže uvádíme několik zásad, které je třeba zvážit:

Začněte pomalu

Před spuštěním poskytněte lékařům a zaměstnancům základní dovednosti. Pro uživatele může být obtížné plně pochopit systém, dokud nejsou schopni program používat. Jakmile jsou uživatelé schopni „jezdit“ alespoň týden, lze zavést další školení, aby si zvýšili dovednosti, naučili se triky šetřící čas a lépe se s technologií sžili.

Nechte kolegy učit kolegy

Zvažte školení superuživatelů v každé specializaci a pro každou roli. Například sestry nejlépe učí sestry a chirurgové nejlépe učí chirurgy. Kromě toho, pokud máte v každé specializaci superuživatele, mohou se stát trvalým zdrojem informací pro své kolegy.

Zmapujte potřeby průběžného školení

Mějte plán průběžného školení. Postupem času budou uživatelé nacházet zkratky a nové způsoby používání nástrojů a budou se chtít o tyto poznatky podělit se svými kolegy. Kromě toho bude třeba aktualizovat EHR o nové a/nebo vylepšené funkce, které budou vyžadovat další školení.

Mezi způsoby, jak tyto situace efektivně řešit, patří:

• Vyvinout systém, pomocí kterého budou uživatelé předkládat doporučení EHR, aby mohly být provedeny změny.
• Povzbuzujte aktivní uživatele EHR, aby sdíleli podněty a nabízeli řešení pro zlepšení použitelnosti, a to buď prostřednictvím formálního systému sledování, nebo prostřednictvím on-line diskuse, která podporuje sdílení nápadů.
• Vytvořte systém pro průběžné přizpůsobování EHR. Jakmile si lékaři a zaměstnanci osvojí nový EHR, určí úpravy, které mohou zlepšit pracovní postupy.
• Zachovejte vztah s dodavatelem EHR a využijte podporu IT:

• • • Vyvinout nebo přizpůsobit šablony pro zadávání údajů
    • Revidovat formuláře a dopisy generované EHR
    • Zprovoznit nová pravidla pro podporu klinického rozhodování (pokud jsou k dispozici)
    • Upravit sady objednávek
    • Pátrat po možnostech integrace s dalšími běžně používanými systémy v praxi

• Předem naplánovat skupinové školení. Školení vás připraví o čas věnovaný návštěvám pacientů, takže pokročilé plánování snižuje narušení pracovního procesu v ordinaci.

9) Rozhodněte se pro přístup ke spuštění – „velký třesk“ nebo postupný?

Jakmile je plán implementace EHR připraven, je čas rozhodnout o způsobu spuštění. Obvykle existují dva způsoby, jak to provést najednou, „velký třesk“, nebo pomalu, přírůstkovým přístupem.

Některé praxe používají přístup „velkého třesku“ a zavádějí systém EHR pro všechny pacienty a funkce ve stejný den. Tento přístup minimalizuje čas strávený správou papírových záznamů i nového systému EHR současně. Nevýhodou je, že to může být velmi rušivé a malé problémy se mohou zdát monumentální.

Některé praxe volí pomalejší přístup a zavádějí EHR postupně. Tím, že se funkce EHR zavádějí postupně, například pro začátek elektronická preskripce, a později se zavádějí další funkce, se pro některé praxe narušení lépe zvládá. Větší praxe a organizace mohou zavádět pomalu tak, že nejprve zavedou EHR na určitých pracovištích nebo odděleních a později program zavedou ve zbytku organizace.

Jakmile je rozhodnuto o přístupu ke spuštění, mohou se lékaři a personál připravit na nový systém EHR.

V den skutečného „Go Live“ se doporučuje snížit objem pacientů, což zajistí hladký přechod pro pacienty i personál. Doporučuje se také, aby personál recepce informoval pacienty buď před návštěvou, nebo v den návštěvy, že ordinace přechází na nový software a že proces může být mírně přerušen. Ocení tuto informaci a budou mít větší trpělivost, pokud by během jejich návštěvy došlo ke zdržení.

10) Shromažďujte zpětnou vazbu pro neustálé zlepšování

Teď, když jste úspěšně implementovali EHR, nezapomeňte shromažďovat zpětnou vazbu od uživatelů, abyste mohli proces neustále zlepšovat. Ujistěte se, že komunikační linky jsou otevřené, aby se zaměstnanci a lékaři cítili dobře při poskytování zpětné vazby. Pokud budou všichni spolupracovat, bude systém EHR pro vaši praxi přínosem.

Zavedení systému EHR je několikastupňový proces, který vyžaduje pokročilé plánování. Použijte tyto kroky, které vám pomohou zajistit co nejhladší přechod.

DUMMYTEXT

Zdroje:

• https://www.stepsforward.org/modules/ehr-implementation#section-steps

Zaměstnávání zaměstnanců v nové ekonomice

Zaměřte se na zkušenosti pacientů

Stáhněte si naši bezplatnou e-knihu

.