V dnešní době, kdy je tolik způsobů, jak překroutit a zkreslit informace, musí prezentace přinášet více než jen skvělé nápady – musí je podpořit věrohodnými daty. To platí, ať už jste vedoucí pracovník, který představuje nové obchodní klienty, prodejce, který prodává své služby, nebo generální ředitel, který předkládá argumenty pro změnu.
„Umět vytvořit a přednést prezentaci založenou na datech je dnes pro mnoho profesionálů klíčovou dovedností, protože často musíme svým kolegům vyprávět příběhy, které jsou mnohem přesvědčivější, když jsou podloženy čísly,“ říká výzkumnice a konzultantka Alexandra Samuelová.
Není problém, řeknete si. Sloupcový graf tady a koláčový graf támhle a můžete vyrazit na závody, že?
Ne tak rychle. Protože i když k dobré prezentaci patří data, samotná data dobrou prezentaci nezaručují. Není to pouhá přítomnost dat, která dává prezentujícímu sílu. Jde o to, jak jsou tato data prezentována.
Prezentace dat se v době PowerPointu, Prezi, Canvy, Visme, Haiku Deck a dalších nesmyslně pojmenovaných technologických platforem může zdát jednoduchá. Ale zvedněte ruku, pokud jste někdy byli zmateni grafem, který jste viděli na konferenci, nebo jste někdy slyšeli přednášejícího říkat: „Tento graf asi není dobře vidět, ale to, co ukazuje, je…“? Co může být větším selháním grafu než to, že samotný graf je nepoužitelný?“
Způsob, jakým prezentujete data, může zdvojnásobit – nebo zdecimovat – jejich dopad, proto si všímejte těchto sedmi způsobů, jak zajistit, aby vaše data plnila svou funkci.
- 1) Ujistěte se, že jsou vaše data vidět
- 2) Zaměřte se nejvíce na body, které vaše data ilustrují
- 3) Z každého grafu sdílejte jeden – a pouze jeden – hlavní bod
- 4) Jasně označte součásti grafu
- 5) Vizuálně zvýrazněte zóny „Aha!“
- 6) Napište název slajdu, který posílí smysl dat
- 7) Prezentujte pro své publikum, ne pro svá data
1) Ujistěte se, že jsou vaše data vidět
Musí to znít jako samozřejmost, ale někdy jste při prezentaci příliš blízko – doslova. To, co je čitelné na vašem notebooku, může být mnohem méně čitelné při promítání na plátno. Vaše publikum se nedozví to, co nevidí. Abyste se vyhnuli debaklu s ovacemi při překládání špatně viditelných čísel a popisků, nacvičte si prezentaci s kolegy, kteří sedí stejně daleko, jako by sedělo skutečné publikum. Zeptejte se jich: „Vidíte tento graf zřetelně?“. Pokud je odpověď jiná než rozhodné „ano“, přepracujte jej tak, aby byl pro oči jednodušší.
2) Zaměřte se nejvíce na body, které vaše data ilustrují
Podle komiksu jste Wonder Woman a data jsou vaše kouzelné laso – nástroj, který posiluje váš vliv, ale nemá žádnou hodnotu, dokud jej cíleně nepoužijete. Nenechávejte břemeno dekódování svých dat na svém publiku. Vaším úkolem je vysvětlit, jak data podporují vaše hlavní body.
„Prezentace s daty nejsou ve skutečnosti o datech. Jsou o významu dat,“ vysvětluje odbornice na design prezentací Nancy Duarte. „Je na vás, abyste tento význam objasnili před odkliknutím. Jinak publikum nezpracuje – natož aby si koupilo – váš argument.“
Pokud spojujete data s podstatnými body, které podporují, přechod by měl být explicitní a měl by znít takto:
„Tato data ukazují…“
„Tento graf ilustruje…“
„Tato čísla dokazují…“
Tyto přechody mohou být stejně důležité jako samotné závěry, protože na ně upozorňujete publikum.
3) Z každého grafu sdílejte jeden – a pouze jeden – hlavní bod
Nejrychlejší způsob, jak posluchače zmást, je sdělit příliš mnoho podrobností najednou. Měli byste sdílet pouze ty datové body, které významně podporují váš názor – a v ideálním případě jeden bod z každého grafu. Chcete-li mít grafy pod kontrolou, zeptejte se sami sebe: „Jaký je jediný nejdůležitější poznatek, který chci, aby si mé publikum z těchto dat odneslo?“. To je jediný poznatek, který byste měli sdělit. Pokud máte několik důležitých bodů, zvažte, zda každý z nich nepředvést pomocí nové vizualizace.
Omyl, kterého se dopouští mnoho prezentujících, spočívá v tom, že si myslí, že jsou ústavně povinni sdílet každou odrážku, myšlenku a datový bod na slajdu. Pokud však sdílíte klíčový trend, který dramaticky vzrostl mezi lety 2014 a 2017, může být to, co se stalo v roce 2013, zbytečné. Pokud 77 % respondentů dává přednost jednomu produktu a 21 % jinému, to, co preferují zbývající 2 %, může být také příliš bezvýznamné na to, aby bylo opodstatněné se o tom zmiňovat.
Guru prezentace dat Scott Berinato říká: „Impulsem je zahrnout vše, co víte, zaneprázdněné grafy sdělují myšlenku, že jste byli právě takoví – zaneprázdnění, jako např:
4) Jasně označte součásti grafu
Ačkoli se stejným grafem pracujete týdny nebo měsíce, vaše publikum se s ním seznámí na pouhé sekundy. Dejte jim nejlepší šanci pochopit vaše data tím, že použijete jednoduchý, jasný a úplný jazyk pro označení os X a Y, koláčových dílů, sloupců a dalších prvků diagramu. Snažte se vyhnout zkratkám, které nejsou zřejmé, a nepředpokládejte, že označené součásti na jednom slajdu si budou pamatovat i na dalších slajdech.
Někteří členové vašeho publika se učí vizuálně (jako já!), kteří mnohem lépe zpracovávají to, co vidí, než to, co slyší, takže vizuální intuitivnost a jasnost vašeho grafu jsou klíčové.
5) Vizuálně zvýrazněte zóny „Aha!“
Každý hodnotný graf nebo koláčový diagram má zónu „Aha!“ – číslo nebo rozsah dat, který odhaluje něco zásadního pro vaši myšlenku.
Chytří prezentátoři vysvětlí význam zóny „Aha!“ ústně a podělí se o poznatek, trend nebo příběh, který data vypovídají.
Lepší prezentátoři ji vysvětlí nahlas, ale také ji napíší na slide jako odrážku.
Nejlepší prezentátoři však dělají vše výše uvedené A samotnou zónu „Aha!“ vizuálně zvýrazní kroužkem nebo stínováním, aby oslovili diferencované (sluchové, verbální, vizuální) studenty v publiku a také aby třikrát zdůraznili nejdůležitější poznatky z dat.
6) Napište název slajdu, který posílí smysl dat
I když jsou data na slajdu prezentována efektivně, nejcennější nemovitostí je název stránky, protože to je první položka, které si publikum všimne a zpracuje ji. Příliš často však prezentující používají obecná slova a fráze jako „Statistika“ a „Podle čísel“, které neplní žádný funkční účel.
I když jsou názvy konkrétní, například „Preference mileniálů“ nebo „Povědomí o kampaních“, mohou být ještě povýšeny názvy více zaměřenými na konkrétní bod, například „Mileniálové preferují mobilní zařízení“ nebo „Povědomí o kampaních se zvyšuje“.“
7) Prezentujte pro své publikum, ne pro svá data
Mnozí prezentující se při sdílení dat dívají na své slajdy, jako by PowerPoint byl jejich publikum. Ale pouze vaše publikum je vaším publikem a jako bližní přijímá vaše body nejlépe, když se mu díváte do očí. To neznamená, že byste se na svá data neměli nikdy dívat – jen s nimi nevedete konverzaci. Nahlédněte do svých slajdů pro referenci, ale kritické body předneste přímo svému publiku.
Pokud jsou data prezentována jasně a ostře, mohou zvýšit důvěryhodnost a důvěryhodnost vašeho bodu. Špatná prezentace dat nejenže tuto příležitost promarní, ale může poškodit vaši pověst prezentujícího. Stejně jako laso Wonder Woman jsou i data mocným nástrojem k vyvození přesvědčivých pravd – používejte je moudře.