Struktury řízení
Představenstvo zastupuje členy organizace. Správní rada stanovuje zásady, postupy, hodnoty a dlouhodobé plánování s cílem naplnit poslání organizace. Představenstvo tak činí prostřednictvím řídicí struktury nebo modelu. Struktura, kterou se představenstvo rozhodne zavést, bude diktovat nejen politiku organizace, ale také takové věci, jako je vztah mezi zaměstnanci a představenstvem a úloha a využití výborů.
Přestože je odpovědností představenstva určit strukturu řízení, činnosti organizace vykonávají členové představenstva, zaměstnanci a výbory. Neexistuje jediná správná struktura pro všechny neziskové organizace a v průběhu času může být nutné modely měnit. To, co může často diktovat, jak se správní rada rozhodne řídit, jsou zkušenosti členů správní rady a zaměstnanců, minulé zkušenosti v organizaci, to, jak chce organizace poskytovat své programy a služby, a to, jak správní rada vnímá moc a autoritu v organizaci.
Aktivita uvedená na konci této části provede správní rady cvičením, které jim pomůže rozhodnout, jaká struktura řízení je pro jejich organizaci nejvhodnější, ale zdroj pro rozvoj správních rad United Way navrhuje, aby se správní rady při rozhodování o modelu řízení zabývaly těmito třemi otázkami:
- Která rozhodnutí chce správní rada činit a která chce delegovat?
- Jak moc se chce správní rada podílet na chodu organizace?
- Jak bude definován a komunikován vztah podřízenosti mezi správní radou a zaměstnanci?
Různé struktury řízení
Struktury řízení lze rozdělit do dvou základních kategorií – politické rady a správní rady. Politické správní rady vytvářejí politiku a najímají výkonného ředitele, který politiku realizuje, zatímco správní rady hrají praktičtější roli při řízení organizace s podporou výborů a zaměstnanců.
V rámci těchto dvou širokých kategorií řízení existují čtyři běžné typy modelů správních rad:
- Politická rada: Tento model, někdy označovaný jako správní rada s vedením, se běžně používá v neziskových organizacích. Činnosti organizace pomáhá vykonávat několik výborů a vztah mezi správní radou a zaměstnanci je partnerský.
- Politická správní rada: Tento model, někdy označovaný jako „Carver Board“ podle zakladatele Johna Carvera, má formálnější strukturu. Správní rada funguje jako celek, používá jeden hlas a zřídkakdy pracuje s výbory. Výkonný ředitel má velmi jasně vymezenou působnost a roli, stejně jako omezení toho, co může vykonávat, a hlavní důraz správní rady je kladen na tvorbu politiky. Úplnější definici modelu rady pro řízení politiky naleznete na adrese www.carvergovernance.com/model.htm.
- Pracovní rada: Ředitelé v tomto typu správní rady hrají praktičtější roli v některých administrativních funkcích organizace, jako jsou vztahy s veřejností, finanční řízení, plánování programů a personalistika. Není neobvyklé, že tyto rady nemají žádné zaměstnance.
- Kolektivní rada: Kolektivní rada, někdy označovaná jako družstvo nebo koalice, rovněž vykonává mnoho administrativních funkcí organizace. Tyto rady se skládají z podobně smýšlejících lidí, kteří podporují určitý cíl. Zaměstnanci a ředitelé fungují společně jako jeden subjekt. Obvykle zde není výkonný ředitel a často se zde nehlasuje, protože všichni pracují v rámci konsenzuálního modelu.
Jak již bylo řečeno, žádná konkrétní struktura se nehodí pro každou organizaci, ale, Building on Strength: V knize Strength of the Governance: Improving Governance and Accountability in Canada’s Voluntary Sector se uvádí, že organizace řízené správní radou by měly mít alespoň tři základní prvky:
- Správní rada schopná zajistit objektivní dohled
- Nezávislý nominační výbor, který zajistí vhodné nástupnictví správní rady
- Auditní výbor, jehož hlavním úkolem je podávat zprávy o tom, zda organizace dodržuje zákony, pravidla, předpisy a smlouvy, kterými se řídí
Nathan Garber, renomovaný autor několika knih a článků o řízení organizací, poskytuje vhled do dalších, méně známých typů správních rad, jako jsou patronátní rady a poradní rady. Více informací o těchto typech správních rad a pomoc při rozhodování, zda by organizace měla změnit svůj současný model řízení, naleznete zde.
Doporučuje se, aby správní rada po výběru své struktury řízení vyhledala školení, aby porozuměla modelu a rolím správní rady v rámci tohoto modelu. Průběžné školení je také důležité jako osvěžení pro členy správní rady a jako orientace pro nové členy.
S využitím rámce čtyř výše podrobně popsaných typů správních rad poskytuje United Way přehled různých funkcí, které jednotlivé typy správních rad vykonávají.
Srovnání modelů správních rad
(Zdroj: United Way Canada)
Úloha výborů
Počet a typ výborů, které organizace má, často souvisí s řídicí strukturou, podle níž funguje. Politicko-řídící model má tendenci vykonávat práci jako celek a má velmi málo výborů. Jiné typy správních rad mohou mít několik výborů pověřených výkonem práce organizace.
V organizaci obecně existují tři typy výborů – stálé, ad hoc a poradní.
Stálé výbory mají konkrétní oblasti zájmu, které průběžně sledují, podávají o nich zprávy a poskytují rady správní radě. Příklady stálých výborů jsou:
- Výkonný výbor
- Personální výbor
- Finanční výbor
- Jmenovací výbor
- Výbor pro získávání finančních prostředků
Nedávným trendem v neziskových organizacích je mít výbor pro správu. Někdy zahrnuje nebo nahrazuje nominační výbor a mezi jeho povinnosti patří přezkoumávání stanov, plánování rozvoje správní rady a monitorování struktury řízení správní rady.
Stálé výbory jsou běžnější v rámci správních rad s administrativně-politickým modelem a obvykle zahrnují jednoho nebo více členů správní rady ve výboru spolu s personální podporou. Zatímco správní rady s politicko-vládním modelem mají stálé výbory jen zřídka, často mají stále nominační výbor odpovědný za nábor nových členů správní rady.
Výbory ad hoc vytvářejí správní rady pro časově omezené, specifické účely. Po splnění účelu nebo cíle výboru se výbor rozpustí. Příkladem může být výbor sestavený za účelem uspořádání konference nebo fundraisingové akce.
Podobně jako výbory ad hoc jsou často zřizovány poradní výbory, které se zabývají specifickými, časově omezenými otázkami. Jejich úkolem může být zkoumat, prošetřovat nebo monitorovat určitou problematiku a poté poskytovat informované rady správní radě. Organizace, které získávají finanční prostředky na realizaci výzkumných a vývojových projektů, mají často k projektu připojeny poradní výbory, někdy na naléhání zřizovatele. Poradní výbory mohou být zřízeny za účelem shromáždění odborníků, kteří mohou výkonnému řediteli nebo správní radě poskytnout konkrétní poradenství v konkrétních záležitostech, jež jsou předmětem zájmu.
Správní rady se někdy dopouštějí chyby, když zřizují výbory, které nemusí být potřebné, nebo udržují výbory v činnosti i poté, co jejich potřeba pominula. Před zřízením ad hoc výboru by měla správní rada určit, zda práci může lépe vykonávat správní rada jako celek, zaměstnanci nebo jednotlivý člen správní rady. Podobně by správní rady měly pravidelně vyhodnocovat práci stálých výborů, aby se ujistily, že výbor má stále svůj účel a pracuje efektivně.
K tomu, aby výbory fungovaly efektivně, potřebují:
- jasnou úlohu a účel
- předpisy
- předsedu
- přiměřený počet členů odpovídající úloze výboru
- mechanismus podávání zpráv představenstvu
- způsob hodnocení jejich práce
Nový ne- Ontarijský zákon.for-Profit Corporations Act
Provincie Ontario připravuje novou legislativu nazvanou Not-for-Profit Corporations Act (neboli ONCA). Bude tato legislativa ještě není v platnosti, bude mít dopad na stanovy a členské struktury mnoha ontarijských neziskových organizací.
Zde jsou dva vynikající zdroje informací o ONCA:
- Ministerstvo vlády a spotřebitelských služeb: sse.gov.on.ca/mcs/en/Pages/onca1.aspx
- Community Legal Education Ontario: http://nonprofitlaw.cleo.on.ca/
Stanovy
Každá organizace by měla mít své vlastní stanovy. Organizace, která není registrovaná, může své řídicí dokumenty označovat spíše jako stanovy než jako jednací řád. Stanovy poskytují přehled o účelu, poslání a cílech organizace. Často tvoří rámec pro listiny, které jsou vyžadovány, když organizace žádá o status založení.
Založená organizace musí mít stanovy, které jsou v souladu s požadavky právních předpisů o založení. Stanovy jsou doslova zákony, které organizacím umožňují účinně a efektivně vykonávat jejich činnost. Správní rady, které své stanovy nepřezkoumávají, mohou někdy zjistit, že pracují v rozporu s nimi, a vystavují tak organizaci riziku. Stanovy může měnit pouze správní rada a změny musí schválit valná hromada (ať už je definována jakkoli).
Často je obtížné najít vzory a šablony pro vypracování stanov, protože jsou pro každou organizaci jedinečné. Dobrým zdrojem vzorů jsou jiné podobně zaměřené neziskové organizace. Například organizace zabývající se gramotností mohou chtít vyhledat příklady od jiných organizací zabývajících se gramotností.
Standardní rámec stanov je však poměrně obecný a měl by obsahovat:
- Účel organizace
- Popis členské základny
- Popis složení správní rady a struktury řízení
- Umístění sídla
- Termín výkonu funkce členů správní rady
- Počet zasedání správní rady, včetně výročních valných hromad
- Speciální zasedání a neveřejná zasedání
- Počet a stručný popis všech stálých výborů a postup jmenování předsedy výboru
- Popis, funkce a povinnosti výkonných ředitelů (je-li to relevantní)
- Proces volby a hlasování
- Podrobnosti o usnášeníschopnosti
- Uplňování volných míst v představenstvu
- Odvolání členů představenstva
- Pozice vedoucích pracovníků
- Provádění změn stanov
- Povinné zprávy a právní podání
- Stav společnosti
- Podrobnosti o finančním roce
- Bankovní účty, finanční závazky, sponzoři
- Konflikt zájmů
- Odškodnění
- Rozpuštění organizace a výplata finančních prostředků a investičního majetku
Nadace Muttart Foundation má vynikající pracovní příručku o vypracování a revizi stanov: https://www.muttart.org/wp-content/uploads/2015/11/Drafting-and-Revising-Bylaws-2009.pdf
Zásady a postupy
Zásady a postupy jsou v podstatě návodem, jak organizace, její správní rada a zaměstnanci dodržují strukturu řízení, řídící dokumenty a předpisy. Politika říká organizaci, co má dělat, a postup říká, jak to má dělat. Ke každé politice by měl být přiřazen postup a společně tyto dokumenty nasměrují představenstvo a zaměstnance při rozhodování a práci v rámci určitých omezení.
Prvním krokem a často i nejtěžší prací je vypracování politik a postupů. Naštěstí jakmile je jednou vytvořena šablona, je snazší vytvářet nové zásady, jakmile se objeví. Model řízení organizace bude diktovat, jak se bude vývoj politik a postupů odvíjet, ale často připadá vývoj politik na správní radu a vývoj postupů na výkonného ředitele.
Zodpovědností správní rady je vytvářet, sledovat a měnit politiky a také zajistit, aby se přijímala rozhodnutí a činila opatření, která jsou v souladu s politikami a dodržují správné postupy. Pravidelné přezkoumávání a revize politik jsou dobrou praxí a často je provádí výbor, který je projednává a schvaluje správní rada.
CLO a Literacy Link South Central (LLSC) vypracovaly komplexní příručky o politikách a postupech pro organizace zabývající se gramotností dospělých. Jejich zdroje obsahují nejen šablony politik a postupů v obecných organizačních kategoriích, jako je finanční řízení, lidské zdroje, administrativa, marketing a řízení dobrovolníků, ale také šablony specifické pro poskytování služeb v oblasti gramotnosti, jako jsou informace a doporučení, plánování služeb a case management. Průvodce politikami CLO jsou k dispozici na našich webových stránkách a průvodce politikami LLSC zde.
Australský institut komunitních ředitelů (Institute of Community Directors of Australia) také vytvořil bezplatnou online „banku politik“: www.communitydirectors.com.au/icda/policybank/
Incorporation and Charitable Status
Nezisková organizace vykonává činnosti ve prospěch komunity a má jednotlivé členy, kteří z činnosti organizace nemají zisk. Některé správní rady mohou být zmateny termínem „nezisková“ a domnívají se, že to znamená, že organizace nemůže vydělávat peníze ani mít na konci fiskálního roku přebytky nebo rezervní fondy. Pokud je přebytek nebo rezerva použita k realizaci programů a služeb organizace, a nikoli k osobnímu prospěchu členů nebo zaměstnanců, je přijatelné (a vlastně doporučované), aby nezisková organizace měla „zisk“. (Zdroj: Povinnosti a odpovědnost ředitelů neziskových organizací. Canadian Society of Association Executives)
Pro neziskovou organizaci není povinné stát se právnickou osobou nebo žádat o registraci jako charitativní organizace. Jedná se o samostatné a odlišné procesy, které vytvářejí určité výhody a povinnosti pro organizace, které se tak rozhodnou.
Inkorporace
Inkorporace je proces vytvoření právního subjektu, který má nezávislou existenci, oddělenou a odlišnou od existence jeho členů. Členové zasedající ve správní radě organizace bez právní subjektivity jsou považováni za „vlastníky“ organizace, a proto odpovídají za majetek, finanční prostředky a dluhy organizace. (Další informace naleznete v části tohoto modulu věnované správním radám a řízení rizik).
Organizace musí být zaregistrována, aby byla způsobilá pro získání vládního financování. Například Ministerstvo školení, vysokých škol a univerzit vyžaduje, aby agentury, které žádají o financování gramotnosti a základních dovedností, byly zaregistrovány. Stejně tak nadace Ontario Trillium Foundation a mnoho dalších poskytovatelů finančních prostředků vyžaduje, aby organizace, které žádají o finanční prostředky, byly zaregistrovány. Většina nadací také vyžaduje, aby organizace, které žádají o finanční prostředky, byly registrovanými charitativními organizacemi.
Zapsaná organizace je povinna podávat pravidelné zprávy a dodržovat specifické předpisy, jinak riskuje ztrátu statusu korporace. Nezapomeňte si ověřit konkrétní předpisy pro registrované a charitativní organizace ve vaší provincii nebo státě.
Většina organizací v Kanadě může požádat o status korporace prostřednictvím příslušného ministerstva vlády své provincie. Některé organizace, v závislosti na svém poslání, musí požádat o federální inkorporaci.
Příručka neziskového inkorporátora, která je bezplatně k dispozici na ministerstvu spravedlnosti, vás tímto procesem provede.
Statut charitativní organizace
Aby mohla organizace vystavit potvrzení o darech vhodné pro účely daně z příjmu, musí být registrovanou charitativní organizací. Většina nadací vyžaduje, aby organizace usilující o financování byly registrovanými charitativními organizacemi.
Kanadská daňová agentura (CRA) má na svých webových stránkách v sekci „Charities“ informace a formuláře týkající se získání statusu registrované federální charitativní organizace. Pro charitativní organizace jsou opět vyžadovány postupy pro podávání zpráv a dodržování předpisů, ale mnoho organizací vidí výhodu v tom, že mohou přijímat charitativní dary. Charitativní organizace může dárcům poskytnout potvrzení o zaplacení daně z příjmu, což je pro dárce často pobídkou. Není povinné, aby byla organizace předtím, než se stane charitativní organizací, zaregistrována, ale často to celý proces usnadňuje.
Na webových stránkách CRA jsou uvedeny vzorové „účely“ nebo předměty, které jsou vhodné pro organizace jako součást jejich řídicích dokumentů, které jsou potřebné při žádosti o registraci charitativní organizace. Kliknutím sem se dozvíte více o tom, jak se stát federální charitativní organizací.
Činnost
Níže uvedený pomocný list od společnosti Nathan Garber & Associates vám pomůže určit, v čem se shodujete a v čem ne, pokud jde o oblasti pravomocí správní rady a výkonného ředitele. Je v něm uvedena řada činností, které musí být v úspěšné organizaci prováděny. Doplňte činnosti, které jsou specifické pro vaši organizaci; poté použijte formulář k vedení diskuse a vyjasnění vašich očekávání od vztahu mezi správní radou a ředitelem. Výsledek bude základem pro strukturu řízení přizpůsobenou vaší organizaci.
Na schůzi správní rady:
- Rozdejte list všem členům správní rady a výkonnému řediteli.
- Vyhraďte asi 15 minut na to, aby každý označil, do kterého sloupce rozhodnutí nebo činnost patří.
- Sestavte odpovědi na hlavní list, kde bude uvedeno, kolik odpovědí bylo zařazeno do jednotlivých sloupců.
- Přezkoumejte rozložení odpovědí a všimněte si položek, na kterých
- existuje shoda
- existuje různost názorů
- shoda rady se liší od odpovědi ED
Diskutujte o položkách v kategoriích b a c, dokud nedosáhnete shody mezi radou a mezi radou a ED (výkonným ředitelem).
Další zdroje
- Sedm pilířů demokratického řízení od Mela Gilla. Synergy Associates. Charity Channel, květen 2009.
- Policy Governance.com:
- Kontrolní list Governance od Nathan Garber & Associates, který pomáhá organizacím posoudit, zda jejich současný model řízení funguje dobře.
- Grassroots Governance: Governance in the Nonprofit Sector by Certified General Accountants: cga-ontario.org/assets/file/publication_grassroots_governance.pdf
- Colouring Outside the Box: V rámci programu Management Assistance Program: One Size Does Not Fit All in Nonprofit Governance (Jedna velikost není vhodná pro všechny v oblasti řízení neziskových organizací): https://www.propelnonprofits.org/wp-content/uploads/2017/10/Ten-Dimensions-that-Shape-Your-Board.pdf
- Program pomoci managementu pro neziskové organizace vytvořil webové stránky se zdroji, které obsahují webové semináře na vyžádání a zdroje k tématu řízení.
.