Jedním z klíčů k jakémukoli systému produktivity je skutečně vkládat věci do systému. Kdo by to byl řekl?“
Ačkoli se to může zdát samozřejmé, mnozí z nás mají problém věnovat čas zadávání svých myšlenek do správce úkolů, seznamu úkolů nebo organizačního systému.
To se může stát z různých důvodů – nemáme po ruce papír, nemáme snadný způsob, jak zaznamenat své nápady – ale naší produktivitě může uškodit, když vše nezadáme do systému, abychom se tím mohli řádně zabývat.
To, co by mělo žít na papíře, žije v našem mozku, a pak pokračuje v zapomínání a nechává se být. To je spolehlivá cesta k tomu, abyste se dostali do problémů – nebo přinejmenším zapomněli na děravé kohoutky.
Na tento problém však existuje jednoduché a rychlé řešení – říká se mu výpis myšlenek.
Výpis myšlenek je jednoduše způsob, jak vše dostat z hlavy na papír. Náš mozek není stvořen k tomu, aby si věci pamatoval navždy, ale papír ano; s prázdným mozkem se můžeme soustředit buď na nové věci, nebo na řešení aktuálního úkolu, místo abychom se neustále zabývali minulými věcmi, které nám zabírají cennou šířku pásma.
Provedení výpisu myšlenek je jednoduché: vezměte si tužku a papír nebo spusťte nový dokument v počítači. Pak si zapište vše, co vás napadne. Žádný třetí krok neexistuje.
Vše a všechno je férová hra: co musíte udělat, o čem přemýšlíte, naděje, sny, cíle a cokoli dalšího, co vás napadne. Stanovte si časový limit – řekněme 20 minut – a vše, co vám přijde do hlavy, musí okamžitě opustit váš mozek a přejít na papír.
Jakmile budete hotovi, můžete začít jednat podle položek, které jste si napsali. V čem musíte jednat? Co je třeba vyřídit, sledovat nebo někam založit?
Věci, které není třeba dále řešit? Prostě se jich zbavte. Ujistěte se, že už na ně nemusíte nikdy myslet, a skoncujte s nimi.
Neexistuje žádný stanovený způsob, jak udělat co nejlepší výpis myšlenek. Jde o to, abyste resetovali svůj mozek, aktualizovali svůj systém produktivity a dali na papír všechny věci, které vám zabíraly cenné (a omezené) místo v mozku.
Mnoho lidí používá k usnadnění výpisu myšlenek „spouštěče“ – soubor klíčových slov nebo frází, které nastaví vaši mysl na určitý aspekt vašeho života, abyste se mohli soustředit na věci s ním související. 43 Folders má dlouhý seznam těchto spouštěčů, vše od „Telefonní hovory“ přes „Nábytek“ až po „Svatby“.
Někteří lidé, zejména vyznavači GTD, si dělají výpis myšlenek před svým týdenním přehledem, jako součást zjišťování, co je čeká v následujícím týdnu. Jiní, jako já, to dělají zhruba jednou týdně – kdykoli mám volných 20 minut. Doporučuji ho dělat alespoň jednou týdně – jinak má tendenci být zdlouhavý a nezáživný.
Výpis myšlenek lze také provádět kdekoli – to je na něm další skvělá věc. Otevřete si poznámku na mobilu nebo pište na zadní stranu novin; ať jste kdekoli, máte-li volnou chvilku, vyčistěte si hlavu.
Budete se divit, kolik věcí se vám dostane z mozku do organizačního systému, když věnujete čas a prostor jeho vyprázdnění.
Jak a kdy dostanete věci z hlavy do svého systému?“
Foto: Tyla ’75