Podle statistického úřadu Bureau of Labor Statistics pracují ve Spojených státech více než čtyři miliony sekretářek a administrativních asistentek. Ačkoli se pojmy sekretářka a administrativní asistentka často používají zaměnitelně, v některých společnostech existují mezi těmito dvěma pozicemi některé důležité rozdíly, včetně pracovních povinností, úrovně odpovědnosti a úrovně vzdělání a odborné přípravy potřebné k výkonu práce.
Definice sekretářky
Sekretářka je obecně osoba, která vykonává výhradně kancelářské a podpůrné práce, jako je psaní na stroji, diktování, archivace nebo kopírování. Sekretářky také zvedají telefony a vyřizují vzkazy, třídí a doručují poštu a v některých firmách mají na starosti recepci. Sekretářky také často pořizují zápisy z jednání. Ve většině případů sekretářky neřídí zaměstnance ani nemají pravomoc delegovat úkoly.
Definice administrativního asistenta
Administrativní asistenti mají na rozdíl od sekretářek zpravidla povinnosti, které přesahují kancelářské funkce. Administrativní asistenti často zpracovávají kalendáře svých zaměstnavatelů, zařizují cesty, připravují dokumenty a případně spolupracují se svým šéfem a dalšími zaměstnanci na projektech. Často se starají o údržbu kancelářského vybavení a spolupracují s dodavateli při nákupu materiálu a vyjednávání o cenách a smlouvách. Administrativní asistenti v některých společnostech mohou také dohlížet na ostatní administrativní pracovníky.
Požadavky na vzdělání
Ačkoli je možné získat základní pozici sekretářky se středoškolským vzděláním, u pokročilejších administrativních pozic, jako jsou sekretářky vedoucích pracovníků nebo asistentky vedoucích pracovníků, je stále důležitější, aby uchazeči měli vysokoškolské vzdělání nebo významné pracovní zkušenosti, protože mnoho administrativních asistentů úzce spolupracuje s vedoucími pracovníky na projektech na vysoké úrovni. Chcete-li pracovat jako právní nebo lékařská sekretářka, musíte zpravidla absolvovat specializovaný program, abyste se naučili terminologii a postupy spojené s daným oborem.
Požadavky na kvalifikaci
Výborné znalosti práce s počítačem, kancelářskou technikou a psaní na klávesnici jsou požadavkem jak na sekretářky, tak na administrativní asistentky. Důležité jsou také dobré komunikační a interpersonální dovednosti, protože obě tyto pozice zpravidla vyžadují interakci s veřejností a spolupracovníky. Pro sekretářky a administrativní asistentky je také důležitá organizovanost, protože jejich práce je často zaměřena na udržování pořádku ostatních. Podle Úřadu pro statistiku práce (Bureau of Labor Statistics) bude s tím, jak manažeři a další odborníci přebírají více úkolů, které tradičně vykonávaly sekretářky, například zpracování textů, klesat poptávka po striktně kancelářských pracovnících, zatímco role administrativních asistentů se bude rozšiřovat.
Plat
Aministrativní asistenti obecně vydělávají více než sekretářky. Podle Úřadu pro statistiku práce (Bureau of Labor Statistics) činí průměrný plat sekretářky 29 050 USD ročně (stav k roku 2008). Právní, lékařské a výkonné sekretářky vydělávají více, přičemž některé výkonné sekretářky vydělávají více než 50 000 USD ročně. Administrativní asistentky vydělávají v průměru 40 030 USD ročně, přičemž některé výkonné asistentky vydělávají více než 60 000 USD ročně. Skutečný plat závisí na geografické poloze, vzdělání, zkušenostech a odvětví.