20 effektive kommunikationsstrategier til arbejdspladsen

Fra mindre stridigheder om feriepenge til alvorlige bekymringer om medarbejdertilfredshed er der meget få arbejdspladsproblemer, som ikke kan løses med god gammel kommunikation. Men når det brænder på, og du skal have en vanskelig samtale, er det vigtigt at have et par strategier i ærmet for at sikre, at du får mest muligt ud af den.

Hvad er effektiv kommunikation?

Hvor vi går i dybden med det praktiske, er det vigtigt at forstå, hvad der adskiller god kommunikation fra dårlig kommunikation. Det kan virke som en indlysende forskel (tale med dit team = godt, skrige dem i ansigtet = dårligt), men det er faktisk lidt mere subtilt end som så.

Først og fremmest kommer meget af det, vi siger, faktisk ikke ud af munden på os. Ifølge den psykologiske forsker Albert Mehrabian stammer kun 7 % af betydningen fra de faktiske ord, vi siger. De resterende 55 % kommer fra vores kropssprog, og 38 % er vores tonefald.

Disse procentsatser gælder teknisk set kun for ansigt-til-ansigt-kommunikation. Mehrabian kom med denne teori tilbage i 1967, længe før e-mail eller instant messaging blev opfundet. Strategier for onlinekommunikation har en tendens til at være lidt anderledes – det kommer vi ind på senere.

Hvorfor er effektiv kommunikation vigtig?

I ordbogen er effektiv kommunikation en “kommunikation mellem to eller flere personer, hvor det tilsigtede budskab leveres, modtages og forstås med succes”. Det betyder ganske enkelt, at både den, der taler, og den, der lytter, får det samme budskab ud af samtalen – der er ingen krydsede ledninger eller misforståelser.

Det betyder også, at den person, der taler, føler sig hørt og forstået. Hvis lytteren siger “ja, absolut, jeg er helt med på din pointe, det vil jeg tage hensyn til” og derefter ikke gør noget af den slags, er der ikke tale om effektiv kommunikation.

I forretningsmæssig forstand får effektiv kommunikation en yderligere betydning, idet den delte information bidrager til en organisations kommercielle succes. Det er afgørende, at alle medarbejdere er på samme side for at kunne bidrage til et fælles mål, og effektiv kommunikation er nødvendig for at opnå dette.

Hvorfor har du brug for en stærk kommunikationsstrategi?

Helt enkelt kan god kommunikation gøre eller ødelægge en virksomhed.

Hvis du som leder ikke er i stand til at kommunikere effektivt med dit team, har du effektivt reduceret dine lederegenskaber til næsten nul.

Kommunikation er afgørende i autoritativ forstand, når det gælder om at give instruktioner, styre projekter eller pitche over for kunder. Den er dog lige så vigtig i samarbejdsmæssig forstand, når det gælder om at lytte til dit team og samarbejde med dem for at løse eventuelle problemer, som de måtte have.

Her er uden videre alle de kommunikationsstrategier, du nogensinde får brug for. Vi har inddelt dem i overordnede strategier med specifikke strategier for face-to-face og online.

20 effektive kommunikationsstrategier til at transformere din virksomhed

Lytte

Ja, det er rigtigt, de vigtigste kommunikationsstrategier involverer faktisk ikke at tale. Det lyder lidt kontraintuitivt, men faktisk kan du på ingen måde føre en produktiv samtale med nogen, hvis du ikke rent faktisk har lyttet til hans eller hendes bekymringer og taget dem til dig.

Hvis du går ind med alle våben uden at være opmærksom på, hvad den anden person har at sige, vil det få dig til at virke tyrannisk og uopmærksom. Sørg for at afsætte masser af tid til, at personen kan tale om sine bekymringer – og lad være med at afbryde vedkommende halvvejs.

Skabelse af en modtagelig atmosfære

Som at lytte er effektiv kommunikation afhængig af, at der skabes et modtageligt rum. Medarbejdere vil ikke ønske at lufte deres bekymringer, hvis de føler, at de bare vil blive fejet ind under gulvtæppet og ikke blive behandlet.

Søg at skabe et afslappet og imødekommende miljø for din samtale, for hvis du virker presset eller anspændt, vil det ikke få den anden person til at føle sig tryg.

Træning

Der er to aspekter af dette. For det første bør din uddannelse af nye medarbejdere være kommunikativ med hensyn til deres jobfunktion og detaljer om virksomheden. Dette omfatter historien, dine kunder og eventuelle interne politikker om ting som f.eks. ferie og arbejdstider. Hvis du opdager, at mange af dine nyansatte kommer til dig hver halve time og stiller de samme spørgsmål, er det et tegn på, at din uddannelse ikke lever op til kravene.

For det andet bør effektive kommunikationsmetoder dog også være en del af den uddannelse, du giver dine medarbejdere. Som alt andet i erhvervslivet er det en færdighed, der skal læres, og kommunikationsmetoderne vil være forskellige fra virksomhed til virksomhed. Det er dit ansvar at indgyde bedste praksis til dit team.

Læs næste: Simple lærings- og udviklingsstrategier, der kan katapultere dine medarbejdere til succes

Din tone, i form af det sprog, du bruger, klarhed og din måde at tale på, er alle afgørende aspekter af god kommunikation.

Her er 6 dos and don’ts for effektiv kommunikation:

5. DU skal bruge et klart og enkelt ordforråd for at sikre, at du får din pointe frem. Hvis dit sprog er tvetydigt eller for komplekst, risikerer du at blive misforstået og kan blive nødt til at forklare dig flere gange.

6. Vær IKKE for sjov – du befinder dig i et professionelt miljø, og din tone skal matche det

7. Brug IKKE slang, bandeord eller sprog, der kan virke stødende. Du risikerer at fremmedgøre din lytter – og det er heller ikke særlig professionelt.

8. Lyd ikke som en plade, der går i stå. Dit budskab bør være klart og autoritativt nok første gang, så du ikke behøver at gentage dig selv hele tiden.

9. INDFØR humor på en passende måde. Hvis du holder samtalen let og afslappet, skaber du et venligt miljø og vil gøre dit team mere modtageligt over for dit budskab. Det er klart, at der er en tid og et sted for denne teknik – den skal f.eks. ikke bruges på et disciplinært møde.

10. Du må ikke mumle. Ikke alene gør det det svært for teammedlemmerne at forstå dig, men det vidner også om manglende tillid til det, du siger.

Opmuntring og feedback

Efter hver udveksling skal du altid sørge for at takke den anden person eller de andre personer for deres tid. Det er en simpel høflighed, og det viser desuden, at du er taknemmelig for deres tilstedeværelse, når de kunne have været i gang med en anden opgave.

Giv også tid til, at lytterne kan give feedback, ikke kun om, hvordan de synes, samtalen forløb, men også om den måde, du leverede information på.

Tag kritik til efterretning og brug den til at strukturere dine missives bedre i fremtiden.

Kommunikationsstrategier for face-to-face

Denne åbne mødestil er en fantastisk måde at kommunikere med dine medarbejdere på, og for dem at kommunikere med dig også – det er en tovejs-vej!

For dig er det en chance for at få din passion for et projekt frem og skabe et virkelig inkluderende miljø, der giver dit team mulighed for at dele din entusiasme og dit engagement. For dem er det en chance for at deltage i en åben diskussion og tage punkter op i fællesskab.

En-til-en

Visse bekymringer er ikke egnede til at blive drøftet i en gruppe. I disse scenarier er individuelle møder den bedste løsning. Hvis der er en personlig bekymring, der skal tages op, eller hvis der er et problem med præstationen, kan du prøve at tage den pågældende person til side til en privat snak.

Download nu: Som vi nævnte før, tegner kropssprog sig for omkring 55 % af betydningen, når man kommunikerer ansigt til ansigt. Det kan virkelig gøre en forskel for at sikre, at din samtale er effektiv.

Siddende oprejst, smilende, et stærkt håndtryk – alt dette er positive signaler om, at du er modtagelig for at føre en seriøs samtale. At slænge sig i stolen, sætte fødderne på skrivebordet eller lukke øjnene – ikke så gode tegn. Undgå det for enhver pris.

Præsentationer

Indførelse af et visuelt element kan være med til at illustrere koncepter bedre, især når du diskuterer et kreativt projekt. Det kan også være nyttigt at sende præsentationer rundt til teammedlemmerne efter møderne, så de kan henvise til fakta eller statistikker, når de skal gennemføre planer.

Kommunikationsstrategier for online

E-mail

Kommunikation via e-mail har fået lidt af et dårligt ry i de senere år, da den har været plaget af den samme kritik, som mange andre teknologiske platforme bliver udsat for: at det er let at misforstå noget, når det er skrevet ned, fordi man ikke har alle de kropsudtryk og tonefaldsmarkeringer, som man har i ansigt-til-ansigt-kommunikation.

Og derudover er der en formodning om, at i det øjeblik man får en e-mail, sidder afsenderen ved sit skrivebord og banker med fødderne og venter på et svar (selv om det er midnat). 99 % af tiden er det ikke tilfældet, og de fleste e-mails, der kræver et presserende svar, vil alligevel blive markeret som “høj prioritet”.

E-mail er faktisk en yderst effektiv måde at kommunikere med teammedlemmer på et professionelt niveau på, på en måde, der ikke distraherer dem fra andet arbejde, som de måske er i gang med. For at undgå enhver form for unødvendigt opfattet tidspres skal du sørge for at sætte et mål for svar/handling i din første e-mail.

Instant messaging

Apps som Slack kan være uvurderlige til at kommunikere hurtigt og nemt med teammedlemmer. Der er nogle ting, som ikke nødvendigvis kræver, at du sender en e-mail. IM løser det problem ved at virke som en mere afslappet platform. Det er også en fantastisk måde at inkludere fjernte teammedlemmer i virksomhedskulturen, så de føler sig som en del af teamet, selv når de ikke er til stede.

Men stol ikke for meget på onlinekommunikation

Og selv om kommunikationsteknologier kan være yderst nyttige, bør de ikke overanvendes. Der er visse ting, der ikke vil komme frem på den måde, som du ønsker det via onlinekommunikation, og ting kan ofte overlades til åben fortolkning. Hvis det er muligt, skal du forsøge at bruge personlig samtale til at opbygge bedre relationer og følge op med e-mails for at skabe klarhed.

Kommunikationsstrategier uden for rammerne

Og nu til noget helt andet…

Sommetider er du nødt til at tænke lidt uden for rammerne for at gøre din kommunikation så effektiv som muligt. Her er et par strategier, der går ud over det sædvanlige – ja, du vil måske få nogle mærkelige blikke og et par bekymrede e-mails fra dit team, men det vil helt sikkert få dem til at tale sammen.

Visuelle hjælpemidler

Hvis du ofte oplever, at du kommunikerer de samme ting til dine medarbejdere, kan du spare tid og energi med nogle visuelle hjælpemidler.

Har du nogen i dit øre hvert femte minut, der spørger efter printerkoderne? Print dem ud, og sæt dem på printeren. Bombaderes du med e-mails, der beder om ferie? Indfør en fælles feriekalender, så teammedlemmerne kan tjekke, om deres ferie vil overlappe hinanden, før de indgiver en anmodning. Gør medarbejderne konstant grin med din dårlige smag i skjorter? Sæt et skilt på dit skrivebord med teksten “Jeg kan godt lide mine skjorter, okay, men lad mig være i fred”. Eller, du ved, gå på indkøb. Det er op til dig.

Act it out

Hvem elsker ikke en omgang Charades til jul? Det er altid sjovt at se mormor prøve at spille “Thor: Ragnarok”. Vi foreslår ikke, at I bogstaveligt talt spiller Charades på kontoret (i hvert fald ikke hver dag), men ved at indføre et fysisk aspekt i jeres kommunikation kan I opmuntre jeres team til at tænke ud af boksen og få instruktionerne til at sætte sig fast i deres hukommelse.

Det er også et effektivt træningsværktøj, især til at øve interaktioner med kunder og spille potentielle resultater. Igen, sørg blot for, at dine medarbejdere ikke *virkeligt* spiller Charades med kunderne.

Der er tonsvis af forskellige måder at kommunikere effektivt med dit team på, og det er op til dig at finde den bedste måde at kommunikere på. Vær opmærksom på, at det kan kræve lidt afprøvning og fejl, og vær villig til at prøve forskellige taktikker. Når alt kommer til alt, skal effektiv kommunikation fungere for dig og dit team og ikke for nogen andre.

Det er værd at bruge lidt tid på at få det til at fungere. Hvis du perfektionerer dine kommunikationsstrategier, vil din arbejdsplads blive et gladere og mere harmonisk sted.