Processen for arbejdstilladelse (PTW) og et arbejdstilladelsessystem omhandler det arbejde, der skal udføres, det udstyr, der skal bruges, hvordan stedet skal forberedes, sikkerhedsforanstaltninger og eventuelle procedurer, der skal følges af hensyn til sikkerheden. Der kan også registreres yderligere oplysninger afhængigt af behovene, f.eks. godkendelser, tilladelsens udløb, nødforanstaltninger og endelig gennemgang og godkendelse af arbejdets afslutning. Følgende oplysninger registreres ofte som en del af PTW-processen:
- Beskrivelse af det arbejde, der skal udføres
- Stedet og arbejdsområdet
- Stedets repræsentant eller ansvarlige person
- Liste over den eller de personer, der udfører arbejdet
- Liste over den eller de personer, der udfører arbejde
- Arbejdsplanlægning og de trin, der skal følges
- Angiv eventuelle farer og de forholdsregler, der skal træffes
- Angiv eventuelle tilladelser, der kan være påkrævet
- Besætningen eller arbejdstageren anerkendelse
- En godkendelse til at påbegynde arbejdet
- Liste over kontrol- og revisionspunkter
- Nødprocedurer og kontaktpersoner
- Tidsbegrænsning for tilladelsen til at arbejde
- Eventuelle yderligere oplysninger eller noter
- Arbejdsafslutning
Udfordringer med manuelle arbejdstilladelsesprocesser
Energi, Forsynings- og industrivirksomheder i alle størrelser kæmper med at vedligeholde manuelle papirdokumenter og formularer. Procedurerne for arbejdstilladelser varierer meget fra organisation til organisation, og kun meget få har et automatiseret arbejdstilladelsessystem. De mange forskellige personalemodeller og organisationsstrukturer skaber problemer med standardisering af sikkerhedsstyringsprocedurer. Energiproduktion, transmission, distribution, olie, naturgas, produktion og byggeri skal alle have grundlæggende sikkerhedskrav baseret på OHSA, HSE og andre internationale sikkerhedsforskrifter. Versify’s software til arbejdstilladelser er udviklet til disse brancher med fleksibilitet til at konfigurere formularer og arbejdsgange til at understøtte sikkerhedsforskrifter og overensstemmelsesorganer.
Dertil kommer, at arbejdsstyrken, teknikere og ingeniører er blevet mobile. Papirdokumenter, e-mails og regneark kan blive beskadiget, forlagt eller aldrig returneres til de centrale operationer eller til den ansvarlige for overholdelse af reglerne. Dette øger risikoen for, at formularer ikke bliver udfyldt og afsluttet korrekt. Det bliver meget vanskeligt og tidskrævende at opretholde overholdelse og sikkerhedsstandarder for Job Hazard Analysis (JHA/JSA), arbejdstilladelser og LOTO.
Typer af tilladelser
Der findes typisk flere typer af tilladelser, som hver især omhandler en bestemt type job eller arbejdsaktivitet. En arbejdstilladelse bruges traditionelt til ikke-rutinemæssig vedligeholdelse.
- Tilladelse til varmt arbejde: En arbejdstilladelse er påkrævet for arbejde, der indebærer brug af en flamme eller andre antændelseskilder
- Tilladelse til koldt arbejde: Der kræves en arbejdstilladelse for potentielt farligt arbejde, som ikke er omfattet af andre typer arbejdstilladelser
- Elektrisk tilladelse: Der kræves en arbejdstilladelse for arbejde på elektriske systemer, hvor der er mulighed for at komme i kontakt med strømførende elektriske ledere
- Tilladelse til adgang til lukkede rum: Der kræves en arbejdstilladelse for at give personale tilladelse til at komme ind i et lukket rum som f.eks. en tank, et beholder, et blad, en grøft osv.
- Tilladelse til jordforstyrrelser: En arbejdstilladelse er påkrævet for enhver udgravning eller jordforstyrrende aktivitet, der involverer gravearbejde, gravning, udgravning eller fjernelse af jord eller jord
Procedure for arbejdstilladelse / tilladelse til sikkert arbejde
En arbejdstilladelsesblanket (PTW) skal udfyldes og begyndelsen for hver dag, før arbejdet kan påbegyndes. Tilladelsen skal godkendes af det relevante personale for at sikre, at den er udfyldt korrekt, og at alle farer og forholdsregler er angivet. Hvis tilladelsesblanketten ikke er udfyldt korrekt eller kræver yderligere oplysninger, vil den blive afvist. Tilladelsen kan indsendes på ny, når alle oplysninger er korrekt dokumenteret. Når alle farer og forholdsregler er blevet gennemgået og godkendt, kan arbejdet påbegyndes.