Automatiseret bogføring: Hvorfor du har brug for disse fire værktøjer (og ikke bare én god bogføringstjeneste)

Flere og flere tjenester og virksomheder hævder at tilbyde automatiseret bogføring. Normalt er det, de mener, at de automatiserer (eller i det mindste overtager) en del af bogføringen. Det er umuligt at finde ét stykke software, der kan automatisere alt fra udgiftskategorisering til bogføring og betaling af regninger. Og hvis du er på periodiseringsbasis i stedet for kassebasis? Glem det.

Men hvis du virkelig ønsker en bogføringsløsning, der kører af sig selv, kan du komme tæt på med en kombination af software og tjenester. I dette indlæg dækker vi den nøjagtige pakke af værktøjer og tjenester, som du skal bruge, hvis du ønsker automatisk bogføring til din virksomhed.

Det fungerer både til regnskab på kontant- og periodiseringsbasis og vil kræve minimal indsats for at holde det kørende hver måned. Disse værktøjer vil give dig tiden tilbage til at fokusere på strategiske forretningsbeslutninger i stedet for at fumle rundt i dit regnskabsprogram hver måned.

Hvor vi dykker ned i stakken, er her “hvorfor” bag de opgaver og værktøjer, vi har valgt.

Pilot har et team af bogholderieksperter (med software-superkræfter), der laver dine regnskaber i QuickBooks Online. Lad os tage den bogføringsmæssige byrde af din tallerken: Prøv Pilot nu.

Hvorfor du har brug for fire værktøjer (og ikke kun én god bogføringstjeneste)

Bogføring er ikke en standardiseret tjeneste. Der er ikke nogen standardliste over de opgaver, som en bogholder udfører, selv om der er mere eller mindre almindelige tjenester, der tilbydes. Det er altid vigtigt at drøfte, hvad du ønsker, at din bogholder skal udføre, før du ansætter en bogholder. Generelt vil bogholdere udføre nogle af eller alle følgende opgaver:

• Kategorisere dine transaktioner
• Afstemme dine bankkonti
• Oprette vigtige regnskaber
• Håndtere regninger og fakturaer.

De to midterste – afstemning af dine bankkonti med dine virksomhedsbøger og udarbejdelse af nyttige regnskaber – er opgaver, som stort set alle bogholdere vil tilbyde. Kategorisering af transaktioner er noget, som nogle bogholdere tilbyder, men normalt kun med input fra virksomhedsejeren (eller den, der foretager indkøb for virksomheden).

Håndtering af regninger og fakturaer er noget, som interne bogholdere ofte vil gøre, men som mange bogføringstjenester og outsourcede bogholdere ikke vil gøre. Og selv når du har fundet en person til at udføre alle disse opgaver, betyder det at have den rette automatisering og teknologi til rådighed, at de kan udføre langt mere for din virksomhed, end hvis teknologien ikke var til stede.

De følgende fire værktøjer rammer det, vi mener, er de fire største behov for virksomhedens bogføring: en platform til at opbevare dine bogføringsdata i, et værktøj til at automatisere kategorisering af udgifter, en tjeneste til at håndtere det, som computerne ikke kan, og et værktøj til at forenkle afsendelse og modtagelse af betalinger.

Som en bonus har vi hæftet vores yndlingsmulighed til at automatisere lønregistrering og andre HR-aktiviteter så meget som muligt på. Vi valgte hvert værktøj i denne stak, fordi vi har personlig erfaring med værktøjet og fandt ud af, at hvert enkelt værktøj virkelig hjalp de virksomheder, vi arbejder med.

Her er uden videre vores anbefalede bogføringsteknologiske stak.

Stræk 1: Få skalerbar, robust bogføringssoftware

God bogføringssoftware er som den ven i din gruppe, der hjælper alle med at komme overens. Du kan ikke opbygge en automatiseret bogføringssoftware stak uden noget, der spiller godt sammen med alle de andre værktøjer. Den bogføringssoftware, du vælger, vil fungere som fundamentet for alt det, der kommer derefter. Det er her, bogholdere vil afstemme konti og udarbejde rapporter, og det er her, data, der synkroniseres fra dine andre værktøjer, vil bo.

På grund af dets omfattende integrationer, skalerbarhed og funktionssæt anbefaler vi QuickBooks Online til små virksomheder, mellemstore virksomheder og nystartede virksomheder. Det er måske ikke så spændende og nyt som nogle andre programmer (jeg kigger på dig, Xero), men QuickBooks kan virkelig gøre det meste arbejde for din bogholder.

I stedet for at genopfriske alle vores grunde til at elske platformen, henviser vi dig til et tidligere indlæg, som vi har lavet, og som sammenligner tre populære platforme: QuickBooks Online, Xero og Wave. Hvis du vil læse mere om andre muligheder, før du træffer en beslutning, kan du måske finde vores guide til online bogføringssoftware nyttig.

Stræk 2: Automatiser udgiftssporing

Det andet nøgleværktøj i din automatiserede bogføringsstack bør forenkle sporing og kategorisering af udgifter. Hvorfor? Fordi udgifter kan være et af de mest tidskrævende og smertefulde aspekter af bogholderi. Det er virkelig besværligt. Hvis du driver en lille virksomhed med få eller ingen udgifter, kan du springe dette værktøj over. Men hvis du gør ting som …

• Håndter lagerbeholdning
• Tager på forretningsrejser
• Køber kontorartikler og møbler
• Etter ude med kunder

… så er det godt at få et system på plads til at spore alt.

Bogholdere kan ikke foretage al din udgiftssporing for dig, fordi de ikke kan læse tanker (især hvis du har for vane at sætte forretningsudgifter på et personligt kreditkort eller personlige udgifter på et erhvervskort). Og du behøver ikke at få os til at fortælle dig, at det er vigtigt at kategorisere udgifterne korrekt – det gør en stor forskel i skattesæsonen.

Selv om computere heller ikke er gode til at læse tanker, så er de gode til at identificere mønstre og automatisere arbejdsgange. Det er derfor, vi valgte Expensify som det andet værktøj i denne stak.

Sådan fungerer det: Den, der bruger virksomhedens penge (alle fra medarbejdere til administrerende direktører og ejere af små virksomheder), tager et billede af kvitteringen via Expensify-appen. Expensify omdanner disse kvitteringer til en rapport og tilbyder knapper til at godkende/afvise med et enkelt klik. Disse oplysninger synkroniseres automatisk i realtid med din QuickBooks-konto. Der er endda automatisk refusion.

Så selv om Expensify kræver et par øjeblikke af indsats fra din side (at du tager et foto af kvitteringen eller trykker ja/nej på godkendelser), strømliner det langt de fleste udgiftsrelaterede forretningsopgaver.

Stræk 3: Sørg for automatisk bogføring

Meget hvor vidunderligt det ville være, hvis QuickBooks bare genererede perfekt nøjagtige, forståelige regnskaber hver måned, så gør det ikke. Bogføringssoftware eksisterer for at blive brugt af nogen, og hvis du ønsker, at processen skal automatiseres, har du brug for hjælp fra computere og mennesker.

Tænk over det: Bogføring sporer og uddyber i bund og grund, hvordan penge er flyttet ind og ud af din virksomhed. For at finde ud af, hvad der er sket hver måned, skal du kigge på en række datakilder (dit kontoudtog, din lønseddel, din kreditkortopgørelse, de fakturaer, du har sendt, osv.) Hvordan du registrerer disse oplysninger er ret standardiseret og egner sig godt til intelligent automatisering.

Men andre dele af bogføringen – f.eks. at skabe mening i disse data, håndtere uventede brugssituationer og forklare alting – er bedre udført af erfarne, menneskelige bogholdere. Det er præmissen for, hvorfor Pilot overhovedet eksisterer.

I Pilot giver vi computere de opgaver, som computere er bedst til, mens vi overlader resten til vores bogholdere, som er dygtige til det. Computerne tager sig af alle de enkle, fejlbehæftede, gentagne bogholderiopgaver, mens vores bogholdere har mere tid til at bruge direkte på spørgsmål og bekymringer fra kunderne (og ikke på manuel dataindtastning).

Kort sagt, vi ansætter dygtige bogholdere og giver dem mulighed for at automatisere deres arbejde med software. De registrerer alt i QuickBooks Online, så du har let tilgængelige, let overførbare og nøjagtige data, alt sammen på en platform, der integreres godt med andre fantastiske finansielle værktøjer.

Hvad enten du forbereder dig på din næste finansieringsrunde eller forsøger at opbygge næste års budget, vil du altid have de oplysninger, du har brug for, i et enkelt, lettilgængeligt format. Vi leverer månedlige, kvartalsvise og årlige regnskaber som f.eks. balancer, P&L og pengestrømme. Og hvis du ønsker at vide noget specifikt, vil din dedikerede bogholder være i stand til at give dig disse oplysninger når som helst.

P.S. Du troede vel ikke virkelig, at vi ville sammensætte en bookkeeping tech stack og ikke anbefale os selv, gjorde du? Prøv Pilot Now i en måned.

Stræk 4: Automatiser betalings- & debitorbogholderi

Kreditorer (at sende fakturaer og minde folk om at betale dem) og debitorbogholderi (at betale regninger) er en integreret del af at drive forretning. Men nogen er nødt til at gøre arbejdet med rent faktisk at sætte sig ned, bestemme, hvad der skal betales, og sørge for, at pengene skifter hænder, når de skal.

Nogle bogholdere vil udføre denne opgave, og andre vil ikke gøre det. Uanset hvem der tager sig af det, kan mange af de opgaver, der er nødvendige for fakturering (generering af fakturaer, påmindelse af kunder om at betale, indhentning af betalingsgodkendelser fra den rette person, opdatering af regnskaberne, når penge forlader eller kommer ind på din konto osv. Til den opgave anbefaler vi Bill.com.

Som med alle programmer på denne liste kræver Bill.com en vis tid at bruge. Men det forenkler i høj grad kreditor- og debitorbogholderiet. Fra afsendelse af automatiske påmindelser om fakturering til synkronisering af bankkontodata med dit valgte bogføringsprogram udfører det en række opgaver, der er bedre overladt til computerne.

Deres træk & slip-funktion til fakturaer sparer tid for den, der står for AP/AR, og du kan oprette en godkendelsesarbejdsgang, så alle, der har brug for input, kan trykke på en eller to knapper for at få det gjort.

Kombineret med QuickBooks, Expensify og Pilot er Bill.com den sidste del, du har brug for til en automatiseret bogholderiløsning, der er så tæt på hands-off, som du kan finde.

(Bonus) Trin 5: Gør fordele & Lønregistrering meget nemmere

Lønregistrering og andre HR-opgaver – som f.eks. administration af medarbejdernes forsikringsplaner – er noget, som de fleste bogholdere aldrig vil røre ved. Men det er en anden vigtig back-office-funktion, som kan forbedres ved hjælp af automatisering. Mange af vores kunder har prøvet Gusto og er glade for det, så vi er glade for at anbefale det til alle, der leder efter en lønningsløsning.

Gusto giver mening for små og mellemstore virksomheder og nystartede virksomheder. Mens det ville være vildledende at hævde, at Gusto automatiserer HR, er det korrekt at sige, at de automatiserer mange irriterende opgaver og i høj grad forenkler lønadministrationen.

Hvor lang tid tager det dig (eller dit team) at køre lønadministrationen i øjeblikket? Gusto hævder, at de fleste kunder kan køre lønninger på 10 minutter eller mindre, når Gusto er sat op. De arkiverer og betaler også automatisk dine lønsumsafgifter og yder hjælp med fordele som sundhedsydelser.

Hvis du er seriøs omkring automatisering af backoffice-opgaver, er Gusto en god tilføjelse til listen.

Slutning

I 2019 er der ikke kun ét stykke software, der fuldstændig automatiserer dit backoffice. Men ved at kombinere de værktøjer, der er skitseret ovenfor, kan du komme så tæt som muligt på automatisk bogføring.

Hvis du kunne lide disse værktøjer og ønsker flere anbefalinger, kan du tjekke vores anbefalede finansielle stak.

I Pilot har vi et team af bogholderieksperter (med software-superkræfter), der laver dine regnskaber i QuickBooks Online. Lad os tage den bogføringsmæssige byrde af din tallerken: Prøv Pilot nu.