Erklæringer danner det faktuelle grundlag for påstande, der fremsættes i memoranda med bemærkninger og autoriteter, sagsfremstillinger og stævninger. (Dvs. at enhver påstand om faktiske omstændigheder i et sagsfremstilling skal behørigt underbygges med en henvisning til en erklæring). Sådan skriver du en rigtig god erklæring:
Først skal du skrive erklæringen med erklæringsgiverens egen stemme, i hendes eget sprog og fra hendes eget perspektiv.
For det andet skal du fortælle en god historie. Erklæringen skal være en fortælling, og den skal være omfattende med hensyn til de hændelser, den beretter om.
Til sidst skal du følge bevisreglerne. Alt i en erklæring skal kunne antages, som om det var et vidneudsagn i retten. Der skal være et grundlag (hvordan vidnet ved, hvad hun ved), og der må ikke være tale om utilladeligt rygter. Vis personligt kendskab til hver enkelt påstand i erklæringen.
Sig f.eks. ikke: “Jeg søgte om generel bistandshjælp i sidste uge, men jeg kan først få den om seks uger”. Sig i stedet,
Jeg gik til amtets velfærdsafdelingskontor på Lincoln Avenue den 4. juni 2012. Jeg husker det, fordi det var en mandag, og jeg havde tilbragt weekenden med at sove udenfor. Jeg talte med Ms. Jones. Jeg fortalte hende, at jeg er hjemløs. Hun gav mig madkuponer den dag. Hun fortalte mig, at jeg skulle komme tilbage til en aftale om fem uger for at drøfte min ansøgning om generel bistandshjælp. Jeg fortalte hende, at jeg har brug for hjælp nu og spurgte, om jeg kunne komme tidligere. Hun sagde: “Ingen undtagelser.”
Slutninger og meninger (“de hader fattige mennesker”) uden grundlag er upassende; indtryk (“jeg følte mig modløs”) er i orden. Undgå den passive stemme (f.eks. “dokumenter blev modtaget”). Brugen af passiv stemme er et tip om, at taleren mangler personlig viden og er afhængig af rygter.