Det er ingen hemmelighed – i konkurrenceprægede brancher er mennesker alt.
Att tiltrække og fastholde de bedste medarbejdere kan bogstaveligt talt gøre eller ødelægge din virksomhed, og succes afhænger af at vinde “krigen om talenter”.
De bedste virksomheder ved, at for at vinde, skal man skabe en kultur med engagement og et miljø, hvor folk har lyst til at bruge deres tid.
Det er her, en rockstar office manager bliver uundværlig, en person, der kan dyrke den kultur, din virksomhed har brug for, og styre skibet i den rigtige retning, efterhånden som din virksomhed vokser.
Hvis det bare var så enkelt…
Kontorchefen er en unik og krævende stilling. Det kræver et bredt sæt af færdigheder – og en fantastisk person – for virkelig at trives i rollen.
Gratis bonus: Få en PDF-version af rapporten The 2018 State of The Office Manager Report. Vi har undersøgt 572 Office Managers for at afdække 10 takeaways, som du kan bruge til at nå dine mål og overvinde udfordringer. Få desuden at vide, hvad andre kontorchefer får i løn (og hvordan du kan tjene mere)!
Tænk på dette:
Kontorchefen er en af de få personer (bortset fra måske CEO’en eller ledende HR-medarbejdere), der interagerer med medarbejdere på alle niveauer og i alle afdelinger stort set hver dag.
På SnackNation er vi store fortalere for talentfulde kontorchefer. Det skyldes, at vi har det privilegium at arbejde direkte med tusindvis af utrolige kontorchefer i nogle af de mest engagerede virksomheder fra hele landet.
Så hvad kræver det at være en af disse kontorchefer på næste niveau? Hvordan finder og ansætter man en person, der er perfekt til denne rolle?
Vi har talt med både kontorchefer og de mennesker, der ansætter dem i nogle af de virksomheder, der gør det rigtigt, når det kommer til kultur og engagement. Her er, hvad de havde at sige om de bedste egenskaber, du skal bruge for at være en rockstar-kontorchef.
Den bedste måde at oprette, spore og overvåge forslagene i dette indlæg på er med et produktivitetsprogram som monday.
Uovertruffen fleksibilitet
Vi hørte det igen og igen – fleksibilitet var det vigtigste enkelttræk ifølge de personer, vi spurgte. For at være en god kontorchef skal man være fleksibel og kunne håndtere alt, hvad der kommer på ens vej.
Shannon McLendon, Operations and Events Lead hos The Motley Fool, forklarer:
“En kontorchef hos The Fool er en alsidig mand med mange forskellige kasketter på.
Ting ændrer sig hurtigt, så jeg er nødt til at tænke hurtigt og være proaktiv for at få tingene gjort.”
Og det er klart – der findes ikke noget, der hedder en “typisk dag” for en kontorchef. Det ene øjeblik er du måske i gang med at planlægge et offsite-arrangement for 150 personer, det næste øjeblik koordinerer du ankomsten af en vigtig investor eller hjælper med indretningen af et nyt kontorlokale.
Evnen til at tilpasse sig og improvisere er afgørende.
(PS – Få mere sh*t done med The Assist – det gratis ugentlige nyhedsbrev nr. 1 lavet til assistenter af assistenter for assistenter.)
Stellar Organization & Follow-Through
Dette andet tip virker måske som en no-brainer, men at være organiseret er en af de største faktorer, når det kommer til succes i denne rolle. Igen, OM’s rolle er så bred og varieret, at det kan være let at miste overblikket over de opgaver, der er på spil. Og fordi du ofte støtter ledere på C-niveau, er de fleste ting højt prioriteret, og fejlmarginen er lille.
Lindsey Ingalls, Client Success Manager og Office Manager hos Leadquizzes, bryder det ned for os.
“Som office manager har du, hvad der virker som en million forskellige ting, der foregår på én gang, og du skal sørge for, at de alle bliver håndteret. Jeg kunne ikke leve uden min Google-kalender, hvor jeg lægger alle mine opgaver og det tidspunkt, jeg skal udføre dem, ind.
Og uanset hvor lille opgaven er, selv noget, der tager fem minutter, kommer den derind, og den bliver udført.”
Det er dog ikke bare at være organiseret – det er at være omsorgsfuld nok til at sikre, at de opgaver, du følger, bliver udført til tiden og bliver udført godt.”
Komplet tilgængelighed
En kontorchef skal være tilgængelig – både med hensyn til tilgængelighed og med hensyn til varme i hans eller hendes personlighed. Dit team skal føle sig trygge ved at henvende sig til kontorchefen om opgaver, som han eller hun ejer.
Paul Marshall, Influitive’s Chief Financial Officer og Senior Vice President of Operations, forklarer, hvorfor han har udnævnt tilgængelighed som den vigtigste egenskab ved en fantastisk kontorchef:
“Frem for alt skal en god kontorchef være tilgængelig for sine kolleger for at sikre, at alle arbejder med deres maksimale produktivitet,” siger han. “En personlig oplevelse får den enkelte medarbejder til at føle sig speciel og værdsat.”
Et eksempel på, hvordan vi gør dette hos Influitive, er gennem [email protected], hvor medarbejderne kan spørge vores team om alt, hvad der kan gøre deres arbejdsoplevelse bedre.”
Ved Pauls mening er dette træk legemliggjort af Rebecca Shaffer, der oprindeligt blev ansat som driftskoordinator, men som blev forfremmet til driftschef/kontorchef i løbet af blot et års tid.
Her er Shannon fra The Motley Fool med endnu en grund til, hvorfor tilgængelighed er så vigtig i denne rolle:
Min tilgængelighed har hjulpet Fools til at føle sig trygge ved at komme til mig med eventuelle bekymringer og har været med til at skabe gode relationer med Fools på tværs af virksomheden.
Min største succes som kontorchef skyldes det team, der arbejder sammen med mig hver dag. Den tillid, jeg har til dem til at gå den ekstra mil og træffe beslutninger, har vist sig at være uvurderlig.
Mit team håndterer alt fra interne operationer, planlægning af arrangementer, sikkerhed, vedligeholdelse samt medarbejdernes generelle lykke. Jeg kunne ikke være den succesfulde leder, jeg er, uden dem.
Solid kommunikation
Kommunikation er en ofte overset (men ikke mindre vigtig) evne, når det gælder om at trives i rollen som kontorchef.
Jobbet kræver ofte, at man tager ideer fra direktionen og oversætter dem til resten af organisationen.
Det gælder især, når du er ansvarlig for at implementere politikker for hele virksomheden. Du skal være omhyggelig med at kommunikere ræsonnementet bag dine kontorpolitikker for at sikre det størst mulige buy-in fra dit team. Du skal også være i stand til at forudse spørgsmål og være klar til at besvare dem i farten.
Liza Goldberg, vores fantastiske Vibe Manager her hos SnackNation, har gjort intern kommunikation til en uundværlig del af sit repertoire.
“Intern kommunikation i denne rolle er så vigtig.
Jeg står hver uge foran hele virksomheden og annoncerer nye aktiviteter eller forklarer politikker, og jeg skal sørge for, at jeg gør det på en måde, der er lydhør over for teamets behov, får alle detaljerne på plads og også klart forklarer årsagerne bag – uanset om det er en ny parkeringspolitik eller vores næste teambuilding offsite.”
(Sjovt faktum: Liza vandt virksomhedens eftertragtede Value Victor-pris kun lidt over en måned efter at være kommet i jobbet – hun er fantastisk!)
5. Urimelig optimisme
Når folk besøger kontoret – uanset om det er en potentiel nyansat, en mulig investor eller en fremtidig strategisk partner – er kontorchefen normalt den første person, de ser, og hans eller hendes opførsel er med til at danne de åh så kritiske første indtryk.
De fleste gode kontorchefer har en naturlig positiv holdning og en varm opførsel. Men den virkelige udfordring kommer på de uundgåelige dårlige dage. Alle har dem – dage, hvor vi helst bare ville blive i sengen – og det kan være fristende at lade humøret formørke din personlighed. Men kontorchefen har ikke denne luksus, da hans eller hendes opførsel har en direkte indvirkning på virksomheden. Rockstar-kontorchefer ved, at de skal tage et glad ansigt på, selv om det måske ikke helt afspejler deres humør indeni.
SnackNations administrerende direktør Sean Kelly er enig:
“Det er et must at have en naturligt sprudlende attitude. Selv når du er nede, skal du tage et positivt ansigt på.
Du er moralens centrum – det er derfor, vi kalder det en ‘vibe manager’ i stedet for en kontorchef.”
(PS – Få mere sh*t done med The Assist – det gratis ugentlige nyhedsbrev nr. 1 lavet til assistenter af assistenter for assistenter.)
Magisk kreativitet
I stigende grad er en virksomheds kontorchef ansvarlig for kontorets vibe. Faktisk er det derfor, at vores kontorchefs officielle titel er “Vibe Manager”. Kontorets vibe sætter tonen for resten af virksomheden og er med til at skabe den kultur, som vi har brug for for at være produktive, kreative og nå vores mål hver måned.
Det kræver stor kreativitet at opretholde en kultur og en vibe. Kontorcheferne forsøger sig med ting som indretning og planlægning af arrangementer.
Tag f.eks. planlægningen af et arrangement uden for huset – noget, som de fleste medarbejdere nok tager for givet. Bare det at finde på en sjov, ny aktivitet, som alle vil nyde, er en udfordring.
Du er nødt til at overveje, hvad er noget, vi ikke har gjort før? Hvad ville hele vores team nyde at gøre? Hvad kan vi gøre inden for budgettet? Hvordan vil denne aktivitet bidrage til at støtte den kultur, vi har brug for for at få succes? Det er en stor udfordring, og det kræver en seriøs tænkning uden for boksen.
(Heldigvis har vi et par idéer, som du kan låne.)
Uafvigende selvtillid
Denne rolle kræver ret ofte daglig interaktion med CEO’er og COO’er, så du er nødt til at være selvsikker for at vinde deres respekt.
Part i parcel med denne selvtillid er evnen til at skubbe tilbage fra tid til anden. Hvor meget du end ønsker det, kan du ikke være alt for alle, og du er nødt til at prioritere. Det er vigtigt at lære at sige nej.
Lindsey fra Leadquizzes forklarer:
“Jeg får dagligt anmodninger fra folk på kontoret om ting, der er “nødvendige”, og som de vil have gjort med det samme, og det er vigtigt at sætte grænser, så hele kontoret kan få gavn af det.”
Det er ikke fordi én person ønsker, at kontorets temp. skal være sat til 78, at hele kontoret vil være tilfreds med det. Man er nødt til at holde en sund balance for at holde hele kontoret tilfreds.”
Jedi-lignende forudseenhed
At være proaktiv og forudse fremtidige behov er et af de bedste aktiver, en kontorchef kan have.
En stor del af jobbet er reaktivt, og det kan være en af de største udfordringer – at reagere på og prioritere de utallige anmodninger, som en kontorchef får fra alle dele af organisationen. En måde at strømline din arbejdsgang og reducere reaktive opgaver på er at foregribe og planlægge dem.
SnackNations Liza Goldberg uddyber denne idé:
“Du er nødt til hele tiden at holde øjne og ører åbne.
Du er en af de eneste personer i virksomheden, der har et virkelig holistisk synspunkt på mange spørgsmål, og det er dit ansvar både at foregribe behov og at sikre, at du forbinder punkterne for folk og afdelinger, der ikke har fordel af dit perspektiv.”
Keen følelsesmæssig intelligens & Fasthed
Som vi har nævnt, har du som kontorchef at gøre med mennesker på alle niveauer – fra de menige medarbejdere til cheferne i ledelsen og alt derimellem. Det betyder masser af forskellige personligheder – nogle mere udfordrende end andre. Som kontorchef skal du være i stand til at håndtere dem alle.
SnackNations administrerende direktør Sean Kelly (en person, der ved en ting eller to om at arbejde med fantastiske kontorchefer) uddyber:
“Den vigtigste ting, der gør en rockstar-kontorchef til en rockstar, er en høj grad af følelsesmæssig intelligens. Du har med alle i virksomheden at gøre, og du oplever mange forskellige følelser og holdninger.
Ofte gange, når folk beder om ting, gør de det ikke nødvendigvis med så meget respekt, som de burde. Men man er nødt til at tage det i stiv arm, bevare roen og være modstandsdygtig. Disse kvaliteter er uvurderlige for at få succes i rollen.”
Og selv om det er afgørende at læse og imødekomme dit teams følelsesmæssige behov, kan du på den anden side ikke have en tynd hud og samtidig være en god kontorchef. Det er en nødvendig egenskab at have hovedet koldt og bevare roen over for pres.
Det kræver meget at være en god kontorchef. Nogle gange kan det føles endnu sværere at finde en.
Men kulturens betydning forsvinder ikke lige foreløbig, og derfor vil rollen som kontorchef kun få større betydning.
Det er derfor, du skal finde en person, der legemliggør de fleste (eller alle) af disse karaktertræk. At finde den rette person kan virke som en umulig opgave, men tro os, det er det hele værd.