Den ultimative guide til beslutningstagning i grupper – teknikker, værktøjer og strategier

“The wisdom of crowds.”

“Ingen mand er en ø.”

“Der skal to flints til at lave et bål.”

Når det kommer til inspirerende citater, er samarbejde et ret populært emne – og det er der en god grund til.

Fra de syv vidundere i verden til superhurtigt fiberoptisk bredbånd var mange af menneskehedens største bedrifter ikke et enkelt menneskes værk alene, men et helt hold, der arbejdede sammen mod et fælles mål.

Så selv om gruppebeslutningstagning måske ikke altid er let, kan man virkelig ikke argumentere for resultaterne.

Og hvis du leder efter måder at superstarte dit teamarbejde på og forbedre gruppebeslutningstagningen på, er du kommet til det rette sted.

For med de rette teknikker, værktøjer og strategier i din figurative værktøjskasse kan du forvandle et rum af kolleger til en velsmurt beslutningsmaskine. Læs videre, og find alt dette og meget mere i vores ultimative guide til gruppebeslutningstagning.

Hemmeligheden bag gruppebeslutningstagning – det starter med at være et godt team

At sammensætte et velfungerende team er langt mere end blot at smide folk i et rum og håbe på det bedste.

Det er faktisk så meget mere, at der er blevet skrevet hele biblioteker om emnet teamsammensætning – med nogle bøger mere nyttige end andre. Hvis du ønsker at sammensætte et effektivt team, giver det god mening at tage råd fra eksperterne.

Og de findes ikke meget mere eksperter end J. Richard Hackman, Cahners-Rabb Professor of Social and Organizational Psychology ved Harvard University.

I sin bog fra 2002, Leading Teams: Setting the Stage for Great Performances, fremlagde Hackman fem specifikke betingelser, der er nødvendige for, at teamarbejde kan være mest effektivt:

1. Dit team skal være “ægte”. Hackman foreslår, at for at et team kan fungere bedst muligt, skal det være “ægte”. I enkle vendinger henviser han til tanken om, at teamet skal have en klart defineret leder, en uforanderlig kerne af medlemmer og et fælles formål. Denne definition vil indgyde tillid til de enkelte personer på holdet og sikre, at alle har en fælles følelse af ansvarlighed.

2. Dit team har brug for en overbevisende retning. Uanset hvor effektivt et team er, er alle disse anstrengelser på en måde meningsløse, hvis de er fokuseret i den forkerte retning. Derfor foreslår Hackman, at effektive teams alle skal være helt klar over det fælles mål, som de deler – og aktivt arbejde hen imod dette mål sammen.

3. Dit team har brug for en struktur, der muliggør det. Ligesom med mange af livets foretagender kræver det en struktur at opnå succes som et team. Mere specifikt kræver det en struktur, der giver de enkelte medlemmer mulighed for at udføre deres arbejde på den måde, de finder mest effektiv.

4. Dit team har brug for en støttende organisation. Intet professionelt team eksisterer i et vakuum. Den organisation, inden for hvilken teamet eksisterer, skal støtte teamets mål, for at det kan nå sine mål. Dette kan omfatte belønningssystemer eller infrastrukturelle forhold som f.eks. levering af den nødvendige hardware og software.

5. Dit team har brug for ekspertcoaching. Selv de allerbedste medarbejdere er ofte mere komfortable og kompetente, når de arbejder alene. Så en del af teamoplevelsen består i at forstå, hvordan man bedst arbejder sammen med andre – og coaching er normalt afgørende for at opnå dette. Ligesom de største sportsstjerner i verden alle har trænere, har de bedste teams det også. “Ingen mand er en ø”, når alt kommer til alt.

Hackmans fem betingelser for teambuilding er et solidt fundament, som du også kan skabe dit team på. Men det er naturligvis kun det første skridt – det er kun grundarbejdet. Når du først har et funktionelt team, der kan arbejde optimalt sammen, skal du rent faktisk sætte dem i gang med arbejdet. Og til det skal de begynde at træffe nogle beslutninger.

Hvis du vil vide mere om, hvordan du får det bedste ud af dit team, kan du læse vores artikler om karrieremål, hvordan du ansætter den rigtige produktchef, og hvad der kendetegner en god leder.

Så, nu hvor vores crack-team er samlet, lad os se på, hvordan vi får dem til at arbejde bedst muligt …

5 af de bedste gruppebeslutningsteknikker

Nu, hvor vi har gennemgået det grundlæggende, er det tid til at tage tingene et skridt videre.

Gruppebeslutningsteknikker kan give den tiltrængte struktur, som teams har brug for, så de kan sætte deres egoer til side og fokusere på den rigtige beslutning for organisationen.

Men hvilken teknik, der er den rigtige for dig, afhænger af dynamikken i dit team og til en vis grad også af, hvad du forsøger at opnå – derfor er det vigtigt at prøve dem alle sammen, indtil du finder den teknik, der passer perfekt til dig og dine holdkammerater.

Disse teknikker vil ikke efterlade dig med et endeligt resultat, (det kommer lidt senere), men de repræsenterer snarere mekanikken i beslutningsprocessen + beslutningstagningsprocessen.

I en nøddeskal giver disse beslutningstagningsteknikker teammedlemmerne mulighed for at undersøge et problem fra alle vinkler på en måde, der fungerer for dem.

Hvert teammedlem er trods alt et individ, og hvis I ser anderledes på problemet, kan det hjælpe jer alle til at nå frem til en beslutning nemmere. Desuden kan de objektive resultater, som nogle af disse beslutningstagningsteknikker giver (som f.eks. vægtet scoring), bruges som begrundelse, når du deler dit teams beslutninger på tværs af virksomheden.

Naturligvis kan den mest effektive teknik ændre sig fra projekt til projekt (og fra team til team), men bare rolig – der er masser at vælge imellem. Faktisk har vi udvalgt 5 af vores favoritter, så du kan komme godt fra start:

1. Delphi-metoden

Delphi-metoden, også kendt som “iterativ konvergens”, er en teknik, der bygger på en gruppes eller et teams ekspertise til at hjælpe dig med at nå frem til komplekse beslutninger.

Det koncept, der ligger til grund for Delphi-metoden, er, at en gruppe af eksperter inden for et emne vil være i stand til at nå frem til en langt mere effektiv gruppebeslutning end en gruppe med kun grundlæggende viden.

Hvordan fungerer det så? Jo, Delphi-metoden foregår som en række “runder”. I løbet af hver runde besvarer de enkelte eksperter spørgsmål i forbindelse med den pågældende beslutning. Efter runden tager en facilitator svarene og samler dem, hvorefter han anonymt læser dem op for gruppen. Den næste runde finder så sted i lyset af de nye oplysninger, der kommer fra de andre eksperter.

Væsentligt set er dette en proces, hvor oplysningerne forfines, indtil der kun er de reneste kernedetaljer eller beslutningsmuligheder tilbage. Når man tænker på denne måde, giver navnet “iterativ konvergens” pludselig meget mere mening.

2. Brainstorming

Hvis den foregående teknik var lidt for struktureret for dig, hvad så med noget mere friformet? Du har sikkert allerede prøvet denne teknik, men brainstorming er stadig lige så populær som nogensinde, når det drejer sig om beslutningstagning i grupper.

Hvorfor?

Den første grund er, at brainstorming giver et meget åbent og uhæmmet miljø, hvor man kan udtrykke ideer, og denne liberale atmosfære kan hjælpe kreativitet og opfindsomhed til at komme frem i forgrunden. Men vi kommer for hurtigt i gang – lad os i stedet begynde med det grundlæggende.

I en nøddeskal er brainstorming en teknik til gruppebeslutning, hvor hvert medlem af en gruppe opfordres til at fremkomme med alle de idéer, der falder ham ind – uanset hvor vilde eller skøre de end måtte være. Begrebet brainstorming, der blev populariseret i Alex F. Osborns bog Applied Imagination fra 1967, er stadig noget, der regelmæssigt vendes på arbejdspladser over hele verden.

Da brainstorming normalt finder sted som en fri session, er der normalt kun få (hvis nogen) begrænsninger på processen. Det kan betyde, at nogle idéer kan være lidt overdrevne, men det kan også betyde, at out-of-the-box-løsninger pludselig bliver en reel mulighed.

3. Nominal Group Technique

Også kendt under sit akronym NGT, Nominal Group Technique er i bund og grund en mere struktureret form for brainstorming. Konceptet er designet til at tilskynde alle til at give deres ærlige meninger og idéer uden at holde sig tilbage, men også til at indføre et modereringstrin, hvor resten af teamet diskuterer og prioriterer hver enkelt idé åbent.

Den bedste måde at forklare NGT på er måske ved at gennemgå, hvordan en typisk session kan se ud. Lad os forestille os, at du og dit team har et problem, som I skal løse, og at brainstorming alene ikke rækker til det. Her er, hvordan NGT kan hjælpe:

1. Først skal det aktuelle problem formuleres klart og tydeligt, så alle i gruppen forstår det.

2. Som ved en brainstorm skal hvert medlem af teamet tage det, der falder dem ind, og skrive det ned. Igen, ligesom ved brainstorming, er der ingen grænser her.

3. Hvert medlem af holdet læser højt en af deres idéer, og lederen af sessionen skriver den på whiteboardet. Det er afgørende, at ingen diskussion af idéerne er tilladt på dette tidspunkt.

4. Når alle medlemmer har bidraget med idéer, diskuterer holdet hver enkelt idé i fællesskab. Hvis alle er enige, kan ideerne fjernes fra listen, eller formuleringen kan ændres.

5. Eventuelt skal teamet efterlades med en forfinet liste over løsninger, som de alle er enige om.

4. Rangordning

Den demokratiske løsning i livet er ofte den mest retfærdige måde at gøre tingene på, og det samme kan bestemt siges om beslutningstagning i grupper.

Som at beslutte sig for hvilken smag af chips, der skal spises af pakken først, er det at prioritere og sætte ting i rækkefølge noget, der bare kommer naturligt for os som mennesker. Vi kan udnytte dette instinkt, når vi træffer gruppebeslutninger, til at forfine vores liste over løsninger.

Så hvordan går du til at rangordne dine muligheder, når du træffer gruppebeslutninger? Det første skridt er simpelthen at lade hvert medlem af teamet se på, hvad der er tilgængeligt, og derefter – privat – lave deres egen rangordnede liste over dem alle. Det kan være en liste fra 1-10, fra A til Z, alt efter hvad der passer jer bedst. Når det er gjort, kan listerne indsendes, og der kan tages et gennemsnit af hver enkelt “stemme” for hvert punkt.

Herfra er det et spørgsmål om ret simpel matematik at udlede, hvilket af punkterne på din liste over løsninger der er det mest populære blandt gruppen.

5. Vægtet scoring

Her er en beslutningsteknik, der ligger os hos airfocus meget på sinde (så på sinde, at vi faktisk har en hel guide dedikeret til den): vægtet scoring.

Den vægtede scoringsmodel, der er ideel til brug i scenarier, hvor dit team har mange forskellige potentielle løsninger, men ingen klare kriterier for at skære dem i skiver og tern, bygger på den idé, at nogle løsninger eller idéer kan være mere forretningskritiske (eller mere risikable) end andre.

Når du anvender dette system i din beslutningsproces, skal du og dit team vurdere hvert enkelt punkt på din liste og tildele kriterier som forretningsværdi, omkostninger og risici. Hvert af disse kriterier skal ligeledes tildeles en score baseret på vægtningen af punktet. For eksempel vil et punkt med en høj score for forretningsværdi og en lav score for risiko sandsynligvis være et punkt med meget høj prioritet.

Når du har udført vægtet scoring for hvert punkt på dit teams liste, vil du være i stand til at lægge scoren sammen og træffe en meget mere informeret beslutning – som team – om, hvilket punkt du skal fokusere på først.

4 vigtige værktøjer til gruppebeslutningstagning

Selv når de allerbedste teams i verden har de allerbedste teknikker i verden, kan beslutningstagningen ikke nødvendigvis flyde gnidningsløst – ikke uden de rigtige værktøjer.

Sommetider er disse værktøjer så enkle som et whiteboard, en tørt viskelæder og et par bærbare computere, men der findes også masser af teoretiske og diagrammatiske værktøjer, der kan hjælpe beslutningsprocessen. I modsætning til de teknikker, vi diskuterede ovenfor, handler disse værktøjer mere om at visualisere problemet på en måde, der gør beslutningstagningen lettere.

I mange tilfælde er det faktisk en god idé at bruge et eller flere af disse værktøjer som en del af de teknikker til gruppebeslutningstagning, der er beskrevet ovenfor.

Beslutningstagningsværktøjer behøver ikke at være komplekse, men de skal forenkle beslutningsprocessen på en måde, der gør det lettere at nå frem til konsensusbeslutninger. Her er 4 af vores favoritter:

Sticky Dot Voting

Sommetider er de enkleste værktøjer virkelig de bedste – og det bliver ikke meget enklere end sticky Dot Voting.

Hvordan fungerer det? Det er let som en leg: Du skal blot skrive alle dine diskussionspunkter op på et whiteboard eller en væg (klistermærker er meget praktiske her) og derefter uddele et sæt små klistermærker.

På dette tidspunkt kan du forklare dit team, at hver klistermærke repræsenterer en afstemning om godkendelse af et bestemt punkt eller en bestemt løsning. Så skal de blot gå hen og sætte deres prik på det relevante punkt.

Når alle i teamet har taget sig tid til at sætte deres prik på væggen, kan I alle tage et skridt tilbage og gennemgå det.

Det, I faktisk vil se på, er et rudimentært varmekort: Der, hvor der er størst koncentration af sticky dots, er sandsynligvis der, hvor I bør begynde jeres beslutningstagning. Herfra kan du skylle og gentage så mange gange, du vil, indtil din to-do-liste er 100 % prioriteret.

(Eller indtil du løber tør for sticky dots – alt efter hvad der kommer først!)

Beslutningstræet

Et af de vigtigste skridt, før dit team træffer en beslutning, er at forsøge at forudsige resultatet af disse beslutninger.

Det er netop til dette formål, at beslutningstræet blev skabt: Det er en meget visuel og meget intuitiv måde at forudsige, hvordan visse beslutninger vil falde ud. I modsætning til et mindmap er et beslutningstræ et ikke-lineært værktøj.

Det betyder, at du kan tage flere potentielle beslutninger og køre dem gennem hvert trin i træet for at hjælpe dig med at afgøre, om det er det rigtige valg eller ej.

Beslutningstræer er ret interessante ud fra et designmæssigt synspunkt, fordi de i bund og grund afspejler hjernens egen tankeproces, når der træffes beslutninger.

Simpelt sagt starter et beslutningstræ med et enkelt spørgsmål lige øverst eller nederst på siden – tænk på dette som roden.

Herfra tilføjes knuder under roden med binære spørgsmål, der udfordrer dens antagelser eller kommer med alternative forslag.

Det er let at se, hvordan man efter et par grene, der fører til et par knuder, hurtigt kan udvikle et diagram, der ligner et træ.

Når hver af disse grene når sin naturlige afslutning, som regel gennem flere knuder, er den sidste knude kendt som et blad. En enkelt kæde fra frøet til bladet er kendt som en regel.

Phew! Hvis du ikke er så meget til gartneri, skal du ikke være bekymret – beslutningstræer er meget nemmere at forstå på papir og kan være et effektivt værktøj, når det drejer sig om at hjælpe dit team med at træffe logiske, faktabaserede beslutninger sammen.

Airfocus Priority Poker-værktøjet

Naturligvis kunne vi ikke lade diskussionen om prioritering gå forbi uden at nævne vores værktøj til beslutningstagning i selve gruppen: Priority Poker. Især fordi vi for nylig lancerede V2 af Priority Poker-værktøjet.

Dette værktøj – eksklusivt til airfocus – er en sjov og effektiv måde at muliggøre gruppebeslutningstagning på.

Så hvordan virker det, og hvordan kan det hjælpe? Det er nemt. Du skal blot klikke på funktionen Priority Poker, for at lægge bordet.

Når alle mulighederne er ude at stemme om, scorer teammedlemmerne anonymt hver idé eller løsning på listen eller backloggen.

Du kan bede spillerne om at stemme via nøglemetrikker, såsom værdi, omkostninger, risiko osv. for at få et holistisk billede af, hvilke idéer der fortjener at blive fulgt op, og hvilke gruppen har besluttet at lade ligge.

Når alle har foretaget deres scoring, får du et praktisk resumé af, hvad dit team virkelig mener er vigtigt. Endnu bedre er det, at du kan anvende disse placeringer på din køreplan direkte fra spillet – praktisk, ikke sandt?

Pareto-analysen

Du har sikkert hørt om den under dens mere almindelige navn: 80/20-reglen.

Det, du sikkert ikke vidste, er, at den stammer helt tilbage fra 1896, hvor den første gang blev offentliggjort i bogen Cours d’economie politique af den italienske økonom Vilfredo Pareto.

Hvordan hjælper det dig med at træffe beslutninger?

Denne regel siger ganske enkelt, at 80 % af fordelene ved et projekt normalt kommer fra 20 % af indsatsen. Ved at udføre en Pareto-analyse kan dit team bedre identificere, hvor disse 20 % befinder sig, og bruge disse oplysninger til bedre at prioritere løsninger.

Denne proces er især nyttig, når dit team træffer beslutninger på baggrund af kundefeedback som f.eks. fejl og fejlrapporter. Du kan simpelthen summere antallet af gange, hvor hvert enkelt problem er rapporteret, og derefter oversætte disse rapporter til en procentdel og plotte dem på en graf.

Til sidst skal du blot tegne en lige linje, der skærer 80 % af tallet, og det fokus, som dit team sandsynligvis bør beslutte at tage, vil pludselig blive meget klart.

Sådan træffer du en endelig beslutning (som gruppe)

På dette tidspunkt har vi dækket teamsammensætningen, nogle praktiske teknikker, der kan hjælpe teamet med at træffe disse beslutninger, og nogle værktøjer, som de kan bruge for at gøre processen lettere. Men der er stadig et afgørende spørgsmål: Hvordan ved vi, hvornår en beslutning er truffet?

Hvad nu, hvis resultatet af disse værktøjer og teknikker til gruppebeslutningstagning efterlader et par gode muligheder på bordet: Hvilken af dem vælger du?

Som i et juryrum skal dit team også blive enige om en beslutningsstrategi, der leverer det endelige resultat.

Med det in mente er her de mest almindelige gruppebeslutningsstrategier, som dit team kan vælge imellem:

• Enstemmig beslutning. Dette er den absolutte guldstandard inden for gruppebeslutningstagning. Hvis du kan finde en måde at få hvert enkelt medlem af et team til at nå frem til den samme beslutning, forstærker den generelle enighed virkelig vægten af den nævnte beslutning. Det sker naturligvis ikke altid på den måde. Det er derfor, der er andre muligheder…

• Konsensus. Ligesom i den skumle verden af politik er forretningsbeslutninger ikke altid sorte og hvide. På grund af dette vil du nogle gange opleve, at det er umuligt for alle medlemmer af teamet at blive enige om et resultat. Ved at bruge den demokratiske flertalsmetode er der ingen grund til at spilde tid på at forsøge at overbevise dem, der er uenige, fordi det valgte resultat er det, som flertallet i teamet vælger. De, der er uenige, skal ikke desto mindre blive enige om at acceptere den endelige beslutning for at nå til enighed.

• Den ledende beslutning. Det er ikke til at komme udenom: Nogle gange er det kun en enkelt person (normalt lederen af en gruppe), der skal træffe en endelig beslutning. I dette tilfælde lytter den valgte person til alle sider af diskussionen, gennemgår de oplysninger, som gruppens beslutningsværktøjer har givet, og foretager en vurdering. Det er bestemt en mere autokratisk måde at gøre tingene på, men hvis du tænker over det, er det sådan, mange forretningsbeslutninger træffes i dag.

Er du klar til at træffe bedre gruppebeslutninger?

Det er let at afvise gruppebeslutningstagning som noget svært og til tider frustrerende. Men hvis du udnytter de teknikker, værktøjer og strategier, som vi har delt i denne guide, kan du måske finde det som en virkelig givende oplevelse.

Du skulle nu have alt, hvad du behøver for at komme ud og opbygge et mål-smashing, navngivende, problemløsende team, der kan tackle næsten enhver forretningsudfordring (og forklare præcis, hvordan de gjorde det).

Og glem ikke: airfocus er det ideelle værktøj til at holde dem alle på linje og trække i samme retning.

Giv det en chance i dag, og opdag, hvad du (og dit team) virkelig kan opnå.