Indledning til interessentregisteret
En interessent er enhver person eller enhed, der kan påvirke et projekts succes på en negativ eller positiv måde. Et interessentregister er et dokument, der indeholder en liste over eksterne og interne projektinteressenter. Registret behandler typisk følgende spørgsmål:
- Hvad er interessenternes navne, kontaktoplysninger, betegnelse, firmanavn?
- Hvad er interessenternes forventninger, interesser, påvirkning og krav?
- Hvilke interessenter er kritiske for hele projektet, og hvilke er mere aktive for bestemte projektfaser?
- Hvor ofte har interessenterne brug for kommunikation, og hvad er den foretrukne kommunikationsmetode?
- Hvilken type kommunikation er nødvendig?
- Er der et rapporteringsforhold mellem interessenterne?
Dette er nogle af de spørgsmål, som et interessentregister tager fat på. Du kan tilpasse denne liste i forhold til dine projektkommunikationskrav. Den handling, der består i at få svar på disse spørgsmål, kaldes Stakeholderanalyse. I Stakeholder Analysis vil du typisk oprette en liste over alle projektets interessenter og derefter bestemme deres forventninger, indvirkning og indflydelse på projektet. Power/Interest grid og Influence/Impact grid er nyttige under stakeholderanalysen. Bemærk: En interessent kan også være en enhed, f.eks. en organisation. Før vi forklarer denne formular mere detaljeret, vil du måske downloade den fra følgende link: Skabelon til grundlæggende interessentregister.
Skabelon til register
Et interessentregister er kun lige så godt som de spørgsmål, det formår at besvare. Derfor er det ret vigtigt, at du først har spørgsmålene i hovedet, før du opretter et interessentregister. Tricket er at have nok oplysninger til at gøre det nyttigt og ikke for mange, der gør det uoverskueligt. Stakeholderregisteret er et dokument, som deles med projektets interessenter. Derfor bør det aldrig indeholde oplysninger, der er skadelige eller kan opfattes negativt. Her er en eksempelskabelon:
Image Credit: Rupen Sharma Som du kan se, har skabelonen til interessentregisteret kolonner, der omhandler specifikke spørgsmål. Du kan tilføje og fjerne kolonner, som du finder passende for dit projekt. Pas på ikke at gøre det til et omfangsrigt dokument.
Registereksempel
Nu skal vi se, hvordan registeret udfyldes. Når du har gennemført en interessentanalyse, vil du få svar på de spørgsmål, der er anført ovenfor. Disse svar indtastes derefter i et interessentregister. Et eksempel på et interessentregister kan ses nedenfor.
Image Credit: Rupen Sharma Som du kan se på det viste billede ovenfor, er der to eksterne interessenter og en intern. De eksterne interessenter har brug for ugentlig kommunikation via videokonferencer. Dette skyldes sandsynligvis, at udviklingsteamet ikke er placeret i samme geografiske område som interessenten. En interessent kan påvirke projektet på mange måder, der er generelt fire kategorier: Positiv indflydelsesfaktor, negativ indflydelsesfaktor, støtteperson og vejspærring. I dette eksempel er Mandy Ali en støtteperson. Det skyldes sandsynligvis, at projektet er en del af et større initiativ, som hun er ansvarlig for. Værdien af et interessentregister er afhængig af en interessentanalyse. Sørg for at bruge tid på dette og brug passende værktøjer, som f.eks. Salience Model for Stakeholder Management. Hvis du er på udkig efter flere prøveformularer og skabeloner til download, kan du tjekke Bright Hubs ressourceguide: Over 50 gratis projektledelsesskabeloner og prøveformularer.