En guide til outsourcing af juridiske processer for advokatfirmaer

Der er kun så mange timer i en dag. Uanset hvor hårdt du og dit team arbejder, er listen over opgaver, der skal udføres, når man driver et succesfuldt advokatfirma, lang. Du kan imidlertid håndtere denne liste på en hurtigere, smartere og mere effektiv måde – ved at bruge outsourcing af juridiske processer til at skalere dine aktiviteter.

I denne vejledning udforsker vi grundlaget for outsourcing af juridiske processer, hvorfor flere advokatfirmaer bruger det, og branchetendenser for 2020. Vi har også udarbejdet en praktisk liste over bedste praksis for at få mest muligt ud af outsourcing af juridiske processer. Med de oplysninger, du lærer her, vil du være i stand til at opbygge en mere rentabel praksis hurtigere, end du tror.

Hvad er legal process outsourcing for advokatfirmaer?

Legal process outsourcing kan være en betydelig omkostningsbesparende foranstaltning. I stedet for dedikerede interne ressourcer overdrages diskrete juridiske tjenester til eksterne virksomheder, lokale advokater eller parafaglige medarbejdere. Tænk på alle de banale rutineopgaver, som kan udføres af ekstern hjælp. Du kan udnytte andre eksperters styrke til at spare tid, reducere omkostningerne og mindske din arbejdsbyrde. Det giver dig mulighed for at fokusere på det, du er bedst til. Med andre ord, at skaffe nye forretninger til dit firma og tilbyde top service til eksisterende klienter.

For at gøre det mere rentabelt at praktisere jura er det vigtigt virkelig at forstå og bruge dine styrker. Desværre indebærer det at drive et advokatfirma, ligesom enhver anden virksomhed, masser af opgaver, der konkurrerer om din opmærksomhed. Det er her, at outsourcing af juridiske processer kan udnyttes. Der er masser af professionelle outsourcede juridiske tjenester til rådighed, samt freelance advokater og praktiserende jurister til lavere omkostninger.

Forskellen mellem outsourcing af juridiske processer og offshoring

Et almindeligt punkt af forvirring opstår på grund af ordet “outsourcing”. Så det er vigtigt at erkende forskellen mellem outsourcing af juridiske processer og offshoring. Nedenfor findes korte definitioner.

• Outsourcing af juridiske processer er at bruge lokale advokater og fagfolk til at påtage sig visse opgaver som f.eks. gennemgang af dokumenter, scanning og ikke-substantielle retsmøder.
• Offshoring er processen med at ansætte billig udenlandsk arbejdskraft til at udføre opgaver på afstand.

Industrietrends for outsourcing af juridiske processer

Trends i den juridiske industri for 2020 viser, at kunderne forventer, at advokatfirmaer går ud over det traditionelle udbud af tjenester og støtte. Flere advokatfirmaer tyer til juridisk outsourcing for at forblive konkurrencedygtige og rentable. Faktisk blev det globale marked for outsourcing af juridiske processer anslået til at vokse med en sammensat årlig vækstrate på 31,8 % fra 2019 til 2025. Markedet forventes at nå op på 35,9 mia. dollars i 2025.

Her er nogle andre faktorer, der indikerer branchens vækst:

• Der bruges årligt 6,2 mia. dollars hos udbydere af serviceydelser inden for legal process outsourcing, e-discovery og dokumentgennemgang, ifølge Thomson Reuters og Georgetown Law Center for the Study of the Legal Profession.
• Den samme undersøgelse om alternative juridiske tjenesteudbydere viser også, at der årligt bruges 900 mio. dollars med kontraktadvokater, in-sourcing og bemandingstjenester.
• 48 % af advokatfirmaerne i Altman Weil-undersøgelsen for 2019 siger, at de bruger kontraktadvokater, 57 % oplyser, at de bruger deltidsadvokater, og 24,1 % oplyser, at de outsourcer ikke-advokatfunktioner.

5 fordele ved outsourcing af juridiske processer for advokatfirmaer

I sin kerne er outsourcing af juridiske processer en bekvem måde at øge kapaciteten, fokusere på dit advokatfirmas styrker og øge rentabiliteten på. Faktisk rapporterer 62,1 % af advokatfirmaerne i Altman Weil-undersøgelsen fra 2019, at overflytning af arbejde til kontraktansatte advokater “resulterede i en betydelig forbedring af firmaets resultater.”

De fem største fordele ved outsourcing af juridiske processer for advokatfirmaer omfatter:

Udvidelse af din ekspertise inden for dit praksisområde.

Der er så mange forskellige typer af juridisk praksis, at dit advokatfirma ikke kan være ekspert på alle områder. Ved at outsource specifikke juridiske tjenester til kontraktansatte advokater opfylder du alle dine klienters behov uden at skulle ansætte en fuldtidsansat.

Mulighed for fleksibel bemanding af dine klienters sager.

Freelanceadvokater leverer kun deres tjenester, når dit advokatfirma har brug for hjælp. Ved at gå på freelance kan du finde kvalificeret juridisk hjælp på ethvert færdighedsniveau til enhver form for projekt eller sag. Og en bonus? At ansætte en advokat som freelancer er en god måde at afprøve arbejdsforholdet på, før du forpligter dig til at ansætte en fuldtidsansat.

Vejledning mod flat-fee fakturering.

Outsourcing via LAWCLERK giver dig mulighed for at engagere dygtige advokater til at hjælpe dig med enkeltstående projekter eller hele sager på basis af et fast gebyr. Du kan opkræve dine klienter et fast gebyr eller tilbyde blandede gebyrlofter for juridisk arbejde. Få mere at vide om fakturering af advokatfirmaer i vores omfattende vejledning.

Sænk omkostningerne ved dine juridiske tjenester.

LAWCLERK opkræver f.eks. ikke sine brugere nogen tilmeldings- eller månedlige gebyrer, blot for at være en del af markedspladsen. Du betaler kun den faste pris, som du fastsætter, når du hyrer en freelanceadvokat via webstedet. I sidste ende er det dine klienter, der får gavn af disse besparelser.

5. At finde en balance mellem arbejdsliv og privatliv.

Solos og firmaer er mere presset end nogensinde før til at arbejde konstant for at opnå overskud. Freelanceadvokater bringer ekstra hjælp ind, når du har brug for det, uden de overheadomkostninger, der følger med en fuldtidsansat medarbejder. Brug den ekstra tid til at lade op med dine venner, din familie og dine hobbyer.

Hvilke outsourcede juridiske tjenester er de mest fordelagtige for et advokatfirma?

Der er en tilsyneladende uendelig liste over potentielle aktiviteter, som dit firma kan outsource. Desuden kommer der hele tiden nye virksomheder på markedet, som tilbyder innovative måder at outsource på.

For at finde frem til de bedste outsourcingvirksomheder for dig skal du overveje følgende:

Evaluer dit firmas behov.

Der er masser af muligheder, når det gælder outsourcing af juridiske processer. Det er dog ikke alle, der vil være nyttige for dit firma. En god måde at starte på er at stille dig selv disse spørgsmål:

• Hvilke opgaver optager meget af personalets tid, men behøver ikke nødvendigvis at blive udført internt?
• Har personen brug for at være fysisk på dit kontor?
• Har du brug for nogen til at gå i retten?
• Er fjernarbejde acceptabelt?

Udforsk de muligheder for outsourcing af juridisk arbejde, der passer til dine behov.

Når du har forstået de områder, der kan forbedres i dit advokatfirma, skal du identificere de mange virksomheder, der tilbyder outsourcing af juridiske processer. Hvis omkostningerne er en væsentlig bekymring, kan du overveje at outsource juridiske tjenester, hvor leverandørerne kan tilbyde faste gebyrer i stedet for timetakster.

Fælles typer af områder for outsourcing af juridiske processer

Er du ikke sikker på, hvor du skal begynde? Her er blot nogle få specifikke områder, hvor outsourcing af juridiske processer kan hjælpe dit firma med at blive mere effektivt:

Tilstedeværelse i retten for mødekonsulenter og dagpenge

I forbindelse med et ikke-substantielt møde i retten bruger du måske fem minutter foran dommeren, en time på at vente på, at din sag bliver indkaldt, og over en time i rejsetid. Selv om du har brugt timer på at arbejde på sagen, har du fra din klients perspektiv leveret fem minutter af værdi. Dette kan føre til tvister om fakturering, Desuden kan denne tid opbruge en betydelig del af et fast honorar.

Derimod kan du drage fordel af det voksende marked for rådgiverbistand (eller dagpenge), der er til rådighed. De vil optræde ved retsmøder i dit sted for et fast gebyr eller en reduceret sats. En advokat ved fremmøde kan spare værdifuld tid. Tid, der kan bruges på at udføre mere arbejde og fakturere til din fulde sats.

Firmaer, der tilbyder tjenester til at møde op i retten:

• AppearMe tilbyder en smartphone-app, der gør det muligt for advokater at planlægge en anden advokat til at møde op i retten for dem med meget kort forberedelsestid. Denne tjeneste har ingen løbende forpligtelser.
• CAP-Court Appearance Professionals giver advokater mulighed for at planlægge en anden advokat til at møde op for dem baseret på det praksisområde, de har brug for – herunder civile, strafferetlige, inkasso- eller konkursforhandlinger.
• Attorneys On Demand tilbyder høringsdækning i hele landet. Du indsender detaljerne om dit behov for advokatbistand, og derefter tildeler Attorneys On Demand en advokat til at møde op.

Sagsbehandling og skriftligt arbejde

Specialiserede juridiske outsourcing-virksomheder erstatter de traditionelle bemandingsvirksomheder. De tilbyder fleksibel bemanding til specifikke områder, herunder erfarne freelanceadvokater.

Det betyder, at uanset om du har brug for en advokat til at arbejde på dit kontor for at hjælpe med en bestemt sag, eller en advokat til at arbejde på afstand på et diskret projekt, er dygtige freelanceadvokater nemme at finde og kun et klik væk.

Selskaber, der tilbyder denne service, omfatter:

• Hire An Esquire tilbyder ikke kun traditionel advokat bemanding og placering, men også adgang til kontraktansatte advokater, der kan arbejde på afstand eller på dit kontor til en timeløn i et vilkårligt tidsrum.
• LAWCLERK er fokuseret på soloadvokater og små firmaer og giver adgang til et stort netværk af freelanceadvokater, der kan hjælpe med research og skriftlige projekter (notater, indlæg, aftaler osv.) til en fast pris, som du fastsætter.
• Montage Legal giver adgang til kontrollerede freelanceadvokater fra din jurisdiktion, som er til rådighed til at levere kontrakt- og projektbaserede tjenester til en timeløn.

Det er nemt at få dit arbejde udført med hjælp fra eksterne advokater. Advokatnetværk som Hire An Esquire eller LAWCLERK integreres f.eks. direkte med Clio Manage, så advokater kan undgå dobbelt indtastning af data og holde styr på, hvad der skal gøres. Vigtige dokumenter til sager kan deles sikkert via Clios sikre klientkommunikationsportal, Clio Connect.

E-discovery for nemmere dokumentgennemgang

Spild ikke dine værdifulde ressourcer med at scanne, kode og gennemføre dokumentgennemgang. Utallige virksomheder tilbyder billige scannings- og kodningstjenester.

Der findes også virksomheder, der giver adgang til en stor pulje af kontraktjurister, hvis du ønsker at outsource dokumentgennemgangen. Desuden betaler du kun en brøkdel af det, du ville betale en fuldtidsansat. Nogle virksomheder giver mulighed for advokater på stedet, mens andre tilbyder off-site-advokater, der administrerer dokumentgennemgangen digitalt.

Consilio, Integreon og QuisLex er nogle af de mange uafhængige virksomheder, der tilbyder outsourcing af juridiske processer og e-discovery, som kan hjælpe dig.

Så er det endnu bedre, at Clio integreres med teknologiske løsninger som Logikcull for at hjælpe dig med at gennemføre e-discovery-processen hurtigere og mere omkostningseffektivt.

Andre områder for outsourcing af juridiske processer

Gluksusvis kan du outsource enhver type arbejde til en kontraktadvokat eller en anden tjenesteudbyder. Her er et par andre opgaver, som du måske vil overveje at outsource:

• Summary of the cases cited in an opposing party’s brief
• Legal research and memos
• Motions
• Pleadings
• Discovery, including subpoenas, RFP’er, RROGS, og RFA’er
• Svar på undersøgelser og sagsfremstillinger som f.eks. anmodninger om at tvinge til at afkræve/tilbagekalde/beskyttelsesordre
• Dokumentgennemgang
• Sammenfatninger af vidneforklaringer
• Leaseaftaler
• Testamenter
• Trusts
• Fuldmagter
• Aftaler
• Retlige artikler
• Forespørgselsbreve og anden korrespondance
• Selskabsdokumenter som driftsaftaler, vedtægter og selskabsbeslutninger

For flere oplysninger om, hvad der er at gøre og ikke at gøre ved outsourcing af juridiske processer, skal du sørge for at tilmelde dig vores webinar med LAWCLERK. Du vil lære, hvordan du finder og effektivt uddelegerer forsknings- og skriveopgaver til outsourcede fagfolk.

Hvad er det næste for branchen for outsourcing af juridiske processer?

Med flere advokatfirmaer, der udnytter outsourcing af juridiske processer for at øge kapaciteten og sænke omkostningerne, er outsourcing af juridiske processer stigende i hele verden. Dette gælder især i betragtning af fremkomsten af virtuelle advokatfirmaer og nye typer advokatfirmaer som f.eks. abonnementsbaserede advokatfirmaer.

I takt med at branchen vokser, er her tre tendenser inden for outsourcing af juridiske processer, der er værd at holde øje med:

Kunstig intelligens og automatisering

Streamlining af processer og skabelse af mere effektive arbejdsgange for faser med stor volumen, såsom klientindtagelse, gør en stor forskel for et advokatfirmas succes. Brug af kunstig intelligens (AI) eller automatiseringssoftware er især nyttigt for advokater, der ønsker at bevæge sig væk fra manuelle opgaver.

Tjek Clios app-katalog for værktøjer, der kan outsource manuelt arbejde for dit firma. Områder omfatter e-discovery, juridisk research, dokumenthåndtering og meget mere. Og det bedste er, at de allerede er indstillet til at øge produktiviteten, fordi disse integrationer er knyttet til Clio.

Hybrid outsourcing

Da advokatfirmaer ser på de mest effektive måder at løse rutineopgaver på, eksperimenterer nogle med at bruge en hybrid kombination af outsourcing af juridiske processer og offshoring. Firmaer kan skabe effektivitet døgnet rundt ved at bruge både onshore og offshore outsourcing. Uanset hvilken tidszone du befinder dig i, kan du få en opgave udført på et hvilket som helst tidspunkt af dagen.

Stigning i e-discovery

Den seneste ændring af Federal Rules of Civil Procedure, som gør elektronisk lagrede oplysninger såsom e-mails, e-kalendere og voicemails tilgængelige på håndholdte enheder i forbindelse med retssager, betyder, at markedet for e-discovery-tjenester er stigende. Med det øgede behov for e-discovery-tjenester kan flere firmaer henvende sig til den bekvemmelighed og omkostningseffektivitet, der ligger i outsourcing af juridiske processer.

Skab et mere rentabelt advokatfirma med outsourcing af juridiske processer

Hvis du leder efter levedygtige måder at differentiere dit firma på og øge din kapacitet uden at øge firmaets generalomkostninger, kan outsourcing af juridiske processer være vejen frem.

Du er i stand til at outsource mere, end du nogensinde har forestillet dig med de teknologiske fremskridt, der nu er til rådighed. Du kan tilføje ekspertise og kapacitet til din praksis, samtidig med at du kan reducere omkostningerne og arbejdsbyrden.

Bottom line? Outsourcing af de tidskrævende og banale opgaver giver dig mulighed for at få udført mere meningsfuldt arbejde. Det er en win-win-situation. Du har mere tid til at afsætte til at yde en førsteklasses service til dine kunder og generere større overskud.