PowerPoint er et utroligt værktøj. Hvis du bruger det meget, vil du hurtigt mestre de små tricks og hacks, der hjælper dig med at arbejde hurtigere og mere kreativt. Men uanset hvor dygtig du er, ved du så, hvad du skal gøre, hvis PowerPoint nægter at fungere? Hvad gør du, hvis PowerPoint bliver ved med at gå ned?
Ved at vide, hvordan du håndterer en total nedlukning fra Microsofts berømte præsentationssoftware, er en praktisk streng at tilføje til din bue. Fra fejl, der opstår under designprocessen, til nedbrud og frysning, der kan opstå under selve præsentationen, får du her mine tips til at løse problemer med PowerPoint.
Ajourføring
Med lidt held er problemet måske allerede blevet løst. Vi hader alle opdateringsmeddelelser, men hvis du kører forældet software, kan det føre til fejl og endda til sikkerhedsproblemer.
Sørg for, at du kører den nyeste mulige version af PowerPoint, og prøv at åbne din præsentationsfil som sædvanlig. Hvis du har brug for manuelt at downloade opdateringer, kan du gøre det fra Microsoft.
Hvis der ikke længere er et problem, når du har gjort det, er det fint. Men hvis PowerPoint fortsat fejler, er det på tide at prøve noget andet.
Tænk på din hardware
Du elsker måske din gamle bærbare computer, men spørg dig selv: Er den i stand til at klare opgaven? Ny software udnytter den nye teknologis avancerede muligheder. Er der en chance for, at din maskine simpelthen er for gammel og for svag til at køre din præsentationsfil problemfrit?
Tænk på den tilgængelige RAM på din computer samt på behandlingshastigheden og lagerkapaciteten. Husk, at jo ældre en computer bliver, jo mere tilbøjelig er den til at lave fejl. Hvis du er bekymret for, at den er gået ned på grund af din maskine, skal du prøve din PowerPoint-fil på en anden, hurtigere enhed.
Filstørrelse
En PowerPoint-fil fyldt med billeder og video i høj opløsning, for ikke at nævne alle de kreative overgange og animationer, vil være stor. En stor fil, der er kvalt med unødvendigt stort indhold, kan også være årsag til nedbrud, så tænk på at spare plads, hvor du kan.
Reduktion af filstørrelser i PowerPoint er forfriskende let. Du skal blot vælge dem og klikke på fanen Billedformat og derefter Komprimere billeder. Vælg det ønskede komprimeringsniveau. Jeg foreslår, at du vælger “Web (150ppi)”, da det sparer dig en masse plads, men sikrer, at det stadig ser godt ud på skærmen.
Videoindhold kan komprimeres på en lignende måde. Klik på Info under fanen Filer, og tryk derefter på Komprimér medier i afsnittet Mediestørrelse og ydeevne. PowerPoint finder derefter alt videoindhold i din fil og giver dig mulighed for at vælge at komprimere dem til Præsentationskvalitet, Internetkvalitet eller Lav kvalitet. Gå til Internet Quality, da det igen ser klart ud på en skærm.
Computerstress
Hvis du er ligesom mig, er din bærbare computer mere end en arbejdsmaskine. Gaming, streaming af Netflix og webbrowsing tager alle hårdt på din computer. Selv de mest moderne og højtydende bærbare computere vil begynde at opleve fejl og nedbrud, når deres driftsgrænser bliver presset.
Sluk for alle ikke-væsentlige processer og programmer, og se, om det hjælper. Kontroller også, at ingen andre programmer har adgang til medier, som du har kopieret ind i din præsentationsfil. Sørg for at lukke f.eks. Photoshop, da billeder stadig kan være åbne der.
Add-ins
Personalisering af din præsentationssoftware er en nyttig måde at opbygge et unikt diassæt på. Men alle de installerede tilføjelsesprogrammer fra tredjeparter kan være årsagen til dine frosne PowerPoint-problemer, så kør denne enkle test.
Navigér til det sted, hvor tilføjelsesprogrammerne er opført, og fjern markeringen af dem alle. Genstart nu PowerPoint, og se, hvad der sker. Begynd at slå tilføjelsesprogrammerne til igen, et efter et, og genstart efter hver gang. Hvis problemerne opstår igen, efter at et bestemt tilføjelsesprogram er genaktiveret, er problemet der. Prøv at undersøge kilden til tilføjelsesprogrammet, om det kan opdateres, eller overvej at afinstallere det helt.
Men hvis PowerPoint stadig oplever nedbrud, når alle tilføjelsesprogrammer ikke er markeret, er det tid til at gå videre.
Fix Office
PowerPoint er en del af Microsofts større Office-pakke. Kontroller, hvordan de andre Office-programmer, du har, også kører, da fejlen kan ligge der. Åbn Word, Excel osv. og prøv at rode lidt rundt. Opret nye dokumenter og gem som nye filer. Falder de også ned på samme måde?
Hvis det er tilfældet, er det måske et spørgsmål om at rette Office. På en Windows-pc skal du lukke alle programmer og gå til Kontrolpanel. Find Programmer og funktioner, og find derefter Microsoft Office. Højreklik på det, vælg Ændre, og klik derefter på Reparer. Genstart PowerPoint, og tjek, om det fastfrosne problem fortsætter.
Hej, Apple Mac-brugere… se denne vejledning fra Microsoft om, hvordan du går til værks for at reparere Office. Det er en smule mere kompliceret.
Antiviruskomplikationer
Det kan virke som om de to ting er meget fjernt adskilt, men forældet antivirusprogram kan give problemer for mange andre programmer. Så opdater det.
Hvis PowerPoint stadig går ned selv med det mest opdaterede antivirusprogram installeret, skal du prøve at afinstallere det. Sørg for, at du stadig har enten en fysisk sikkerhedskopi eller de korrekte produktnøgler til at genindlæse antivirusprogrammet, og prøv derefter at åbne PowerPoint uden det.
Hjælp!
Hvis problemet stadig består efter alle disse trin, skal du kontakte Microsoft. Office-teamet kan hjælpe og burde kunne se dig rigtigt. Og da du allerede har gjort alt det ovenstående, vil du kunne give dem en masse oplysninger, der kan hjælpe med at finde ud af, hvad det egentlige problem er.
Jeg elsker at opbygge spændende dias i PowerPoint, men selv det bedste præsentationsprogram på planeten vil nogle gange opleve en hikke eller to. Disse tips vil hjælpe dig med at komme ud af problemerne, så hvis du bruger PowerPoint regelmæssigt, så hold dem tæt på.
Lyndon Nicholson, præsentationsdesign, F5
Image Credit: Flickr / The Open University
Sidste nyt