I henhold til Bureau of Labor Statistics er der mere end fire millioner sekretærer og administrative assistenter i USA. Mens betegnelserne sekretær og administrativ assistent ofte bruges i flæng, er der i nogle virksomheder nogle vigtige forskelle mellem de to stillinger, herunder arbejdsopgaver, ansvarsniveau og det uddannelsesniveau, der kræves for at udføre jobbet.
Definition af sekretær
Generelt er en sekretær en person, der udelukkende udfører kontor- og støtteopgaver, såsom maskinskrivning, diktat, arkivering eller fotokopiering. Sekretærer besvarer også telefoner og afleverer beskeder, sorterer og afleverer post og varetager i nogle virksomheder receptionsopgaver. Sekretærer skriver ofte også referater af møder. I de fleste tilfælde fører sekretærer ikke tilsyn med personalet og har ikke beføjelse til at uddelegere opgaver.
Definition af administrativ assistent
Administrative assistenter har i modsætning til sekretærer generelt opgaver, der rækker ud over kontorfunktioner. Administrative assistenter håndterer ofte deres arbejdsgiveres kalendere, arrangerer rejser, udarbejder dokumenter og arbejder eventuelt sammen med deres chef og andre medarbejdere om projekter. De sørger ofte for vedligeholdelse af kontorudstyr og samarbejder med leverandører om indkøb af forsyninger og forhandler priser og kontrakter. Administrative assistenter i nogle virksomheder kan også føre tilsyn med andet kontorpersonale.
Uddannelseskrav
Det er muligt at få en sekretærstilling på begynderniveau med en gymnasieuddannelse, men for mere avancerede administrative stillinger, f.eks. som ledende sekretærer eller ledelsesassistenter, bliver det stadig vigtigere for kandidaterne at have en universitetsuddannelse eller betydelig erhvervserfaring, da mange administrative assistenter arbejder tæt sammen med ledere på projekter på højt niveau. For at arbejde som juridisk eller medicinsk sekretær skal du som regel gennemføre et specialiseret program for at lære den terminologi og de procedurer, der er forbundet med området.
Kompetencekrav
Udmærkede færdigheder inden for computer, kontorudstyr og maskinskrivning er et krav til både sekretærer og administrative assistenter. Det er også vigtigt at have gode kommunikative og interpersonelle færdigheder, da begge disse stillinger generelt kræver interaktion med offentligheden og kolleger. Organisation er også vigtigt for sekretærer og administrative assistenter, da deres arbejde ofte går ud på at holde andre organiseret. Ifølge Bureau of Labor Statistics vil efterspørgslen efter rent kontorpersonale falde, efterhånden som ledere og andre fagfolk påtager sig flere opgaver, som traditionelt blev varetaget af sekretærer, f.eks. tekstbehandling, mens administrative assistentfunktioner vil blive udvidet.
Løn
Generelt tjener administrative assistenter mere end sekretærer. Ifølge Bureau of Labor Statistics er gennemsnitslønnen for en sekretær 29.050 dollars om året fra 2008. Juridiske, medicinske og ledende sekretærer tjener mere, og nogle ledende sekretærer tjener mere end 50.000 dollars om året. Administrative assistenter tjener i gennemsnit 40 030 dollars om året, og nogle ledelsesassistenter tjener mere end 60 000 dollars om året. Den faktiske løn afhænger af geografisk placering, uddannelse, erfaring og branche.