Hvad er en WBS-ordbog?

➔Gratis 30-dages prøveperiode på WBS-software

WBS-ordbogen er en af tre komponenter, der udgør basislinjen for omfanget: 1) omfangsbeskrivelsen, 2) arbejdsopdelingsstrukturen og 3) WBS-ordbogen. Uden en WBS-ordbog har projektet ikke en komplet baseline og kan ikke måle eller overvåge scope performance.

WBS Dictionary Template

WBS-ordbogen er det formelle projektdokument, der indeholder detaljerede beskrivelser af nøgleoplysninger for alle elementer i arbejdsopdelingsstrukturen og skal overholde 100 %-reglen. 100 %-reglen kræver, at WBS’en skal omfatte 100 % af projektets omfang. Da titlerne på WBS-elementerne imidlertid kun består af et eller to ord, er det umuligt at bekræfte ved blot at bruge WBS’en, at denne regel er blevet overholdt. WBS-ordbogen er det projektdokument, der beskriver arbejdet i hvert element på en sådan måde, at projektteamet er i stand til at planlægge og udføre 100 % af omfanget.

Mange referencer beskriver WBS-ordbogen som et værktøj til beskrivelse af arbejdspakker. Arbejdspakkerne er defineret som de laveste elementer i hvert ben af WBS’en. Selv om dette udsagn er sandt, beskriver WBS Dictionary faktisk hvert enkelt element i WBS’en. WBS-ordbogen er oprettet i et hierarkisk format ligesom Work Breakdown Structure. Niveau 1-elementbeskrivelserne skal oprettes først for at forstå dets grænser og sikre overensstemmelse med de lavere niveauelementer. Dette er den bedste måde at sikre, at 100 %-reglen overholdes.

Sådan oprettes en WBS-ordbog

Når Work Breakdown Structure er blevet godkendt, kan WBS-ordbogen oprettes. Oprettelsen af WBS-ordbogen ledes af projektlederen og udvikles af projektgruppemedlemmer, som er fageksperter (SME’er). Udviklingsmetoden begynder med niveau 1-elementerne, fortsætter ned gennem hvert ben og afsluttes med arbejdspakkerne. Denne hierarkiske fremgangsmåde sikrer, at arbejdet inden for hvert niveau 1 forbliver på linje med og i overensstemmelse med 100 %-reglen.

Når WBS-ordbogen oprettes, er det vigtigt at holde indholdet af hvert enkelt element kortfattet. Det primære formål med WBS-ordbogen er, at projektgruppens medlemmer skal have en klar forståelse af det arbejde, der udføres i alle elementerne og især arbejdspakkerne. Det er ikke en omskrivning af omfangsbeskrivelsen, en arbejdstilladelsespakke, en kontrakt eller aftale osv. Det er en kortfattet forklaring af vigtige emner i forbindelse med hvert element. En god måde at sikre, at dette format følges, er at bruge en WBS-ordbogsskabelon, mens du følger disse trin:

1. Saml projektgruppen og validér 100%-reglen

   Saml projektgruppens SMV’er og gennemgå arbejdsfordelingsstrukturen for at validere 100%-reglen. Sørg for, at alle forstår WBS-logikken og -antagelserne. Revidere WBS’en på baggrund af feedback fra SMV’erne.

2. Opret niveau 1-elementindhold

   Gør brug af en skabelon med følgende minimumsemner og opret indholdet for hvert af niveau 1-elementerne i WBS’en (se figur 1):

   1. WBS niveau 1-id-kode og titel – Identificer det som en kontrolkonto, hvis det er en.
   2. Beskrivelse – Definer elementgrænserne og rammesæt indholdet af omfanget, så det er klart, hvilket omfang der er inkluderet og ekskluderet.
   3. Primær(e) leverance(r) – Det produkt, den tjeneste eller det resultat, der skabes, når alt arbejdet i dette WBS-ben er afsluttet.
   4. Acceptkriterier – Funktionelle og fysiske krav, der opfylder kundens forventninger.
   5. Summarisk budget – Budget for hele WBS-benet plus forudsætninger.
   6. Milestones – Milepæl for den/de primære leverance(r). Medtag også eventuelle antagelser, begrænsninger og tidsplanmæssige indbyrdes afhængigheder med andre primære leverancer i de andre WBS-niveau 1-elementer
   7. Nøglerisici – Medtag eventuelle centrale trusler og muligheder med reaktionsstrategier.
3. Bekræft niveau 1-elementer

   Vend tilbage til arbejdsfordelingsstrukturen og kontrollér, om niveau 1-elementerne skal revideres på baggrund af det nyoprettede indhold fra WBS-ordbogen. Bekræft, at Niveau 1-elementerne indfanger 100 % af omfanget.

4. Opret resterende elementindhold

   Fortsæt med at oprette lignende indhold ved hjælp af den samme skabelon for de resterende elementer ned til, men ikke inklusive arbejdspakkerne. Juster indholdet, så det afspejler elementets respektive niveau; dvs, Niveau 2, 3 osv.

5. Opret arbejdspakkeindhold

   Gør brug af en skabelon med følgende minimumsemner og opret indholdet for hvert af arbejdspakkeelementerne:

   1. WBS Level 1 ID Code and Title – Identificer det som en kontrolkonto, hvis det er en.
   2. Responsible Organization/Individual – Dette er den enkelte organisation, gruppe eller person, der er blevet tildelt det ene ansvar for at sikre, at arbejdspakken bliver gennemført.
   3. Beskrivelse – Definer Arbejdspakkens afgrænsning. Indram indholdet af omfanget, så det er klart, hvilket omfang der er inkluderet og ekskluderet. Hvis der er tale om en planlægningspakke, skal du beskrive det kendte og ukendte omfang.
   4. Leverancerabler – Det produkt, den tjeneste eller de resultater, der skabes, når alt arbejdet i denne arbejdspakke er afsluttet. Medtag alle kritiske mellemliggende leverancer.
   5. Acceptkriterier – Funktionelle og fysiske krav, der opfylder kundens forventninger. Medtag eventuelle unikke godkendelser, der kræves for accept.
   6. Budget – Budget for denne arbejdspakke samt eventuelle kritiske ressourceoplysninger og forudsætninger.
   7. Milepæle – Startdato, slutdato, mellemliggende milepæle, indbyrdes afhængigheder, begrænsninger og eventuelle antagelser.
   8. Risici – Medtag eventuelle kendte trusler og muligheder med reaktionsstrategier.
6. Validér 100%-reglen

   Validér, at ordbogen på passende vis indfanger det omfang, der kræves for at producere leverancen. Sørg for, at WBS-ordbogen afspejler 100% af omfanget.

Figur 1 – Skabelon til WBS-ordbog på niveau 1

Hvordan man bruger en WBS-ordbog

Som arbejdsfordelingsstrukturen er WBS-ordbogen et vigtigt planlægningsværktøj til at fastlægge omfanget. Den tjener også som grundlag for udarbejdelse af arbejdstilladelsesdokumenter, tidsplaner, omkostningsoverslag og overvågning og styring af basislinjer. Som nævnt mange gange i denne artikel definerer den arbejdet i Work Breakdown Structure. Den indeholder minimale væsentlige oplysninger for at forstå projektkravene og opfylde alle leverancernes acceptkriterier. Kombineret med den godkendte omfangsbeskrivelse og Work Breakdown Structure er WBS-ordbogen den tredje og sidste komponent i omfangsbaseline. Basislinjen er det projektdokument, der bruges til at måle projektets resultater. Omfangsbaseline er den formelle plan, der sammenlignes med de faktiske resultater med henblik på overvågning og styring af udførelsen af omfanget.

Arbejdstilladelsesdokumenter udarbejdes på baggrund af arbejdspakkeoplysningerne og bruges til at udføre arbejdet. Arbejdspakkeoplysningerne i WBS-ordbogen indeholder de grundlæggende data, der er nødvendige for oprettelsen af arbejdstilladelsesdokumenter, således at leverancerne opfylder acceptkriterierne og kan overføres til kunden. Projektgruppen bør henvise til WBS-ordbogen under hele projektets gennemførelse for at sikre, at leverancerne opfylder kravene.

WBS Dictionary er også det primære input til oprettelse og overvågning af tidsplanaktiviteter og omkostningsoverslag. Ved at dekomponere arbejdspakker oprettes aktiviteter (se figur 2). Disse aktiviteter bliver de aktiviteter, der opbygger en tidsplan ved hjælp af et Gantt-diagramformat (se figur 3). Når aktiviteterne er blevet ressourcebelastet, kan der oprettes omkostningsoverslag på aktivitetsniveau og derefter aggregeres via arbejdsopdelingsstrukturen for hele projektet. Dette gør det nemt for projektet at overvåge og kontrollere omkostningerne på et hvilket som helst element i WBS; en arbejdspakke eller kontrolkonto.

Figur 2 – Dekomponering af arbejdspakker i aktiviteter

Figur 3 – Oprettelse af et Gantt-diagram direkte fra arbejdspakkeaktiviteter

Download MindView, og opret din egen arbejdsopdelingsstruktur.

Relaterede links: