Hvordan man gennemfører fratrædelsessamtaler

Fuldt udnytte denne underudnyttede HR-praksis

I en verden af menneskelige ressourcer er der altid fokus på en stærk start. Lige fra at finde den perfekte kandidat til at gennemføre et perfekt interview handler det hele om begyndelsen. En stærk HR-praksis handler dog ikke kun om den første fase eller ansættelse.

Medarbejdere siger uundgåeligt op, hvilket sætter gang i processen med at afslutte tingene og gennemføre en exit-interview. For mange virksomheder er medarbejdernes afgangssamtale en eftertanke.

Afgangssamtalen er imidlertid et effektivt redskab til konsekvent at udvikle og optimere virksomhedens præstationer og kultur. Afgangssamtalen er en sjælden mulighed for at få ærlig og rå feedback om en organisations effektivitet på mange områder, lige fra hvor tæt en rolle matchede de faktiske opgaver i et job, til hvor godt ledelsen faktisk leder.

I denne vejledning vil vi skitsere præcis, hvordan du gennemfører en afgangssamtale, der vil give værdifuld feedback til din organisation.

Stræk 1: Bestem afgangssamtalens format

Afgangssamtalens format er vigtigt. De to mest almindelige formater for exit-interviews er personlige samtaler eller spørgeskemaer. Hvert format har fordele og ulemper.

Spørgeskemaundersøgelse til afslutningssamtale

Den indlysende fordel ved en spørgeskemabaseret afslutningssamtale er, at medarbejderen kan gennemføre den i sin egen tid. Når en medarbejder er i de sidste to uger af en rolle, har vedkommende normalt ret travlt med at omstille arbejdet, så det kan være mere praktisk.

Det kan dog være, at en spørgeskemaafgangsinterview falder ved siden af, fordi medarbejderen har så travlt i den sidste del af arbejdet. I et spørgeskema-scenarie føler medarbejderen sig måske heller ikke lige så tvunget til at give fyldestgørende, ærlig feedback. Desuden bryder mange mennesker sig simpelthen ikke om at skrive lange svar, så du risikerer at modtage svar i én sætning med meget få brugbare oplysninger.

Face-to-Face Exit Interview

Det personlige exit interview giver nogle klare fordele. Du afslutter ansættelsen på samme måde, som den begyndte, med opmærksomhed ved en samtale, der viser professionalisme og klasse. Med en formel personlig exit-interview får du også mere tredimensionel feedback. Folk er ofte mere åbne under samtalen, og de detaljer, der gives, er langt mere brugbare.

Ulempen ved en personlig exit-interview er, at det kan føles som en forpligtelse, hvilket kan farve den feedback, der gives, negativt. Når feedback gives under en samtale, er det også sværere at spore, så du skal overveje en måde at optage eller registrere interviewets indhold til senere analyse.

Strin 2: Vælg interviewer

Hvis du beslutter dig for en face-to-face exit-interview, skal du beslutte dig for den person, der skal administrere interviewet.

Festlæg, hvem der skal være intervieweren (leder, HR osv.)

Stræk 3: Udarbejd en liste med spørgsmål & Hvad du IKKE skal stille

For at få en effektiv exit-interview skal du have en forberedt liste med spørgsmål. Dette vil hjælpe med at organisere interviewet og spare værdifuld tid for både intervieweren og den fratrædende medarbejder.

Åbn interviewet med en forklaring på, hvad en exit-interview er. Selvom udtrykket “exitinterview” er almindeligt kendt i HR-branchen, vil mange medarbejdere ikke vide, hvad det er, eller hvilken betydning exitinterviewet har.

Når du deler ud af, at interviewpersonens svar direkte vil hjælpe organisationen, vil dette få dem til at føle sig værdsat og inspireret til at give ægte, nyttig feedback.

Nogle af de vigtigste spørgsmål til exitinterviews, som du bør overveje:

1. Beskriv din oplevelse med virksomheden.
2. Hvorfor går du videre?
3. Hvad var det bedste ved at arbejde her?
4. Hvad kunne forbedres i vores virksomhed?
5. Hvor tæt stemte din rolle overens med den oprindelige jobbeskrivelse?
6. Hvordan var det at arbejde sammen med virksomhedens ledelse?
7. Hvordan var din onboarding-oplevelse? Hvordan kunne den være blevet forbedret?
8. Var der nogle ledere eller kolleger, der specifikt hjalp dig her?
9. Hvilke råd ville du give den næste medarbejder i denne rolle?

Spørgsmål til fratrædelsessamtaler, der skal undgås

1. Ville du være villig til at blive?

   På dette tidspunkt er det for sent at stille dette spørgsmål.

2. Hvilke kolleger eller ledere var de værste at arbejde sammen med?

   Selv om det er vigtigt at få konstruktiv feedback, er det ikke nyttigt at udpege bestemte personer i en organisation. Fokuser på større temaer.

3. Hvorfor nød du ikke at arbejde her?

   Dette er for specifikt og kan lede samtalen ind på følelsesmæssigt område. I stedet for at spørge dem direkte, hvorfor de ikke kunne lide organisationen, vil det give bedre oplysninger at fokusere på bredere spørgsmål om måder at forbedre sig på.

Stræk 3: Brug data fra exitinterviewet til at forbedre sig

Data er den hotteste valuta i erhvervslivet, og feedback fra exitinterviews er en guldgrube af data. For virkelig at udnytte et exit-interview bør du anvende principperne for dataanalyse.

Først skal du sikre en konsekvent dataindsamling, og derfor er det vigtigt at gennemføre interviewene på samme måde hver gang. Dette gælder både for, hvordan interviewet gennemføres (personligt vs. spørgeskema) og for spørgsmålstyperne. Selvfølgelig vil der være undtagelser fra denne regel, men jo mere du anvender konsistens på dine exit-interviews, jo bedre kan indsigten blive.

Næst bør du skabe en proces for analyse. Det er ikke nok at indsamle dine oplysninger fra exit-interviews. Du skal faktisk gennemgå dem, finde hovedtemaer, identificere handlingsemner og implementere dem. Hvis du ikke har en proces til indsamling og analyse af feedback fra exitinterviews, skal du overveje at udnytte dine interne dataeksperter. De har sandsynligvis solide rammer og metoder til dataanalyse.

Til sidst skal du handle. Efterhånden som indsigt afdækkes fra exit-interviews, skal du dele oplysningerne formelt med interessenter og beslutningstagere. Hvis du f.eks. modtager feedback, der viser, at indskolingen af medarbejdere ikke er grundig nok, skal du dele dette med chefer og ledelse. Udarbejd en plan for at forbedre onboarding-materialerne.

Mag Exit-interviewet som dit hemmelige våben

Den HR-afdeling, der tænker lige så meget over ansættelsesfasen, som den gør over en medarbejders sidste to uger, har en stor fordel. Men som diskuteret sover mange organisationer på muligheden for at udnytte dette trin i HR-værktøjskassen fuldt ud.

Når du planlægger dine initiativer for næste kvartal og næste år, skal du tilføje en post til at analysere dine nuværende exit-interview-processer. Et par enkle justeringer kan føre til målbare forbedringer i din virksomhedskultur.