På grund af afskaffelsen af den individuelle betaling for delt ansvar, der begynder efter 2018, er formular 1095-B ikke længere nødvendig for, at en skatteyder kan beregne den føderale skattepligt eller indsende en indkomstskatteangivelse, selv om kravet om at udlevere formular 1095-B fortsat er gældende.
Den 2. oktober 2020 meddelte Internal Revenue Service (IRS) i Notice 2020-76 en forlængelse af forfaldsdatoen for at udlevere 2020-sundhedsdækningsoplysningsformularer til ansatte. Applicable Large Employers (ALE’er) har nu indtil den 2. marts 2021 til at udlevere 2020-formularer 1095-C til enkeltpersoner.
IRS forlængede også overgangsfritagelsen for sanktioner for ukorrekte eller ufuldstændige oplysninger i henhold til Section 6721 og 6722 til ALE’er, der kan påvise, at de har gjort en indsats i god tro for at overholde kravene til indberetning af formular 1095-C i henhold til Section 6056 for 2020; både for udlevering til enkeltpersoner og for indgivelse til IRS.
IRS Notice 2020-76 giver yderligere fritagelse for sanktioner i henhold til Section 6722 til udbydere af minimum essential coverage (MEC), som undlader at udlevere formular 1095-B eller formular 1095-C til enkeltpersoner, der ikke var fuldtidsansatte i nogen måned i året, under visse betingelser.
Baggrund
Internal Revenue Code (IRC) Section 6056 under Affordable Care Act (ACA) kræver, at ALE’er skal indberette til IRS, om de tilbyder deres fuldtidsansatte medarbejdere og deres ansattes kvalificerede afhængige personer mulighed for at tilmelde sig minimum essential coverage (MEC) under en kvalificeret arbejdsgiverstøttet plan. En ALE er en arbejdsgiver, der beskæftigede (enhver kombination af arbejdstagere inden for en kontrolleret gruppe) i gennemsnit mindst 50 fuldtidsansatte (herunder fuldtidsækvivalenter) i løbet af det foregående kalenderår. Medarbejdere betragtes som fuldtidsansatte i enhver måned, hvor de i gennemsnit har mindst 30 timers tjeneste om ugen eller 130 timers tjeneste i måneden.
ALE’er skal udlevere formular 1095-C til medarbejdere eller omfattede personer vedrørende den sygeforsikringsdækning, der tilbydes dem. Enkeltpersoner kan bruge disse oplysninger til at afgøre, om de for hver måned kan gøre krav på præmieskattefradrag på deres individuelle indkomstskattedeklarationer. Formular 1095-C skal udleveres og indsendes for hver ansat, der var fuldtidsbeskæftiget i en eller flere måneder af et år, og indeholder oplysninger om enhver sundhedsforsikring, der tilbydes den ansatte, og som indberettes på månedsbasis. For selvforsikrede ordninger skal formular 1095-C også udleveres til personer, der har tilmeldt sig kvalificeret dækning, hvilket kan omfatte ikke-fuldtidsansatte medarbejdere og eventuelle dækkede ægtefæller og afhængige personer.
Den 31. januarfrist for udlevering af formular 1095-C til medarbejdere blev også forlænget for 2015 (meddelelse 2016-4); 2016 (meddelelse 2016-70), 2017 (meddelelse 2018-06); 2018 (meddelelse 2018-94) og 2019 (meddelelse 2019-63).
Forlænget frist for udlevering af 2020-formularer 1095-C til ansatte
IRS Notice 2020-76 annoncerede en forlængelse af fristen for udlevering af formularer 1095-C til ansatte indtil den 2. marts 2021, men arbejdsgivere opfordres til at udlevere sådanne erklæringer så hurtigt som muligt. Forlængelsen er automatisk og behøver ikke at blive søgt. Fristen for indsendelse af formular 1095-C forlænges ikke og er fortsat den 28. februar (1. marts 2021, da den 28. februar falder på en søndag) for papirudstedere eller den 31. marts for elektroniske udstederne. Elektronisk indgivelse er påkrævet for parter, der indgiver 250 eller flere formularer.
De fleste ansatte vil ikke have brug for formular 1095-C til at udarbejde deres indkomstskatteangivelse. Før 2019 kan nogle medarbejdere have henvist til formular 1095-C, del III, for at afgøre, om en betaling for delvist ansvar for sundhedsdækning fandt anvendelse. Pr. 1. januar 2019 blev den individuelle sundhedsdækningsmandatsbøde imidlertid reduceret til nul som følge af Tax Cuts and Jobs Act fra 2017. Følgelig er feltet “Helårlig sundhedsdækning eller fritaget” blevet fjernet fra formular 1040. Oplysninger om sundhedsdækning er stadig relevante for indbyggere i Californien, District of Columbia, New Jersey eller Rhode Island, som har individuelle sundhedsdækningsmandater i kraft. Skatteyderne kan også basere sig på andre oplysninger fra deres arbejdsgiver eller dækningsudbyder med henblik på at udfylde deres selvangivelse.
2020 er det sidste år for “Good-Faith”-overgangsfritagelse for sanktioner for ukorrekte eller ufuldstændige oplysninger
IRS udvidede også overgangsfritagelsen for sanktioner for ukorrekte eller ufuldstændige oplysninger i henhold til Section 6721 og 6722 til ALE’er, der kan påvise, at de har gjort en indsats i god tro for at overholde indberetningskravene i formular 1095-C, både for så vidt angår levering til enkeltpersoner og for indgivelse til IRS. Section 6721 i IRC pålægger en straf for manglende rettidig indsendelse af en oplysningsrapport eller for indsendelse af en ukorrekt eller ufuldstændig oplysningsrapport (f.eks. med et ukorrekt navn og/eller et ukorrekt socialsikringsnummer). Section 6722 i Code pålægger en straf for manglende rettidig afgivelse af en informationserklæring eller for afgivelse af en ukorrekt eller ufuldstændig informationserklæring.
IRS har tidligere givet overgangsfritagelse for sanktioner i henhold til Section 6721 og 6722 til ALE’er, der kunne vise, at de gjorde en indsats i god tro for at overholde ACA-kravene til informationsindberetning for 2015 til 2019. Notice 2020-76 udvider denne lempelse til at omfatte formularerne 1094-C/1095-C for 2020, men det hedder dog, at “da denne lempelse i god tro var beregnet til at være en overgangslempelse, er dette det sidste år, som finansministeriet og IRS har til hensigt at give denne lempelse”. ALE’er vil være berettiget til lempelse, hvis de kan vise, at de har gjort en indsats i god tro for at overholde rapporteringskravene om korrekte og fuldstændige oplysninger. Der gives ingen lempelse for manglende indsendelse eller afgivelse af en erklæring inden for de fastsatte frister (som forlænget ved meddelelse 2020-76). Ved afgørelsen af god tro vil IRS tage hensyn til, om en arbejdsgiver har gjort en rimelig indsats for at forberede sig på at indberette de krævede oplysninger og give dem til de ansatte. IRS vil også tage hensyn til, i hvilket omfang arbejdsgiveren tager skridt til at sikre, at den vil være i stand til at overholde indberetningskravene for 2020.
Sanktionsnedsættelse for manglende levering af formular 1095-B og nogle formularer 1095-C
På grund af afskaffelsen af den individuelle medansvarlighedsbetaling, der begynder efter 2018, er formular 1095-B ikke længere nødvendig for, at en skatteyder kan beregne den føderale skattepligt eller indgive en indkomstskatteangivelse, selv om kravet om at levere formular 1095-B fortsat er gældende. IRS vil ikke udmåle en bøde i henhold til Code Sec. 6722 for at undlade at levere en formular 1095-B, hvis: (1) den indberettende enhed offentliggør en meddelelse på sit websted om, at enkeltpersoner kan anmode om en 2020-formular 1095-B, og at den enkelte skal oplyse en e-mailadresse og en fysisk adresse, hvor erklæringen kan sendes, samt et telefonnummer, hvor vedkommende kan kontaktes, og (2) den indberettende enhed udleverer erklæringen inden for 30 dage efter anmodningen. Denne straflempelse gælder ikke for udlevering af formular 1095-C til fuldtidsansatte. Sanktionslempelse vil dække eventuelle sanktioner i forbindelse med udlevering af formular 1095-C til enhver medarbejder, der ikke er fuldtidsansat i en måned i 2020.
“Good-Faith”-bestræbelser kan kræve handling
Som nævnt vil der ikke blive givet nogen lettelse i tilfælde af indberettende enheder, der ikke gør en indsats i god tro for at overholde bestemmelserne. Med hensyn til nøjagtigheden af de indberettede oplysninger, såsom navne og socialsikringsnumre (SSN), er disse bestemmelser afspejlet og forklaret i IRS Publication 1586. Denne publikation specificerer de handlinger, der er nødvendige for at undgå bøder for informationsindberetninger (f.eks, Forms 1095-C og W-2), der indgives eller leveres med manglende eller forkerte SSN’er eller med navne, der ikke stemmer overens med de tilsvarende SSN’er.
Penge for nøjagtighed kan være op til 280 $ pr. indberetning for manglende indgivelse og manglende levering af nøjagtige og rettidige informationsindberetninger, op til et årligt loft på 3.392.000 $ (1.130.500 $ for arbejdsgivere med bruttoindtægter på under 5.000.000 $). Separate sanktioner i henhold til Section 6721 og 6722 kan gælde for indgivelse og udlevering, så den samlede sanktion kan være 560 USD pr. erklæring, op til 6 784 000 USD pr. år. IRS har generelt ikke gjort sådanne sanktioner systematisk gældende for formularer 1095-C eller W-2, men håndhævelsespolitikken kan ændre sig i fremtiden.
For at undgå sådanne sanktioner kan det være nødvendigt for arbejdsgivere at følge vejledning i publikation 1586 for at kontrollere medarbejderne, hvis de bliver opmærksomme på en navne-/SSN-fejl. F.eks. meddeler IRS’ elektroniske arkiveringssystem for formular 1095-C arbejdsgiverne om eventuelle fejl i navne og SSN’er. Disse fejlmeddelelser er ikke en IRS Notice 972CG; dvs. de kræver ikke en specifik opfordring, men det kan være rimeligt under omstændighederne at kontrollere arbejdsgiverens registre for at bekræfte, at de oplysninger, som medarbejderen har givet, er blevet transskriberet korrekt, og i givet fald at bede de berørte medarbejdere om at bekræfte, at de givne oplysninger stemmer overens med navnet og SSN-nummeret på deres socialsikringskort. F.eks. kan folk glemme at underrette Social Security Administration (SSA) om ægteskab, skilsmisse osv.
For yderligere oplysninger henvises til IRS Notice 2020-76 eller IRS Publication 1586.
ADP Compliance Resources
ADP har en stab af dedikerede fagfolk, som nøje overvåger føderale og statslige lovgivnings- og reguleringsforanstaltninger, der påvirker ansættelsesrelateret administration af menneskelige ressourcer, løn, skat og fordele, og som hjælper med at sikre, at ADP-systemer opdateres i takt med, at relevante love udvikler sig. Hvis du vil vide det seneste om, hvordan ændringer i føderale og statslige skattelove kan påvirke din virksomhed, kan du besøge ADP Eye on Washington-websiden på www.adp.com/regulatorynews.
ADP er forpligtet til at hjælpe virksomheder med de øgede krav til overholdelse af lovgivningen som følge af den hurtigt skiftende lovgivning. Vores mål er at hjælpe med at minimere din administrative byrde inden for hele spektret af ansættelsesrelateret løn, skat, HR og fordele, så du kan fokusere på at drive din virksomhed. Disse oplysninger gives som en høflighed for at hjælpe dig med at forstå virkningerne af visse lovkrav og skal ikke opfattes som skattemæssig eller juridisk rådgivning. Sådanne oplysninger kan i sagens natur revideres og er muligvis ikke de mest aktuelle oplysninger, der er tilgængelige. ADP opfordrer læserne til at rådføre sig med relevante juridiske og/eller skattemæssige rådgivere. Vær opmærksom på, at opkald til og fra ADP kan blive overvåget eller optaget.
Hvis du har spørgsmål vedrørende vores tjenester, bedes du ringe på 855-466-0790.
ADP, Inc.
One ADP Boulevard, Roseland, NJ 07068
adp.com
Opdateret den 15. oktober 2020
Download en PDF af artiklen her.
Tags: regulatorisk