Præsenter dine data som en professionel

Med så mange måder at spinde og forvrænge information på i dag skal en præsentation gøre mere end blot at dele gode idéer – den skal understøtte disse idéer med troværdige data. Det gælder, uanset om du er en leder, der skal præsentere nye forretningskunder, en sælger, der sælger sine tjenester, eller en administrerende direktør, der skal argumentere for forandringer.

“At vide, hvordan man udvikler og leverer en datadrevet præsentation, er nu en afgørende kompetence for mange fagfolk, da vi ofte skal fortælle vores kolleger historier, som er meget mere overbevisende, når de er understøttet af tal”, siger forsker og konsulent Alexandra Samuel.

Ingen problemer, siger du måske. Et søjlediagram her og et cirkeldiagram der, og så er du i gang, ikke sandt?

Det er ikke så hurtigt. For selv om en god præsentation indeholder data, er data alene ikke en garanti for en god præsentation. Det er ikke den blotte tilstedeværelse af data, der giver præsentanten magt. Det er den måde, dataene præsenteres på.

Det kan virke simpelt at præsentere data i en tid med PowerPoint, Prezi, Canva, Visme, Haiku Deck og andre meningsløst navngivne teknologiske platforme. Men ræk hånden op, hvis du nogensinde er blevet forvirret af et diagram, du har set på en konference, eller hvis du nogensinde har hørt en oplægsholder sige: “Du kan sikkert ikke se dette diagram godt, men det, det viser, er …”? Hvad kunne være en større diagramfejl end at selve diagrammet bliver gjort ubrugeligt?

Den måde, du præsenterer data på, kan fordoble – eller decimere – deres effekt, så læg mærke til disse syv måder at sikre, at dine data gør deres arbejde.

1) Sørg for, at dine data kan ses

Dette lyder måske indlysende, men nogle gange er du for tæt på din præsentation – bogstaveligt talt. Det, der er læsbart på din bærbare computer, kan være langt mindre læsbart, når det projiceres på en skærm. Dit publikum vil ikke lære noget, som det ikke kan se. Hvis du vil undgå at komme til at oversætte tal og etiketter, der er svære at se, skal du øve din præsentation med kolleger, der sidder lige så langt væk, som det faktiske publikum ville gøre. Spørg dem: “Kan du se dette diagram tydeligt?” Hvis svaret er alt andet end et klart “ja”, så lav det om, så det bliver lettere for øjnene.

2) Fokuser mest på de pointer, som dine data illustrerer

Med tegneserietekstermer er du Wonder Woman, og data er din magiske lasso – et værktøj, der styrker din virkning, men som ikke har nogen værdi, før du anvender det målbevidst. Overlad ikke byrden med at afkode dine data til dit publikum. Det er din opgave at forklare, hvordan dataene understøtter dine vigtigste pointer.

“Dataslides handler egentlig ikke om dataene. De handler om betydningen af dataene”, forklarer eksperten i præsentationsdesign, Nancy Duarte. “Det er op til dig at gøre denne betydning klar, før du klikker dig væk. Ellers vil publikum ikke behandle – og slet ikke købe – dit argument.”

Når du forbinder dataene med de væsentlige punkter, de understøtter, skal overgangen være eksplicit og lyde som følger:

“Disse data viser…”

“Dette diagram illustrerer…”

“Disse tal beviser…”

Disse overgange kan være lige så vigtige som selve konklusionerne, fordi du henleder publikums opmærksomhed på disse konklusioner.

3) Del ét – og kun ét – hovedpunkt fra hvert diagram

Den hurtigste måde at forvirre dit publikum på er ved at dele for mange detaljer på én gang. De eneste datapunkter, du bør dele, er dem, der i væsentlig grad understøtter din pointe – og ideelt set ét punkt pr. diagram. For at holde styr på dine diagrammer skal du spørge dig selv: “Hvad er den vigtigste læring, som jeg ønsker, at mit publikum skal uddrage af disse data?” Det er den eneste læring, du skal formidle. Hvis du har flere vigtige pointer at fremføre, kan du overveje at demonstrere hver enkelt med en ny visualisering.

Den fejl, mange oplægsholdere begår, er at tro, at de er forfatningsmæssigt forpligtet til at dele hver eneste kugle, idé og datapunkt på et dias. Men hvis du deler en central tendens, der voksede dramatisk mellem 2014 og 2017, kan det være meningsløst, hvad der skete i 2013. Hvis 77 % af respondenterne foretrækker et produkt, og 21 % foretrækker et andet, kan det, som de resterende 2 % foretrækker, også være for ubetydeligt til at retfærdiggøre en omtale.

Datapræsentationsguru Scott Berinato siger: “Impulsen er at inkludere alt, hvad du ved, travle diagrammer kommunikerer ideen om, at du har været netop det – travl, som i: “Se alle de data, jeg har, og det arbejde, jeg har udført.”

4) Mærk diagramkomponenterne tydeligt

Mens du har arbejdet med det samme diagram i uger eller måneder, vil dit publikum kun blive udsat for det i få sekunder. Giv dem den bedste chance for at forstå dine data ved at bruge et enkelt, klart og fuldstændigt sprog til at identificere X- og Y-akser, cirkelstykker, søjler og andre diagramelementer. Prøv at undgå forkortelser, der ikke er indlysende, og gå ikke ud fra, at de komponenter, der er mærket på ét dias, vil blive husket på de efterfølgende dias.

Nogle medlemmer af dit publikum er visuelle elever (som mig!), der bearbejder det, de ser, meget bedre end det, de hører, så dit diagrams visuelle intuition og klarhed er afgørende.

5) Fremhæv visuelt “Aha!”-zoner

Hvert værdifuldt diagram eller cirkeldiagram har en “Aha!”-zone – et tal eller en række data, der afslører noget afgørende for din pointe.

Smarte præsentanter forklarer relevansen af “Aha!”-zonen mundtligt og deler den læring, tendens eller historie, som dataene fortæller.

Bedre oplægsholdere forklarer det højt, men skriver det også på diaset som et punkt.

Men de bedste oplægsholdere gør alt ovenstående OG fremhæver visuelt selve “Aha!”-zonen med en cirkel eller skravering for at nå ud til de differentierede (lydlige, verbale og visuelle) elever i deres publikum og for at styrke de vigtigste datatrækninger på tre måder.

6) Skriv en diastitel, der forstærker dataens pointe

Selv når data præsenteres effektivt på et dias, er den mest værdifulde ejendom sidens titel, fordi det er det første element, som publikum lægger mærke til og bearbejder. Men alt for ofte bruger præsentanter generiske ord og sætninger som “Statistics” og “By the Numbers”, der ikke tjener noget funktionelt formål.

Selv når titlerne er specifikke, som “Millennial Preferences” eller “Campaign Awareness”, kan de stadig forbedres med mere punktspecifikke titler som “Millennials Prefer Mobile” eller “Campaign Awareness is Increasing”.”

7) Præsenter til dit publikum, ikke til dine data

Mange præsentanter kigger på deres dias, mens de deler data, som om PowerPoint er deres publikum. Men kun dit publikum er dit publikum, og som medmennesker modtager de dine pointer bedst, når du ser dem i øjnene. Det betyder ikke, at du aldrig skal kigge på dine data – du skal bare ikke føre en samtale med dem. Kig på dine slides som reference, men fremfør kritiske punkter direkte til dit publikum.

Når de præsenteres klart og tydeligt, kan data øge troværdigheden og troværdigheden af dit punkt. Hvis du præsenterer data dårligt, forspilder du ikke blot denne mulighed, men kan også skade dit omdømme som oplægsholder. Ligesom Wonder Womans lasso er data et kraftfuldt redskab til at trække overbevisende sandheder frem – brug det med omtanke.