En af nøglerne til ethvert produktivitetssystem er faktisk at sætte ting ind i systemet. Hvem vidste det?
Hvor indlysende det end kan virke, har mange af os problemer med at tage os tid til at indtaste vores tanker i vores task-manager, to-do-liste eller organisationssystem.
Dette kan ske af mange forskellige årsager – intet papir i nærheden, ingen nem måde at registrere dine idéer på – men vores produktivitet kan lide skade ved ikke at indtaste alting i vores system, så vi kan håndtere det ordentligt.
Det, der burde leve på papir, lever i vores hjerne og fortsætter derefter med at blive glemt og ladt i fred. Det er en sikker vej til at få dig selv i problemer – eller i det mindste til at glemme utætte vandhaner.
Der er dog en enkel og hurtig løsning på dette problem – det kaldes et mind dump.
Et mind dump er simpelthen en måde, hvorpå du kan få alting ud af hovedet og over på papir. Vores hjerner er ikke skabt til at huske ting for evigt, men papir er det; med en tom hjerne er vi i stand til enten at fokusere på nye ting eller håndtere den aktuelle opgave i stedet for konstant at dvæle ved tidligere ting, der optager værdifuld båndbredde.
Det er nemt at udføre et mind dump: Tag en kuglepen og et papir frem, eller start et nyt dokument på din computer. Skriv derefter alt det ned, som du kommer til at tænke på. Der er ikke noget tredje trin.
Alt og alle ting er fair game: hvad du skal gøre, hvad du tænker på, håb, drømme, mål, og hvad der ellers falder dig ind. Sæt en tidsgrænse – lad os sige 20 minutter – og alt, der kommer ind i din hjerne, skal straks forlade din hjerne og komme på dit papir.
Når du er færdig, kan du begynde at handle på de ting, du har skrevet. Hvad har du brug for at handle på? Hvad skal du tage fat på, følge op på eller arkivere et sted?
Ting, der ikke behøver at blive behandlet yderligere? Bare skiller dig af med dem. Sørg for, at du ikke behøver at tænke på dem nogensinde igen, og vær færdig med dem.
Der er ingen fast metode til at lave den bedst mulige mind dump. Pointen er at nulstille din hjerne, opdatere dit produktivitetssystem og sætte alle de ting på papir, der har optaget den værdifulde (og begrænsede) plads i din hjerne.
Mange mennesker bruger “triggere” for at gøre deres mind dumps lettere – et sæt nøgleord eller sætninger, der sætter dine tanker på et bestemt aspekt af dit liv, så du kan fokusere på ting, der har med det at gøre. 43 Folders har en lang liste over disse triggere, alt fra “Telefonopkald” til “Møbler” og “Bryllupper”.”
Nogle mennesker, især GTD-tilhængere, laver et mind dump før deres ugentlige gennemgang, som en del af at finde ud af, hvad den kommende uge har i vente. Andre, som jeg selv, gør det en gang om ugen eller deromkring – når jeg har 20 minutter til overs. Jeg anbefaler, at man gør det mindst en gang om ugen – ellers har det en tendens til at blive langt og unødigt langvarigt.
Et mind dump kan også gøres hvor som helst – en anden god ting ved det. Åbn en note på en mobiltelefon, eller skriv på bagsiden af en avis; uanset hvor du er, hvis du har et ledigt øjeblik, så ryd dit hoved.
Du vil blive overrasket over, hvor mange ting der kommer ud af din hjerne og ind i dit organisatoriske system, når du bruger tid og plads på at tømme den.
Hvordan og hvornår får du tingene ud af dit hoved og ind i dit system?
Foto: Foto: Tyla ’75