Vejledning om implementering af elektroniske patientjournaler (EHR)

Implementering af en elektronisk patientjournal (EHR) er en proces i flere trin, som vil påvirke alle medarbejdere. Som det er tilfældet med enhver ny proces, er der en indlæringskurve involveret. Hvis du har en solid plan, kan du spare mange timers stress for alle på dit team.

Her er ti vigtige trin, der skal tages for at sikre en vellykket implementering af EHR.

1) Opbyg dit team til implementering af din elektroniske patientjournal (EHR)

Når du implementerer din EHR, har du brug for et stærkt team til at hjælpe processen med at forløbe så gnidningsløst som muligt. Holdet kan omfatte medarbejdere som f.eks. læger, sygeplejersker, lægeassistenter og administrativt personale. Teamets medlemmer vil hjælpe processen ved at undervise kolleger i EHR-færdigheder og fungere som budbringere til implementeringsteamet for at identificere udfordringer undervejs.

En ledende superbruger, en ledende læge og en projektleder er tre vigtige roller, som du skal overveje, mens du opbygger dit team.

Ledende superbruger

Den ledende superbruger er den interne interne EHR-ekspert. Nogle få opgaver kan omfatte oprettelse af skabeloner og udvikling af arbejdsgange. Denne stilling kan også være ansvarlig for at oprette standardprocedurer for at løse problemer, som brugerne støder på, når de bruger systemet.

Ledende læge

Den ledende læges rolle er at vejlede organisationen gennem implementeringen af EHR ved at fungere som bindeled mellem systemets frontlinjebrugere og det tekniske personale. Overvej at bruge en teknisk kyndig læge, der er glad for den nye proces, som ledende læge.

Projektleder

Projektlederen bliver det vigtigste kontaktpunkt med EHR-leverandøren og personalet. Denne stilling vil også hjælpe alle med at holde fokus på tidsplanerne for implementeringen, følge udviklingen og håndtere brugerproblemer.

2) Forbered softwaren

Når du implementerer dit EHR, skal du sikre, at sikkerhedsforanstaltningerne er opfyldt for ikke at overtræde HIPPA. Det kan være nødvendigt for din organisation at foretage en HIPPA-risikovurdering. Du kan samarbejde med din leverandør af sundheds-IT for at sikre, at softwaren er i overensstemmelse med reglerne.

3) Bestem dine hardwarebehov

Dine valg af hardware vil have en betydelig indvirkning på den tid og de penge, din praksis bruger. Hvis der f.eks. er en printer i hvert rum, kan lægerne spare op til 30 minutter om dagen. Nogle praksis giver hver enkelt medarbejder sin egen tablet eller bærbare computer for at spare tid på at logge ind og ud mellem hver patientinteraktion.

Hvis tanken om at gøre alt dette virker overvældende, kan IT-servicevirksomheder hjælpe praksis med systemhardware-behovene ved at hjælpe med at finde det rigtige udstyr til den bedste pris. Mange virksomheder vil også installere og foretage fejlfinding på udstyret, hvilket aflaster dit kontorpersonale.

4) Overvej indretningen af patientbehandlingsrummet

Da EHR-programmet kræver elektronisk dataindtastning, kan indretningen af rummet have en væsentlig indvirkning på patientens engagement og tilfredshed. Hvis personalet og lægen vender sig væk fra patienten, mens de indtaster data, kan patienterne føle, at de ikke bliver hørt.

En måde at løse dette på er ved at bruge “tillidstrianglen”. Dette er en rumkonfiguration, hvor patienten, lægen og computeren danner en virtuel trekant, så patienten og lægen kan se hinanden. Dette layout hjælper, fordi medarbejderen eller lægen kun behøver at dreje sig lidt, mens han/hun indtaster data, hvilket hjælper patienten til at føle, at han/hun bliver set. Overvej at placere halvcirkelformede skriveborde i patientrummene eller brug flytbare vogne for at hjælpe patienten med at føle sig godt tilpas under deres aftale.

5) Overfør data

Når din hardware og software er klar til at gå i gang, er det næste skridt i implementeringen af EHR at overføre dataene. Til at begynde med skal du bestemme, hvordan du skal migrere data fra dit tidligere journalsystem til dit nye EHR.

Der er et par måder at gøre dette trin på. Du kan tildele eksisterende personale eller ansætte yderligere eller midlertidigt personale til at overføre oplysninger til det nye EHR.

For at gøre denne proces så smidig som muligt, skal du udarbejde en tjekliste over de oplysninger, der skal indtastes i EHR. Hvis du har en proces på plads, kan du sikre, at der ikke overses kritiske oplysninger.

6) Opret arbejdsgange

Apropos proces, så er det nu på tide at få solide arbejdsgange på plads. Det er vigtigt at etablere arbejdsgange før implementeringen af EHR for at mindske den stress, som dit team vil blive udsat for.

Hvis man har ineffektive arbejdsgange, herunder et utilstrækkeligt antal medarbejdere, der er uddannet og klar til at bruge EHR, vil det forværre problemerne i løbet af implementeringsprocessen.

Tænk over disse spørgsmål, når du opretter arbejdsgange:

• Er dette nødvendigt?
• Giver dette merværdi for patienten?
• Har dette til formål at øge effektiviteten for personalet?
• Er dette den rigtige rækkefølge?
• Er det den rigtige person, der udfører dette trin?

7) Hvad skal du gøre, når din EHR er nede

Som med enhver form for teknologi skal du være forberedt på, at der af og til kan opstå fejl. Start med at brainstorme om problemerne og udarbejd en solid plan for, hvordan du skal håndtere potentielle problemer.

For eksempel, hvad vil du gøre, når strømmen går ud? Hvad hvis der opstår en fejl i hele systemet, som kræver hjælp fra IT-afdelingen for at blive løst? Du vil gerne udvikle procedurer, der giver klare instruktioner til læger og personale om, hvad de skal gøre, når EHR’en ikke er tilgængelig.

Tænk på disse spørgsmål, når du udarbejder dine procedurer:

• Hvordan vil læger og personale blive underrettet om nedetid?
• Hvordan vil patientbehandlingsflowet fortsætte?
• Hvordan vil patientcheck-in finde sted?
• Hvordan vil læger og personale dokumentere besøget?

Hvis de elektroniske og papirbaserede procedurer er tilgængelige for personalet, vil det øge deres tillid til, hvordan de skal håndtere nedbrud i EHR. Nogle lægepraksis samler instruktionerne i tre ringbind og opbevarer kopier både internt og eksternt. Overvej også at opbevare PDF-kopier på en sikker sky, så personalet har flere muligheder for at få vejledningen hurtigt.

8) Hav et uddannelsesprogram på plads

Den omfattende uddannelse er absolut nødvendig for at sikre succes med implementeringen af EHR. Udarbejd en uddannelsesplan, så alle læger og medarbejdere, nuværende og fremtidige, kan få den viden og de færdigheder, der skal til for at bruge EHR’et med succes, når du er klar til at lancere det.

Her er nogle få principper, der bør overvejes:

Start langsomt

Giv læger og personale de grundlæggende færdigheder, inden de lanceres. Det kan være svært for brugerne at forstå systemet fuldt ud, før de er i stand til at bruge programmet. Når brugerne er i stand til at “køre” i mindst en uge, kan der indføres yderligere træning for at øge færdighederne, lære tidsbesparende tricks og blive mere fortrolig med teknologien.

Lad kolleger undervise kolleger

Og overvej at uddanne superbrugere inden for hvert speciale og for hver rolle. Sygeplejersker underviser f.eks. bedst sygeplejersker, og kirurger underviser bedst kirurger. Hvis du desuden har en superbruger inden for hvert speciale, kan de blive en løbende ressource for deres kolleger.

Kortlæg løbende uddannelsesbehov

Har en plan for løbende uddannelse. Efterhånden som tiden går, vil brugerne finde genveje og nye måder at bruge værktøjerne på, og de vil ønske at dele disse opdagelser med deres kolleger. Desuden vil det være nødvendigt at opdatere EHR’en med nye og/eller forbedrede funktioner, som vil kræve ekstra uddannelse.

Måder til effektiv håndtering af disse situationer omfatter:

• Udvikle et system, hvor brugerne kan indsende anbefalinger til EHR, så der kan foretages ændringer.
• Opfordre aktive EHR-brugere til at dele input og tilbyde løsninger til forbedring af brugervenligheden, enten ved hjælp af et formelt sporingssystem eller gennem en onlinediskussion, der tilskynder til udveksling af idéer.
• Opret et system til løbende tilpasning af EHR. Når læger og personale har fået styr på det nye EHR, vil de identificere ændringer, der kan forbedre arbejdsgangen.
• Bevar forholdet til EHR-leverandøren og udnyt IT-support til at:

• • • Udvikle eller tilpasse skabeloner til dataindtastning
    • Revidere EHR-genererede formularer og breve
    • Aktivere nye regler for klinisk beslutningsstøtte (hvis tilgængelig)
    • Modificer ordresæt
    • Søg efter integrationsmuligheder med andre almindeligt anvendte systemer i praksis

• Planlæg gruppeuddannelse på forhånd. Uddannelse vil tage tid fra at se patienter, så forudgående planlægning mindsker forstyrrelser i praksisens arbejdsgang.

9) Beslut dig for lanceringstilgang – “Big Bang” eller trinvis?

Når din plan for implementering af EHR er klar til at gå i gang, er det tid til at beslutte, hvordan den skal lanceres. Der er typisk to måder at gøre dette på, på én gang, “Big Bang” eller langsomt, i en inkrementel tilgang.

Nogle praksis bruger “big bang”-tilgangen og udruller EHR-systemet til alle patienter og funktioner på samme dag. Denne fremgangsmåde minimerer den tid, der bruges på at administrere papirjournaler samt det nye EHR-system på samme tid. Ulempen er, at det kan være meget forstyrrende, og at små problemer kan virke monumentale.

Nogle praksis vælger en langsommere tilgang og implementerer EHR gradvist. Ved at indføre EHR-funktioner en ad gangen, f.eks. e-rekskrivning til at begynde med og derefter indføre andre funktioner senere, finder nogle praksis, at forstyrrelsen er lettere at håndtere. Større praksis og organisationer kan implementere langsomt ved først at udrulle EHR på bestemte steder eller afdelinger og indføre programmet i resten af organisationen senere.

Når lanceringstilgangen er besluttet, kan læger og personale gøre sig klar til det nye EHR-system.

På selve “Go Live”-dagen anbefales det at sænke patientmængden, hvilket vil sikre en smidig overgang for både patienter og personale. Det anbefales også, at receptionspersonalet informerer patienterne enten før aftale eller på dagen om, at praksis skifter software, og at processen kan blive lidt afbrudt. De vil sætte pris på indsigten og have mere tålmodighed, hvis der skulle opstå en forsinkelse under deres besøg.

10) Indsaml feedback med henblik på løbende forbedringer

Nu, hvor du har implementeret EHR med succes, skal du sørge for at indsamle feedback fra brugerne for løbende at forbedre processen. Sørg for at holde kommunikationslinjerne åbne, så personalet og lægerne føler sig trygge ved at give feedback. Hvis alle arbejder sammen, vil EHR-systemet være en forbedring for din praksis.

Implementering af et EHR er en proces i flere trin, der kræver avanceret planlægning. Brug disse trin til at hjælpe med at gøre overgangen så gnidningsløs som muligt.

DUMMYTEXT

Kilder:

• https://www.stepsforward.org/modules/ehr-implementation#section-steps

Staffering i den nye økonomi

Hold dit personale fokuseret på patientoplevelser

Download vores gratis e-bog