5 modi per migliorare la collaborazione tra i vari team

La scelta di migliorare la collaborazione tra i vari team nella tua azienda non è un gioco da ragazzi. Dopo tutto, unire gli esperti di una varietà di team e dipartimenti nella vostra organizzazione porterà sicuramente a intuizioni più profonde, prospettive più fresche e un’innovazione più veloce, giusto? Sì, può e deve assolutamente farlo. Ma prima, è importante ricordare che i team sono composti da persone e le persone hanno bisogno di connettersi e comunicare tra loro in modo chiaro prima di poter collaborare con successo. Per assicurarsi che la collaborazione tra team sia impostata per il successo, abbiamo raccolto alcuni consigli che vi aiuteranno a preparare il vostro team al miglioramento e al dominio della collaborazione aziendale. Ecco 5 modi per migliorare e potenziare la collaborazione tra team e la collaborazione interfunzionale.

5 modi per migliorare la collaborazione tra team:

Secondo un rapporto della Harvard Business Review, “il 75% dei team interfunzionali sono disfunzionali e falliscono su almeno tre dei cinque criteri: 1) rispettare un budget pianificato; 2.) rispettare i tempi; 3.) aderire alle specifiche; 4.) soddisfare le aspettative dei clienti; e/o 5.) mantenere l’allineamento con gli obiettivi aziendali della società”. Mentre un tasso di fallimento del 75% può essere intimidatorio, la stessa ricerca ha scoperto che i progetti di team incrociati sostenuti da un dirigente di alto livello, o supervisionati da un team di leader di diversi dipartimenti hanno goduto di un tasso di successo del 76%. Questa è una bella inversione di tendenza.

Siccome una buona leadership è essenziale per la capacità di un cross team di raggiungere gli obiettivi, assicuratevi che i leader del vostro cross team siano visibili e accessibili ai membri del team. Per esempio, i leader potrebbero non avere la flessibilità di orario per essere presenti a tutte le riunioni, ma dovrebbero sicuramente essere presenti per i rapporti settimanali/mensili sullo stato del progetto e altre riunioni di alto livello sui progressi. I leader dovrebbero anche offrire ai membri del team diversi modi per comunicare con loro riguardo ai progetti trasversali del team, dagli sms alle e-mail, alle video chat e alle ore d’ufficio.

#2: Aiuta i membri del team a connettersi

Per far sì che un team funzioni bene, le persone che ne fanno parte devono potersi fidare l’una dell’altra, e formare relazioni di fiducia richiede che si passi del tempo a conoscersi. Per alleviare un po’ dell’imbarazzo di persone che non si conoscono bene, che si riuniscono per lavorare in squadra, raccomandiamo quanto segue:

– Utilizzare la videoconferenza HD per garantire che i membri del team remoto siano in grado di vedere tutti faccia a faccia, e comunicare con loro come se fossero nella stessa stanza.
– Iniziare le riunioni con una domanda per rompere il ghiaccio, come “Qual è il tuo luogo di vacanza preferito?” o “Qual è il tuo talento nascosto?” Poi, fai il giro della stanza e fai condividere a tutti la loro risposta.
– Crea un mini-libro con le biografie della squadra e distribuiscilo alla prima riunione. I libretti bio dovrebbero includere una foto di ogni persona, il loro titolo, l’area di competenza, il metodo preferito di contatto, e alcune statistiche personali che li rendono relazionabili, come il film preferito, gli hobby attuali, gli animali domestici, ecc.
– Ospitare un evento sociale per i membri del team e fare giochi che li incoraggiano a legare con persone al di fuori del loro dipartimento. Se il tuo team ha dipendenti remoti, usa la videoconferenza per includerli nel divertimento e fai giochi come il trivia dell’ufficio, le sciarade o i tormentoni.

#3: Crea una carta del team

Una volta che i tuoi collaboratori del team hanno avuto l’opportunità di conoscersi, vorrai stabilire una carta del team che delinea qual è lo scopo del team, quali sono gli obiettivi generali, e quali ruoli ci si aspetta che i membri svolgano per raggiungere gli obiettivi aziendali. La creazione della carta del team dovrebbe essere il primo compito del team da svolgere insieme, poiché ciò aiuta a garantire il consenso di tutti su come lavorare insieme al meglio. Una buona carta del team dovrebbe includere sette elementi:

1. Scopo – Definire lo scopo del team o il problema da risolvere
2. Missione & Obiettivi – Stabilire l’obiettivo principale e un elenco prioritario di piccoli obiettivi misurabili
3. Ruoli del team – Elencare i membri del team, i loro ruoli nel team e le loro informazioni di contatto
4. Aspettative – Dichiarare chiaramente le priorità del team e i percorsi di risoluzione dei conflitti
5. Budget & Risorse – Compila una lista delle risorse disponibili e delle voci coperte dal budget
6. Programma – Delinea un programma di incontri per i rapporti di stato e le date previste per gli obiettivi
7. Accordo – Una volta che la carta è finita, tutti i membri devono firmarla in accordo

#4: Centralizzare le comunicazioni

Un buon modo per assicurarsi che tutti rimangano concentrati sugli obiettivi trasversali della squadra e siano aggiornati su ciò che gli altri stanno facendo e su come stanno procedendo le cose tra le riunioni è quello di arruolare l’aiuto di un’applicazione di gestione del progetto, come Asana, Trello o Clarizen. Le app di gestione dei progetti permettono a tutti i membri del team di pubblicare messaggi, fare domande e condividere aggiornamenti. Tutti i suddetti strumenti di collaborazione online sono sicuri e personalizzabili, così i capi progetto possono controllare i livelli di accesso alle informazioni sensibili e marchiare il sito del progetto con i colori della squadra, i loghi e altro.

Un altro modo per favorire un ambiente in cui i membri del team possono tenere riunioni improvvisate e comunicare tra loro in un luogo centrale, è quello di prendere uno spazio dedicato, come una sala riunioni, e dotarlo di un portale video “sempre attivo”. Creare un’atmosfera come questa favorisce il cameratismo permettendo ai dipendenti remoti di rimanere connessi ai membri del team. Supporta anche la collaborazione spontanea che è fondamentale per aumentare la velocità dell’innovazione.

#5: Riconoscere e premiare le pietre miliari del progetto

C’è sempre eccitazione quando si lancia un nuovo progetto, ma mantenere lo slancio del team, una volta che la lotta quotidiana per affrontare le varie sfide si impone, può essere una battaglia in salita. Per mantenere la tua squadra ispirata e impaziente di raggiungere la prossima pietra miliare, i leader dovrebbero fare un punto per riconoscere e premiare le scoperte trasversali e i risultati della squadra.

Mentre i membri del team si sentono sicuramente onorati quando i leader riconoscono il loro duro lavoro e gli sforzi collaborativi, i leader intelligenti invitano anche i membri del team a riconoscere i compagni di squadra che apprezzano. In quest’ultimo scenario, il riconoscimento tra pari aiuta a costruire legami ancora più forti e sentimenti di buona volontà tra i membri del team.

Per quanto riguarda le ricompense, è possibile raccogliere suggerimenti dai membri del team durante la creazione della carta del team per avere idee su ciò che motiverà veramente i singoli membri del team. Naturalmente, i premi provati e veri come i pranzi e le cene di gruppo e le gite agli eventi sportivi sono sempre apprezzati, e hanno l’ulteriore vantaggio di permettere ai compagni di squadra di sviluppare legami più forti attraverso la socializzazione.

Modi semplici per migliorare e potenziare la collaborazione – Rendere facile la collaborazione tra team

Forse la cosa migliore che i leader possono fare quando si tratta di coltivare e migliorare la collaborazione tra team, è rendere il processo di collaborazione una grande esperienza di per sé. Entra in scena Highfive, una potente soluzione di videoconferenza all-in-one con video HD e audio che permette ai team di connettersi per un’esperienza di comunicazione faccia a faccia senza precedenti. Inoltre, Highfive è così facile da usare che chiunque può usarlo subito per condividere schermi, fare brainstorming, collaborare con i membri dei team trasversali e altro ancora. Per dotare il tuo team trasversale di tutto ciò di cui ha bisogno per avere successo, inizia dando loro un Highfive. Speriamo che ti siano piaciuti questi consigli su come migliorare la collaborazione tra team trasversali e il miglioramento generale della collaborazione aziendale!