Il miglior software di prioritizzazione nel 2020: Un confronto approfondito

Quanto sei bravo a fare le cose?

Sfrecci nella tua lista di cose da fare con la grazia senza sforzo di un colibrì che vola da un posto all’altro senza sudare?

O sei più il tipo di persona frenetica, come un toro in un negozio di porcellane, che si tira i capelli, che non ha abbastanza ore nella giornata?

La verità è che, per la maggior parte, siamo tutti un po’ di entrambi.

Ma non importa dove atterri nello spettro delle cose da fare, la vita è sempre più facile quando hai gli strumenti giusti per il lavoro – ed è proprio qui che il software di prioritizzazione entra nell’equazione.

Se sei un product manager che cerca di gestire compiti individuali o un product owner che vuole mantenere un intero progetto senza problemi, il software giusto può fare la differenza.

Con questo in mente, prendiamoci un po’ di tempo per capire il potere della prioritizzazione, perché è importante, e poi esaminiamo il miglior software di prioritizzazione per il 2020 (e oltre).

Sei pronto a diventare il maestro della prioritizzazione?

Prima di tutto: una rapida introduzione alla prioritizzazione

Prima di entrare nel vivo e mostrarvi quali strumenti software di prioritizzazione raccomandiamo, iniziamo con alcune delle basi.

Alcuni di noi possono solo trovare un po’ più difficile accedervi rispetto ad altri.

Una delle ragioni per cui non riusciamo a dare priorità ai nostri compiti, e quindi potenzialmente non rispettiamo le scadenze o affrontiamo altri problemi, è che non comprendiamo appieno il perché della prioritizzazione.

Allora, affrontiamo questo problema di petto.

Ecco tre delle migliori ragioni per dare priorità ai vostri compiti, prima di mettervi a lavorare su di essi:

#1: Preverrete lo stress e massimizzerete la qualità

Se vi siete mai trovati in una situazione in cui siete spinti con forza contro una scadenza (e chi non l’ha fatto?) allora saprete tutto sulla sensazione di ‘combattere il fuoco’.

Se non hai idea di come, o in che ordine, occuparti dei tuoi compiti, puoi facilmente ritrovarti a non rispettare le scadenze – e a finire in acqua calda per questo.

Con una corretta definizione delle priorità e il software che la consente, puoi prevenire lo stress e migliorare la qualità del tuo lavoro.

Questo è un vantaggio per tutti.

#2: La tua produzione sarà allineata all’obiettivo generale del business

Quando lavori come parte di un team, è facile essere distratti – specialmente se lavori in remoto.

Quello che consideri una priorità alta potrebbe non allinearsi perfettamente con quello che il proprietario del prodotto pensa debba essere fatto prima.

Questo può portare rapidamente a una disconnessione tra la direzione in cui siete diretti e quella che il resto del vostro team – o il business in generale – sta prendendo.

La parte peggiore?

Potreste effettivamente pensare di essere diretti nella giusta direzione, quando, in realtà, il business ha altre idee.

Questo si riduce in parte alla comunicazione, naturalmente.

Ma anche la definizione delle priorità gioca un ruolo – e assegnare queste priorità nel modo giusto. Se capisci questo, allora dovrebbe essere abbastanza facile vedere come una corretta assegnazione delle priorità – specialmente quella effettuata con un software di prioritizzazione collaborativo – può essere un cambio di gioco nella tua carriera.

#3: sbloccherai il tempo che non hai mai saputo di avere

Se sei un procrastinatore cronico (come molti, molti di noi), probabilmente sai già come ci si sente ad avere più scadenze all’orizzonte. Piuttosto irritante, vero?

Ma non deve essere così. Quando iniziate a lavorare sulle vostre abilità di prioritizzazione, potreste incontrare alcuni benefici sorprendenti lungo la strada.

Prendiamo la gestione del tempo, per esempio.

Quando passi tutto il tuo tempo a destreggiarti tra scadenze senza una chiara definizione delle priorità, probabilmente scoprirai che c’è poco tempo per molto altro.

Per contro, una volta che hai effettivamente dato priorità ai tuoi compiti e dedicato il tempo a ciascuno di essi, improvvisamente libererai tutte queste ore extra – che si rivelano come per magia!

Ancora meglio, non ti sentirai in colpa a usarle per perseguire obiettivi personali, perché saprai che i tuoi compiti di lavoro sono tutti in ordine.

Non è rinfrescante?

Quadri di priorità, ottenere cose fatte, e la teoria dietro la teoria

C’è molta teoria dietro la prioritizzazione. E intendiamo davvero molta.

In effetti – e riconosciamo l’ironia – puoi davvero perderti in una tana di coniglio piuttosto profonda se inizi a scavare davvero nella scienza della prioritizzazione dei compiti.

Ovviamente, non potevamo perdonarci di averti mandato nell’abisso di conoscenza che sono i framework di prioritizzazione. Così lo abbiamo fatto per voi.

In effetti, in molti casi – compreso airfocus – scoprirai che puoi sfruttare più strutture all’interno del software per vedere cosa funziona meglio per te.

Forse il modo migliore per capire cosa sono i framework di prioritizzazione è attraverso un esempio.

Ecco alcune delle opzioni più popolari.

Il quadro RICE

A volte, anche quando avete tutti i vostri compiti disposti di fronte a voi, può sembrare impossibile decidere come categorizzarli (e quindi dare priorità).

Ma non preoccupatevi: il framework RICE è stato sviluppato per risolvere entrambi i problemi in un colpo solo.

Come potete immaginare, le lettere ‘RICE’ rappresentano le categorie con cui potete definire i vostri compiti. Eccole:

• Ricerca. Questa è una misura di quanti utenti finali o clienti sarebbero influenzati positivamente da questo compito.

• Impatto. Questo si riferisce alla scala della differenza che un cambiamento farebbe. Aumenterà le vendite? Aumenterà le entrate? Migliorerà la retention?

• Confidenza. Questa metrica si riferisce alle due precedenti, dandovi la possibilità di misurare quanto siete sicuri che ciascuna di esse sia accurata.

• Effort. Alcuni compiti richiedono solo una persona, altri richiedono un’intera squadra. Lo sforzo di un compito può avere una grande influenza su quando dovrebbe essere affrontato.

Per usare il quadro RICE, devi semplicemente assegnare un valore numerico a ciascuna di queste categorie, poi sommarlo e ordinarlo dall’alto al basso.

Il metodo MoSCoW

Ecco un framework di prioritizzazione ideale per l’uso nei team di prodotto che usano la metodologia di sviluppo agile.

Dal nome, il metodo MoSCoW non ha nulla a che fare con la capitale della Russia. Invece, il nome è un acronimo composto che si riferisce a quattro diverse categorie per dare priorità ai vostri compiti:

1. Deve avere (M)

2. Dovrebbe avere (S)

3. Potrebbe avere (C)

4. Non ha (W)

Il metodo MoSCoW è utile se stai cercando di prendere decisioni veloci, perché ti permette di rivedere l’importanza relativa di diversi compiti in un solo colpo d’occhio.

Vuoi vedere il metodo MoSCoW in azione? Ne parliamo in dettaglio nel nostro glossario.

Il modello ICE Scoring

Non hai tempo per il RICE? Allora perché non provare l’ICE?

In parole povere, l’ICE Scoring Model è una struttura di prioritizzazione molto simile al RICE ma progettata per velocizzare il processo decisionale. Svolgere un’analisi RICE completa può a volte essere un compito che richiede tempo, e ne avete già abbastanza sul vostro piatto – quindi ICE è la soluzione.

Come la maggior parte di queste strutture, è un acronimo, e sta per:

• Impatto

• Confidenza

• Facilità

5 delle migliori piattaforme software di prioritizzazione per il 2020

Ora che hai una buona conoscenza della teoria dietro la prioritizzazione – e perché, se mi perdoni il gioco di parole, dovresti renderla una priorità – è il momento di diventare pratico.

Non c’è certo carenza di strumenti di prioritizzazione tra cui scegliere, quindi cerchiamo di fare un po’ di chiarezza con una rapida panoramica di 5 delle opzioni più popolari là fuori.

airfocus

Cosa c’è di così grande in airfocus?

Ora, di solito non siamo il tipo che si vanta da solo, quindi cercheremo di rimanere il più obiettivo possibile qui.

airfocus è stato creato con due cose chiave in mente: la prioritizzazione dei compiti e la gestione della roadmap. Costruito con il supporto di tavole Kanban, Timeline, perfezionamento del backlog e altro, airfocus è ideale per i team di prodotto che cercano di ottimizzare i loro processi.

Quanto costa airfocus?

airfocus parte da $24 per utente al mese e può scalare fino a pacchetti personalizzati per clienti aziendali.

Cosa pensano gli utenti di airfocus?

airfocus ha attualmente una media di 4.3 su 5.0 stelle su G2.com.

airfocus ha un piano gratuito?

Sì. Puoi provare airfocus gratuitamente per 14 giorni senza carta di credito.

Airfocus ha dei modelli?

Sì. In effetti, i modelli sono una delle caratteristiche chiave della piattaforma, con molti disponibili all’istante. Questi includono modelli per roadmap tecnologiche, roadmap di sprint agili e altro ancora.

airfocus ha dei framework di prioritizzazione integrati?

Assolutamente. airfocus è stato progettato con un modello di punteggio RICE. Dispone inoltre di strumenti di prioritizzazione unici per la piattaforma airfocus, come Priority Poker.

Jira

Cosa c’è di così grande in Jira?

Non c’è dubbio che Jira sia uno dei software più conosciuti nel mondo dello sviluppo – e per una buona ragione. Offre un monitoraggio approfondito delle attività utilizzando varie metodologie di pianificazione del progetto, tra cui Kanban e Scrum.

Oltre a questo, Jira permette un veloce affinamento del backlog con la semplicità del drag and drop.

Quanto costa Jira?

Jira parte da 10 dollari al mese per un massimo di 10 utenti, e poi sale da lì. Le opzioni gestite sono disponibili a livello aziendale.

Cosa pensano gli utenti di Jira?

Jira ha attualmente una media di 4.2 su 5.0 stelle su G2.com.

Jira ha un piano gratuito?

Sì, per un massimo di 10 utenti con limitazioni.

Jira ha dei modelli?

Mentre Jira offre la possibilità di creare modelli, questi non sono realmente focalizzati sulla priorità.

Il monitoraggio dei bug e dei problemi è dove Jira brilla veramente, quindi le sue caratteristiche di prioritizzazione sono limitate rispetto ad altre piattaforme.

Jira ha dei framework di prioritizzazione integrati?

Jira non ha framework di prioritizzazione incorporati nel software. E’ possibile aggiungere schede di priorità per gestire il tuo backlog con framework come RICE e ICE, ma questo richiede una ‘Cloud app’ di terze parti che può avere un costo aggiuntivo.

Miro

Cosa c’è di così grande in Miro?

Miro è una piattaforma costruita da cima a fondo per la collaborazione. Presentata come una lavagna online, Miro permette a te e al tuo team remoto di condividere uno spazio di lavoro digitale, fare brainstorming, pianificare le priorità, costruire mappe mentali insieme, sfruttare i flussi di lavoro agili di base e altro ancora.

Quanto costa Miro?

Miro parte da 8 dollari al mese per utente per team di 2 o più persone, con fatturazione annuale. Prezzi personalizzati sono disponibili a livello aziendale.

Cosa pensano gli utenti di Miro?

Miro ha attualmente una media di 4.7 su 5.0 stelle su G2.com.

Miro ha un piano gratuito?

Sì, con un set di funzioni limitato.

Miro ha dei template?

Sì. Poiché Miro è una piattaforma per lavagne bianche, il suo spazio di lavoro può essere riempito con quasi tutto. La sua Template Library ti permette di sfogliare varie configurazioni di lavagne pre-fatte da usare con il tuo team.

Miro ha dei framework di prioritizzazione incorporati?

Mentre Miro è per sua natura una lavagna vuota, è possibile trovare modelli che consentono alcuni quadri di priorità di base. Per esempio, la matrice di priorità dividerà lo schermo in quadranti per l’assegnazione dei valori dei compiti.

Microsoft Teams

Cosa c’è di così grande in Microsoft Teams?

In un mondo che è più concentrato sul lavoro a distanza che mai, Microsoft Teams è diventato rapidamente un pilastro per molte aziende. Si tratta di uno strumento interdisciplinare progettato per consentire una comunicazione efficace tra i team e la collaborazione remota sui documenti di Microsoft Office.

Quanto costa Microsoft Teams?

Microsoft Teams è disponibile come parte della suite di produttività nota come Microsoft 365 (che include anche tutte le applicazioni classiche di Office). Ci sono vari pacchetti disponibili a partire da $5.00 per utente al mese.

Cosa pensano gli utenti di Microsoft Teams?

Microsoft Teams ha attualmente una media di 4.2 su 5.0 stelle su G2.com.

Microsoft Teams ha un piano gratuito?

Sì, per uso personale con un set di funzioni limitato.

Microsoft Teams ha dei modelli?

No. Poiché lo strumento è più focalizzato sulla comunicazione e la collaborazione di squadra, non dispone di un supporto per i modelli. Anche se i file come i documenti Word e i fogli di calcolo Excel possono essere condivisi e visualizzati insieme.

Microsoft Teams ha dei quadri di priorità integrati?

No. La natura della piattaforma come strumento di collaborazione significa che gli strumenti di prioritizzazione non sono un obiettivo principale di Microsoft Teams. Gli utenti possono, tuttavia, utilizzare l’integrazione di Microsoft Priority Matrix all’interno di Teams per aumentare questo elemento del software.

Trello

Cosa c’è di così grande in Trello?

Trello è uno strumento di organizzazione visuale che permette agli utenti di aggiungere, spostare e gestire carte su una lavagna digitale. Gli utenti possono creare liste, dare priorità ai compiti e sfruttare gli strumenti di automazione per semplificare i progetti su larga scala sia a casa che al lavoro.

Quanto costa Trello?

Per gli utenti business, Trello parte da $9.99 per utente al mese se fatturato annualmente. Il costo è di 12,50 dollari per utente al mese se fatturato mensilmente. I pacchetti Enterprise utilizzano una scala mobile in cui i prezzi per utente si riducono man mano che si aggiungono altri utenti.

Cosa pensano gli utenti di Trello?

Trello ha attualmente una media di 4.3 su 5.0 stelle su G2.com.

Trello ha un piano gratuito?

Sì, con un set di funzioni limitato.

Trello ha dei modelli?

Sì. Trello offre una libreria di modelli in cui i modelli possono essere scaricati e utilizzati per una varietà di scopi, compresi i modelli Kanban e le schede di sprint agile.

Trello ha dei framework di prioritizzazione integrati?

No, Trello non offre alcun framework integrato basato su modelli di priorità esistenti. Tuttavia, gli utenti sono in grado di scaricare modelli dalla libreria che sono basati su framework di prioritizzazione.

Pronto a portare un po’ più di zen nella tua giornata lavorativa?

Se siete come, beh, la maggior parte di noi, probabilmente passate molto tempo a combattere i fuochi metaforici sulla vostra lista di cose da fare. Aggiungete una sana dose di procrastinazione e avrete la tempesta perfetta di stress e ansia.

Se questo vi suona familiare, abbiamo delle buone notizie.

Abbiamo progettato airfocus come antidoto al caos della vita lavorativa. La nostra piattaforma ha tutte le caratteristiche necessarie per portare un po’ più di zen nella vostra giornata: organizzare i vostri compiti, lavorare in modo più efficiente come un team remoto, e creare modelli di priorità di classe mondiale proprio davanti ai vostri occhi.

Suona bene? Se sì, non c’è mai stato un momento migliore per provare la nostra piattaforma.

Diventa oggi il padrone della tua lista di cose da fare, stabilisci le priorità come un professionista, domina le tue tabelle di marcia e scopri la pace interiore di sapere che le tue attività sono perfettamente ordinate – tutto grazie alla potenza di airfocus.