Parhaat priorisointiohjelmistot vuonna 2020: Syvällinen vertailu

Kuinka hyvä olet saamaan asioita tehtyä?

Hiihdytätkö tehtävälistasi läpi vaivattomasti kuin kolibri, joka lentää paikasta toiseen hikoilematta?

Vai oletko pikemminkin kiihkeä härkä posliinikaupassa, vedä-hiuksesi-ulos, voi-jumala-tunteja ei vain ole tarpeeksi päivässä -tyyppi?

Totuus on se, että suurimmaksi osaksi me kaikki olemme vähän molempia.

Mutta riippumatta siitä, mihin kohtaan saat asiat tehtyä, elämä on aina helpompaa, kun käytössäsi on oikeat työkalut työhön – ja juuri siinä kohtaa priorisointiohjelmistot astuvat yhtälöön.

Jos olet tuotepäällikkö, joka pyrkii hallitsemaan yksittäisiä tehtäviä, tai tuoteomistaja, joka haluaa pitää kokonaisen projektin juoksevana, oikealla ohjelmistolla voi olla suuri merkitys.

Tässä mielessä otamme hieman aikaa ymmärtääksemme priorisoinnin voiman, miksi sillä on merkitystä, ja käymme sitten läpi parhaat priorisointiohjelmistot vuodelle 2020 (ja sen jälkeen).

Valmis tulla priorisoinnin mestariksi? Sitten sukelletaan asiaan.

Tärkeimmät asiat ensin: nopea priorisoinnin alkeisopas

Ennen kuin syvennymme kunnolla yksityiskohtiin ja näytämme, mitä priorisointiohjelmistotyökaluja suosittelemme, aloitetaan joistakin perusasioista.

Joidenkin meistä on vain ehkä hieman vaikeampi päästä siihen käsiksi kuin toisten.

Yksi syy siihen, että emme onnistu priorisoimaan tehtäviämme ja näin ollen mahdollisesti myöhästymme määräajoista tai joudumme kohtaamaan muitakin ongelmia, on se, että emme täysin ymmärrä priorisoinnin syytä.

Käsitelläänpä siis asiaa suoraan.

Tässä on kolme parasta syytä priorisoida tehtävät, ennen kuin ryhdyt työskentelemään niiden parissa:

#1: Ehkäiset stressiä ja maksimoit laadun

Jos olet joskus ollut tilanteessa, jossa sinut on työnnetty tiukasti deadlinea vasten (ja kukapa ei olisi?), niin tiedät varmasti kaiken siitä ”tulta vastaan taistelun” tunteesta.

Jos sinulla ei ole aavistustakaan siitä, miten tai missä järjestyksessä hoitaisit työtehtäväsi, huomaat helposti myöhästyväsi määräajoista – ja joutuvasi siitä myös pulaan.

Kunnollisella priorisoinnilla ja sen mahdollistavalla ohjelmistolla voit ehkäistä stressiä ja parantaa tuotoksesi laatua.

Se on win-win.

#2: Tuotoksesi on linjassa liiketoiminnan kokonaistavoitteen kanssa

Kun työskentelet osana tiimiä, on helppo ajautua sivuraiteille – varsinkin jos työskentelet etätyönä.

Mitä pidät ensisijaisena asiana, ei ehkä olekaan täydellisesti linjassa sen kanssa, mitä tuoteomistajan mielestä pitäisi tehdä ensin.

Tämä voi johtaa nopeasti siihen, että sinun ja muun tiimisi – tai koko yrityksen – suunta ei ole enää sama.

Pahin osa?

Saatat itse asiassa luulla, että olet menossa oikeaan suuntaan, vaikka todellisuudessa liiketoiminnalla on muita ajatuksia.

Tämä on tietysti osittain kiinni viestinnästä.

Mutta myös priorisoinnilla on merkitystä – ja näiden prioriteettien asettamisella oikealla tavalla. Jos ymmärrät tämän, sinun pitäisi olla melko helppo ymmärtää, miten oikea priorisointi – erityisesti se, joka toteutetaan yhteistoiminnallisella priorisointiohjelmistolla – voi muuttaa peliä urallasi.

#3: Saat vapautettua aikaa, jota et koskaan tiennyt, että sinulla on

Jos olet krooninen viivyttelijä (kuten moni, moni meistä), tiedät luultavasti jo, miltä tuntuu, kun horisontissa häämöttävät useat määräajat. Aika ällöttävää, eikö?

Mutta sen ei tarvitse olla näin. Kun alat työstää priorisointitaitojasi, saatat kohdata matkan varrella muutamia yllättäviä hyötyjä.

Otetaan esimerkiksi ajanhallinta.

Kun vietät kaiken aikasi jonglööraamalla määräaikoihin ilman selkeää priorisointia, huomaat luultavasti, että aikaa jää vain vähän muuhun.

Kääntöpuolena on se, että kun oikeasti priorisoit tehtäväsi ja varaat aikaa kullekin, vapautat yhtäkkiä kaikki nämä ylimääräiset tunnit – ne paljastuvat kuin itsestään!

Jopa parempaa, et tunne syyllisyyttä siitä, että käytät ne henkilökohtaisten tavoitteiden tavoitteluun, koska tiedät, että työtehtäväsi ovat kaikki järjestyksessä.

Eikö olekin virkistävää?

Priorisointikehykset, asioiden hoitaminen ja teoria teorian takana

Priorisoinnin takana on paljon teoriaa. Ja tarkoitamme todella paljon.

Itse asiassa – ja myönnämme tässä olevan ironiaa – voit itse asiassa eksyä melko syvälle kaninkoloon, jos alat todella kaivautua tehtävien priorisoinnin tieteeseen.

Emmekä tietenkään voisi antaa itsellemme anteeksi sitä, että olisimme lähettäneet sinut priorisointikehysten tietämyksen kuiluun. Niinpä teimme sen puolestasi.

Itse asiassa monissa tapauksissa – mukaan lukien airfocus – huomaat, että voit hyödyntää useita viitekehyksiä ohjelmiston sisällä, jotta näet, mikä toimii sinulle parhaiten.

Periaatteessa paras tapa ymmärtää, mitä priorisointikehykset ovat, on esimerkin avulla.

Tässä on siis joitakin suosituimpia vaihtoehtoja.

RICE-kehys

Joskus jopa silloin, kun kaikki tehtävät on aseteltu eteesi, voi silti tuntua mahdottomalta päättää, miten ne pitäisi luokitella (ja sitten priorisoida).

Mutta ei hätää: RICE-kehys kehitettiin ratkaisemaan molemmat ongelmat yhdellä kertaa.

Kuten ehkä kuvitteletkin, kirjaimet ”RICE” edustavat luokkia, joiden mukaan voit määritellä tehtävät. Tässä ne ovat:

• Kannattaa. Tällä mitataan, kuinka moneen loppukäyttäjään tai asiakkaaseen tämä tehtävä vaikuttaisi myönteisesti.

• Impact. Tällä tarkoitetaan muutoksen aiheuttaman muutoksen laajuutta. Lisääkö se myyntiä? Kasvattaa tuloja? Parantaa sitoutumista?

• Luottamus. Tämä mittari viittaa kahteen edelliseen ja antaa sinulle mahdollisuuden mitata, kuinka varma olet siitä, että kukin niistä pitää paikkansa.

• Ponnistus. Joihinkin tehtäviin tarvitaan vain yksi henkilö, toisiin tarvitaan koko tiimi. Tehtävän vaivalla voi olla suuri vaikutus siihen, milloin se kannattaa hoitaa.

Käyttääksesi RICE-kehikkoa annat yksinkertaisesti numeerisen arvon kullekin näistä luokista, lasket sen sitten yhteen ja lajittelet sen korkeasta matalaan.

Nimestään huolimatta, MoSCoW-menetelmällä ei ole itse asiassa mitään tekemistä Venäjän pääkaupungin kanssa. Sen sijaan nimi on yhdistetty lyhenne, joka viittaa neljään eri kategoriaan tehtävien priorisoimiseksi:

1. Must haves (M)

2. Should haves (S)

3. Could haves (C)

4. Won’t haves (W)

MoscoW-menetelmästä on hyötyä silloin, kun haluat tehdä nopeita ratkaisuja, sillä sen avulla voit tarkastella useiden tehtävien suhteellista tärkeyttä yhdellä silmäyksellä.

Haluatko nähdä MoSCoW-menetelmän toiminnassa? Kerromme siitä tarkemmin sanastossamme.

ICE-pisteytysmalli

Ei aikaa RICElle? Mikset sitten kokeilisi ICE:tä?

Yksinkertaisesti sanottuna ICE-pisteytysmalli on priorisointikehys, joka on hyvin samankaltainen kuin RICE, mutta joka on suunniteltu päätöksenteon nopeuttamiseksi. Täydellisen RICE-analyysin tekeminen voi joskus olla aikaa vievä tehtävä, ja sinulla on jo tarpeeksi aikaa – joten ICE on ratkaisu.

Kuten useimmat näistä kehyksistä, se on alkusana, ja se tarkoittaa:

• vaikutus

• luottamus

• helppous

5 parasta priorisointiohjelmistoalustaa vuodelle 2020

Nyt kun sinulla on hyvä käsitys priorisoinnin taustalla olevasta teoriasta – ja siitä, miksi, anteeksi sanaleikki, sinun pitäisi tehdä siitä prioriteetti – on aika siirtyä käytäntöön.

Priorisointityökaluista ei todellakaan ole pulaa, joten yritetään tuoda hieman selkeyttä viiden suosituimman vaihtoehdon nopealla esittelyllä.

airfocus

Mikä airfocuksessa on niin hienoa?

Emmehän me yleensä ole niitä tyyppejä, jotka kehuvat omia torviamme, joten yritämme pysyä tässä mahdollisimman objektiivisina.

airfocus luotiin kahta keskeistä asiaa silmällä pitäen: tehtävien priorisointia ja etenemissuunnitelman hallintaa. Rakennettu tukemaan Kanban-tauluja, Aikatauluja, backlogin tarkentamista ja paljon muuta, airfocus on ihanteellinen tuotetiimeille, jotka haluavat virtaviivaistaa prosessejaan.

Kuinka paljon airfocus maksaa?

airfocus alkaa 24 dollarista käyttäjää kohti kuukaudessa, ja se voi skaalautua aina yritysasiakkaiden räätälöityihin paketteihin asti.

Mitä mieltä käyttäjät ovat airfocuksesta?

airfocus on tällä hetkellä keskimäärin 4,3 tähteä 5,0 tähdestä G2.com-sivustolla.

Onko airfocusilla ilmainen paketti?

Kyllä. Voit kokeilla airfocusta ilmaiseksi 14 päivän ajan ilman luottokorttia.

Onko airfocuksella malleja?

Kyllä. Itse asiassa mallit ovat yksi alustan tärkeimmistä ominaisuuksista, ja monia niistä on saatavilla valmiiksi. Näitä ovat muun muassa teknologia- ja ketterien sprinttien etenemissuunnitelmien mallit.

Onko airfocuksessa sisäänrakennettu priorisointikehys?

Ehdottomasti. airfocus on suunniteltu RICE-mallin pisteytysmallin avulla. Siinä on myös ainutlaatuisia priorisointityökaluja, kuten Priority Poker.