労働統計局によると、米国には400万人以上の秘書と事務員がいるそうです。 秘書と事務員という言葉はしばしば互換的に使われますが、企業によっては、職務内容、責任の度合い、仕事を遂行するために必要な教育や訓練のレベルなど、この2つのポジションには重要な違いがあります。
秘書の定義
一般的には、秘書とは、タイプ、口述、ファイル、コピーなどの事務的でサポート性の高い作業を厳密に行う人物のことを指します。 また、電話応対や伝言、郵便物の仕分けや配達、企業によっては受付業務も行います。 秘書は、会議の議事録を作成することもあります。 ほとんどの場合、秘書はスタッフを監督したり、タスクを委任する権限を持っていません。
Definition of Administrative Assistant
Administrative Assistantは、秘書とは対照的に、一般的に事務的な機能を超えて拡張する職務を持っています。 管理アシスタントは、しばしば雇用者のカレンダーを処理し、旅行の手配をし、文書を起草し、場合によっては上司や他の従業員と一緒にプロジェクトで仕事をします。 また、オフィス機器のメンテナンスを行ったり、業者と協力して備品を購入し、価格や契約について交渉することもあります。 また、一部の企業では、事務職を監督することもあります。
Education Requirements
高卒で初級秘書のポジションに就くことは可能ですが、より高度な事務職、例えばエグゼクティブ秘書や役員アシスタントなどの場合、多くの事務職が高度なプロジェクトで役員たちと密接に仕事をするので、大卒かかなりの実務経験が候補者にとってますます重要となってきています。 法律や医療関係の秘書として働くには、一般的にその分野に関連する専門用語や手続きを学ぶために専門プログラムを修了する必要があります。
Skill Requirements
優れたコンピュータ、オフィス機器、タイピングスキルは、秘書と管理アシスタントの両方に必要な条件です。 また、これらの位置の両方は、一般的に一般市民や同僚と対話する必要があるため、良好なコミュニケーションと対人スキルを持っていることが重要である。 秘書と事務員の仕事は、しばしば他の人を整理整頓することに重点を置いているので、組織もまた重要です。 労働統計局によると、管理者や他の専門家は、ワープロなどの伝統的に秘書によって処理されたより多くのタスクを取るように、厳密に事務職の需要が減少し、管理アシスタントの役割は拡大します。 労働統計局によると、秘書の平均給与は、2008年の時点で、年間29,050ドルです。 法律、医療、エグゼクティブの秘書はもっと稼いでいて、年収5万ドル以上というエグゼクティブ秘書もいます。 事務系アシスタントは平均年収40,030ドルで、中には年収60,000ドル以上のエグゼクティブアシスタントもいます。 実際の給与は、地理的な場所、教育、経験、業界によって決定されます
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