Få ditt kostnadsfria 168-timmars arbetsblad nu.
Har du ständigt ont om tid? Verkar det som om det aldrig finns tillräckligt med timmar på dagen för att åstadkomma allt du vill? Blir du stressad när du försöker hitta tid för att slutföra alla uppgifter på din lista? Om så är fallet är du inte ensam. För många människor är detta ett återkommande problem som försämrar deras livskvalitet.
Tid är den mest värdefulla varan som vi har fått. Varför? Därför att när den väl har gått förlorad är den borta för alltid. Vi kan inte låna eller köpa mer av den till vilket pris som helst. Till skillnad från många tillgångar kan tid inte sparas för någon framtida användning. Det är en ändlig resurs som är flyktig. Vi vet egentligen inte hur mycket av den vi kommer att ha råd med eftersom framtiden är osäker.
Tänk på detta: Vad har Warren Buffet, Bill Gates, Jeff Bezos, Oprah Winfrey, Dalai Lama och vi alla gemensamt? Var och en av oss har 24 timmar på en dag och inte en sekund mer. Ingen summa pengar, berömmelse, inflytande eller makt kan ändra på detta faktum. Det är den enda gåva som vi alla har fått lika och rättvist. Tiden är den ultimata jämna spelplanen.
Låt oss undersöka tiden närmare: Eftersom vi alla har 24 timmar på en dag motsvarar det 168 timmar per vecka (24 timmar x 7 dagar). Lyckligtvis får vi, när vi delar 168 timmar med 3, det runda talet 56 timmar. Varför delade jag med 3? Därför att vår tid i princip kan delas in i tre grundläggande kategorier som är vettiga för de flesta av oss: sömn, arbete och allt annat.
De tre 56-timmarshinkarna
Tänk på varje kategori som en separat hink med tid. Vi har vår sömnhink, vår arbetshink och en hink för allt annat. De flesta vuxna behöver 8 timmars sömn per dag. Detta innebär att vi tillbringar en tredjedel av vår tid (56 timmar per vecka) med att sova, eller 1 hink.
Den andra hinken är avsatt för arbete. Eftersom de flesta av oss arbetar minst 8 timmar per dag, 5 dagar i veckan, motsvarar detta 40 timmar per vecka. Många människors karriärer kräver ofta mer än 40 timmar per vecka och har dessutom den extra bördan av pendlingstid till och från arbetsplatsen. Låt oss för enkelhetens skull anta att de flesta människor tillbringar en tredjedel av sin tid med att arbeta och pendla till arbetet, vilket motsvarar 56 timmar per vecka, eller 1 hink.
Detta ger oss 1 återstående hink med tid till vårt förfogande för allt annat. Det är den tid som vi använder för vardagliga sysslor som att förbereda vår mat, äta måltider, borsta tänderna, duscha, sköta oss, välja vad vi ska ha på oss, diska, träna, meditera osv. Det är också den hink med tid som vi utnyttjar för fritidsaktiviteter som att läsa, gå på en vandring, titta på tv eller film, umgås med våra barn och njuta av stunder med vår partner. Tiden i vår ”allt annat”-hink tilldelas också för icke vardagliga och tillfälliga, men ändå viktiga uppgifter som att handla mat, tvätta, städa huset, tvätta bilen, byta olja osv.
Då tiden är en begränsad vara och den förvaltas bäst genom att fördela den i dessa tre hinkar, blir det absolut nödvändigt att vi gör fördelningen så effektiv och ändamålsenlig som möjligt. Hur förvaltar vi våra 168 timmar mest effektivt?
Besluta om vad som är viktigt
För att avgöra vilka uppgifter och aktiviteter som är värda vår dyrbara tid och därför har förtjänat att tilldelas en av våra hinkar, måste vi utvärdera dem. Innan vi kan utföra denna utvärdering korrekt måste vi först fastställa våra (1) kärnkompetenser, (2) värderingar, (3) mål och (4) källor till lycka.
1. Kärnkompetenser
Våra kärnkompetenser är våra särskiljande förmågor som gör att vi sticker ut från mängden. De är de färdigheter som vi har utvecklat och som gör det möjligt för oss att uppnå våra mål. De är de talanger som gör att vi kan tillföra mest värde till det vi gör.
2. Värderingar
Våra värderingar är en stor del av det som definierar oss som individer. De hjälper oss att vägleda våra beslut och gör det möjligt för oss att veta när vi är på rätt väg. Våra värderingar utgör också en solid grund för våra mål.
3. Mål
Våra mål är de ambitioner som vi vill uppnå i vårt liv. De bidrar till att skapa en vägkarta som vi reser efter och arbetar tillsammans med våra värderingar för att vägleda våra beslut. Våra mål bör inte bara ses som mål utan även som riktmärken.
4. Lycka
Våra källor till lycka är ytterst personliga och individuella. Vi bör inte låta oss vägledas av andra när vi bestämmer vad som gör oss riktigt lyckliga, utan vi bör snarare titta djupt in i oss själva för att upptäcka våra verkliga källor till lycka. Om vi vet vad som verkligen gör oss lyckliga blir det lättare för oss att sluta lägga tid på uppgifter och aktiviteter som inte tjänar detta yttersta mål i våra liv.
Hantering av tidshinkarna
I huvudsak är den första hinken, sömnhinken, fast. För vår hälsas skull bör vi inte ta några timmar från den första hinken för att lägga till de andra två. Det lämnar oss alltså med två hinkar, eller 112 timmar, som vi måste fokusera våra ansträngningar på.
Låt oss börja med vår arbetshink. Vilka är de kompetenser som vi vill fokusera på och utveckla i vårt arbetsliv? Vilka kompetenser är vi bäst på? Vilka färdigheter vill vi utveckla för att hjälpa oss att nå våra arbetsmål? Vilka aktiviteter stämmer bäst överens med våra värderingar? Och vilka gör oss faktiskt lyckliga? Alla uppgifter som inte stämmer överens med dessa kriterier bör om möjligt läggas ut på entreprenad eller delegeras.
I mitt eget arbete som skapare av den här bloggen är de aktiviteter som stämmer bäst överens med mina fyra kriterier (kompetenser, värderingar, mål och lycka) de som innebär att jag undersöker ämnen, skriver artiklar och interagerar med mina läsare. Dessa (bland annat) är uppgifter som upptar de 56 timmarna i min arbetshink per vecka. Andra uppgifter, t.ex. utformning av webbplatser, webbhotell och underhåll av databaser, uppfyller inte mina fyra kriterier, så jag delegerar och lägger ut dem på entreprenad. Det betyder inte att dessa uppgifter är mindre viktiga; det betyder bara att de inte hör hemma i min egen arbetshink, utan i någon annans.
Nästan ska vi titta på vår ”allt annat”-hink. På precis samma sätt måste vi utvärdera de uppgifter som vi utför regelbundet och som hör till denna kategori och avgöra om de uppfyller våra fyra kriterier. Nu kommer inte allt i denna hink alltid att överensstämma med alla våra fyra kriterier. Jag vill till exempel inte att strykning ska vara en av mina kärnkompetenser, men att se välvårdad ut är ett av mina mål, och jag känner mig bättre och lyckligare när jag ger en positiv bild. Att handla mat är däremot för mig faktiskt en uppgift som uppfyller alla mina fyra kriterier och som jag aldrig skulle kunna tänka mig att delegera; jag känner många som inte håller med och som gärna skulle ta det ur sina egna hinkar.
Hur spenderar du din tid?
Verkligheten är att de flesta av oss inte har någon aning om hur vi spenderar vår begränsade tid och vad vi faktiskt lägger i våra hinkar. För att avgöra om du använder dina egna hinkar så effektivt som möjligt rekommenderar jag en enkel övning.
Skriver under nästa vecka (och helst de kommande två veckorna) ner allt du gör, så detaljerat som möjligt. Ju mer specifik och detaljerad du är, desto mer värde kommer du att få ut av denna övning. Notera hur mycket tid varje uppgift du utför verkligen tar i anspråk. Jag garanterar att du i slutet av den första dagen kommer att bli överraskad, och i slutet av de två veckorna kommer du att bli förvånad över hur lite du vet om hur du faktiskt spenderar din mest värdefulla vara.
Detta kan tyckas vara en skrämmande övning att genomföra, men dess värde är enormt. För att göra det lättare att genomföra har vi skapat ett gratis arbetsblad till dig som delar upp din vecka från måndag till söndag i 15-minutersintervaller (hämta ditt gratis 168-timmars arbetsblad nu). Ju mindre intervallet är, desto noggrannare och därmed mer användbara blir dina uppgifter. För att hjälpa dig att komma ihåg att fylla i arbetsbladet regelbundet kan du ställa in en timer som påminner dig om att fylla i det var 15:e eller 30:e minut; om du inte fyller i det åtminstone så ofta kommer noggrannheten i dina uppgifter att bli lidande.
Få ditt kostnadsfria 168-timmars arbetsblad och din guide. Fyll i formuläret nedan för att få ditt arbetsblad nu.
När du har fyllt i dina arbetsblad under minst en hel vecka (kom ihåg att två veckor verkligen är att föredra), summera de timmar som du spenderat på varje uppgift som en totalsumma. Använd sedan dina fyra kriterier (kärnkompetenser, mål, värderingar och lycka) för att utvärdera var och en av dessa uppgifter. I slutet av övningen kommer du med stor sannolikhet att upptäcka att du ägnar mycket mindre tid än du skulle vilja åt det som är viktigast för dig, och att du i själva verket slösar bort mycket tid på saker som är meningslösa för dig. Vad gör du nu med denna kunskap?
Hur du använder dina tidshinkar effektivt
1. Var eftertänksam och realistisk
När du har fyllt i dina arbetsblad och bestämt vilka aktiviteter och uppgifter som hör hemma i dina hinkar, bestämmer du hur mycket tid du helst vill ägna åt var och en av dem. Kom ihåg att varje hink bara får 56 timmar i veckan, så fördela dina timmar på ett genomtänkt, men realistiskt sätt. Det kan hända att du måste göra vissa uppoffringar i det här steget; bestäm vad du är och inte är villig att kompromissa med.
2. Eliminera slöseri
Ut av de uppgifter som är mest meningslösa, bestäm vilka du antingen kan eliminera eller minska och hur du ska göra det. Låt oss till exempel säga att du har fastställt att du tillbringar 4 timmar i veckan med att vänta i köer. Genom att göra dina bankärenden online i stället för på kontoret, genom att beställa ditt porto i stället för att gå till postkontoret eller genom att handla i mataffären utanför kontorstid kan du kanske minska de fyra timmarna till bara en.
3. Blockera av tidsutrymmen
Se nu på dina viktigaste och mest meningsfulla uppgifter. Avsätter du tillräckligt mycket av dina begränsade timmar till dem? Låt oss säga att umgås med dina barn är en av dina högsta prioriteringar i din ”allt annat”-hink. Men efter att ha genomfört din övning upptäcker du att du faktiskt tillbringar mycket mindre tid än du vill med dem. Gör det till en punkt att varje vecka (och förhoppningsvis varje dag) avsätta tid som du kommer att ägna åt dem. Genom att blockera den tiden förhindrar du att andra mindre meningsfulla uppgifter inkräktar på det som verkligen betyder något för dig. Gör samma sak med din arbetshink. De aktiviteter som är mest i linje med dina fyra kriterier och som inte får den tid de förtjänar måste också ha dedikerade tidsblock.
4. Planera framåt
Håller du ihåg de tillfälliga, men ändå viktiga uppgifterna som jag nämnde tidigare? Ibland kan dessa uppgifter verkligen kräva att du gör några drastiska förändringar i ditt schema. Till exempel kan skattesäsong, helgdagar, bröllop osv. inte ignoreras och kommer att ta upp en mycket stor mängd tid som måste komma någon annanstans ifrån. Planera i förväg för dessa tillfällen så att du är väl förberedd och skapar så lite störningar som möjligt för dina viktigaste dagliga uppgifter.
5. Förbered dig på det oväntade
Och slutligen kommer här ett riktigt användbart tips. Varje dag kommer du oväntat att hamna i en oundviklig situation som inkräktar på din dyrbara tid. Kanske är en av dina medarbetare sen att börja ett möte, eller så har du en ovanligt lång väntetid på läkarmottagningen. I stället för att låta dessa tillfällen ta extra plats i en av dina hinkar kan du göra en mental lista över små, men meningsfulla uppgifter som du kan slutföra under korta, oblockade intervaller. Skapa en lista över vänner och släktingar som du vill skicka e-post till, eller bokmärk artiklar som du vill läsa i telefonens webbläsare. På så sätt kommer du aldrig att bli överraskad och du kommer att kunna förvandla slösad tid till välanvänd tid.