20 effektiva kommunikationsstrategier för arbetsplatsen

Från mindre tvister om semesterersättning till allvarliga problem som rör medarbetarnas tillfredsställelse – det finns väldigt få arbetsplatsproblem som inte kan lösas med hjälp av god gammal kommunikation. Men när det är allvar och du måste ha ett svårt samtal är det viktigt att ha några strategier i rockärmen för att se till att du får ut så mycket som möjligt av det.

Vad är effektiv kommunikation?

Innan vi går in på det praktiska är det viktigt att förstå vad som skiljer bra kommunikation från dålig kommunikation. Detta kan tyckas vara en uppenbar skillnad (prata med ditt team = bra, skrika dem i ansiktet = dåligt), men det är faktiskt lite mer subtilt än så.

För det första kommer mycket av det vi säger faktiskt inte ut ur våra munnar. Enligt den psykologiska forskaren Albert Mehrabian kommer endast 7 % av innebörden från de faktiska orden som vi säger. De återstående 55 procenten kommer från vårt kroppsspråk och 38 procent från vårt tonfall.

Dessa procentsatser gäller tekniskt sett bara för kommunikation ansikte mot ansikte. Mehrabian kom med den här teorin redan 1967, långt innan e-post eller snabbmeddelanden uppfanns. Strategier för onlinekommunikation tenderar att vara lite annorlunda – vi kommer att beröra det senare.

Varför är effektiv kommunikation viktig?

I ordbokstermer är effektiv kommunikation en ”kommunikation mellan två eller flera personer där det avsedda budskapet framgångsrikt levereras, tas emot och förstås”. Enkelt uttryckt innebär det att både talaren och lyssnaren får samma budskap från samtalet – det finns inga korsade trådar eller missförstånd.

Detta innebär också att den som talar känner sig hörd och förstådd. Om lyssnaren säger ”ja, absolut, jag förstår helt och hållet vad du menar, jag ska ta hänsyn till det” och sedan inte gör något sådant, är det inte effektiv kommunikation.

I affärssammanhang får effektiv kommunikation ytterligare en betydelse, då delad information bidrar till en organisations kommersiella framgång. Det är viktigt att alla anställda är på samma sida för att kunna bidra till ett kollektivt mål, och effektiv kommunikation är nödvändig för att uppnå detta.

Varför behöver du en stark kommunikationsstrategi?

Ganska enkelt kan bra kommunikation göra eller stjälpa ett företag.

Om du som chef inte kan kommunicera effektivt med ditt team har du i praktiken reducerat dina ledaregenskaper till nästan noll.

Kommunikation är viktigt i en auktoritativ mening, för att ge instruktioner, styra projekt eller presentera sig för kunder. Det är dock lika viktigt i en kollaborativ bemärkelse, när det gäller att lyssna på ditt team och samarbeta med dem för att lösa eventuella problem som de kan ha.

Omedelbart här är alla kommunikationsstrategier som du någonsin kommer att behöva. Vi har delat in dem i övergripande strategier, med specifika strategier för ansikte mot ansikte och online.

20 effektiva kommunikationsstrategier för att omvandla ditt företag

Lyssna

Ja, det stämmer, de viktigaste kommunikationsstrategierna handlar faktiskt inte om att prata. Det låter lite kontraintuitivt, men egentligen finns det ingen möjlighet att ha en produktiv konversation med någon om du inte faktiskt har lyssnat på hans eller hennes oro och tagit till dig av den.

Om du går in med alla vapen i hand utan att uppmärksamma vad den andra personen har att säga, kommer du att framstå som tjurskallig och ouppmärksam. Se till att du avsätter gott om tid för personen att tala om sina bekymmer – och avbryt inte personen på halva vägen.

Skapa en mottaglig atmosfär

Som att lyssna är effektiv kommunikation beroende av att man skapar ett mottagligt utrymme. Anställda kommer inte att vilja ge uttryck för sina bekymmer om de känner att de bara kommer att sopas under mattan och inte tas upp.

Försök att skapa en avslappnad och tillgänglig miljö för ditt samtal, för om du verkar ha bråttom eller spänd kommer det inte att få den andra personen att känna sig bekväm.

Utbildning

Det finns två aspekter på det här. För det första bör din utbildning för nyanställda vara kommunikativ när det gäller deras arbetsuppgifter och detaljer om företaget. Detta innefattar historik, era kunder och eventuella interna riktlinjer för saker som semester och arbetstider. Om du upptäcker att många av dina nyanställda kommer till dig varje halvtimme och ställer samma frågor är det ett tecken på att din utbildning inte håller måttet.

För det andra bör dock effektiva kommunikationsmetoder också vara en del av den utbildning som du ger dina anställda. Precis som allt annat i näringslivet är det en färdighet som man måste lära sig, och kommunikationsmetoderna kommer att skilja sig åt från företag till företag. Det är ditt ansvar att lära ditt team de bästa metoderna.

Läs nästa: Enkla strategier för lärande och utveckling för att katapultera dina anställda till framgång

Din ton, i form av det språk du använder, tydlighet och ditt sätt att tala, är alla viktiga aspekter av god kommunikation.

Här är 6 saker du bör och inte bör göra för effektiv kommunikation:

5. DO använder ett tydligt och enkelt ordförråd för att se till att du får fram din poäng. Om ditt språk är tvetydigt eller för komplicerat riskerar du att bli missförstådd och kan behöva förklara dig flera gånger.

6. Var inte för skämtsam – du befinner dig i en professionell miljö och din ton bör matcha det

7. Använd inte slang, svordomar eller språk som kan vara stötande. Du riskerar att stöta bort din lyssnare – dessutom är det inte särskilt professionellt.

8. Ljud inte som en trasig skiva. Ditt budskap ska vara tillräckligt tydligt och auktoritativt första gången för att du inte ska behöva upprepa dig hela tiden.

9. INNEHÅLLER humor på ett lämpligt sätt. Att hålla konversationen lätt och avslappnad skapar en vänlig miljö och gör ditt team mer mottagligt för ditt budskap. Det är klart att det finns en tid och en plats för den här tekniken – den ska till exempel inte användas vid ett disciplinärt möte.

10. Mumla inte. Det gör det inte bara svårt för teammedlemmarna att förstå dig, det vittnar också om bristande förtroende för det du säger.

Uppmuntran och feedback

Efter varje meningsutbyte ska du alltid se till att tacka den eller de andra personerna för deras tid. Det är en enkel artighet och visar dessutom att du är tacksam för deras närvaro när de hade kunnat fortsätta med en annan uppgift.

Gör tid för lyssnarna att ge feedback också, inte bara om hur de tyckte att samtalet gick, utan också om hur du levererade information.

Ta till dig av kritiken och använd den för att strukturera dina missivbrev bättre i framtiden.

Kommunikationsstrategier för ansikte mot ansikte

Denna öppna mötesform är ett utmärkt sätt att kommunicera med dina anställda, och för dem att kommunicera med dig också – det är en dubbelriktad väg!

För dig är det en chans att förmedla din passion för ett projekt och skapa en verkligt inkluderande miljö som gör det möjligt för ditt team att ta del av din entusiasm och ditt engagemang. För dem är det en chans att delta i en öppen diskussion och ta upp frågor gemensamt.

Ett och ett

Vissa frågor är inte lämpliga att diskutera i grupp. I dessa scenarier är enskilda möten den bästa lösningen. Om det är ett personligt problem som måste tas upp, eller ett problem med prestationen, kan du försöka ta personen i fråga till sidan för en privat pratstund.

Ladda ner nu: Som vi nämnde tidigare står kroppsspråket för cirka 55 % av innebörden när man kommunicerar ansikte mot ansikte. Det kan verkligen göra skillnad när det gäller att se till att ditt samtal blir effektivt.

Sitta rakt upp, le, ge ett starkt handslag – allt detta är positiva signaler om att du är mottaglig för att ha ett seriöst samtal. Att sitta slokande i stolen, sätta fötterna på skrivbordet eller blunda – inte lika bra tecken. Undvik det till varje pris.

Presentationer

Introduktion av ett visuellt element kan hjälpa till att illustrera koncept bättre, särskilt när du diskuterar ett kreativt projekt. Det kan också vara bra att dela ut presentationer till gruppmedlemmarna efter möten, så att de kan hänvisa till fakta eller statistik när de genomför planer.

Kommunikationsstrategier för online

E-post

Kommunikation via e-post har fått ett lite dåligt rykte på senare år, eftersom den har drabbats av samma kritik som många andra tekniska plattformar: Att det är lätt att misstolka något när det är nedskrivet, eftersom man inte har alla de tecken på kroppsspråk och tonfall som man har vid kommunikation ansikte mot ansikte.

Ovanpå detta finns det ett antagande om att avsändaren sitter vid sitt skrivbord så fort du får ett e-postmeddelande, och att han eller hon sitter vid sitt skrivbord, knackar med fötterna och väntar på ett svar (även om det är midnatt). I 99 procent av fallen är det inte så, och de flesta e-postmeddelanden som kräver ett brådskande svar markeras ändå som ”hög prioritet”.

E-post är faktiskt ett extremt effektivt sätt att kommunicera med teammedlemmar på en professionell nivå, på ett sätt som inte distraherar dem från annat arbete som de kanske håller på med. För att undvika all form av onödig upplevd tidspress, se till att du sätter ett mål för svar/åtgärd i ditt första e-postmeddelande.

Instant messaging

Appar som Slack kan vara ovärderliga för att snabbt och enkelt kommunicera med teammedlemmar. Det finns vissa saker som inte nödvändigtvis kräver att du skickar ett e-postmeddelande. IM löser det problemet genom att verka som en mer avslappnad plattform. Det är också ett utmärkt sätt att inkludera fjärrstyrda teammedlemmar i företagskulturen, så att de känner sig som en del av teamet även när de inte är där.

Men överanvänd inte onlinekommunikation

Och även om kommunikationsteknik kan vara till stor hjälp bör den inte överanvändas. Det finns vissa saker som inte kommer fram på det sätt som du vill att de ska komma fram via onlinekommunikation, och saker kan ofta lämnas till öppen tolkning. Försök om möjligt att använda personliga samtal för att bygga upp bättre relationer och följ upp med e-post för att skapa klarhet.

Off-the-wall kommunikationsstrategier

Och nu till något helt annat…

Ibland måste man tänka lite utanför boxen för att göra sin kommunikation så effektiv som möjligt. Här är några strategier som inte är helt vanliga – visst, du kanske får några konstiga blickar och några oroliga mejl från ditt team, men det kommer säkert att få dem att prata.

Visuella hjälpmedel

Om du ofta upptäcker att du kommunicerar samma saker till din personal kan du spara tid och energi med några visuella hjälpmedel.

Har du någon i ditt öra var femte minut som frågar efter skrivarkoderna? Skriv ut dem och klistra dem på skrivaren. Bombarderas du med e-postmeddelanden som ber om semester? Inför en gemensam semesterkalender så att teammedlemmarna kan kontrollera om deras ledigheter kommer att överlappa varandra innan de lämnar in en begäran. Gör personalen ständigt narr av din dåliga smak när det gäller skjortor? Sätt upp en skylt på ditt skrivbord med texten ”Jag gillar mina skjortor, okej, låt mig vara ifred”. Eller, du vet, gå och shoppa. Det är du som bestämmer.

Act it out

Vem älskar inte en omgång charader på julen? Det är alltid roligt att se mormor försöka spela upp ”Thor: Ragnarok”. Vi föreslår inte att ni bokstavligen ska spela charader på kontoret (inte varje dag i alla fall), men genom att införa en fysisk aspekt i kommunikationen kan ni uppmuntra ert team att tänka utanför boxen och hjälpa instruktioner att stanna kvar i minnet.

Det är också ett effektivt utbildningsverktyg, särskilt för att öva på interaktioner med kunder och spela upp potentiella resultat. Se bara till att personalen inte *aktuellt* leker charader med kunderna.

Det finns massor av olika sätt att kommunicera effektivt med ditt team, och det är upp till dig att hitta det bästa sättet. Var medveten om att det kan krävas lite trial and error, och var villig att prova olika taktiker. I slutändan måste effektiv kommunikation fungera för dig och ditt team, och ingen annan.

Det är värt att ägna lite tid åt att göra rätt. Om du fulländar dina kommunikationsstrategier kommer din arbetsplats att bli en lyckligare och mer harmonisk plats.