Automatiserad bokföring: Varför du behöver dessa fyra verktyg (och inte bara en bra bokföringstjänst)

Flera tjänster och företag hävdar att de erbjuder automatiserad bokföring. Vanligtvis menar de att de automatiserar (eller åtminstone tar över) någon del av bokföringen. Det är omöjligt att hitta en programvara som automatiserar allt från kategorisering av utgifter till bokföring och betalning av räkningar. Och om du tillämpar periodiserad redovisning i stället för kassabaserad redovisning? Glöm det.

Men om du verkligen vill ha en bokföringslösning som fungerar av sig själv kan du komma nära med en kombination av programvara och tjänster. I det här inlägget tar vi upp exakt vilken uppsättning verktyg och tjänster du ska använda om du vill ha automatisk bokföring för ditt företag.

Det fungerar för både kassabaserad och periodiserad redovisning och kräver minimal ansträngning för att hålla den igång varje månad. Dessa verktyg ger dig tillbaka tiden att fokusera på strategiska affärsbeslut i stället för att fumla runt i ditt bokföringsprogram varje månad.

Innan vi dyker ner i stacken, här är ”varför” bakom de uppgifter och verktyg vi valde.

Pilot har ett team av sakkunniga bokförare (med superkrafter i programvaran) som sköter din bokföring i QuickBooks Online. Låt oss ta bort den bokföringsmässiga bördan från din tallrik: Prova Pilot nu.

Varför du behöver fyra verktyg (och inte bara en bra bokföringstjänst)

Bokföring är inte en standardiserad tjänst. Det finns ingen lista över alla uppgifter som en bokhållare utför, även om det finns mer eller mindre vanliga tjänster som erbjuds. Det är alltid viktigt att diskutera vad du vill att din bokhållare ska utföra innan du anställer någon. I allmänhet kommer bokhållare att göra något eller några av följande:

• Kategorisera dina transaktioner
• Avstämma dina bankkonton
• Förbereda viktiga bokslut
• Hantera räkningar och fakturor.

De två mittersta uppgifterna – att stämma av dina bankkonton med dina företagsböcker och att förbereda användbara bokslut – är uppgifter som så gott som vilken bokhållare som helst kan erbjuda. Kategorisering av transaktioner är något som vissa bokhållare erbjuder, men vanligtvis endast med hjälp av företagsägaren (eller den som gör inköp för företaget).

Hantera räkningar och fakturor är något som interna bokhållare ofta gör, men som många bokföringstjänster och outsourcade bokhållare inte gör. Och även när du har hittat någon som kan utföra alla dessa uppgifter innebär rätt automatisering och teknik att de kan utföra mycket mer för ditt företag än om tekniken inte fanns där.

De följande fyra verktygen träffar vad vi tror är de fyra största behoven för företagsbokföring: en plattform för att hålla din bokföringsdata i, ett verktyg för att automatisera utgiftskategorisering, en tjänst för att hantera det som datorerna inte kan göra och ett verktyg för att förenkla sändning och mottagning av betalningar.

Som bonus har vi tackat på vårt favoritalternativ för att automatisera lönebokföring och andra HR-aktiviteter så mycket som möjligt. Vi valde varje verktyg i den här stapeln eftersom vi har personlig erfarenhet av verktyget och fann att varje verktyg verkligen hjälpte de företag vi arbetar med.

Omedelbart, här är vår rekommenderade bokföringstekniska stack.

Steg 1: Skaffa en skalbar, robust bokföringsprogramvara

God bokföringsprogramvara är som den där vännen i din grupp som hjälper alla att komma överens. Du kan inte bygga en automatiserad bokföringsprogramvara utan något som fungerar bra med alla de andra verktygen. Den bokföringsprogramvara du väljer kommer att fungera som grunden för allt som kommer därefter. Det är där bokförare kommer att stämma av konton och skapa rapporter, och det är där data som synkroniseras från dina andra verktyg kommer att bo.

På grund av dess omfattande integrationer, skalbarhet och funktionsuppsättning rekommenderar vi QuickBooks Online till småföretag, medelstora företag och nystartade företag. Det kanske inte är lika spännande och nytt som vissa andra programvaror (jag tittar på dig, Xero), men QuickBooks kan verkligen göra det mesta arbetet för din bokhållare.

Istället för att återupprepa alla våra anledningar till att älska plattformen hänvisar vi dig till ett tidigare inlägg som vi skapade och som jämför tre populära plattformar: QuickBooks Online, Xero och Wave. Om du vill läsa mer om andra alternativ innan du fattar ett beslut kan du kanske hitta vår guide till bokföringsprogram på nätet användbar.

Steg 2: Automatisera utgiftsspårning

Det andra viktiga verktyget i din automatiserade bokföringsstack bör förenkla spårning och kategorisering av utgifter. Varför det? Eftersom utgifter kan vara en av de mest tidskrävande och smärtsamma aspekterna av bokföring. Det är ett riktigt besvär. Om du driver ett litet företag med få eller inga utgifter kan du hoppa över det här verktyget. Men om du gör saker som…

• Hanterar inventarier
• Gör affärsresor
• Köper kontorsmaterial och möbler
• Äter ute med kunder

…då är det bra att få ett system för att spåra allt.

Bokförare kan inte göra all kostnadsspårning åt dig eftersom de inte kan läsa tankar (särskilt om du har för vana att sätta affärsutgifter på ett personligt kreditkort eller personliga utgifter på ett affärskort). Och du behöver inte oss för att säga att det är viktigt att kategorisera utgifterna på rätt sätt – det gör stor skillnad under skattesäsongen.

Och även om datorer inte heller är bra på att läsa tankar, är de bra på att identifiera mönster och automatisera arbetsflöden. Det är därför vi valde Expensify som det andra verktyget i den här stacken.

Så här fungerar det: Den som spenderar företagets pengar (alla från anställda till vd:ar och småföretagare) tar en bild på kvittot via Expensify-appen. Expensify omvandlar dessa kvitton till en rapport och erbjuder knappar för godkännande/avslag med ett klick. Informationen synkroniseras automatiskt i realtid med ditt QuickBooks-konto. Det finns till och med automatisk återbetalning.

Så även om Expensify kräver några få moment av ansträngning från din sida (att ta ett foto av kvittot eller trycka ja/nej på godkännanden), effektiviserar det den stora majoriteten av utgiftsrelaterade affärsuppgifter.

Steg 3: Ordna automatisk bokföring

Och hur underbart det än skulle vara om QuickBooks bara genererade perfekt korrekta, begripliga böcker varje månad, så gör det inte det. Bokföringsprogram finns till för att användas av någon, och om du vill att processen ska automatiseras behöver du hjälp av datorer och människor.

Tänk på det: Bokföring är i huvudsak ett sätt att spåra och redogöra för hur pengar har rört sig in och ut ur ditt företag. För att ta reda på vad som har hänt varje månad måste du titta på ett antal datakällor (ditt kontoutdrag, ditt löneutdrag, ditt kreditkortsutdrag, de fakturor du har skickat osv.) Hur du registrerar den informationen är ganska standardiserat och lämpar sig väl för smart automatisering.

Men andra delar av bokföringen – som att göra dessa data begripliga, hantera oväntade användningsfall och förklara allt – görs bättre av erfarna, mänskliga bokhållare. Det är förutsättningen för varför Pilot ens existerar.

Pilot ger datorer de uppgifter som datorer gör bäst, medan vi lämnar resten i våra bokförares skickliga händer. Datorer tar hand om alla enkla, felbenägna, repetitiva bokföringsuppgifter, medan våra bokhållare får mer tid att ägna sig direkt åt kundernas frågor och bekymmer (och inte åt manuell datainmatning).

Kort sagt, vi anställer sakkunniga bokhållare och ger dem möjlighet att automatisera sin bokföring med hjälp av mjukvara. De spårar allt i QuickBooks Online så att du får lättillgängliga, lätt överförbara och korrekta data, allt på en plattform som integreras väl med andra fantastiska finansiella verktyg.

Oavsett om du förbereder dig för nästa finansieringsrunda eller försöker bygga upp nästa års budget, kommer du alltid att ha den information du behöver i ett enkelt och lättillgängligt format. Vi tillhandahåller månads-, kvartals- och årsbokslut såsom balansräkningar, P&L och kassaflöden. Och om du vill veta något specifikt kommer din dedikerade bokhållare att kunna ge dig den informationen när som helst.

P.S. Du trodde väl inte att vi skulle sätta ihop en bookkeeping tech stack och inte rekommendera oss själva, eller hur? Prova Pilot Now i en månad.

Steg 4: Automatisera leverantörsreskontra & kundreskontra

Förmånsreskontra (skicka fakturor och påminna om att betala dem) och kundreskontra (betala räkningar) är en väsentlig del av att göra affärer. Men någon måste göra arbetet med att faktiskt sätta sig ner, bestämma vad som ska betalas och se till att pengarna byter ägare när de ska.

Vissa bokhållare gör denna uppgift och vissa gör det inte. Oavsett vem som sköter det kan en stor del av de uppgifter som behövs för fakturering (generera fakturor, påminna kunderna om att betala, få betalningsgodkännanden från rätt person, uppdatera bokföringen när pengar försvinner från eller kommer in på ditt konto och så vidare) utföras effektivare av en dator. För det jobbet rekommenderar vi Bill.com.

Som alla programvaror på den här listan kräver Bill.com en viss tid att använda. Men det förenklar kraftigt leverantörsreskontra och kundreskontra. Från att skicka automatiska fakturapåminnelser till att synkronisera bankkontouppgifter med ditt valda bokföringsprogram utför det ett antal uppgifter som bättre lämnas till datorerna.

Den drag & drop-funktionen för fakturor sparar tid för den som sköter AP/AR, och du kan ställa in ett arbetsflöde för godkännande så att alla som behöver input kan trycka på en eller två knappar för att få det gjort.

Kombinerat med QuickBooks, Expensify och Pilot är Bill.com den sista biten du behöver för en automatiserad bokföringslösning som är så nära hands-off som du kan hitta.

(Bonus) Steg 5: Gör förmåner & Lönesättning mycket enklare

Lönesättning och andra HR-uppgifter – som att hantera anställdas försäkringsplaner – är något som de flesta bokförare aldrig kommer att röra. Men det är en annan viktig backoffice-funktion som kan förbättras genom automatisering. Många av våra kunder har provat och gillat Gusto, så vi rekommenderar det gärna till alla som letar efter en lönelösning.

Gusto är lämpligt för små och medelstora företag och nystartade företag. Det skulle vara vilseledande att påstå att Gusto automatiserar HR, men det är korrekt att säga att de automatiserar många irriterande uppgifter och förenklar löneadministrationen avsevärt.

Hur lång tid tar det dig (eller ditt team) att köra löneadministration för närvarande? Gusto hävdar att de flesta kunder kan sköta lönehanteringen på 10 minuter eller mindre när Gusto väl är konfigurerat. De skickar också automatiskt in och betalar dina löneskatter och ger hjälp med förmåner som hälsovård.

Om du menar allvar med att automatisera backoffice-uppgifter är Gusto ett bra tillägg till listan.

Slutsats

Inför 2019 finns det inte bara en programvara som helt och hållet automatiserar ditt backoffice. Men genom att kombinera verktygen som beskrivs ovan kan du komma så nära en automatisk bokföring som möjligt.

Om du gillade de här verktygen och vill ha fler rekommendationer kan du kolla in vår rekommenderade finansiella stack.

Pilot har ett team av sakkunniga bokförare (med mjukvarans superkrafter) som sköter din bokföring i QuickBooks Online. Låt oss ta bort den bokföringsmässiga bördan från din tallrik: Prova Pilot nu.