För att komma igång bör du vara medveten om att det finns en anledning till att jag inte ger dig en standardmetod, och jag hoppas att du avstår från att skapa ett standardsystem och tvinga det på dina anställda. Även om vissa delar av teampauser kan vara nödvändiga för alla att delta i, måste de godkännas inte bara frivilligt utan också med entusiasm, annars kommer de bara att verka som mer arbete.
Om du läser den här artikeln för din egen skull, var snäll mot dig själv! Kom ihåg att din rast är din tid. Genom att strukturera den något kan du optimera den tiden, men det är viktigt att du njuter av den och inte känner dig belastad av något i den.
Det kan till exempel låta som en bra idé att städa i 5 minuter under din 15-minuters rast, men det kanske inte verkar vara en bra idé när du är utmattad och behöver fräscha upp dig själv för att kunna fortsätta arbeta.
Arbeta med pausen i åtanke
Jag menar inte att stirra på klockan och dagdrömma, jag menar att du inte ska arbeta så länge att du utmattas. Se till att den tid och energi som läggs ner på varje arbetsperiod ger utrymme för återhämtning under en 15-minuters paus. Med andra ord är det inte idealiskt att arbeta i flera timmar.
Enligt en studie från Desktime.com arbetar de mest produktiva arbetstagarna i genomsnitt 52 minuter och tar sedan pauser som varar ungefär 17 minuter.
”De mest produktiva människorna arbetar i 52 minuter och tar sedan en paus på 17 minuter.”
Detta betyder inte att du strikt ska schemalägga 52-minuters arbetscykler med 17-minuters pauser (inga kakformar, kommer du ihåg?). Det finns dock mycket forskning som tyder på att det är idealiskt att arbeta i perioder på 40-80 minuter följt av 10-30 minuters rast.
Desktime-studien är inte alls ett undantag; faktum är att de bara är en källa som jag hittade för att stödja detta faktum efter att jag planerat in det i artikeln. Jag har hört detta faktum citeras i ett antal olika online-kurser tidigare, och det har slagit rot i mitt personliga system.
Hur man implementerar denna princip:
Ett av de enklaste sätten att se till att du inte arbetar för länge i en session är att ha en synlig timer. Det finns många webbläsartillägg som kan hålla koll på din tid när du arbetar online, liksom datorprogram som kan göra detsamma. Att ha en synlig timer att titta på kan tjäna två syften; det hindrar dig från att arbeta för länge och det motiverar dig att få mer gjort innan din ”arbetssprint” tar slut.
Om du upptäcker att du fortfarande arbetar för länge även med timern, försök att ersätta den med ett larm som ljuder efter 80-90 minuter. Vissa människor har större uthållighet än andra, men de flesta kommer att gynnas av tätare pauser, särskilt pauser som följer följande principer.
För att få dina muskler och ditt blod att röra på sig
En del människor kommer att säga att du måste träna – det är inte min stil. Men om du jobbar sittande krävs det åtminstone lite rörelse för att fräscha upp kroppen och hjärnan. Det värsta du kan göra är att sitta kvar på samma plats under rasten. Prova att ta en kort promenad, även om det bara är runt huset. Sträck upp dig, sträck ner dig, kasta några slag, låtsas att du dansar vals med drottningen – bara lös upp. Din kropp och din hjärna kommer att tacka dig.
Hur man tillämpar denna princip:
En populär metod är dagens träningspass, en term som populariserats av Crossfit. Även om de versioner som de flesta Crossfit-gymmen lägger ut kan vara för extrema för de flesta, finns det gott om webbplatser och sändlistor som ger dig gratis WoD:s som nästan vem som helst kan utföra. Här är en lista med 31 gratis träningsappar från Glamour.com, varav de flesta är fullmatade med träningsidéer.
En annan metod för att uppmuntra till fysisk aktivitet under rasterna är att hålla koll på gångtiden. Om du tillbringar 2 minuter med att gå runt i huset varje gång du tar en paus kan det innebära 10 minuter eller mer per dag. Om du leder ett team kan du överväga att få alla att spåra sin tid och räkna mot ett gemensamt mål.
Använd ditt matsmältningssystem
En olycklig aspekt av arbeten där människor sitter bakom skrivbord i timmar i sträck är att det kan undertrycka det naturliga flödet i ditt matsmältningssystem. När du tar en paus varje timme eller så får du en chans att äta och dricka och gå på toaletten. Om du arbetar i 3-4 timmar i taget eller längre utan att ens resa dig upp är det troligt att du undertrycker minst ett av dessa naturliga behov.
Detta handlar inte bara om bekvämlighet (även om bekvämare arbete säkert kan hjälpa dig att arbeta mer konsekvent). Många studier har visat att om du håller dig våt förbättrar du ditt fokus, men också att mellanmål på rasterna kan leda till högre produktivitet och minska sannolikheten för en ”slump” sent på dagen. Att äta hälsosamma mellanmål kan också vara viktigt, men det är en helt annan sak.
Hur man tillämpar den här principen:
Så länge de två första principerna följs – du tar minst 15 minuters rast efter högst 90 minuters arbete och du rör på dig – sker det automatiskt att du använder ditt matsmältningssystem. Du kanske blir förvånad över hur ofta du vill ta lite vatten eller ett lätt mellanmål (eller gå på toaletten) när du inte tvingar din kropp att ignorera sina behov.
För att uppmuntra den här principen bland dina anställda kan du kommunicera med dem om vikten av att hålla sig vätskekänslig och överväga att skicka ut hälsosamma recept eller idéer till mellanmål en gång i veckan. Du kan också vara kreativ och hitta på lekar eller jaktlekar som de (eventuellt) kan delta i när de har rast.
Omstrukturera nästa uppgift
Detta är ett viktigt steg, men det är förmodligen det steg som kommer att ha störst variation beroende på vem som omformulerar vilken uppgift. För vissa människor kan detta innebära att de tittar på sitt schema eller sin kalender före och efter att de lämnar sin arbetsplats. För andra kan det vara att ge eller ta emot ett snabbt peptalk eller meditera i fem minuter.
Principen här är att om du är frustrerad, förbryllad, trött eller förvirrad i slutet av en arbetssprint, vill du inte ta med dig det till nästa session. Om du däremot är energisk eller entusiastisk i slutet av en sprint vill du ta med dig dessa känslor vidare. I båda fallen är lösningen att medvetet rama in (eller omforma) nästa uppgift på din lista.
Att ha någon form av utlösande faktor är oerhört hjälpsamt, som i exemplen med att kasta en blick på ett schema eller att ge/ta emot ett samtal. Du kan också använda visuella signaler, till exempel något du ser när du reser dig upp från din arbetsstation, eller till och med den aromatiska signalen från ditt kaffe eller mellanmål.
Hur man tillämpar den här principen:
Planerare, kalendrar och anteckningsböcker fungerar bra för vissa personer. Produktivitetsappar, coacher eller enkel kommunikation kan hjälpa andra. För dig kan det vara en kombination av dessa faktorer eller något helt annat. För att uppmuntra dina anställda att tillämpa den här principen kan du se till att de har tillgång till produktivitetsprogram och överväga att erbjuda att betala för deras val av journaler eller kalendrar inom en viss prisklass.