Det är ingen hemlighet – i konkurrensutsatta branscher är människor allt.
Att locka till sig och behålla de bästa medarbetarna kan bokstavligen göra eller bryta ditt företag, och framgången hänger på att man vinner ”kriget om talang”.
De bästa företagen vet att för att vinna måste man skapa en kultur som präglas av engagemang och en miljö där människor vill tillbringa sin tid.
Det är där en rockstjärnig kontorschef blir oumbärlig, någon som kan odla den kultur som ditt företag behöver och styra skeppet i rätt riktning när företaget växer.
Om det bara vore så enkelt…
Kontorschefen är en unik och krävande position. Det krävs en mängd olika färdigheter – och en fantastisk person – för att verkligen trivas i rollen.
Gratis bonus: Få en PDF-version av rapporten The 2018 State of The Office Manager Report. Vi undersökte 572 kontorschefer för att avslöja 10 takeaways som du kan använda för att nå dina mål och övervinna utmaningar. Dessutom får du veta vad andra kontorschefer får betalt (och hur du kan tjäna mer)!
Tänk på det här:
Kontorchefen är en av de få personer (förutom kanske vd:n eller ledande HR-personal) som interagerar med anställda på alla nivåer och på alla avdelningar i stort sett varje dag.
På SnackNation är vi stora förespråkare för begåvade kontorschefer. Det beror på att vi har förmånen att arbeta direkt med tusentals otroliga kontorschefer på några av de mest engagerade företagen från hela landet.
Så vad krävs för att bli en av dessa kontorschefer på nästa nivå? Hur hittar och anställer man någon som är perfekt för den här rollen?
Vi har pratat med både kontorschefer och de som anställer dem på några av de företag som gör rätt när det gäller kultur och engagemang. Här är vad de hade att säga om de viktigaste egenskaperna du behöver för att bli en rockstar office manager.
Det bästa sättet att skapa, spåra och övervaka förslagen i det här inlägget är med en produktivitetsprogramvara som monday.
Enorm flexibilitet
Vi hörde det om och om igen – flexibilitet var den enskilt viktigaste egenskapen enligt de personer vi undersökte. För att bli en bra kontorschef måste du kunna hantera allt som kommer i din väg.
Shannon McLendon, Operations and Events Lead på The Motley Fool, förklarar:
”En kontorsansvarig på The Fool är en allkonstnärlig person med många olika hattar.
Saker och ting förändras snabbt så jag måste tänka snabbt och vara proaktiv för att få saker gjorda.”
Och det är logiskt – det finns ingen ”typisk dag” för en kontorschef. Ena stunden planerar du kanske ett evenemang för 150 personer, i nästa stund samordnar du ankomsten av en viktig investerare eller hjälper till med inredningen av en ny kontorslokal.
Förmågan att anpassa sig och improvisera är avgörande.
(PS – Få mer skit gjort med The Assist – det gratis veckobrev nr 1 som är gjort för assistenter av assistenter.)
Stellar Organization & Follow-Through
Det här andra tipset kan tyckas vara en självklarhet, men att vara organiserad är en av de största faktorerna när det kommer till att lyckas i den här rollen. Återigen, OM:s roll är så bred och varierad att det kan vara lätt att tappa överblicken över uppgifterna. Och eftersom du ofta stöttar chefer på C-nivå har de flesta saker hög prioritet och felmarginalen är liten.
Lindsey Ingalls, Client Success Manager och Office Manager på Leadquizzes, bryter ner det för oss.
”Som Office Manager har du vad som verkar vara en miljon olika saker på gång samtidigt och du måste se till att alla blir hanterade. Jag skulle inte kunna leva utan min Google-kalender där jag lägger in alla mina uppgifter och den tid jag ska göra dem.
Oavsett hur liten uppgiften är, till och med något som tar fem minuter, läggs den in där och blir gjord.”
Det är dock inte bara att vara organiserad – det är att bry sig tillräckligt mycket om att se till att de uppgifter du följer blir gjorda i tid och att de blir gjorda på ett bra sätt.”
Helt tillgänglig
En kontorsansvarig bör vara tillgänglig – både när det gäller tillgänglighet och när det gäller värmen i hans eller hennes personlighet. Ditt team ska känna sig bekväma med att närma sig kontorschefen för uppgifter som han eller hon äger.
Paul Marshall, Influitive’s Chief Financial Officer och Senior Vice President of Operations, förklarar varför han utnämnde tillgänglighet till den främsta egenskapen hos en fantastisk kontorschef:
”Framför allt ska en bra kontorschef vara tillgänglig för sina kollegor för att se till att alla jobbar med sin maximala produktivitet”, säger han. ”En personlig upplevelse får enskilda medarbetare att känna sig speciella och uppskattade.”
Ett exempel på hur vi gör detta på Influitive är genom [email protected], där medarbetarna kan fråga vårt team om allt som kan göra deras arbetsupplevelse bättre.”
Enligt Paul förkroppsligas detta karaktärsdrag av Rebecca Shaffer, som ursprungligen anställdes som verksamhetskoordinator, men befordrades till verksamhetschef/kontorsledare på bara ett års tid.
Här är Shannon från The Motley Fool med ytterligare en anledning till varför tillgänglighet är så viktigt i den här rollen:
Min tillgänglighet har bidragit till att Fools känner sig bekväma med att komma till mig om de har några bekymmer, och det har hjälpt till att skapa goda relationer med Fools i hela företaget.
Min största framgång som kontorschef beror på det team som arbetar med mig varje dag. Förtroendet jag har för att de ska göra det lilla extra och fatta beslut har visat sig vara ovärderligt.
Mitt team hanterar allt från intern verksamhet, planering av evenemang, säkerhet, underhåll samt de anställdas allmänna lycka. Jag skulle inte kunna vara den framgångsrika chef jag är utan dem.
Solid kommunikation
Kommunikation är en ofta förbisedd (men inte mindre viktig) förmåga när det gäller att trivas i rollen som kontorschef.
Arbetet kräver ofta att man tar idéer från ledningen och översätter dem till resten av organisationen.
Detta gäller särskilt när du ansvarar för att implementera policyer för hela företaget. Du måste vara noga med att kommunicera resonemanget bakom dina kontorspolicyer för att säkerställa högsta möjliga uppslutning från ditt team. Du måste också kunna förutse frågor och vara redo att svara på dem i farten.
Liza Goldberg, vår fantastiska Vibe Manager här på SnackNation, har gjort intern kommunikation till en oumbärlig del av sin repertoar.
”Intern kommunikation i den här rollen är så viktig.
Varje vecka står jag inför hela företaget och tillkännager nya aktiviteter eller förklarar policyer, och jag måste se till att jag gör det på ett sätt som är känsligt för teamets behov, att jag får alla detaljer rätt och att jag tydligt förklarar skälen bakom – oavsett om det handlar om en ny parkeringspolicy eller vår nästa teambuilding på en annan plats.”
(Kul faktum: Liza vann företagets eftertraktade Value Victor-utmärkelse bara drygt en månad efter att hon började jobba – hon är grym!)
5. Orimlig optimism
När folk besöker kontoret – oavsett om det är en potentiell nyanställd, en möjlig investerare eller en framtida strategisk partner – är kontorschefen oftast den första personen de ser, och hans eller hennes uppträdande hjälper till att bilda de där ack så kritiska första intrycken.
De flesta bra kontorschefer har en naturligt positiv attityd och ett varmt uppträdande. Men den verkliga utmaningen kommer under de oundvikliga dåliga dagarna. Alla har dem – dagar då vi hellre skulle vilja stanna i sängen – och det kan vara frestande att låta humöret förmörka din personlighet. Men kontorschefen har inte den lyxen, eftersom hans eller hennes uppträdande har en direkt inverkan på företaget. Rockstar-kontorchefer vet att de ska ta på sig ett glatt ansikte även om det kanske inte helt speglar deras humör på insidan.
SnackNations vd Sean Kelly håller med:
”Att ha en naturligt sprudlande attityd är ett måste. Även när du är nedstämd måste du visa ett positivt ansikte.
Du är moralens centrum – det är därför vi kallar det en ’vibe manager’ snarare än en kontorschef.”
(PS – Få mer skit gjort med The Assist – det gratis veckobrev nr 1 som är gjort för assistenter av assistenter.)
Magisk kreativitet
I allt större utsträckning är det kontorschefen på ett företag som ansvarar för kontorets vibe. Det är faktiskt därför vår kontorschefs officiella titel är ”Vibe Manager”. Kontorets vibe sätter tonen för resten av företaget och bidrar till att skapa den kultur som vi behöver för att vara produktiva, kreativa och nå våra mål varje månad.
Att upprätthålla en kultur och en vibe kräver stor kreativitet. Kontorscheferna sysslar med saker som inredning och evenemangsplanering.
Tag till exempel planeringen av ett evenemang utanför kontoret – något som de flesta anställda förmodligen tar för givet. Bara att komma på en rolig, ny aktivitet som alla kommer att gilla är en utmaning.
Du måste fundera på, vad är något vi inte har gjort tidigare? Vad skulle hela vårt team tycka om att göra? Vad kan vi göra inom ramen för budgeten? Hur kommer den här aktiviteten att bidra till att stödja den kultur vi behöver för att vara framgångsrika? Det är en stor utmaning, och det kräver en del seriöst utanför boxen-tänkande.
(Som tur är har vi några idéer som du kan låna.)
Otroget självförtroende
Denna roll kräver ganska ofta daglig interaktion med vd:ar och COO:s, så du måste vara självsäker för att förtjäna deras respekt.
En del i paketet med detta självförtroende är förmågan att trycka tillbaka från tid till annan. Hur mycket du än vill kan du inte vara allt för alla, och du måste prioritera. Att lära sig att säga nej är viktigt.
Lindsey från Leadquizzes förklarar:
”Jag får dagligen förfrågningar från personer på kontoret om saker som är ”nödvändiga” och som de vill ha gjorda på en gång, och det är viktigt att sätta gränser så att hela kontoret kan dra nytta av det.
Bara för att en person vill att tempen på kontoret ska vara 78 betyder det inte att hela kontoret skulle vara nöjt med det. Du måste hålla en sund balans för att hela kontoret ska vara nöjt.”
Jedi-liknande förutseende
Att vara proaktiv och förutse framtida behov är en av de bästa tillgångarna en kontorschef kan ha.
En stor del av jobbet är reaktivt, och det kan vara en av de största utmaningarna – att reagera på och prioritera de otaliga förfrågningar som en kontorschef får från hela organisationen. Ett sätt att effektivisera arbetsflödet och minska de reaktiva uppgifterna är att förutse och planera dem.
SnackNations Liza Goldberg utvecklar den här idén:
”Du måste ständigt hålla ögon och öron öppna.
Du är en av de enda personerna i företaget som har en verkligt holistisk synvinkel på många frågor, och det är ditt ansvar att både förutse behov och se till att du kopplar ihop punkterna för personer och avdelningar som inte har nytta av ditt perspektiv.”
Keen Emotional Intelligence & Steadfast Composure
Som vi har nämnt har du som kontorschef att göra med människor på alla nivåer – från vanliga anställda till chefer och allt däremellan. Detta innebär massor av olika personligheter – vissa mer utmanande än andra. Som kontorschef måste du kunna hantera dem alla.
SnackNations vd Sean Kelly (en person som vet ett och annat om att arbeta med fantastiska kontorschefer) utvecklar:
”Det främsta som gör en rockstjärnig kontorschef är en hög grad av emotionell intelligens. Du har med alla i företaget att göra och upplever många olika känslor och attityder.
Ofta gånger när människor begär saker gör de det inte nödvändigtvis med så mycket respekt som de borde. Men man måste ta det med ro, hålla sig lugn och vara motståndskraftig. Dessa egenskaper är ovärderliga för att lyckas i rollen.”
Och även om det är viktigt att läsa av och tillgodose teamets känslomässiga behov, kan man inte ha ett tunt skinn och samtidigt vara en bra kontorschef. Det är nödvändigt att ha ett lugnt huvud och behålla sitt lugn under press.
Det krävs mycket för att vara en bra kontorschef. Ibland kan det kännas ännu svårare att hitta en.
Men kulturens betydelse kommer inte att försvinna i närtid, och därför kommer kontorschefsrollen bara att öka i betydelse.
Det är därför du behöver hitta någon som förkroppsligar de flesta (eller alla) av dessa egenskaper. Att hitta rätt person kan tyckas vara en omöjlig uppgift, men lita på oss, det är väl värt det.