Den ultimata guiden för att skapa en handbok för anställda |

Så, du har precis passerat mållinjen i anställningsprocessen och nu är du redo att välkomna din nya anställde till ditt lilla företag. Det finns viktiga steg som du måste ta både för att få in och behålla anställda. En viktig länk mellan dessa två är din handbok för anställda.

Din handbok sätter inte bara scenen för ditt företags kultur, vision, vibe och regler för vägen, utan den fastställer också din avsikt att kommunicera tydligt. Dessutom är vissa delar i handboken – till exempel förmåner, kompensation, förmåner och en säker arbetsmiljö – viktiga för att behålla de anställda.

Vi kommer att utforska varför du behöver en handbok för anställda som småföretagare (och den hjärtesorg och de pengar du oundvikligen kommer att spara), vad du ska inkludera, hur du skapar en sådan och hur du kan se till att dina anställda gör den till ett av de första dokumenten som de läser på första dagen.

Syftet med en handbok för anställda

En handbok för anställda är den operativa spelbok och det kommunikationsverktyg som du och ditt team behöver för att kodifiera trafikreglerna för arbetet i ditt lilla företag. En välskriven handbok erbjuder en uppdelning av de standarder, förväntningar och processer som du förväntar dig att dina anställda ska följa, samtidigt som den signalerar till dem hur du kommer att hantera situationer som uppstår.

Goda handböcker är dokument som kommer att entusiasmera och ge dina anställda inflytande, samtidigt som de förstärker din kultur och dina värderingar. Handboken för anställda ger klarhet och sammanhang – om problem skulle uppstå – så att de anställda vet exakt vart de ska vända sig. Nyanställda får ett exemplar av personalhandboken med ett formulär att skriva under som bekräftar att de har läst igenom den och förstår dess innehåll.

Men även om handboken inte garanterar efterlevnad (och den är inte ett formellt anställningsavtal) ger den alla parter klarhet om hur de ska arbeta, och den kan skydda småföretagare från rättsliga åtgärder eller till och med användas som bevis i till exempel en rättsprocess mot diskriminering.

Varför du behöver en handbok för anställda

Här är två häpnadsväckande siffror: För det första: Enligt en Gusto-undersökning bland småföretagare hade endast 26 % av småföretagen med färre än 10 anställda handböcker för anställda. För det andra, när man tittar på kostnaden för eventuella arbetsrättsliga tvister, är mediankostnaden för ett arbetsrättsligt fall som går till rättegång enligt en studie från Court Statistics Project 88 000 dollar.

Betänk att det räcker med en enda stämning för att ge ditt företag ett förkrossande slag, och effekterna av en rättstvist kan sträcka sig långt bortom ekonomiska förluster. En stämning kan skada ditt företags rykte, särskilt om den målar ditt företag i ett negativt ljus och offentliggörs av lokala eller nationella medier. Det kan också innebära stress för dig och dina anställda. Du hade kanske kunnat förhindra stämningen om du hade skapat en handbok för anställda.

Det är viktigt att ha en handbok på plats, eftersom den inte bara uttrycker att alla anställda behandlas lika och rättvist, utan också bidrar till att främja en positiv, välkomnande, produktiv och säker arbetsmiljö.

Du kanske undrar om det är obligatoriskt för ditt företag att ha en handbok för anställda. Även om det federala arbetsmarknadsdepartementet inte kräver att dokumentet verkligen skapas är du skyldig att informera de anställda om deras rättigheter på arbetsplatsen – oavsett om det sker genom synliga skyltar på arbetsplatsen eller genom en formell handbok. Smarta småföretagare väljer båda, för att ha allting under kontroll.

Du vill först gå igenom Department of Labor’s obligatoriska arbetsplatsaffischer. och sedan söka efter eventuella delstatliga krav på din delstats arbetsmyndighets webbplats.

Om du har verksamhetsställen i olika delstater kan det hända att du måste skriva och producera olika handböcker; kontakta din jurist för mer information. Till exempel är kraven från Connecticut Department of Labor kanske inte desamma som kraven från California Department of Industrial Relations.

Håll dig i minnet att när du skapar en handbok för anställda vill du gå längre än det absolut nödvändigaste och även fokusera på policyer – lagliga eller andra – som har en direkt inverkan på ditt lilla företag.

De 10 måste ingå i din handbok för anställda

Känn dig inte överväldigad och tro att du måste inkludera varje enskild tanke, lag eller process i din handbok – den är tänkt att fungera som en allmän vägledning, och detaljerna uppstår i praktiken när du använder vägledningen. Fokusera på att inkludera de väsentliga delar som direkt påverkar dig och dina anställda.

1. Företagsöversikt, vision, uppdrag och värderingar

Definiera företagets uppdrag, vision och syfte från början, så att dina anställda kan få fullständig klarhet om, och anpassning till, företagets värderingar. Dina värderingar och övertygelser är de vägledande principer – det som är viktigast för dig – som styr alla aspekter av ditt företag. Det är din moraliska kompass och kärna, och ger dig och dina anställda en känsla av syfte och riktning.

Till exempel börjar Patagonias uppdragsbeskrivning med att tillkännage: ”We’re in business to save our home planet”. Deras kärnvärden är att bygga den bästa produkten, att inte orsaka onödig skada, att använda affärsverksamheten för att skydda naturen och att inte vara bunden av konventioner. Anställda som ansluter sig till företaget vet att de skriver på för en organisation som värdesätter miljömässig hållbarhet och ansvarstagande.

Var tydlig med vad du står för så kan du ge dina anställda möjlighet att bli dina bästa förespråkare. I det här avsnittet kan du inkludera:

• Välkomstbrev från grundaren eller ägaren
• Företagets ursprungshistoria och verksamhetstidtabell
• Bilder på personalen och arbetsplatsen
• Någon kraftfull försäljning eller statistik som skulle kunna göra intryck
• Något företagssponsrat evenemang, oavsett om det handlar om årliga utflykter eller sanktionerade volontärinsatser

2. Kompensation, förmåner och förmåner

Detta avsnitt är publikens favorit och det första som den anställde kommer att läsa i detalj. De vill inte bara ha en fullständig och tydlig förståelse för när och hur de kommer att kompenseras, tillsammans med processen för prestationsbedömning, utan de vill också förstå de förmåner och företagsförmåner som de är berättigade till.

I fråga om kompensation vill du definiera:

• Betalningsfrekvens och betalningstidpunkt. Betalar ni de anställda varje vecka eller varannan vecka? Kommer lönechecken på ett visst datum och vid en viss tidpunkt i månaden? Ställ tydliga förväntningar på när de anställda ska kompenseras.
• Hur de får betalt. Ger du de anställda checkar, erbjuder du direktinbetalning eller betalar du via ett företag för onlinehantering som PayPal eller Stripe? Klargör hur de anställda kommer att få sina pengar och om de behöver lämna information för att betalningsprocessen ska gå smidigt. För många företag är det lika enkelt som att fylla i ett formulär för direktinbetalning.
• Övertidspolicy. Klargör om ni har en övertidspolicy, samt hur den är uppbyggd och vad som räknas som övertidsersättning.
• Alternativ ersättning. Kanske omfattar din ersättning aktie- eller eskaleringsbonusar, eller ersättning i samband med att du når mål och försäljningsmål. Definiera hur och när anställda kan få denna extra eller alternativa kompensation.

I löneavsnittet bör du också beskriva förväntningarna på resultatbedömningar och lön/bonusar. Är ni ett företag som ger strukturerade årliga eller halvårsvisa bedömningar, eller är processen mer avslappnad och flytande? Får de anställda en viss procentuell bonus baserad på företagets framgång, eller får de individuella prestationsbaserade eller ”spot”-bonusar? Det finns inget rätt eller fel förfarande – det är bara att vara öppen om dina processer för granskning, höjningar och bonusar.

När det gäller förmåner vill du ge en allmän översikt över vad du erbjuder när det gäller hälsovård, tandvård, syn, livförsäkringar och pensionsplaner, inklusive kraven för att vara berättigad. I det här avsnittet vill du förklara:

• Grundläggande hälso-, försäkrings- och pensionsförmåner och behörighet. Måste du till exempel vara heltidsanställd för att få tillgång till vissa (eller alla) förmåner? Erbjuder ni proportionerliga paket? Låt de anställda veta när de kan anmäla sig och när de är berättigade till förmåner.
• Utbildnings- och fortbildningsförmåner. Se till att inkludera skolpengar eller onlinekurser om du erbjuder dessa förmåner.
• Förmåner. Från betalda företagstelefoner och bärbara datorer till gratis luncher, flexibla scheman och distansarbete, beskriv de fördelar som gör att det är speciellt och unikt att arbeta för ditt företag. Förmåner är hur du kan locka till dig och behålla de bästa talangerna.

3. Uppförandekod

Gör dina normer generella, så att du inte faller i fällan att inkludera varje enskild permutation av beteende. Du vill ge de anställda en grundläggande förståelse för vad du anser vara acceptabelt. Följande områden bör ingå i din uppförandekod:

• Klädnadsregler
• Användning av telefon, e-post och internet under arbetstid
• Matpauser och viloperioder
• Rökning, alkohol, och drogmissbruk
• Riktlinjer för datahantering och kundintegritet
• Policy för konfliktlösning
• Kund- eller leverantörsgåvor (i alla former) eller mutor
• Etiska standarder och policyer
• Säkring av konfidentiell information

Den anställdas handbok bör också ta upp eventuella disciplinära förfaranden som ni har infört i samband med anställdas beteende på arbetsplatsen.

4. Policyer mot diskriminering och för lika möjligheter

Du är skyldig enligt lag att uttryckligen ange att ditt företag följer lagarna om icke-diskriminering och lika möjligheter till anställning vid anställning och befordran, i enlighet med Equal Employment Opportunity Commission (EEOC).

Du kan också behöva överväga att ta upp, och följa, Immigration and Nationality Act (INA), som förbjuder orättvisa anställnings-, avskednings-, befordrings- och rekryteringsmetoder i samband med en anställds medborgarskapsstatus, nationellt ursprung och deras kontroll av lämplighet. Lagen innehåller också bestämmelser om gottgörelse för repressalier och hotelser.

5. Policy för familjeledighet och medicinsk ledighet

Om ditt lilla företag har fler än 50 anställda måste du ha en policy för familjeledighet och medicinsk ledighet (Family and Medical Leave Act, FMLA). Lagen kräver att du ger upp till 12 veckors anställningsskyddad, obetald ledighet under en 12-månadersperiod för händelser i en anställds liv, inklusive förlossning och barnomsorg, vård av en närstående familjemedlem med en sjukdom eller ett allvarligt medicinskt tillstånd eller vård av sin egen medicinska sjukdom.

Under ledighetsperioden måste arbetsgivaren också bibehålla alla anställdas hälsovårdsförmåner. Mer information finns i FMLA Employer’s Guide. Du kan också behöva granska delstatliga lagar för att avgöra om du behöver ta upp ytterligare mandat i din personalhandbok.

6. Schema, öppettider och betald ledighet (PTO)

Här vill du klargöra dina öppettider och när de anställda förväntas anlända och lämna. Du bör inkludera eventuella observerade helgdagar, eventuella riktlinjer för arbete under helgdagar eller andra tider än affärstid och hur de anställda kommer att kompenseras. Du kanske också vill beskriva hur de anställda kan ”stämpla in” sin tid, så att deras närvaro kan spåras och verifieras av chefen.

När det gäller friskvårdstimme vill du vara tydlig med hur mycket tid som avsätts för sjukdagar, korttidsledighet och semester och, om det finns en intjänande- eller ackumuleringsprocess, om du tillåter att intjänade dagar ”rullas över” till nästa år.

7. Säkerhet och trygghet på arbetsplatsen

För att undvika förvirring och eventuella tvister ska du definiera vilka åtgärder du vidtar för att säkerställa en säker fysisk och icke-fysisk arbetsmiljö. Oavsett om det handlar om riktlinjer och förfaranden för att använda maskiner eller om din process för att lämna in klagomål om sexuella trakasserier eller mobbning, ska dina anställda känna sig trygga med att de arbetar i en säker miljö. Se också till att du förstår reglerna och förfarandena för arbetsskadeersättning.

8. Policy för digitalt uppförande och sociala medier

Digital och social teknik är mer genomträngande än någonsin, vilket ger både arbetsgivare och anställda fördelarna med omedelbar kontakt, men öppnar också dörren för ansvar. Se till att du definierar hur dina anställda kan (eller inte kan) prata om och representera ditt företag i sociala medier.

Både för anställda på plats och på distans vill du fastställa standarder för att skydda tillgångar, interna dokument och kundinformation. Detta kan innebära att logga in på ett specifikt nätverk för att komma åt din e-post eller dina dokument när du inte är på kontoret, eller så kan det handla om hur du hanterar dina lösenord.

9. Sekretess och intressekonflikter

Mindre företagare bör skydda de konfidentiella aspekter av sin verksamhet som gör dem unika och konkurrenskraftiga. Därför vill du se till att dina affärshemligheter och all konfidentiell information stannar inom företaget. Det kan vara klokt att låta de anställda skriva under ett sekretessavtal (NDA), där reglerna för informationsdelning fastställs.

Det finns också en gig-ekonomi som blomstrar, med 36 % av arbetstagarna som arbetar på deltid; du kan överväga att definiera vilka typer av arbeten och projekt som är tillåtna medan en person är anställd hos dig.

Det kan vara bra att anlita en arbetsrättsjurist som kan guida dig genom bästa praxis för din bransch, samt hjälpa dig att utforma relevant språk.

10. Viktiga friskrivningar

Säkerställ med absolut tydlighet att de anställda vet att:

• Handboken är inte ett bindande kontrakt och garanterar inte fortsatt anställning.
• Handboken är det slutgiltiga ordet när det gäller alla policyer, och den ersätter alla memos eller dokument som kan ha cirkulerat bland de anställda innan den började gälla.
• Policyer kan komma att ändras. Allt som står i dokumentet är inte fastslaget i sten. Du har rätt att ändra policyer i takt med att verksamheten förändras och utvecklas, men du måste också avslöja alla relevanta uppdateringar som kan påverka dina anställda.
• De måste läsa och bekräfta att de har tagit emot personalhandboken. Okunskap är aldrig en välsignelse, särskilt inte när det gäller anställdas rättigheter och företagets rutiner. De anställda har ett ansvar att informera sig om de standarder som du har fastställt och de rättigheter de har.

Hur man kommer igång

Inte behöva uppfinna hjulet på nytt. Nästan alla företag har riktlinjer för verksamheten, så om du inte vet hur du ska hitta innehåll och kreativitet kan du leta på Google.com. Använd din forskning som ett sätt att få inspiration till vad du ska ta med, hur du ska förmedla information och hur du ska utforma och paketera din handbok. Kanske vill du hålla designen enkel i ett MS Word-dokument, men du kan ändå vara mänsklig och lekfull med texten. Eller kanske har du en viss budget för att skapa en illustrerad handbok med ditt småföretags varumärkesfärger, typsnitt och logotyp, så att de anställda kan känna sig engagerade i ditt varumärke redan från början.

Det kan också hända att du redan har skapat en stor del av den text som du behöver för handboken (t.ex. värderingar, tjänster och processer) i samband med att du producerat andra dokument, t.ex. din webbplats och interna policyer. Genom att konsolidera information från befintliga källor – i stället för att öppna ett MS Word-dokument och börja om från början – sparar du tid och ser till att språket är konsekvent för dina nuvarande anställda och för nyanställda.

Steg 1. Rulla ut den röda mattan.

Din nyanställde har precis avslutat intervju- och förhandlingsprocessen och du vill att den positiva energin och spänningen ska fortsätta. Din personalhandbok är ett av de första viktiga möten de kommer att ha med dig på plats, och det första intrycket räknas. Från utformning och text till de inledande sidorna vill du få din rekrytare att känna sig som hemma. Börja med ditt företags liv och passion. Öppna med din vision, ditt uppdrag och dina kärnvärden. Förklara vilken typ av företag du vill driva och hur dina anställda spelar en central roll i den berättelsen, och låt dem lära känna dig först innan de faller in i den labyrint som är din juridik.

För att vägleda ditt tänkande kan du titta på exempel på företag som kommunicerar sina kärnvärden på ett sätt som sticker ut.

Steg 2. Dyk ner i policyer och rutiner.

Nästan vill du gå in på handbokens köttdel. När du inkluderar alla komponenter som beskrivs i föregående avsnitt kan du överväga att skapa illustrerade exempel, så att de anställda kan få sammanhang och klarhet. Kanske vill du visualisera delar av handboken med grafik, serier, foton eller illustrationer. Var kreativ med hur du representerar information. Vi kommer att dyka ner i exempel inom kort.

Steg 3. Gå igenom din handbok med viktiga intressenter.

Se till att du har utbildade proffs i form av personalrepresentanter eller konsulter, samt arbetsrättsjurister, som är uppdaterade på de senaste federala, lokala och delstatliga lagarna. Det lönar sig att låta dem granska dokumentet för att se till att du inte bara har formulerat informationen tydligt, utan också att du inte öppnar dig för osäkerhet, feltolkning eller rent ut sagt ansvar. Om du tar dig tid nu för att få ditt material ordentligt granskat kommer det att löna sig senare.

Steg 4. Utforma och distribuera.

Oalternativen är gränslösa. Du kan hålla det enkelt med ett ordbehandlat dokument som du överlämnar till nyanställda som en del av introduktionsprocessen, eller så kan du utforma något visuellt och speciellt som kan överlämnas personligen och nås online. Det är verkligen upp till dina resurser, ditt varumärke och din budget. Det viktigaste här är att ge de anställda all den information de behöver för att lyckas i ditt företag. Förpackningar och design kan öka spänningen och skapa fler känslor av lojalitet till ditt företag som ett levande varumärke.

Steg 5. Gör regelbundna uppdateringar.

Lyssna på dina anställda, kollegor, HR-personal och advokater under hela året. Vår värld förändras ständigt – det finns ny teknik på marknaden varje dag – så det är viktigt att se till att din manual håller jämna steg med trenderna och tiden. Överväg att se över den minst en gång om året och göra materiella uppdateringar vid behov.

Resurser som du kan använda om du fastnar

Här finns flera mallar för personalhandböcker tillgängliga på nätet:

• The National Federation of Independent Business (NFIB) template
• The National Council of Nonprofit Associations template
• RocketLawyer template
• Lessonly template

Om du vill få en djupare inblick i vad som ska ingå i din handbok, kan du läsa följande:

• Society for Human Resource Management (SHRM). De erbjuder sina medlemmar en gratis mall för en handbok för anställda, samt anpassade alternativ mot en avgift.
• U.S. Department of Labor. Bekanta dig med lagarna om lika möjligheter till anställning, familjeledighet och sjukfrånvaro osv. Du vill också undersöka lagar på delstatsnivå för att se till att du uppfyller kraven.
• Occupational Safety and Health Administration (OSHA). De erbjuder insikter om arbetsgivarens ansvar för att tillhandahålla en säker arbetsplats.

Hur du skapar en handbok som dina anställda vill läsa

Arbetshandböcker har fått ett dåligt rykte. De beskrivs ofta som den ultimata sömnlöshetskuren – en hög med sidor skrivna på torr juridik som bara verkar katalogisera tidigare problem på arbetsplatsen eller skrämma rekryter till underkastelse. De är inte nödvändigtvis fängslande kvällsläsning.

Din handbok behöver dock inte vara en tråkig utbildningsmanual eller fungera som en återblick till George Orwells 1984. Kom ihåg att du skapar en plan för hur människor ska arbeta i ditt lilla företag. Från din kultur, dina övertygelser och värderingar till dagliga riktlinjer som hjälper till att se till att alla har en rättvis, säker och trevlig arbetsmiljö, ska de anställda känna sig engagerade och angelägna om att få börja dagen.

Här är sex knep för att få dina anställda att fastna för din sidvändare från första sidan.

1. Öppna med din vision, ditt uppdrag och dina värderingar.

Skapa förutsättningar för dina anställda att delta i den större bilden av ditt företag. Hjälp dina anställda att känna att de är en del av något som är större än deras tidtabell.

2. Prata som en människa.

Inget får människor att somna snabbare än jargongspråk. Var positiv, uppmuntrande och konversationsvänlig. Kom ihåg att det här inte är en skällsord mot tidigare misstag och anställdas snedsteg. Handboken är en vägledning för att ditt företag ska kunna sätta sin bästa fot framåt. Du kan fortfarande vara professionell utan att använda ett tråkigt eller stelt språk.

3. Spela upp dina förmåner.

Människor älskar att skryta om sina coola förmåner på jobbet. Du kan överväga att lägga fram dina förmåner på sidan med förmåner, eller så kan du visa upp bilder i hela manualen (och till och med på din arbetsplats!) som visar lyckliga anställda som lever sig in i din kultur.

4. Tänk på paketering och presentation.

I det föregående avsnittet pratade vi om hur du kan skapa din handbok. Om du har en liten budget och lite kreativitet kan du ha roligt med ett dokument som är känt för att vara torrt. Education First (EF) har till exempel en härlig, finurlig och illustrerad handbok som fokuserar på laganda och avskaffande av byråkrati och hierarki.

Med andra ord, tänk kreativt på att skapa en handbok för anställda som inte bara informerar dina anställda, utan som också lockar dem att läsa handboken och hjälper dem att känna sig nöjda med att välja dig som arbetsgivare. Valve Software kommunicerar sina värderingar genom fräcka visuella bilder och fokuserar på att arbeta hårt samtidigt som man behåller sin humor.

Och snacka om att praktisera vad de predikar: Trello skapade sin personalhandbok på sin tekniska plattform. Eller kanske kan du låna från Netflix förenklade spelbok. De har ingen snygg, interaktiv grafik, men deras handbok beskriver deras värderingar och policyer i konversationsspråk, det vill säga ingen översättning krävs.

5. Var smart med format.

På grund av internet är människor vana vid att bombarderas med stora mängder information varje dag. Som ett resultat av detta har de tränat sig själva att läsa dokument ungefär som en artikel på nätet där det finns avsnittsrubriker, pauser, punkter och korthet. Stora textmassor är överväldigande, så se till att din handbok är lätt att läsa för ögat. Ironiskt nog kommer de anställda att läsa mer om du ger dem lite visuellt andrum.

6. Var rättvis och konsekvent.

Detta kan låta självklart, men praktisera vad du predikar. Lev den kultur och det trossystem som du har beskrivit. Behandla alla anställda lika med medkänsla och rättvisa och, viktigast av allt, var konsekvent i alla dina handlingar.

Skapa och dela med dig av din handbok för anställda är ett av flera viktiga steg i den övergripande rekryteringsprocessen. Från att bestämma när du behöver göra en nyanställning till att utforma onboardingprocessen, är det en stor investering i ditt småföretags framtida framgång att förstå konsekvenserna av de åtgärder du vidtar under anställningsprocessen.

Är du redo att få mer av de senaste insikterna om hur du hittar anställda och hanterar ditt företag mer effektivt? Prenumerera på det veckovisa e-nyhetsbrevet Small Biz Ahead för att få tips som hjälper dig att lära dig och växa som småföretagare och få tillgång till omfattande steg-för-steg-guider om viktiga ämnen som rekryteringsprocessen.