Den ultimata guiden till beslutsfattande i grupp – tekniker, verktyg och strategier

”Massornas visdom”

”Ingen människa är en ö”.

”Det krävs två flintor för att göra en eld.”

När det gäller inspirerande citat är samarbete ett ganska populärt ämne – och det av goda skäl.

Från världens sju underverk till supersnabbt fiberoptiskt bredband – många av mänsklighetens största bedrifter var inte en enskild människas verk, utan en hel grupps arbete tillsammans mot ett gemensamt mål.

Så även om beslutsfattande i grupp kanske inte alltid är lätt, kan man verkligen inte säga emot resultaten.

Och om du letar efter sätt att ge ditt lagarbete superkraft och förbättra beslutsfattandet i grupp, har du kommit till rätt ställe.

Med lämpliga tekniker, verktyg och strategier i din bildliga verktygslåda kan du nämligen förvandla ett rum med kollegor till en väloljad beslutsmaskin. Fortsätt läsa, för att hitta allt detta, och mycket mer, i vår ultimata guide till beslutsfattande i grupp.

Hemligheten med beslutsfattande i grupp – det börjar med att vara ett bra team

Att sätta ihop ett välfungerande team är mycket mer än att bara slänga in folk i ett rum och hoppas på det bästa.

Det är faktiskt så mycket mer att hela bibliotek har skrivits om ämnet teamsammansättning – med vissa böcker mer användbara än andra. Om du vill bygga upp ett effektivt team är det klokt att ta råd från experterna.

Och det finns inte mycket mer experter än J. Richard Hackman, Cahners-Rabb-professor i social- och organisationspsykologi vid Harvard University.

I sin bok från 2002, Leading Teams: Setting the Stage for Great Performances, presenterade Hackman fem specifika villkor som krävs för att lagarbete ska vara så effektivt som möjligt:

1. Ditt team måste vara ”äkta”. Hackman föreslår att ett team måste vara ”äkta” för att fungera på bästa sätt. Enkelt uttryckt syftar han på idén att laget måste ha en klart definierad ledare, en oföränderlig kärna av medlemmar och ett gemensamt syfte. Denna definition kommer att ingjuta förtroende hos individerna i teamet och se till att alla har en gemensam känsla av ansvarstagande.

2. Ditt team behöver en övertygande inriktning. Oavsett hur effektivt ett team är, är alla dessa ansträngningar ganska meningslösa om de är inriktade i fel riktning. Hackman föreslår därför att effektiva team måste vara kristallklara när det gäller det unika mål som de delar – och aktivt sträva mot det målet tillsammans.

3. Ditt team behöver en möjliggörande struktur. Precis som med många av livets företag krävs det en struktur för att nå framgång som team. Mer specifikt kräver det en struktur som ger varje medlem möjlighet att utföra sitt arbete på det sätt som de anser vara mest effektivt.

4. Ditt team behöver en stödjande organisation. Inget professionellt team existerar i ett vakuum. Den organisation inom vilken teamet existerar måste stödja teamets mål för att teamet ska kunna nå sina mål. Detta kan omfatta belöningssystem eller infrastrukturella frågor som att tillhandahålla nödvändig hårdvara och programvara.

5. Ditt team behöver expertcoachning. Även de allra bästa medarbetarna är ofta mer bekväma och kompetenta när de arbetar ensamma. Så en del av teamupplevelsen är att förstå hur man bäst arbetar med andra – och coachning är vanligtvis viktigt för att uppnå detta. Precis som de största idrottsstjärnorna i världen alla har coacher, har även de bästa teamen coacher. ”Ingen människa är trots allt en ö”.

Hackmans fem villkor för teambuilding är en solid grund på vilken du också kan skapa ditt team. Men detta är naturligtvis bara det första steget – detta är bara grundarbetet. När du väl har ett fungerande team som kan arbeta optimalt tillsammans måste du faktiskt sätta dem i arbete. Och för det måste de börja fatta beslut.

Om du vill veta mer om hur du får ut det bästa av ditt team kan du läsa våra artiklar om karriärmål, hur du anställer rätt produktchef och vad som gör en bra chef.

Så, nu när vårt crack-team är samlat, låt oss titta på hur vi får dem att arbeta på bästa sätt…

5 av de bästa teknikerna för beslutsfattande i grupp

Nu när vi har täckt grunderna är det dags att ta saker och ting ett steg längre.

Tekniker för beslutsfattande i grupp kan ge den välbehövliga strukturen som teamen behöver för att kunna lägga sina egon åt sidan och fokusera på det rätta beslutet för organisationen.

Men vilken teknik som är rätt för dig beror på dynamiken i ditt team, och i viss mån också på vad du försöker uppnå – därför är det viktigt att pröva dem alla tills du hittar den som passar perfekt för dig och dina lagkamrater.

Dessa tekniker kommer inte att ge dig ett slutresultat (det kommer lite senare), utan de representerar snarare mekaniken i besluts- och beslutsfattandet.

I ett nötskal kan man säga att dessa tekniker för beslutsfattande gör det möjligt för gruppmedlemmarna att utforska ett problem från alla vinklar på ett sätt som fungerar för dem.

Varje teammedlem är trots allt en individ, och att se på problemet på olika sätt kan hjälpa er alla att lättare komma fram till ett beslut. Dessutom kan de objektiva resultat som vissa av dessa beslutstekniker ger (som t.ex. viktad poängsättning) användas som argument när du delar med dig av teamets beslut till hela verksamheten.

Naturligtvis kan den mest effektiva tekniken förändras från projekt till projekt (och från team till team), men oroa dig inte – det finns många att välja mellan. Vi har faktiskt valt ut fem av våra favoriter för att hjälpa dig att komma igång:

1. Delphimetoden

Delphimetoden, även känd som ”iterativ konvergens”, är en teknik som förlitar sig på expertisen hos en grupp eller ett team för att hjälpa till att komma fram till komplexa beslut.

Det koncept som ligger till grund för Delphimetoden är att en grupp experter på ett ämne kommer att kunna komma fram till ett mycket effektivare gruppbeslut än en grupp med endast grundläggande kunskaper.

Hur fungerar det då? Delphimetoden sker i form av en serie ”rundor”. Under varje runda svarar de enskilda experterna på frågor som rör det aktuella beslutet. Efter rundan tar en facilitator svaren, sammanställer dem och läser sedan anonymt upp dem för gruppen. Nästa runda äger sedan rum i ljuset av den nya information som kommer från de andra experterna.

I huvudsak är detta en process för att förädla informationen tills endast de renaste kärndetaljerna, eller beslutsalternativen, återstår. När man tänker på detta sätt blir namnet ”iterativ konvergens” plötsligt mycket mer meningsfullt.

2. Brainstorming

Om den föregående tekniken var lite för strukturerad för dig, vad sägs om något mer fritt formulerat? Du har förmodligen redan provat den här tekniken, men brainstorming är fortfarande lika populärt som någonsin när det gäller beslutsfattande i grupp.

Varför?

För det första ger brainstorming en mycket öppen och obehindrad miljö där man kan uttrycka idéer, och denna liberala atmosfär kan bidra till att kreativitet och uppfinningsrikedom kommer i förgrunden. Men vi går för långt – låt oss börja med grunderna i stället.

I ett nötskal är brainstorming en teknik för beslutsfattande i grupp där varje medlem i en grupp uppmuntras att producera alla idéer som kommer upp i huvudet – oavsett hur vilda eller knasiga de än är. Begreppet brainstorming, som populariserades i Alex F Osborns bok Applied Imagination från 1967, är något som fortfarande används regelbundet på arbetsplatser över hela världen.

Eftersom brainstorming vanligtvis äger rum som en friformsession finns det vanligtvis få (om ens några) begränsningar för processen. Detta kan innebära att vissa idéer kan vara lite överdrivna, men det kan också innebära att out-of-the-box-lösningar plötsligt blir en verklig möjlighet.

3. Nominal Group Technique

Också känd under sin akronym NGT, är Nominal Group Technique i huvudsak en mer strukturerad form av brainstorming. Konceptet är utformat för att uppmuntra alla att ge sina ärliga åsikter och idéer utan att hålla tillbaka, men också för att införa ett moderationssteg där resten av teamet diskuterar och prioriterar varje idé öppet.

Det bästa sättet att förklara NGT är kanske att gå igenom hur en typisk session kan se ut. Låt oss föreställa oss att du och ditt team har ett problem att lösa och att bara brainstorming inte räcker till. Så här kan NGT hjälpa dig:

1. För det första bör problemet tydligt formuleras så att alla i gruppen förstår det.

2. Som vid en brainstorming bör varje medlem i teamet ta det som dyker upp i huvudet och skriva ner det. Återigen, precis som vid en brainstorming finns det inga begränsningar här.

3. Varje medlem i gruppen läser högt en av sina idéer och mötesledaren skriver den på whiteboardtavlan. Det är viktigt att ingen diskussion om idéerna tillåts vid detta tillfälle.

4. När alla medlemmar har bidragit med idéer diskuterar teamet var och en av dem tillsammans. Om alla är överens kan idéerna tas bort från listan, eller så kan ordalydelsen ändras.

5. Till slut bör teamet lämnas med en förfinad lista över lösningar som alla är överens om.

4. Rangordning

Det demokratiska alternativet i livet är ofta det mest rättvisa sättet att göra saker och ting, och detsamma kan säkert sägas om beslutsfattande i grupp.

Just precis som att bestämma sig för vilken smak chips som ska ätas ur paketet först, är prioritering och att sätta saker i ordning något som bara kommer naturligt för oss människor. Vi kan utnyttja denna instinkt när vi fattar gruppbeslut för att förfina vår lista med lösningar.

Hur gör du då för att rangordna dina alternativ när du fattar gruppbeslut? Det första steget är helt enkelt att låta varje medlem av gruppen titta på vad som finns tillgängligt och sedan – privat – göra en egen rangordnad lista över alla alternativ. Det kan vara 1-10, A till Z, vad som än fungerar för er. När detta är gjort kan listorna lämnas in och ett genomsnitt av alla ”röster” kan tas för varje objekt.

Från detta är det en fråga om ganska enkel matematik för att härleda vilket av objekten på din lista över lösningar som är det mest populära bland gruppen.

5. Weighted Scoring

Här är en beslutsteknik som ligger oss på airfocus varmt om hjärtat (faktiskt så varmt att vi har en hel guide tillägnad den): weighted scoring.

Den viktade poängsättningsmodellen bygger på tanken att vissa lösningar eller idéer kan vara mer affärskritiska (eller mer riskfyllda) än andra.

När du tillämpar detta system på din beslutsprocess måste du och ditt team utvärdera varje punkt på din lista och tilldela kriterier som affärsvärde, kostnader och risker. Var och en av dessa kriterier måste likaså tilldelas ett poäng baserat på postens viktning. Till exempel skulle en punkt med en hög poäng för affärsvärde och en låg poäng för risk förmodligen vara en mycket högprioriterad punkt.

När ni har genomfört en viktad poängsättning för varje punkt på teamets lista kommer ni att kunna summera poängen och fatta ett mycket mer välgrundat beslut – som team – om vilka av dem ni ska fokusera på först.

4 viktiga verktyg för beslutsfattande i grupp

Även när de allra bästa grupperna i världen har de allra bästa teknikerna i världen kan beslutsfattandet inte flyta smidigt – inte utan de rätta verktygen.

Ibland är dessa verktyg så enkla som en whiteboardtavla, en torrtorkad markeringspenna och några bärbara datorer, men det finns gott om teoretiska och diagrammatiska verktyg som kan hjälpa till i beslutsprocessen också. Till skillnad från de tekniker vi diskuterade ovan handlar dessa verktyg mer om att visualisera problemet på ett sätt som underlättar beslutsfattandet.

I själva verket är det i många fall en bra idé att använda ett eller flera av dessa verktyg som en del av de tekniker för beslutsfattande i grupp som beskrivs ovan.

Verktyg för beslutsfattande behöver inte vara komplicerade, men de måste förenkla beslutsprocessen på ett sätt som gör det lättare att komma fram till konsensusbeslut. Här är fyra av våra favoriter:

Sticky Dot Voting

Ibland är de enklaste verktygen verkligen de bästa – och det blir inte mycket enklare än Sticky Dot Voting.

Hur fungerar det? Det är lätt som en plätt: lista helt enkelt alla diskussionspunkter på en whiteboard eller en vägg (klisterlappar är mycket användbara här) och dela sedan ut en uppsättning små klisterprickar.

I det här läget kan du förklara för teamet att varje prick representerar en röst för godkännande av en viss punkt eller lösning. Allt de behöver göra är att gå fram och sätta sin prick på den relevanta punkten.

När alla i teamet har tagit sig tid att sätta sin prick på väggen kan ni alla ta ett steg tillbaka för att granska.

Vad ni faktiskt tittar på är en rudimentär värmekarta: där den högsta koncentrationen av klibbiga prickar finns är förmodligen där ni bör börja ert beslutsfattande. Härifrån kan du skölja och upprepa så många gånger du vill tills din att-göra-lista är 100 % prioriterad.

(Eller tills du får slut på prickar – beroende på vad som inträffar först!)

Beslutsträdet

Innan ditt team fattar ett beslut är ett av de viktigaste stegen att försöka förutsäga utfallet av dessa beslut.

Det är just för detta ändamål som beslutsträdet skapades: det är ett mycket visuellt, och mycket intuitivt, sätt att förutsäga hur vissa beslut kommer att falla ut. Till skillnad från en tankekarta är ett beslutsträd ett icke-linjärt verktyg.

Detta innebär att du kan ta flera potentiella beslut och köra dem genom varje steg i trädet för att hjälpa dig att avgöra om det är rätt val eller inte.

Beslutsträd är ganska intressanta ur designsynpunkt eftersom de i huvudsak speglar hjärnans egen tankeprocess när beslut fattas.

Enklare uttryckt börjar ett beslutsträd med en enda fråga högst upp eller längst ner på sidan – tänk på detta som roten.

Från och med nu läggs noder till under roten med binära frågor som ifrågasätter dess antaganden eller ger alternativa förslag.

Det är lätt att se hur man efter några grenar som leder till några noder snabbt kan utveckla ett diagram som liknar ett träd.

När var och en av dessa grenar når sin naturliga avslutning, vanligtvis genom flera noder, kallas den sista noden för ett blad. En enda kedja från fröet till bladet kallas för en regel.

Phew! Om du inte är så mycket för trädgårdsodling behöver du inte oroa dig – beslutsträd är mycket lättare att förstå på papper och kan vara ett kraftfullt verktyg när det gäller att hjälpa ditt team att fatta logiska, faktabaserade beslut tillsammans.

Verktyget airfocus Priority Poker

Självklart kunde vi inte låta diskussionen om prioritering passera utan att nämna vårt eget verktyg för beslutsfattande i gruppen: Priority Poker. Särskilt eftersom vi nyligen lanserade V2 av Priority Poker-verktyget.

Det här verktyget – exklusivt för airfocus – är ett roligt och effektivt sätt att möjliggöra beslutsfattande i grupp.

Hur fungerar det och hur kan det hjälpa? Det är enkelt. Du klickar helt enkelt på funktionen Priority Poker för att lägga bordet.

När alla alternativ är ute för omröstning ger gruppmedlemmarna anonymt poäng för varje idé eller lösning i listan eller backloggen.

Du kan be spelarna att rösta via nyckelmått som värde, kostnad, risk osv. för att få en helhetsbild av vilka idéer som förtjänar att följas upp och vilka gruppen har beslutat att lämna bakom sig.

När alla har gjort sin poängsättning får du en praktisk sammanfattning av vad gruppen verkligen tycker är viktigt. Ännu bättre är att du kan tillämpa dessa rankningar på din färdplan direkt från spelet – praktiskt, eller hur?

Pareto-analysen

Du har antagligen hört talas om den här med sitt vanligare namn: 80/20-regeln.

Vad du antagligen inte visste är att den här metoden går tillbaka ända till 1896, då den för första gången dök upp i boken Cours d’economie politique av den italienske ekonomen Vilfredo Pareto.

Hur hjälper den dig att fatta beslut?

Regeln säger helt enkelt att 80 procent av fördelarna med ett projekt vanligtvis kommer från 20 procent av insatserna. Genom att utföra en Pareto-analys kan ditt team bättre identifiera var dessa 20 % finns och använda den informationen för att bättre prioritera lösningar.

Denna process är särskilt användbar när ditt team fattar beslut baserat på kundfeedback som fel och felrapporter. Du kan helt enkelt summera antalet gånger som varje enskilt problem rapporteras, sedan översätta dessa rapporter till en procentandel och plotta dem i ett diagram.

Till sist drar du bara en rak linje som skär 80 % av antalet och den inriktning som ditt team troligen bör besluta sig för att ta kommer plötsligt att bli mycket tydlig.

Hur man fattar ett slutgiltigt beslut (som grupp)

Här har vi behandlat gruppens sammansättning, några praktiska tekniker för att hjälpa gruppen att fatta besluten och några verktyg som de kan använda för att underlätta processen. Men en viktig fråga kvarstår: hur ska vi veta när ett beslut har fattats?

Tänk om resultatet av dessa verktyg och tekniker för gruppbeslutsfattande lämnar några bra alternativ på bordet: vilket av dem väljer du?

Som i ett juryrum måste ditt team också komma överens om en beslutsstrategi som ger slutresultatet.

Med detta i åtanke är här de vanligaste gruppbeslutsstrategierna som ditt team kan välja mellan:

• Ett enhälligt beslut. Detta är den absoluta guldstandarden för gruppbeslutsfattande. Om du kan hitta ett sätt att få varje enskild medlem i ett team att komma fram till samma beslut, förstärker den övergripande överenskommelsen verkligen vikten av det nämnda beslutet. Det sker naturligtvis inte alltid på det sättet. Det är därför det finns andra alternativ…

• Konsensus. Precis som i politikens dunkla värld är affärsbeslut inte alltid svartvita. På grund av detta kommer du ibland att upptäcka att det är omöjligt för alla medlemmar i teamet att komma överens om ett resultat. Genom att använda den demokratiska majoritetsmetoden behöver man inte slösa tid på att försöka övertyga dem som inte håller med, eftersom det valda resultatet är det som majoriteten i teamet väljer. De som inte är överens måste ändå gå med på att acceptera det slutliga beslutet för att nå konsensus.

• Det verkställande beslutet. Det går inte att undvika det: ibland faller det på en enda person (vanligtvis ledaren för en grupp) att fatta ett slutgiltigt beslut. I det här fallet kommer den utvalda personen att lyssna på alla sidor av diskussionen, granska den information som tillhandahålls av gruppens verktyg för beslutsfattande och göra en bedömning. Det är förvisso ett mer autokratiskt sätt att göra saker och ting, men om man tänker efter är det så här många affärsbeslut fattas idag.

Redo att fatta bättre gruppbeslut?

Det är lätt att avfärda beslutsfattande i grupp som något svårt och ibland frustrerande. Men om du utnyttjar teknikerna, verktygen och strategierna som vi har delat med oss av i den här guiden kan det bli en verkligt givande upplevelse.

Du bör nu ha allt du behöver för att gå ut och bygga upp ett målmedvetet, namnkunnigt och problemlösande team som kan ta sig an nästan vilken affärsutmaning som helst (och förklara exakt hur de gjorde det).

Och glöm inte: airfocus är det perfekta verktyget för att hålla dem alla i linje och dra åt samma håll.

Gör ett försök idag och upptäck vad du (och ditt team) verkligen kan åstadkomma.