En guide till outsourcing av juridiska processer för advokatbyråer

Det finns bara så många timmar på en dag. Oavsett hur hårt du och ditt team arbetar är listan över uppgifter som måste göras när man driver en framgångsrik advokatbyrå omfattande. Du kan dock ta itu med den listan på ett snabbare, smartare och effektivare sätt – genom att använda outsourcing av juridiska processer för att skala upp din verksamhet.

I den här guiden utforskar vi grunderna för outsourcing av juridiska processer, varför fler advokatbyråer använder sig av det och industritrender för 2020. Vi har också sammanställt en praktisk lista över bästa praxis för att få ut det mesta av outsourcing av juridiska processer. Med den information du lär dig här kommer du att kunna bygga upp en mer lönsam praktik tidigare än du tror.

Vad är legal process outsourcing för advokatbyråer?

Legal process outsourcing kan vara en betydande kostnadsbesparande åtgärd. Istället för dedikerade interna resurser överförs diskreta juridiska tjänster till externa företag, lokala jurister eller parafessionella personer. Tänk på alla vardagliga rutinuppgifter som kan utföras av extern hjälp. Du kan utnyttja andra experters styrka för att spara tid, sänka kostnaderna och minska din arbetsbörda. På så sätt kan du fokusera på det du är bäst på. Med andra ord, att få in nya affärer till din firma och erbjuda toppservice till befintliga klienter.

För att göra det mer lönsamt att praktisera juridik är det viktigt att verkligen förstå och använda dina styrkor. Tyvärr innebär det att driva en advokatbyrå, precis som vilket företag som helst, många uppgifter som konkurrerar om din uppmärksamhet. Det är här som outsourcing av juridiska processer kan utnyttjas. Det finns gott om professionella outsourcade juridiska tjänster tillgängliga, liksom frilansadvokater och utövare till lägre kostnader.

Skillnaden mellan outsourcing av juridiska processer och offshoring

En vanlig punkt för förvirring uppstår på grund av ordet ”outsourcing”. Därför är det viktigt att känna igen skillnaden mellan outsourcing av juridiska processer och offshoring. Nedan följer korta definitioner.

• Outsourcing av juridiska processer innebär att man använder sig av lokala jurister och yrkesverksamma för att ta på sig vissa uppgifter som dokumentgranskning, skanning och icke-sakliga domstolsbesök.
• Offshoring är processen att anställa billig utländsk arbetskraft för att utföra uppgifter på distans.

Trender inom branschen för outsourcing av juridiska processer

Trender inom den juridiska branschen för 2020 visar att kunderna förväntar sig att advokatbyråer ska gå utöver det traditionella utbudet av tjänster och stöd. Fler advokatbyråer vänder sig till juridisk outsourcing för att förbli konkurrenskraftiga och lönsamma. Faktum är att den globala marknaden för outsourcing av juridiska processer beräknades expandera med en sammansatt årlig tillväxttakt på 31,8 % från 2019 till 2025. Marknaden beräknas nå 35,9 miljarder dollar år 2025.

Här är några andra faktorer som tyder på branschens tillväxt:

• 6,2 miljarder dollar spenderas årligen med leverantörer av tjänster för utkontraktering av juridiska processer, e-discovery och dokumentgranskning, enligt Thomson Reuters och Georgetown Law Center for the Study of the Legal Profession.
• Samma studie om alternativa leverantörer av juridiska tjänster visar också att 900 miljoner dollar spenderas årligen med kontraktsadvokater, in-sourcing och bemanningstjänster.
• 48 % av advokatbyråerna i Altman Weils undersökning från 2019 säger att de använder kontraktsadvokater, 57 % rapporterar att de använder deltidsadvokater och 24,1 % rapporterar att de outsourcar icke-juridiska funktioner.

5 fördelar med outsourcing av juridiska processer för advokatbyråer

I grund och botten är outsourcing av juridiska processer ett bekvämt sätt att öka kapaciteten, fokusera på din advokatbyrås styrkor och öka lönsamheten. Faktum är att 62,1 % av advokatbyråerna i Altman Weils undersökning från 2019 rapporterar att omläggningen av arbete till kontraktsjurister ”resulterade i en betydande förbättring av företagets resultat.”

De fem största fördelarna med outsourcing av juridiska processer för advokatbyråer är följande:

Expanderar din expertis inom ett verksamhetsområde.

Det finns så många olika typer av juridisk verksamhet att din advokatbyrå inte kan vara expert på alla områden. Genom att lägga ut specifika juridiska tjänster på kontraktsadvokater tillgodoser du dina klienters alla behov utan att behöva anställa en heltidsanställd.

Möjliggör flexibel bemanning för dina klientfall.

Freelanceadvokater tillhandahåller sina tjänster endast när din advokatbyrå behöver hjälp. Genom att gå på frilans kan du hitta kvalificerad juridisk hjälp på alla kompetensnivåer för alla typer av projekt eller ärenden. Och en bonus? Att anlita en jurist som frilansare är ett utmärkt sätt att testa arbetsförhållandet innan du förbinder dig till en heltidsanställning.

Förflyttning mot schablonfakturering.

Med hjälp av outsourcing via LAWCLERK kan du anlita begåvade jurister för att hjälpa dig med diskreta projekt eller hela ärenden mot en schablonavgift. Du kan ta ut en fast avgift av dina klienter eller erbjuda blandade avgiftstak för juridiskt arbete. Läs mer om fakturering av advokatbyråer i vår omfattande guide.

Sänk kostnaden för dina juridiska tjänster.

LAWCLERK, till exempel, tar inte ut några anmälnings- eller månadsavgifter av sina användare bara för att de ska få vara en del av marknadsplatsen. Du betalar endast det fasta avgiftspris som du fastställt när du anlitar en frilansadvokat via webbplatsen. I slutändan gynnas dina klienter av dessa besparingar.

5. Att hitta en balans mellan arbete och privatliv.

Solos och byråer är mer pressade än någonsin att ständigt arbeta för att gå med vinst. Frilansadvokater ger extra hjälp när du behöver den, utan de omkostnader som en heltidsanställd medarbetare medför. Använd den extra tiden till att ladda upp med vänner, familj och hobbies.

Vilka outsourcade juridiska tjänster är mest fördelaktiga för en advokatbyrå?

Det finns en till synes oändlig lista över potentiella aktiviteter som din byrå kan outsourca. Dessutom kommer ständigt nya företag på marknaden som erbjuder innovativa sätt att outsourca.

För att avgöra vilka outsourcingföretag som är bäst för dig bör du tänka på följande:

Utvärdera ditt företags behov.

Det finns gott om alternativ när det gäller outsourcing av juridiska processer. Alla kommer dock inte att vara användbara för ditt företag. Ett bra sätt att börja är att ställa dig själv dessa frågor:

• Vilka uppgifter tar mycket av personalens tid i anspråk, men behöver inte nödvändigtvis utföras internt?
• Behövs personen vara fysiskt på ditt kontor?
• Behövs det någon som åker till domstol?
• Är distansarbete acceptabelt?

Utforska alternativ för outsourcing av juridiskt arbete som matchar dina behov.

När du väl har förstått vilka områden som kan förbättras inom din advokatbyrå, kan du identifiera de många företag som erbjuder outsourcing av juridiska processer. Om kostnaderna är ett stort problem kan du överväga att lägga ut juridiska tjänster på entreprenad där leverantörerna kan erbjuda fasta avgifter i stället för timpriser.

Gängse typer av områden för outsourcing av juridiska processer

Vet du inte var du ska börja? Här är bara några specifika områden där outsourcing av juridiska processer kan hjälpa din byrå att bli effektivare:

Tillträde till domstol för ombud och dagtraktamenten

Vid ett icke väsentligt domstolstillträde kan du tillbringa fem minuter framför domaren, en timme i väntan på att ditt ärende ska kallas och över en timme i restid. Även om du tillbringade timmar med att arbeta med ärendet, har du ur klientens perspektiv tillhandahållit fem minuter av värde. Detta kan leda till tvister om fakturering. Dessutom kan denna tid ta en stor del av en fast avgift i anspråk.

Istället kan du dra nytta av den växande marknaden för biträde vid framträdande (eller per diems) som finns tillgänglig. De kommer att närvara vid utfrågningar i ditt ställe för en fast avgift eller en reducerad avgift. Ett ombud för inställelse kan spara värdefull tid. Tid som kan användas till att slutföra mer arbete och fakturera till din fulla taxa.

Företag som erbjuder tjänster för inställelse i domstol:

• AppearMe erbjuder en smartphone-app som gör att advokater kan schemalägga att en annan advokat ska inställa sig vid ett domstolstillfälle åt dem med mycket kort framförhållning. Denna tjänst har inga löpande åtaganden.
• CAP-Court Appearance Professionals gör det möjligt för advokater att boka in en annan advokat för att infinna sig åt dem baserat på det verksamhetsområde de behöver – inklusive civilrättsliga, straffrättsliga, inkasso- eller konkursförhandlingar.
• Attorneys On Demand erbjuder hörande täckning i hela landet. Du skickar in detaljerna om ditt behov av ombud för framträdande, och sedan utser Attorneys On Demand en advokat för att framträda.

Mål och skriftligt arbete

Specialiserade juridiska outsourcingföretag ersätter traditionella bemanningsföretag. De erbjuder flexibel bemanning för specifika områden, inklusive erfarna frilansadvokater.

Detta innebär att oavsett om du behöver en advokat som arbetar på ditt kontor för att hjälpa till med ett visst fall, eller en advokat som arbetar på distans med ett diskret projekt, så är skickliga frilansadvokater lätta att hitta och bara ett klick bort.

Företag som erbjuder denna tjänst är bland annat:

• Hire An Esquire erbjuder inte bara traditionell bemanning och placering av advokater, utan även tillgång till kontraktsadvokater som kan arbeta på distans eller på ditt kontor till timpris under valfri tid.
• LAWCLERK är inriktat på ensamarbetande jurister och små företag och ger tillgång till ett stort nätverk av frilansande jurister som kan hjälpa till med forskning och skriftliga projekt (PM, inlagor, avtal osv.) till ett fast pris som du bestämmer.
• Montage Legal ger tillgång till granskade frilansadvokater från din jurisdiktion, som är tillgängliga för att tillhandahålla avtals- och projektbaserade tjänster till timpris.

Det är enkelt att få ditt arbete gjort med hjälp av externa advokater. Advokatnätverk som Hire An Esquire eller LAWCLERK integreras till exempel direkt med Clio Manage, vilket gör det möjligt för advokater att undvika dubbel datainmatning och hålla reda på vad som behöver göras. Viktiga dokument för ärenden kan delas på ett säkert sätt via Clios säkra klientkommunikationsportal Clio Connect.

E-discovery för enklare dokumentgranskning

Spill inte dina värdefulla resurser på att skanna, koda och slutföra dokumentgranskning. Otaliga företag erbjuder billiga skanning- och kodningstjänster.

Det finns också företag som ger tillgång till en stor pool av kontraktsjurister om du vill lägga ut dokumentgranskning på entreprenad. Dessutom betalar du bara en bråkdel av vad du skulle betala en heltidsanställd. Vissa företag ger möjlighet till advokater på plats medan andra tillhandahåller advokater utanför anläggningen som hanterar dokumentgranskningar digitalt.

Consilio, Integreon och QuisLex är några av de många oberoende företag för utkontraktering av juridiska processer och e-discovery som står till din förfogande för att hjälpa dig.

Ännu bättre är att Clio integreras med tekniska lösningar som Logikcull för att hjälpa dig att slutföra e-discovery-processen snabbare och mer kostnadseffektivt.

Andra områden för utkontraktering av juridiska processer

Tyvärr kan du utkontraktera vilken typ av arbete som helst till en kontraktsadvokat eller annan tjänsteleverantör. Här är några fler uppgifter som du kanske vill överväga att lägga ut på entreprenad:

• Sammanfattning av de fall som åberopas i motpartens skrivelse
• Juridisk forskning och minnesanteckningar
• Motioner
• Pleadings
• Discovery, inklusive stämningsansökningar, förfrågningsunderlag, RROGS, och RFA:s
• Svar på sökningar och inlagor, t.ex. yrkanden om att tvinga till tvångsutredningar, ogiltigförklaranden och skyddsföreskrifter
• Dokumentgranskning
• Sammanfattningar av vittnesmål
• Leasar
• Tillstånd
• Trusts
• Fullmakter
• Avtal
• Juridiska artiklar
• Förfrågningsbrev och annan korrespondens
• Företagshandlingar som verksamhetsavtal, stadgar och bolagsbeslut

För mer information om vad som gäller när det gäller outsourcing av juridiska processer, se till att registrera dig för vårt webbseminarium med LAWCLERK. Du får veta hur du hittar och effektivt delegerar forsknings- och skrivuppdrag till outsourcade yrkesverksamma.

Vad händer härnäst inom branschen för outsourcing av juridiska processer?

Med tanke på att allt fler advokatbyråer använder sig av outsourcing av juridiska processer för att öka sin kapacitet och sänka sina kostnader ökar outsourcingen av juridiska processer över hela världen. Detta gäller särskilt med tanke på framväxten av virtuella advokatbyråer och nya typer av advokatbyråer såsom prenumerationsbaserade advokatbyråer.

I takt med att branschen växer är här tre trender för outsourcing av juridiska processer som är värda att bevaka:

Artificiell intelligens och automatisering

Streamlining av processer och skapande av effektivare arbetsflöden för högvolymstadier, till exempel klientmottagning, gör en stor skillnad för en advokatbyrås framgång. Att använda artificiell intelligens (AI) eller programvara för automatisering är särskilt användbart för advokater som vill gå ifrån manuella arbetsuppgifter.

Kolla in Clios appkatalog för att hitta verktyg som kan lägga ut manuellt arbete för din byrå. Områden inkluderar e-discovery, juridisk forskning, dokumenthantering och mycket mer. Och det bästa är att de redan är inställda för att öka produktiviteten eftersom dessa integrationer är kopplade till Clio.

Hybrid outsourcing

När advokatbyråer tittar på de mest effektiva sätten att ta itu med rutinuppgifter, experimenterar en del med att använda en hybridkombination av outsourcing av juridiska processer och offshoring. Företag kan skapa effektivitet dygnet runt genom att använda både onshore och offshore outsourcing. Oavsett vilken tidszon du befinner dig i kan du få en uppgift utförd när som helst på dygnet.

Stigning av e-discovery

De senaste ändringarna av de federala reglerna för civilrättsliga förfaranden som gör att elektroniskt lagrad information som e-post, e-kalendrar och röstmeddelanden kan upptäckas på handhållna enheter i samband med tvister innebär att marknaden för e-discovery-tjänster växer. Med ett större behov av e-discovery-tjänster kan fler företag vända sig till bekvämligheten och kostnadseffektiviteten i legal process outsourcing.

Skapa en mer lönsam advokatbyrå med legal process outsourcing

Om du letar efter hållbara sätt att differentiera ditt företag och öka din kapacitet utan att öka företagets omkostnader, kan legal process outsourcing vara rätt väg att gå.

Du kan outsourca mer än vad du någonsin har kunnat föreställa dig med de tekniska framstegen som nu finns tillgängliga. Du kan lägga till expertis och kapacitet till din praktik samtidigt som du minskar kostnaderna och arbetsbördan.

Summan av kardemumman? Outsourcing av tidskrävande och vardagliga uppgifter gör att du kan få mer meningsfullt arbete utfört. Det är en win-win-situation. Du har mer tid att ägna åt att tillhandahålla förstklassig service till dina kunder och generera större vinster.