Inledning till registret över intressenter
En intressent är en person eller enhet som kan påverka ett projekts framgång på ett negativt eller positivt sätt. Ett intressentregister är ett dokument som innehåller en förteckning över externa och interna projektintressenter. Registret tar vanligtvis upp följande frågor:
- Vad är intressenternas namn, kontaktuppgifter, beteckning, företagsnamn?
- Vad är intressenternas förväntningar, intressen, påverkan och krav?
- Vilka intressenter är kritiska för hela projektet och vilka är mer aktiva för specifika projektfaser?
- Hur ofta behöver intressenterna kommunikation och vilken kommunikationsmetod föredras?
- Vilken typ av kommunikation krävs?
- finns det ett rapporteringsförhållande mellan intressenterna?
Det här är några av de frågor som ett register över intressenter behandlar. Du kan anpassa den här listan efter ditt projekts kommunikationskrav. Att få svar på dessa frågor kallas för intressentanalys. I en intressentanalys skapar du vanligtvis en lista över alla projektets intressenter och fastställer sedan deras förväntningar, inverkan och inflytande på projektet. Rutnätet för makt/intresse och rutnätet för inflytande/påverkan är användbara under intressentanalysen. Observera: En intressent kan också vara en enhet, till exempel en organisation. Innan vi förklarar det här formuläret närmare kan du ladda ner det från följande länk: Mall för grundläggande intressentregister.
Mall för register
Ett intressentregister är bara så bra som de frågor det lyckas besvara. Därför är det ganska viktigt att först ha frågorna i huvudet innan man skapar ett intressentregister. Tricket är att ha tillräckligt med information för att göra det användbart och inte för mycket som gör det skrymmande. Intressentregistret är ett dokument som delas med projektets intressenter. Därför bör det aldrig innehålla information som är skadlig eller kan tolkas på ett negativt sätt. Här är en exempelmall:
Image Credit: Rupen Sharma Som du kan se har mallen för intressentregistret kolumner som tar upp specifika frågor. Du kan lägga till och ta bort kolumner som du anser lämpliga för ditt projekt. Se till att det inte blir ett skrymmande dokument.
Registerexempel
Nu ska vi se hur registret fylls på. Efter att ha genomfört intressentanalysen skulle du få svar på de frågor som anges ovan. Dessa svar förs sedan in i ett intressentregister. Ett exempel på ett intressentregister kan ses nedan.
Bildkredit: Rupen Sharma Som du kan se på bilden som visas ovan finns det två externa intressenter och en intern. De externa intressenterna kräver veckovis kommunikation via videokonferens. Detta beror förmodligen på att utvecklingsteamet inte befinner sig i samma geografiska område som intressenten. En intressent kan påverka projektet på många sätt, det finns i allmänhet fyra kategorier: Positiv påverkare, negativ påverkare, stödjare och vägspärr. I det här exemplet är Mandy Ali en supporter. Detta beror förmodligen på att projektet är en del av ett större initiativ som hon är ansvarig för. Värdet av ett register över intressenter är beroende av intressentanalysen. Se till att du ägnar tid åt detta och använder lämpliga verktyg, till exempel Salience Model for Stakeholder Management. Om du letar efter fler exempelformulär och nedladdningsbara mallar kan du kolla in Bright Hubs resursguide: Över 50 kostnadsfria projektledningsmallar och exempelformulär.