Enligt Bureau of Labor Statistics finns det mer än fyra miljoner sekreterare och administrativa assistenter i USA. Även om termerna sekreterare och administrativ assistent ofta används synonymt, finns det i vissa företag några viktiga skillnader mellan de två befattningarna, bland annat när det gäller arbetsuppgifter, ansvarsnivå och den utbildningsnivå som krävs för att utföra jobbet.
Definition av sekreterare
En sekreterare är i allmänhet en person som enbart utför kontors- och stöduppgifter, till exempel maskinskrivning, diktering, arkivering eller fotokopiering. Sekreterare svarar också i telefon och lämnar meddelanden, sorterar och delar ut post och, i vissa företag, sköter receptionsuppgifter. Sekreterare för också ofta mötesprotokoll. I de flesta fall övervakar sekreterare inte personal eller har befogenhet att delegera uppgifter.
Definition av administrativ assistent
Administrativa assistenter har, till skillnad från sekreterare, i allmänhet uppgifter som sträcker sig längre än kontorsfunktioner. Administrativa assistenter hanterar ofta sina arbetsgivares kalendrar, gör researrangemang, utarbetar dokument och samarbetar eventuellt med sin chef och andra anställda i projekt. De sköter ofta underhållet av kontorsutrustning och samarbetar med leverantörer för att köpa förnödenheter och förhandla om priser och avtal. Administrativa assistenter på vissa företag kan också övervaka annan kontorspersonal.
Utbildningskrav
Det är visserligen möjligt att få en sekreterartjänst på ingångsnivå med en gymnasieutbildning, men för mer avancerade administrativa tjänster, t.ex. chefssekreterare eller chefsassistenter, blir det allt viktigare att kandidaterna har en högskoleexamen eller betydande arbetslivserfarenhet, eftersom många administrativa assistenter arbetar nära cheferna med projekt på hög nivå. För att arbeta som juridisk eller medicinsk sekreterare måste du i allmänhet genomgå ett specialiserat program för att lära dig den terminologi och de förfaranden som är förknippade med området.
Kompetenskrav
Utmärkta kunskaper om datorer, kontorsutrustning och maskinskrivning är ett krav för både sekreterare och administrativa assistenter. Det är också viktigt att ha goda kommunikations- och interpersonella färdigheter, eftersom båda dessa tjänster i allmänhet kräver att man interagerar med allmänheten och medarbetare. Organisation är också viktigt för sekreterare och administrativa assistenter, eftersom deras arbete ofta är inriktat på att hålla andra organiserade. Enligt Bureau of Labor Statistics kommer efterfrågan på rent kontorspersonal att minska i takt med att chefer och andra yrkesverksamma tar på sig fler uppgifter som traditionellt sett sköttes av sekreterare, t.ex. ordbehandling, medan rollen som administrativ assistent kommer att expandera.
Lön
I allmänhet tjänar administrativa assistenter mer än sekreterare. Enligt Bureau of Labor Statistics är den genomsnittliga lönen för en sekreterare 29 050 dollar per år (2008). Juridiska, medicinska och verkställande sekreterare tjänar mer, och vissa verkställande sekreterare tjänar mer än 50 000 dollar per år. Administrativa assistenter tjänar i genomsnitt 40 030 dollar per år, och vissa chefsassistenter tjänar mer än 60 000 dollar per år. Den faktiska lönen bestäms av geografiskt läge, utbildning, erfarenhet och bransch.