G.320 – PHS 398 Modular Budget Form

Vem ska använda det modulära budgetformuläret PHS 398?

Det finns två huvudtyper av budgetformulär: det detaljerade R&R-formuläret och det modulära PHS 398-formuläret. Generellt sett måste du använda PHS Modular Budget Form om du lämnar in en ansökan om forskningsbidrag från en inhemsk organisation och du ansöker om 250 000 dollar eller mindre per budgetperiod i direkta kostnader. Du måste använda budgetformuläret R&R om du ansöker om mer än 250 000 dollar per budgetperiod i direkta kostnader. Det finns dock undantag och andra skillnader. Se din FOA och följande anvisningar för vägledning om vilket budgetformulär som ska användas.

Särskilda anvisningar för utländska organisationer (Non-domestic Entities): Utländska organisationer måste använda budgetformuläret R&R i G.300. – R&R Budget Form.

Anmärkning: Termerna ”detaljerad budget” och ”R&R Budget” används omväxlande.

För mer information:

För mer information om hur du förbereder din budget, se NIH:s sida Utveckla din budget.

Se även NIH:s sida Modular Research Grant Applications.

Riktlinjer för modulära budgetar:

Modulära budgetar är förenklade; detaljerad kategorisk information ska därför inte lämnas in tillsammans med ansökan.

För alla modulära budgetar ska du begära totala direkta kostnader (i moduler om 25 000 dollar) som återspeglar lämpligt stöd för projektet. Det kommer inte att ske någon upptrappning för kommande år. En typisk modulär bidragsansökan kommer att begära samma antal moduler i varje budgetperiod. Ge en ytterligare narrativ budgetmotivering (i avsnittet Additional Narrative Justification) för varje variation i antalet begärda moduler.

För beviljande kan NIH begära ytterligare budgetmotivering i undantagsfall.

Användning av det modulära budgetformuläret:

Det modulära budgetformuläret innehåller budgetfält för upp till fem stödperioder (t.ex. budgetperioderna 1 – 5). En budgetperiod är vanligtvis 1 års stöd. Om du ansöker om färre än 5 perioder/år av stöd, fyll bara i de tillämpliga budgetperioderna och lämna de övriga tomma. Fälten är desamma för alla budgetperioder.

Formuläret genererar information för avsnittet Kumulativ budgetinformation, som återspeglar information för den totala projektperioden.

Följande instruktioner (under ”Budgetperiod 1”) kan användas för varje budgetperiod (1-5).

Budgetperiod 1

Startdatum:

Detta fält är obligatoriskt. Ange det önskade/föreslagna startdatumet för budgetperioden. Använd följande format: FORMAT: MM/DD/YYYYY. För period 1 är startdatumet vanligtvis samma datum som det föreslagna startdatumet för projektet på blanketten SF 424 (R&R).

Slutdatum:

Detta fält är obligatoriskt. Ange det begärda/föreslagna slutdatumet för budgetperioden. Använd följande format: MM/DD/YYYYY.

A. Direkta kostnader

Direkta kostnader minus indirekta kostnader för konsortium (F&A):

Detta fält är obligatoriskt.

Ange beloppet för direkta kostnader, men inkludera inte de faktiska indirekta kostnaderna för konsortium (F&A). Beloppet måste anges i steg om 25 000 dollar och får inte överstiga 250 000 dollar under en budgetperiod. Se NIH Glossary’s definitioner av direkta kostnader och indirekta kostnader.

Consortium Indirect (F&A):

Om detta projekt innefattar ett understöd/konsortium, ange de faktiska indirekta kostnaderna för konsortiet (F&A) för budgetperioden. Om projektet inte omfattar ett understöd/konsortium, lämna fältet tomt.

Totala direkta kostnader:

Detta fält beräknas automatiskt utifrån summan av fälten ”Direkta kostnader minus indirekta kostnader för konsortiet (F&A)” och ”indirekta kostnader för konsortiet (F&A)”.

B. Indirekta (F&A) kostnader

Indirekta kostnader (Facilities & Administrative costs) definieras som kostnader som uppkommer hos en bidragsmottagare för gemensamma eller gemensamma mål och som därför inte kan identifieras specifikt med ett visst projekt eller program. Se NIH Glossary’s definition av indirekta kostnader.

För mer information:

Du uppmanas att besöka följande webbplatser för Defense Finance and Accounting Services (DFAS) eller ringa DFAS-personal på 301-496-2444 för vägledning: DFAS huvudwebbplats, DFAS Frequently Asked Questions. På följande webbplats finns en förteckning över icke-godtagbara och icke-fördelningsbara kostnader och den relaterade hänvisningen till Federal Acquisition Regulation (FAR) för var och en av dem: NIH Office of Management’s Unallowable/Unallocated costs.

Se NIH Grants Policy Statement, avsnitt 7.4: För mer information, se avsnitt 7.4.3.1. Återbetalning av kostnader för anläggningar och administration.

Indirekt (F&A) Typ:

Anteckna typ/bas för indirekta kostnader (t.ex. löner & Löner, modifierade totala direkta kostnader, etc.) och om kostnaden är utanför anläggningen. Om det finns mer än en taxa eller bas för en viss typ av indirekt kostnad, ange dem som separata poster. Om du inte har någon aktuell indirekt (F&A) skattesats som godkänts av ett federalt organ, ange ”None – will negotiate” (ingen – kommer att förhandla) och inkludera information om en föreslagen skattesats. Använd budgetmotiveringen om ytterligare utrymme behövs.

Sats för indirekta (F&A) kostnader (%):

Ange de senaste indirekta (F&A) kostnadssatserna som fastställts av det behöriga federala kontoret, eller när det gäller vinstdrivande organisationer, den/de skattesats(er) som fastställts av det berörda organet. Om du har ett kognitivt/övervakande organ och väljs ut för en tilldelning, måste du lämna in ditt förslag till indirekt skattesats till NIH:s tilldelande organ eller till PHS:s tilldelande organ för godkännande. Om du inte har någon kognizant/övervakningsmyndighet ska du kontakta den tilldelande myndigheten. Detta fält ska fyllas i med en skattesats som ”55,5.”

Indirekt (F&A) grundbelopp ($):

Ange grundbeloppet för varje typ av indirekta kostnader.

Bedömda medel ($):

Ange de begärda medlen för varje typ av indirekta kostnader.

Kännande organ (namn på organet, namn och telefonnummer på kontaktpunkten):

Ange namnet på det kognitiva federala organet samt namn och telefonnummer på den person som är ansvarig för att förhandla om din taxa (din kontaktpunkt). Om ingen ansvarig myndighet är känd, ange ”None.”

Indirect (F&A) Rate Agreement Date:

Om du har ett avtal om förhandlad taxa, ange datumet för avtalet.

Total indirekta kostnader (F&A):

Total indirekta kostnader (F&A):

Detta fält beräknas automatiskt baserat på summan av fälten för begärda medel från alla indirekta kostnader (F&A).

C. Totala direkta och indirekta (F&A) kostnader (A+B)

Begärda medel ($):

Detta fält beräknas automatiskt utifrån summan av fälten ”Totala direkta kostnader” och ”Totala indirekta (F&A) kostnader”.

Information om ackumulerad budget

1. Totala kostnader, hela projektperioden

Alla värden för avsnittet ”Totala kostnader, hela projektperioden” beräknas automatiskt och fälten fylls i i förväg. De visar summan av de belopp som du har angett för varje enskild budgetperiod. Därför är det inte tillåtet eller nödvändigt att skriva in några uppgifter i avsnittet ”Totala kostnader, hela projektperioden”.

Om något av de belopp som visas i avsnittet ”Totala kostnader, hela projektperioden” verkar vara felaktigt, kan du korrigera det genom att justera ett eller flera av de värden som bidrar till summan. För att göra sådana korrigeringar måste du gå tillbaka till det eller de relevanta formulären för budgetperioden.

2. Budgetmotiveringar

Personalmotivering:

Format:

Bifoga denna information som en PDF-fil. Se NIH:s sida Format Attachments.

Innehåll:

Listan över all personal, inklusive namn, procentuell ansträngning (använd måttet Person Months) och roller i projektet.

Inge individuell löneinformation. Du måste använda den nuvarande lagstadgade lönebegränsningen när du uppskattar antalet moduler. För vägledning om aktuella lönebegränsningar, kontakta ditt kontor för sponsrade program.

Löner för administration, sekreterare och kontoriststöd: I de flesta fall ingår löner för administrativ, sekretariats- eller kontorspersonal vid utbildningsinstitutioner och ideella organisationer som en del av de indirekta kostnaderna. Exempel på situationer där direkt debitering av dessa löner kan vara lämplig finns dock i 45 CFR 75.403.

Inkludering av sådana kostnader kan vara lämpligt endast om alla följande villkor är uppfyllda:

1. Administrativa tjänster eller kontorstjänster är integrerade i ett projekt eller en verksamhet;
2. De berörda personerna kan specifikt identifieras med projektet eller verksamheten;
3. Dessa kostnader är uttryckligen inkluderade i budgeten eller har ett skriftligt förhandsgodkännande från det federala tilldelande organet; och
4. Kostnaderna återvinns inte också som indirekta kostnader.

Förfrågningar om direkt debitering av administrativ personal, sekreterare eller kontorspersonal måste motiveras på lämpligt sätt här i ”personalmotivering”. För varje person som klassificeras som administrativ/sekretariell/skrivare, ange namn, procentuell insats, roll och en motivering som dokumenterar hur de uppfyller alla fyra villkoren. NIH ICs kan begära ytterligare information om dessa tjänster för att bedöma om de är tillåtna.

Kompensation för doktorander: NIH-bidrag begränsar också ersättningen till doktorander. Ersättning omfattar löner, extraförmåner och avgiftsbefrielse. Den faktiska institutionsbaserade ersättningen bör begäras och motiveras, men den kan justeras vid tilldelningstillfället. Denna gräns bör också användas när man uppskattar antalet moduler. För mer vägledning om denna policy, se NIH Grants Policy Statement, avsnitt 2.3.7.9: Graduate Student Compensation.

Consortium Justification:

Format:

Bifoga denna information som en PDF-fil. Se NIH:s sida Format Attachment page.

Innehåll:

Ge en uppskattning av de totala kostnaderna för konsortium/understöd (direkta kostnader plus indirekta kostnader) för varje budgetperiod, avrundat till närmaste 1 000 dollar.

Listan över de individer/organisationer med vilka konsortium eller avtalsöverenskommelser har ingåtts och ange om den samverkande institutionen är utländsk eller nationell.

Listan över all personal, inklusive namn, procentuell insats (använd måttet personmånader) och roller i projektet.

Giv inte individuell löneinformation.

Tillkommande motivering:

Anmärkning: Den kompletterande motiveringen behövs inte i ansökningar till FOA:s med gränser för direkta kostnader som inte sprids jämnt över budgetperioderna (t.ex, R21 FOAs som tillåter 275 000 dollar i direkta kostnader under två år).

Format:

Bifoga denna information som en PDF-fil. Se NIH:s sida för formatbilagor.

Innehåll

Om den begärda budgeten kräver ytterligare motivering (t.ex. variationer i antalet begärda moduler), ska du bifoga denna information i bilagan Ytterligare motivering. Om du har en eller flera offerter kan du bifoga dem här.

Den kompletterande motiveringen bör innehålla förklaringar till eventuella variationer i antalet begärda moduler per år. Dessutom bör detta avsnitt beskriva alla direkta kostnader som uteslutits från de totala direkta kostnaderna (t.ex. utrustning, avskrivning av studieavgifter) och allt arbete som utförs utanför anläggningen, särskilt om det rör sig om en utländsk studieplats eller en F&A-avgift utanför anläggningen.