PowerPoint är ett fantastiskt verktyg. Om du använder det ofta kommer du snabbt att behärska de små knepen och hack som hjälper dig att arbeta snabbare och mer kreativt. Men oavsett hur skicklig du är vet du vad du ska göra om PowerPoint vägrar att fungera? Vad gör du om PowerPoint fortsätter att krascha?
Att veta hur man hanterar en total nedstängning av Microsofts berömda presentationsprogram är en praktisk sträng att lägga till på din båge. Här är mina tips för att åtgärda PowerPoint, från fel som orsakas under designprocessen till krascher och frysningar som kan inträffa under själva presentationen.
Uppdatera
Med lite tur kanske problemet redan är åtgärdat. Vi hatar alla uppdateringsmeddelanden, men att köra föråldrad programvara kan leda till fel och till och med säkerhetsproblem.
Säkerställ att du kör den senaste möjliga versionen av PowerPoint och försök att öppna din presentationsfil som vanligt. Om du behöver ladda ner uppdateringar manuellt kan du göra det från Microsoft.
Om det inte längre finns något problem efter att du gjort detta, bra. Men om PowerPoint fortsätter att misslyckas är det dags att prova något annat.
Tänk på din hårdvara
Du kanske älskar din gamla bärbara dator, men fråga dig själv: klarar den av uppgiften? Ny programvara drar nytta av den nya teknikens avancerade möjligheter. Finns det en chans att din maskin helt enkelt är för gammal och undermålig för att smidigt köra din presentationsfil?
Konsultera datorns tillgängliga RAM-minne, liksom bearbetningshastighet och lagringskapacitet. Kom ihåg att ju äldre en dator blir, desto mer benägen är den att drabbas av störningar. Om du är orolig för att den kraschade på grund av din maskin, prova din PowerPoint-fil på en annan, snabbare enhet.
Filstorlek
En PowerPoint-fil fylld med högupplösta bilder och video, för att inte tala om alla kreativa övergångar och animationer, blir stor. En stor fil med onödigt stort innehåll kan också vara orsaken till krascherna, så tänk på att spara utrymme där du kan.
Det är uppfriskande enkelt att minska filstorleken i PowerPoint. Det är bara att markera dem och klicka på fliken Bildformat och sedan Komprimera bilder. Välj den komprimeringsnivå du vill ha. Jag föreslår att du väljer ”Web (150ppi)” eftersom detta sparar mycket utrymme men ser till att det fortfarande ser bra ut på skärmen.
Videoinnehåll kan komprimeras på ett liknande sätt. Klicka på Info på fliken Filer och tryck sedan på Komprimera media i avsnittet Mediestorlek och prestanda. PowerPoint hittar då allt videoinnehåll i filen och erbjuder dig valet att komprimera dem till Presentationskvalitet, Internetkvalitet eller Låg kvalitet. Välj Internet Quality eftersom det återigen ser tydligt ut på en skärm.
Datorstress
Om du är som jag är din bärbara dator mer än en arbetsmaskin. Spel, Netflix-streaming och webbsurfning tar alla sin tribut på din dator. Även de mest moderna och kraftfulla bärbara datorerna kommer att börja uppleva störningar och krascher när deras driftgränser pressas.
Stäng av alla processer och program som inte är nödvändiga och se om det hjälper. Kontrollera också att inga andra program har tillgång till media som du har kopierat till din presentationsfil. Se till att stänga till exempel Photoshop eftersom bilder fortfarande kan vara öppna där.
Add-ins
Personalisering av ditt presentationsprogram är ett bra sätt att skapa en unik bildspelsserie. Alla de installerade tilläggsprogrammen från tredje part kan dock vara orsaken till dina frusna PowerPoint-problem, så gör det här enkla testet.
Navigera till den plats där tilläggsprogrammen är listade och avmarkera dem alla. Starta nu om PowerPoint och se vad som händer. Börja med att slå på tilläggsprogrammen igen, ett efter ett, och starta om efter varje gång. Om problemen börjar igen efter att en viss tilläggsfunktion har aktiverats på nytt har du hittat ditt problem. Försök att undersöka källan till tillägget, om det kan uppdateras, eller överväg att avinstallera det helt och hållet.
Men om PowerPoint fortfarande drabbas av krascher när alla tillägg är avaktiverade är det dags att gå vidare.
Fixa Office
PowerPoint är en del av Microsofts större Office-paket. Kontrollera hur de andra Office-programmen du har också körs, eftersom felet kan ligga där. Öppna Word, Excel osv. och titta runt. Skapa nya dokument och spara som nya filer. Kraschar de också på liknande sätt?
Om så är fallet kan det handla om att åtgärda Office. På en Windows-dator stänger du alla program och går till Kontrollpanelen. Hitta Program och funktioner och hitta sedan Microsoft Office. Högerklicka på det, välj Ändra och klicka sedan på Reparera. Starta om PowerPoint och kontrollera om det frysta problemet fortsätter.
Hej, Apple Mac-användare… kolla in den här guiden från Microsoft om hur du går tillväga för att fixa Office. Det är lite mer komplicerat.
Antiviruskomplikationer
Det kan tyckas som om de två är väldigt långt ifrån varandra, men föråldrade antivirusprogram kan innebära problem för många andra program. Så uppdatera det.
Om PowerPoint fortfarande kraschar även med det mest uppdaterade antivirusprogrammet installerat, försök att avinstallera det. Se till att du fortfarande har antingen en fysisk säkerhetskopia eller de korrekta produktnycklarna för att ladda ner antivirusprogrammet igen och försök sedan öppna PowerPoint utan det.
Hjälp!
Om problemet kvarstår efter alla dessa steg ska du kontakta Microsoft. Office-teamet kan hjälpa till och borde kunna hjälpa dig rätt. Eftersom du redan har gjort allt ovanstående kan du dessutom ge dem mycket information som kan hjälpa dem att ta reda på vad det egentliga problemet är.
Jag älskar att bygga engagerande bildspel i PowerPoint, men även den bästa presentationsprogramvaran på planeten kan ibland få ett och annat hicka. De här tipsen kommer att hjälpa dig att komma ur problemen, så om du använder PowerPoint regelbundet ska du ha dem nära till hands.
Lyndon Nicholson, presentationsdesign, F5
Bildkredit: Flickr / The Open University
Senaktuella nyheter